高职院校教务秘书信息化下的工作探讨

1、高职院校教务秘书信息化下的工作讨论摘要：教务秘书，是整个高职院校教务管理系统中的一个重要角色，在日常的教学管理中起着举足轻重的作用。随着高职院校信息化程度的不断进步，教学管理的信息化、现代化是将来的开展趋势。因此对教学秘书的工作提出了新的要求，本文主要讨论信息化情况下的教务秘书的工作特点。关键词：教务秘书信息化特点1教务秘书在教学管理中的位置设立高等院校的目的是为了社会培养合适并且是优秀的人才，以适应社会主义市场经济的开展需要，就像企业必须消费出合格的产品满足市场需要一样。公司用现代企业管理制度来保证产品的质量，同样，高校必须用现代化的教学管理手段来保证教学质量。高效的教学管理方法才能消费出优

2、秀的人才，因此，在高校的日常管理工作中，教学管理是重中之重。在教学管理的各级各类管理队伍中，有一个角色即特别，又重要，这就是教务秘书。在绝大多数实行二级管理的学院中，都设置了教务秘书一职，该职位主要负责本学院的日常教学管理工作，并是学校教务处和二级学院联络的纽带。然而本文并不是讨论二级学院的教务秘书，而是教务处的教学秘书。不管从工作任务的繁重程度还是在教学管理中所处的位置，教务处的教学秘书要比二级学院的教学秘书起着更大的作用。首先，在教务处跟各个二级学院之间所有教学工作的连接当中，教务秘书担当主要作用。教务秘书是教务处对各学院、系部的日常教学工作进展组织、管理的联络人，是命令和任务的主要传达者

3、和详细执行者。教务处下达的各类教务文件和通知都由教务秘书安排执行，并在过程中进展必要的催促督察。最后，由教务秘书统一汇总和整理，上交到教务处处长。在教务教学的整个详细执行过程中，教务秘书既是命令的下达者，又是执行者和管理者。另外，学校的其他职能部门，如人事处、财务处、保卫处、后勤处、工会等，都跟教务秘书进展经常的工作联络。其次，教务秘书作为教务处处长的得力助手，直接参与各项教学管理工作，是高校教学管理队伍中的精英力量。从课程教学大纲、方案的制定执行，老师授课方案表的验收上交，到每学期的公选课、必修课、体育选项排课，再到老师备课、上课情况的督查，以及每学期协助质控部进展期中教学质量检查等等。在各

4、种形式的教学管理活动中，教务秘书都是直接的参与者。最后，教务秘书接触的人群远远比二级学院秘书广泛很多，教务秘书不仅仅要面对二级学院秘书、各个系部的一把手，教务处的各个同仁，还要面对全校的不同教职工和在校生。教务处的各项工作，例如学生对任课老师课堂教学效果的搜集和处理；选课的组织；专业的分流和学籍挪动，四、六级考试；实习材料收交归档；毕业生资格审查；毕业生证书发放等各种大小事务，都决定了教务秘书必须面对复杂的人群。2教务秘书在信息化下的工作要求2.1具备较强的业务才能。教务教学秘书的根本要求是必须懂得教育教学规律，理解和掌握教学管理常规工作，明白教学各个环节的要求和标准。要非常熟悉教务处制定的规

5、章制度，确保教务管理的标准化和制度化，掌握教务工作标准及流程，不断增强教务管理运作才能、组织才能和协调才能，具备与所从事教务管理相关学科的根本知识。理解全校教学大纲、教学方案和课程设置，理解各科教学大纲的要求和各门课程之间的联络，熟悉教学过程和教学规律。虽然不能面面俱到，但是一定要做到心中有数。具备一定的档案管理与归纳才能。从管理理论经历来看，计算机和信息化类专业比拟合适担任教务秘书。2.2教务秘书必须具有掌握和运用计算机、网络技术为代表的信息技术的才能，以便于进步工作效率。教务秘书自己必须进步认识，树立全面的信息化工作观念，适应教务教学管理的信息化和科学化，必须确立以现代教育理论为指导的信息

