南昌师范学院办公自动化系统

1、南昌师范学院办公自动化系统技术参数要求系统整体设计要求采用B/S结构、客户端支持IE9及以上版本、chrome、firefox、傲游、360、搜狗、Edge等主流浏览器，零安装、操作简洁、易于维护，支持远程访问；基于“平台+应用”插件模式的结构，以贝凯公司自主知识产权的贝凯协同办公开发平台为基础运行平台，具有良好的稳定性、安全性、扩展性和可维护性；系统具有完善的二次开发接口，支持工作流自定义、表单自定义；提供多种方式对新邮件、待办事宜进行实时提醒，包括APP、微信、手机短信、在线消息、桌面办公助手等，保证将信息及时准确传送到用户的身边；灵活的个性化设置，充分满足用户个性化需求；支持SSL协议传

2、输加密、支持多种级别的文件存储加密；基于J2EE平台，服务部署跨平台，具有良好的稳定性和安全性；工作流配置图形化、配置时操作所见即所得，简单、直观、方便；系统功能设计适用、易用、易推广；系支持智能手机、平板电脑（iOS、android平台）移动办公；支持电子签章、手写签名；可与数字化校园的其它应用系统有深入的集成。系统以办公室业务为主，兼顾各部门办公需求，功能涵盖信息发布、公文处理、会务管理、请示报告、督查督办、信访管理、接待管理、电子邮件、日程安排、内部资料共享、实时通信等功能。系统用户终端覆盖电脑 Web端、移动APP客户端、企业微信。功能模块要求2.1电脑Web版功能要求2.1.1系统登

3、录、密码找回支持账号密码登录、APP扫码登录、微信扫码登录等多种登录方式。忘记密码可以通过绑定的手机号找回密码。2.1.2首页系统首页支持多个版面布局、样式，可根据用户具体需求定制。2.1.3公共信息2.1.3.1通知公告发布、查看通知公告，通知公告支持栏目分类，不同栏目分类的可单独指定相应的人员进行管理。支持在线富文本编辑器，可发布图、表、文字、视频、动画等，并且可进行各种样式的排版，支持Word内容直接粘贴，支持附件上传。支持内容模板，新建内容时可选择合适的内容模板，编辑后再发布。支持拟稿、审核、发布过程流程化管理。支持已阅人员统计功能，可筛选出未读人员。未读人员可通过APP、微信、手机短

4、信等方式发送阅读提醒。2.1.3.2文件发布发布、查看学校或各部门发布的文件，通知公告支持栏目分类，不同栏目分类的可单独指定相应的人员进行管理。支持在线富文本编辑器，可发布图、表、文字、视频、动画等，并且可进行各种样式的排版，支持Word内容直接粘贴，支持附件上传，PDF等格式文件支持在线查看。支持内容模板，新建内容时可选择合适的内容模板，编辑后再发布。支持已阅人员统计功能，可筛选出未读人员。在发文管理模块中，通过“发布”功能可将文件发布到本模块中。2.1.3.3值班表各部门通过系统上报值班人员名单，办公室在线收集、编排后发布。值班表包含值班日期、值班人、联系方式、带班领导等信息。值班表覆盖日

5、常值班、法定假日、寒暑假等。值班提示：提前APP、桌面办公助手、微信、手机短信等方式提醒值班人、带班领导。值班日志：值班人填写值班日志，带班领导或专门授权人员可查看。2.1.4公文处理2.1.4.1发文管理发文管理模块用于管理学校发文工作，实现发文的起草、审核、签发、编号、校对、签章、打印、发布、归档等过程的流程化管理。发文文件内容采用MS Office Word或WPS进行编写，支持手写签名、痕迹保留、定稿、套红、电子签章等。主要功能如下：模板定义：管理员根据不同的办公内容，可以任意定义各类模板，模板制作使用Word文档，方便易用。同一工作流程可以定义、采用不同的模板。流程定义：管理员可以对

