办公室实务第一讲

1、办公室管理黄山电大辅导教师 吴子怡电话：2512967第一章 办公室实务概述通过本讲教学，了解办公室的含义，办公室实务的内容和文员工作的基本程序，特别注意掌握“优先顺序”处理工作的原则，能够较好地运用和管理时间，能够较好地了解和运用各种工作方法。【知识与能力考核点】1办公室实务的内容2、办公室事务管理特征3“优先顺序”处理工作4文员的工作方法：【考核要求】 重点掌握：1、“优先顺序”处理工作2请示方法与报告方法； 3计划方法和总结方法；一、关于“实务”实务：实际事务，要务。现代汉语大辞典近年来，“实务”一词被广泛使用，如商贸实务、会计实务、律师实务、秘书实务等。所谓实务：即实际从事的业务。其中

2、的“业务”意指个人或某个机构的专业工作。所以办公室实务就是指办公室的专业工作，文员实务就是指文员的专业工作。 1、办公室的含义和职能（1）办公室的含义（2）办公室的职能（3）办公室事务管理工作的特征1、办公室的含义办公室是一个常用而普通的名词，却有着多种含义：第一种：泛指一切办公场所，区别于用于教学的教室，用于生产的车间，或是医疗室、实验室等等。第二种：是指某一类职业人员或某一级职务人员的办公场所。如：教师、护士、厂长、院长办公室等.第三种：指党、政府机关、企事业单位内的综合办事机构。如：中共中央办公厅、三星公司办公室等.第四种：指某种专门的独立的工作机构。如国务院台湾事务办公室等。2、办公室

3、的职能主要是中高级文秘人员的工作.3、办公室事务管理工作的特征、办公室实务的范围和内容办公室实务就是指办公室的工作事务和操作实务.主要工作人员是秘书人员和文员.1、我国办公室实务的主要内容2、国际秘书协会确定的办公室实务的主要内容3、我国外资、合资企业办公室实务的主要内容1、我国办公室实务的主要内容文书撰写（会议记录等）文书制作（打字、复印等）文书处理（收发、传递等）档案管理（归档、管理等）会议组织（准备、善后等）调查研究（计划、实施等）信息资料（收集、整理等）信访工作（来访、投诉等）接待工作（各种来访的接待） 协调工作（政策等） 督察工作（决议的实施） 日程安排（各种日程） 日常事务（通讯值

4、班） 办公室管理（环境等） 其它临时交办的事项以上除 项外，其余工作文员都会涉及到。2、国际秘书协会确定的 办公室实务的主要内容速记上司交代事项；执行录音吩咐；档案管理；阅读并分类信件；以电话维持公共关系；替上司定约会并记录；按上司指示完成信函；在权限内自发信函；接待来访宾客；替上司接洽外界人士；自动处理例行的事务；为上司安排旅行或考察；替公司宾客订房间机票等；准备好公司要公开的资料；替上司收集演讲等的资料；协助上司准备财务等报告；整理并组织好粗略的资料；替上司保管各种记录；协助上司搞好交税等事务；督导一般职员或速记员；21、搞好会务工作22、复印资料 3、我国外资、合资企业办公室实务的主要内

5、容、办公室环境的布置和整理；、通讯事务、电话、信函和邮件处理；、执行上司交办事项；、照料上司身边的琐事；、接待宾客和员工的来访；、记录上司指令及会谈、会议内容；、打印文告及表格；、收集及整理各种信息；、保管办公室设备及用品；、外出办事，如银行、邮局、税务所等。3、办公室环境的布置和管理一、办公室环境布置的目的 （1）创造舒适而又工作效率高的环境； （2）塑造组织形象； （3）建立挡驾制度； （4）有利于保密工作；注意兼顾上司的工作内容、爱好年龄与个性。办公室环境包括自然环境和人文环境两部分 自然环境包括办公室所处的位置、建筑设的特点、室内的光线、色彩、空气、设备和布局等要素。 人文环境包括办公

6、室的整体形象标志、人际关系、办公室文化等要素。办公环境布置 布置要点 营造一个安静的工作环境； 保证良好的采光、照明条件； 合理安排座位； 力求整齐、清洁。 二、环境的整理准备1、办公室的布置；照明及隔音的管理；色彩的调整；空气的调节；（换气和温度）上司办公室和会客室的整理、清扫、装饰、更换、摆设办公室配置的检查、上司办公桌的整理；办公器械、用品的准备和管理。（电脑、打印机、复印机等的配备。）2、不同类型办公室的环境布置。（大办公室、小办公室、公寓式办公室）4、办公器械的使用传真机的使用（优点、缺点）复印机的使用（操作步骤）录音机的使用投影机的使用打印机、数码相机的使用5、办公用品、办公零用现

