备件管理实施细则

1、备件管理实施细则 （修订稿 ）目的提高备件管理水平，加强备件存货定额指标的管理，明确各方的管理责任。在保证质量、生产的前提下，节约成本、降低消耗，配合我厂全面预算管理制度的实施使备件在申购、计划审核批准、采购、领用过程中程序规范，尽量减少各环节的随意性。科学制定库存项目的库存类型、库存上下限设置；结合使用部门实际消耗，对车间提出异议却与实际消耗不符的要明确责任。确定存货定额制度具体措施。适用范围：所有MAXIM计的非周转库存项目。即通用备件、电气备件、全厂卷接包、制丝、动力设备及其辅联 设备的专用备件。各部门职责：设备信息科综合保障组：负责采购资金的预算，所有库存项目的常规计划，向公司提交采购

2、计划，协助公司部分采购工作，还负责备件的保管、发放等相应的管理工作。收集并审核所有非库存项目的采购申请，监督MAXIMO（统采购计划执行情况。设备信息科专业团队组：向综合保障组申报非常备件（NS 类） 的备库计划，提前预算下一年度的备件消耗资金，按实际需要对非库存类库存项目提出申报，一旦购回，造成存货积压的由申报财队或申报人予以书面解释。系统应用数据维护原则设备信息科：总厂负责库存控制、采购模块的数据维护。1）库存控制：库存项目的描述要完整、准确，新项目号的建立要保证无重复项。库存上下限设置原则：重订货点 （ 库存下限 ） ：满足供货周期内的正常消耗，（进口件 3-6 个月，国产件原则上定为2

3、0 天内到货）经济订购量（ 库存下限 ） ：原则上定为一年的消耗量。库存类型设置原则：STK-常备库存项目（主要是关键件、常用件、易损件、消耗件）NS 非常备库存项目（大修件、报废件）另外对2年内不使用的STK类就可以转为NS类，SP 特殊订购项目，不作为永久记录保留的特殊采购项目，（每 1-2 年的数据库维护中，该类档位记录主要作为被删除对象）消耗件：备件耗用与产量有关的。易损件：正常寿命不超过1 年的备件。常备件：正常寿命应超过1 年，但因设计操作和管理等原因，易产生不正常损坏的备件。大修件：可以预计其寿命周期，并且只在大修时才换的备件。关键件：一旦缺损该件，设备将无法运行的备件。积压存货

4、： 4 年以上从未采购也从未领用过的备件这里易损件和常备件会随着管理水平的提高， 工艺改进而由易损件变为常备件， 常备件又变为大修件，这 5 项之间可以相互转换。2）采购申请：计划员负责维护。3）采购单和发票：信息科协助公司完成采购单与发票在MAXIMO（统中的业务走向。负责报表的维护管理（ 业务支持 ）专业团队组：由设备管理员负责维护工单模块（ 出库单 ） ，并保证领用备件落实到机台。（创建、批准、执行、完成、关闭各个状态） 库存项目信息维护与设备部共同完成。账务部：负责备件业务系统发票的付款状态更改维护。信息组：用户授权与报表的维护管理、系统平台支持。程序 （ 同样适用于分厂设备信息科）.

5、定额预算：设备信息科根据上一年度的期末库存金额、上年采购资金及次年的生产计划来预算下一年度采购资金定额，分类库存定额。各车间根据上年出库资金及次年的生产计划来预算下一年度的各项资金定额。.采购申请1）使用部门根据生产管理的实际需要，对非库存备件或特殊采购项目申请，在MAXIMO中，对一些常备库存项目由于设备运转周期到期需要批量更换，而存货定额又无法满足需求时，可通过有效 的工单计划，间接发出采购申请。2）对STK类备件由设备部负责每月初制订补库计划，主要用于满足生产，当车间遇到险情时，需通过急件申请通知上报公司。3）其它部门的采购申请由各使用部门填写手工申请单,由计划员录入MAXIMO系统。.

6、采购计划与申请核准设备信息科根据年初的各项预算，合理制定本年度备件存货的采购申请计划，并对各车间的采购申 请与定期计划进行平衡完成核准工作，对采购内容在数量、金额较大的要在每月的评审工作中重点 核准。.采购询价与订货：四川公司完成分厂申报计划中备件的询价与订货采购工作。.采购验货入库：1）库房保管员必须严格按照采购计划上的数量和型号进行验货收货。接收实物要求与采购单一致，当发生无法一致的情况时，车间马上领走的要求经办人在描述中或型号字段中有特另I说明，对 STK要备库的，则应在计划员修改或维护库存项目内容后接收。2）当采购周期超过规定供货日期时，保管员可向对方提出退货或取消订单，另询厂家，同时