6、流程进行定义，包括流程的名称、流程序号、后续流程序号、涉及的用户等。发文拟稿：拟稿人在线拟文，支持文件模板，文件保存时自动保存到服务器。发文审核：审稿人员审核并提出意见，修改文稿并保留修改痕迹。发文会签：会签部门领导批阅并提出修改意见，修改文稿并保留修改痕迹。会签时支持并发串行的功能，即可同时选定多个部门进行会签，系统按照会签部门的排列顺序自动进行发送。支持会签过程中的部门内部会签，即单个部门会签时可在部门内部自由发送。发文核稿：核稿人员审核并提出意见，修改文稿并保留修改痕迹。发文签发：领导提出修改意见并签发，修改文稿并保留修改痕迹。考虑到部分领导不习惯网上办公，特别为领导添加了意见代签功能，

7、由秘书打印出发文拟稿纸送领导签发后再把领导的意见手工录入。文件发送：将文件发送到各部门相关人员。收回功能：供发送人收回已经发送的发文，避免由于接收人外出或有事的情况下延误发文过程。返回功能：可以通过返回功能把该文返回到文件已流转的任意一个节点。意见查阅：只要流转过程中每一个用户都可以查阅文件处理过程中别人签署的意见。版本查阅：可以查阅发文正文的各个历史版本。在何处形成历史版本可进行定制。文件查询：通过各种条件组合，实现查询。流程跟踪：自动跟踪并显示文件的流转过程，可以查看流转的情况，文件流转经过哪些人，在每个人手中的时间。同时对应记录相应的流转过程中的审批意见。全文检索：通过模糊查询的方法在发

8、文文档中进行全文检索。催办督办：系统根据办理期限自动判断是否已经延误并自动给当前用户发送催办通知或进行手工催办，办公室秘书发现有需要及时办理的公文通过该公文直接催办当前处理人员。秘书可以根据领导的批示对文件进行督办，打印督办单，录入督办结果。2.1.4.2收文管理在收文管理中，管理外单位来文的签收、拟办、传阅、承办等工作，实现收文的登记、编号、拟办、批示/批阅、传阅、交付承办、办理反馈等功能。主要功能要求如下：流程定义：管理员可以对流程进行定义，包括流程的名称、流程序号、后续流程序号、涉及的用户等。收文登录：进行收文基本信息和全息内容的登录和嵌入；可以进行手工录入、文件引入两种手段。对于接收到

9、的文字材料，可以通过扫描仪先扫描成电子格式，然后通过文件引入的方式引入到系统中。登记内容包括收文号（系统自动提供）、文件的发文年、发文字、发文号、密级、缓急程度、文件标题、来文机关、主题词、页数、张数。收文拟办：供领导填写拟办意见；同时输入办理期限；领导可以通过待办事宜进入收文系统。在领导的批示过程中可以有多种的批示方式可供选择，包括键盘输入、手写笔输入等等。另外考虑到部分领导不习惯网上办公，特别为领导添加了意见代签功能，由秘书打印出收文办理单送领导审批后再把领导的意见手工录入。收文办理：供主办部门和协办部门相关人员填写办理意见。收文传阅：接收人可以将收到的收文传阅给本部门的相关人员。办理查阅

10、：具有办理查阅功能的人员将可以通过办理查阅功能查阅收文在所有部门的办理情况，包括流转记录、办理意见等。文件查询：通过各种条件组合，实现查询。全文检索：通过模糊查询的方法在收文文档中进行全文检索。打印功能：打印收文登记簿等。催办督办：系统根据办理期限自动判断是否已经延误并自动给当前用户发送催办通知或进行手工催办，办公室秘书发现有需要及时办理的公文通过该公文直接催办当前处理人员。秘书可以根据领导的批示对文件进行督办，打印督办单，录入督办结果。收回功能：供发送人收回已经发送的收文，避免由于接收人外出或有事的情况下延误收文的办理过程。返回功能：管理员或收发员可以通过返回功能把该文返回到文件已流转的任意

11、一个节点。撤销收文：管理员或收发员可以随时撤消该收文，除了自己以外，其他人将看不到该文。另外相应的待办事宜中所有人员有关该文的记录将被系统自动删除。流程跟踪：自动跟踪并显示文件的流转过程，可以查看流转的情况，文件流转经过哪些人，在每个人手中的时间，同时对应记录相应的流转过程中的办理意见。二次分办：收文可以分发给下面的部门进行办理。每个部门的流转办理过程为独立的，其他部门未经授权将无法查阅本部门的办理情况等相关信息。而上级可以通过办理查阅功能查阅下面所有部门的办理情况授权办理：在二次分办的时候，每个部门可以通过授权办理功能进行办理情况的交互。打印收文登记表：可以将一段时间内的收文打印成列表，内容