6、化工作理念。必须变革传统的工作形式、管理形式、管理方法，充分吸收其他行业信息化管理的有益经历，探究基于信息化、现代化条件下的高校教务秘书工作新形式。教务秘书必须可以纯熟的使用计算机进展日常工作的文档、表格处理，应用网络和教学管理系统实现办公自动化。这不但能进步工作效率，而且能减轻管理中的局部工作量，为各级教学管理部门提供便捷优质的效劳。教务秘书要重视搜集教育教学各方面的信息，例如老师对管理工作的意见、对专业设置的感受和人才培养方案的评价。同时，教务秘书要搜集其它兄弟院校的信息；例如其它高校相关专业的设置和调整及教学管理形式。对已经搜集到的信息，教务秘书要及时地整理归纳，然后向教务处指导反响，以

7、便指导能全面的掌握整个学校的教学现状，做出正确的决策。所以，信息化的资料管理和积累，对积累教学经历，改良教学质量，进步管理程度，探究信息化条件下高校教学管理规律具有重要的意义。教务秘书要加强自身信息化才能的培养。随着现代化教育技术的迅速开展，教务秘书不能仅仅满足于打印文件、查询成绩等简单的计算机操作，还应该会运用现代教学管理系统进展日常教学管理，答复老师和学生的管理咨询，网上办公等计算机应用技能。随着网络技术的普及、教学技术的网络化已成为必然。因此，为了保障教育教学适应教育现代化的要求，要请教务秘书能娴熟地运用各种现代化的教育技术装备，为老师提供一流的教学效劳。教务秘书要抽时间参加必要的计算机

8、类应用技能的培训，加强对网页制作、图像处理等根本的多媒体应用技术的学习和使用，以便于对学生的照片等多媒体类资料的存档和编辑。为了适应管理的需要，保证教学管理系统的畅通，必须充分利用校园网，学习并使用现代化的校园计算机管理信息平台，纯熟操作排课系统、学籍与学历系统、成绩管理系统、教学质量监控系统、命题与考试系统等教学管理系统，进步自动化管理工作中的程度，减少人工管理和人为因素的影响，到达即时、标准、高效的管理。将教务系统管理员和教务处秘书的职位合二为一，是一种不错的管理尝试，在实际管理中也获得了不错的管理效果。2.3教务秘书要有较强的组织管理才能和协调沟通才能。教务秘书应该具备独立开展工作的才能

9、，在完成上级下达任务的同时，根据实际情况灵敏主动的工作，对责任范围内的工作能得心应手的组织施行。同时应具备驾驭复杂场面的才能，协调好各部门的关系，尤其是教与学的关系，学校和家长的关系，应该积极的防止矛盾的激化，作为学校、希部、老师、学生之间的桥梁和纽带，在日常工作减少不必要的摩擦和争端，创造一个和谐的工作气氛，进步工作效率。良好的协调沟通才能是教务秘书必须具备的主要素质才能之一。详细表现为要做好教务处与二级学院的协调沟通工作，保证教学任务、考试、调停课、方案和大纲等各项工作的顺利开展，做好教务处内部的协调沟通工作，保证开学初课表的发放，教学任务的下达、期中教学检查、期末考试安排，监考的落实以及听取老师对教学管理工作的建议，最后是与其它系部的教学秘书保持良好的关系，这样不仅有利于教务处开展工作，并且可以真实的反响各个系部的教学信息和存在的问题，必须迅速与相关指导联络，向有关方面反响，及时的解决问题。由此可见，教务秘书必需具有良好的协调沟通才能，与方方面面都建立起一种稳定默契的关系，才能顺利地开展工作。3教务秘书工作中的新问题高校教务秘书承当繁重的教学任务，在教学管理中具备重要的作用。但是教务秘书工作内容繁杂、不易量化，非常琐碎，且工作难度和业绩不易表达，因此教务秘书往往不被重视。在工作、学习和生活中遇到困难和阻力时，需