7、通知计 划员变更相应的数据。.付款：设备信息科根据四川公司提供的发票对应采购单实际接收合格数量进行MAXIMO 系统的发票录入工作，财务部根据备件业务系统中的发票和经办人的付款申请，以及设备工程部部长、厂领导的审批后方可付款。付款金额在 1万元以上的必须要经过主管厂领导的审批。.备件领用及工单、内部采购单管理：1）车间在其领用金额超出 10000元时，要经过车间领导批准。对急件要在次日尽快补完手续。2）对未发放完毕的内部采购单和工单，车间设备管理员应及时关闭未发放完毕的工单，3）每张工单发放完毕后制造中心设备管理员要统一关闭工单以示确认收到该工单领用备件。（工单状态由COMP改为CLOSE）4

8、）每月定期抽查影响计划的工单和内部采购单，及时避免造成不必要的存货积压。5）对其它部门的领用由库房管理员负责产生MAXIMO系统工单。.库房管理：1）保管员照单收料、发料，库房管理员组织保管员按类定期盘点，保证帐物相符。（数量和型号）2）工单和采购单中的退库事务要求在备注中填写原因，对质量问题统一填写-1。3）对发料过程中发现的帐物不符等现象，由保管员通知采购员解决。4）定期对特殊备件进行保养，妥善保管，以免造成生锈、变形、缺损不能正常使用的现象。.备件转让（外售）1）由计划员或采购员填写 物资调拔申请单,2）若外售备件在用，其转让价格不低于财务当前存货成本，若外售备件已停用，转让价格必须高

9、于工会办公室废品回收价，3）经办人依据会签的物资调拔申请单 ，填制WO工单办理备件出库手续，4）受让单位到财务中心缴纳备件转让款。5）库房保管员根据会签的物资调拔申请单 及财务缴款凭据办理发放手续。6）经办人根据受让单位的财务缴款凭据办理物资放行手续，并填写备件转让记录。 特殊业务处理外借：从采购单PO 中负接收，并备注经办人。支分厂：由总厂计划员根据分厂每月申报计划情况及库存情况产生调拔分厂的备件明细，交库房保管员完成实施。收总厂：分厂根据总厂的调拔支出工单明细接收总厂备件。 报废1)每年一度由设备工程部组织与制造中心设备管理员、保管员对2 年以上未经消耗也未入过库的备件进行核实，鉴定是否进

10、入报废申请清单，并备注原因。 (含计算机号的要求车间签字确认)平时的报废申请可通过每月的备件信息反馈表做为申报依据，年底由设备工程部的设备管理员、计划员、采购员收集报废清单明细表，经共同确认后，报至部门领导、主管厂领导审批。2)报废物资的处置原则：对报废下架的通用物资：设备部组织相关人员回收，保证企业最大利益。对不能再利用的专用备件，由设备部组织相关人员按有关程序交工会妥善处理。业务流程关键点控制备件供货商及采购比选管理：参见备件供货商考评管理办法(暂行 )和关于加强基建、维修等工程审计及备件采购比选的暂行通知 采购业务控制采购授权：在 MAXIMO 系统内有采购权限的业务组采购员 ：对 5

11、万以内的订单直接采购。业务主管：批准5 万-10 万以内的采购订单。部门领导：批准10 万 -50 万以内的采购订单。计划员 ：代批 100 万以上的团队采购订单。团队采购：对 100 万以上的大额订单，要有相关的项目申报、项目评审、项目报价预算等相关手续。工单急件申购领用控制急件的定义：优先级别为 1 ，通用件 24 小时内必须到货，进口专用件在询价周期以内。工单急件申购要求使用部门必须提出原因，职能部门追究原因并且季度汇总。量化控制：要求对急件的频次进行统计。质量检验加强事后使用效果的测评，在使用环节进行质量与供货周期价格方面的评价。规范评测内容：采购单退货时备注栏录入-1 ：代表有质量问

12、题采购单退货时备注栏录入-2 ：代表有价格问题采购单入库时备注栏录入JG:代表有价格问题付款与发票控制管理交纳质保金：上年度采购执行金额 100 万以上的交纳 2%5% 的质保金。产生质量纠纷时,交方协商从质保金中扣除。在每年签订合同之日交纳下一年度意向性合同的质保金并结算上一年度质保金。影响存货定额的相关指标采购计划定额：结合来年单箱耗用及产量和当年的入库、出库情况合理制定。使用部门申报备件的使用率：当领用部门申报备件的采购额中当年未进入消耗的导致存货积压应控制在该类库存的 10% 以内，使用率应在80% 以上。周转库的定额： 200 万以内盘点正确率： 99% 以上存货定额： 按年初的定额预算分类预算。 (此项暂未考核， 只考核了存货关键类所占比例是否合理(按 A 、 B 、 C 类管理法进行各科目的具体存货定额分配。具体分类按制丝设备类、卷接包设备类、电气类、汽配类、轴承类、带类、动力类、计量类、五金化工类、其它类10 类进行。 )按烟草工业企业设备管理实施细则 备件储备定额标准：以设备原购置值的2-4%核算八、考核要素.备件供应的及时性、.成本控制、. MAXIMO 操作按程序规范要求执行情况计划员采购员部门设备管理员车间设备管理 员库管员备件供应 的及时性米购计划的及时性1米购执行的及时性2供货周期的透明度 超时到货