12、包括收文号、来文单位、来文标题、经办人等。收文归档后，由归档人员添加收文档号。2.1.5会务管理2.1.5.1会议通知对于单独的会议，办公室发布会议通知，与会部门查看通知并反馈参会人员。办公室可以查看、汇总与会部门反馈情况。未反馈的部门，办公室或系统自动催办，催办通过APP、微信、手机短信等形式。会议提醒：提前以APP、桌面办公助手、微信、手机短信等方式提醒与会人。2.1.5.2会议室管理会议室信息维护、查询，会议室在线预订，会议室使用评价、使用日志等。会议室信息：会议室信息主要包括：议室名称、地点、容纳人数、相关设施情况、展示图片、联系人、联系电话等。如果管理的会议室比较多，可以添加会议室分

13、类进行管理。会议室在线预定：查询指定时间段内会议室的预定情况，已预定的会议室不可再申请，但可以与会议室管理员进行协调。通过会议室管理员确认后申请才有效。会议室使用评价、使用日志：会议结束后会议申请使用单位可对会议室的使用情况进行评价，包括服务评价，设置设备评价、意见与建议等，同时生成会议室使用日志留存。2.1.6综合办公2.1.6.1请示报告请示报告用于内部各类采购申请、工作汇报、文件呈批等。功能如下：流程定义：定义各类请示报告的工作流程。起草人拟稿：起草人在线填写请示报告表单，可添加附件，然后提交负责任人审核。部门负责任人审核：部门负责任人审核签署意见，记录签署人、意见、日期，负责任人送下一

14、人时决定是否会签。若会签，指定各会签人并自动提交所有会签人；若不会签，直接提交到领导。会签负责任人会签：各会签部门的负责任人签署意见后记录签署人、意见、日期，自动判断是否是最后会签部门。若是，自动提交到拟稿人所在部门领导审批。领导审批：签署意见，回执拟稿人或发至相关部门办理反馈。 部门办理反馈：如需相关部门办理反馈，则发送给相关部门办理并反馈。上会讨论：如果请示内容需要上会讨论，则标记“需上会讨论”，需上会讨论的请示可作为会议议题关联到会务管理模块中。2.1.6.2信访管理主要用于完成对教职工、学生等的来信来访、投诉等内容进行登记、检查、办理跟踪等功能。信访信息由校办信访办统一录入，信访信息包

15、括如下项目：收信日期、信访编号、事由、来访者姓名、来访者地址、来访者联系方式、阅批者、转信单位、复信情况、限办日期、处理要求等。信访管理流程及功能大致同收文，信访单可以转入督办系统进行督办。2.1.6.3用印管理用印管理包括公章的刻制、使用、销毁等审批流程，也包括机构代码证、法人身份等证件的使用申请流程。审批流程：按照内部管理规定定义流程。用印登记：建立用印电子台账。证件水印：机构代码证、法人身份等证件申请，自动生成证件加水印复印件供打印，水印自动添加在线申请时填写的用途。2.1.6.4干部出行管理主要针对中层领导干部因公外出行程报备。分管领导、主要领导在线审批，校领导、办公室可以查询所有中层

16、领导干部的行程报备，获取其去向。出行报备信息还可作为差旅费报销的依据。2.1.7个人办公2.1.7.1电子邮件通过移动终端实现办公邮件的接收、查看、发送等功能。邮件分为：收件箱、发件箱、草稿箱、垃圾箱、自定义邮箱几个分栏。可以在移动终端上实现邮件的删除、恢复、归类、回复、转发等操作。新邮件能够主动推送到移动终端屏幕，实现主动提醒。邮件内容可检索，邮件附件大小无限制，邮件收件人可自动搜索。对方已读未读状态显示，邮件可撤回。邮件执行定期超容量删除功能。2.1.7.2待办事宜待办事宜是个人在公文处理流程和业务处理流程的各环节需要办理的事宜，主要对发来的文档进行传阅、审核、会签、签发、批示、办理、督办