7、金的管理办公用品的种类；订购和储备办公用品6、办公零用现金管理 （建立零用收支基金；用零用现金付账、补充基金、建立管理账本）第二章 文员实务1、文员的工作顺序第一、确定文员工作的指导思想 第二、按照“优先顺序”处理工作第一：第二：第三： 先计划，再执行！第二、按照“优先顺序”处理工作如何决定工作的优先顺序呢？文员面对多项工作时，正确决定工作的优先顺序是十分重要的，既能提高工作效率，也有利于文员的时间管理.第一阶段：以工作的重要程度为标准分解工作.第二阶段：以工作的紧要程度为标准分解工作.第三阶段:同时考虑上司和本身实际情况,对于现在该做的重要且紧急的工作决定优先顺序. 请 示 A、是否应该做的

8、事？B、是否做或不做都无所谓的事？C、是否不可以做的事？应该做的事，集中精力做。A、重要且紧急的事；B、紧急但不重要的事；C、重要但不紧的事；有价值，但不紧急，也不重要；2、文员管理时间、费用的方法（1）管理好文员自己的时间成功管理好自己的时间会使文员的工作更顺利、生活更愉快！(注意16点）（2）文员要学会节约开支文员要有主人翁意识，仔细管理钱财和物品，学会节约开支，避免浪费应成为每一个文员都要追求的目标.厉行节约!时间就是生命,就是效益!3、文员的工作方法（1）请示方法与报告方法（2）计划方法和总结方法（3）受意方法（4）传达方法（5）进言方法（6）变通方法和挡驾方法（7）分工方法和合作方法

9、良好的工作方法是一门艺术！请示方法请示内容 自己难以处理或无权处理的事，常规性工作或己职权范围内的事无须请示。请示形式：口头形式、书面形式遵循二个准则1、请示要对口：遵守上级分工，对口请示原则，避免多头、超级请示，对综合性工作，向主持全面工作的领导人请示，并将有关情况其他分管上司。2、请示要单一：遵守一文一事的规则，避免将多项事务写在一份请示内，造成上司批复困难。报告方法报告要简明要求主旨明确、内容简要、条理清楚；报告内容一是定期报告工作情况和进程，让上司作出指导；二是工作中发生的重大问题，让上司及时作出处理；三是合理化建议，供上司改进工作时参考；四是应上司的要求，汇报情况。报告方式：口头或书

10、面形式报告与请示是两个不同的文种，不能混合使用。请示必须事先，报告可前可后；请示要批复，报告可以不批复。计划方法和总结方法计划方法：有科学的、明确的工作计划有工作目标、内容步骤、方法、标准、完成的时间；分清轻重缓急，决定工作次序，有条有理的进行；1、受到制约的工作应置于前，自己支配的工作置于后；2、重大工作优先考虑，集中精力去做，日常工作空余时间分散去做。总结方法：每隔一段时间对自己的工作作及时的回顾，肯定成绩、得出经验、找出不足。吸取教训。受意方法接受和领会上司意图,一种是直接受意,另一种是简接受意.1、备好记录本，记录下指示要点；2、注意倾听，用心判断指示的用意，3、必要时可以提问，直至明

11、了意图为止，但不要打断领导讲话；4、如有不同意见，可以公开提出，但要言之有理，并要注意方式方法；5、接受指示后，要不失时机地贯彻实施。*传达方法传达：是指文员将上司或上级机关的文件精神、指示、情况等传递给下级机关或员工、群众。一种是正式传达：即由文员在正式场合上宣读文件或口授上司指示。另一种的非正式传达：有意识的吹风传达原意传达原件注意传达技巧注意保密重要指示重点对待注意！5、进言方法进言：是指文员主动对上司提出意见、建议、批评或规劝。 进言的意义和作用：、参谋作用、补缺作用、增进关系作用进言的方法和要求： 、适事 、适时 、适地 、适度进言是一把双刃剑，要把握进言的分寸，学会进言的艺术！挡驾

12、方法上司不必要接见的来访者、邀请性活动、不想接听的电话，由文秘人员出面阻挡或谢绝。目的是保护上司，使之有时间、有精力、有效地进行工作，但要注意方式方法，以不损害人际关系和公务性活动为原则。 *电话挡驾 *来访挡驾 *会议、活动挡驾案例设计题小李是刚到公司的文员，公司办公室内有各种文件柜，储物架、书报架，办公室主任给她配置了带锁的办公桌，电脑，电话机，还给了她新的文件架、文具用品盒各种笔、胶水、剪刀、参考书、需要翻译的资料、公司印章，印盒、墨水，复印纸(2刀)，要求小李整理好办公桌，把东西分门别类放置在适当的位置。小李应该怎么做?答案： 1、电话放在办公桌左边，便于左手摘机，右手做记录，电脑放在右边，(3分) 2、新