17、等处理。具有提醒的机制，可自动与其他系统建立关联，使用户能够集中处理个人承担的所有的日常待办工作。待办事宜（未读工作事宜）：未办工作事宜列表，可点击进行详情查询与处理。在办事宜（已读工作事宜）：在办工作事宜列表，可点击进行详情查询与处理。已办事宜：已经处理过的工作事宜列表，可点击进行详情查询。待办收回：流程提交后，当下一步处理人还未阅读或处理之前，上一步骤处理人可以将流程收回，修改后重新提交。5、工作授权：当由于出差、休假等原因不能处理工作事务时，用户可以事先指定委托人。在设定的委托时间里，所有待处理文件将转发给委托人，从而保证了文件的处理能够及时、顺利地进入下一环节。6、首页显示：待办事宜和

18、在办事宜在首页醒目的位置显示，方便用户查看和处理。提醒功能：可通过APP、桌面办公助手、微信、手机短信等方式实现待办主动提醒。样式区分：待办事宜可根据紧急程度、办理期限、业务类型等按不同样式区分显示。关注：需要特别留意关注的事项，用户可设为“关注”将事项添加到关注一栏中，单独收藏已便查阅后续办理情况。阅读标识：待办内容当前处理人是否已读，在业务流程模板的在办文件列表中直接用红、绿色标识区分。2.1.8日程安排用于安排工作、活动、计划等事项，可定义多个日历牌，日历牌可自定义开放权限。支持按日、周、月、年等多种方式查看日程。日程包括私人日程和公务日程。私人日程由个人自行维护，公务日程授权专人进行维

19、护。周会表、领导日程等信息自动同步到日程安排模块中。查询日程：对自己或共享给自己的日程进行查询，找到关注的日程安排。共享日程：可以设定自己的日程共享给其他用户，让领导或工作相关人员了解自己的工作安排。日程提醒：对于各个日程可以设定提前提醒时间，到了时间，系统中会有提醒信息，也可以通过APP、桌面办公助手、微信、手机短信等方式进行提醒。2.1.9通讯录通讯录分为：名片夹（私人通讯录）、单位名录（公共通讯录）和学校通录（内部教职工通讯录，OA系统新增模块）。通讯录信息在OA系统后台维护，名片夹（私人通讯录）信息个人亦可在移动端维护，同时与手机通讯录同步。可以通过手机或平板电脑查询联系人信息，可以点

20、击联系人电话号码，直接拨打电话、或发送手机短信。2.1.10个人配置提供个人的密码修改、个性化界面定制、消息提醒设置、快捷栏目定义等。密码修改：系统管理员在建立新用户账号时，会设一个初始化的密码，新用户在第一次登陆系统时，可以通过本功能来修改成自己设定的密码。个性化界面定制：因为每个用户的使用习惯或对各个功能模块使用的频率不同，所以每个用户可以按自己习惯定义系统界面，此功能充分体现了人性化与易用性。消息提醒设置：系统内的消息提醒相关个性化设置。快捷栏目定义：对于常用的功能模块，不需要通过菜单导航一层层进入到此功能模块，只需将此功能模块设定到快捷工具栏中，使用时直接点击快捷工具栏中相应图标就直接

21、进入此模块。常用联系人：维护个人常用联系人，方便在各业务模块的地址簿中选取。2.1.11系统管理2.1.11.1用户管理系统用户的注册、注销、基本信息维护。支持用户批量信息导入注册。2.1.11.2部门管理部门划分、用户所属部门分配。支持多级部门嵌套一个用户可以兼职多个部门2.1.11.3群组管理群组划分、用户所属群组分配。支持多级群组嵌套一个用户可以属于多个群组2.1.11.4角色管理角色划分、用户所属角色分配。支持多级角色嵌套一个用户可以属于多个角色2.1.11.5权限分配指定系统管理员和和各模块级管理员。2.1.11.6文书模板发文管理中用到的文书模板管理。可以设定多个文书模板。模板文件以Word格式存储。2.1.11.7数据字典系统用到的相关关键字（数据字典）的内容维护。2.1.11.8登录日志对各用户登录系统的情况进行日志，日后可以进行查询、审计和追溯。2.2移动版功能要求2.2.1登录使用与PC web版相同的账号、密码登录，登录后系统首页显示待办事宜、未读邮件、通知等重要信息。2.2.2工作动态、通知公告实现PC Web版工作动态、通知公告的查看功能。2.2.3电子邮件实现PC Web版电子邮件所有功能。2.2.4待办事宜实现PC Web版待办事宜所有功能。2.2.5流程办理