办公软件在管理上的应用（精品）详细

1、2022/8/171办公软件在管理上的应用讲师：杨 云2022/8/172讲师介绍教育经历：上海师范大学 理论物理系 学士澳大利亚悉尼大学 教育系 访问学者上海交通大学管理学院 MBA主讲课程：企业标准化管理导入方法企业结构整合与流程再造信息化管理与流程再造办公软件在销售管理和财务管理上的应用企业变革中的人力资源管理不同阶段的销售团队管理2022/8/173课程结构统计分析基础技巧 图形展示表格管理数据整理合并转换 函数与宏 分类汇总交叉分析方案工具使用控件应用图形种类数据钻取在线演示趋势分析EXCEL管理报告、文件POWERPOINT文本概念性图表量化性图表2022/8/174课程内容Exc

2、el-从数据中拧出信息PowerPoint-完善你的报告2022/8/175从数据中拧出信息 EXCEL在管理上的应用2022/8/176基础的基础左键的使用对象拖曳记忆功能2022/8/177基础概念应用制作用户友好界面的通用表格的方法数据的导入与合并技巧数据表的展示技巧数据主体与图表类型的匹配原理自定义函数与VB介绍2022/8/178制作用户友好界面表格的方法让填表人轻松地填表，而你能轻松地统计2022/8/179制作用户友好界面表格的方法如何不让别人动你的表格。让填表的人明白你的需求，只填你让他填的内容和格式。2022/8/1710如何不让别人动你的表格单元或区域表簿2022/8/17

3、11如何不让别人动你的表格单元的锁定打开当表保护后后，窗体中可以操作部分。公式的隐藏当表或簿保护后，隐藏公式。2022/8/1712如何不让别人动你的表格保护工作表保护工作簿2022/8/1713如何不让别人动你的表格隐藏工作簿2022/8/1714保护表格的过程填空部分先打开锁公式部分做隐藏设置格式大小保护工作表隐藏过程和多余表保护工作簿2022/8/1715只填你让他填的内容和格式应用有效性功能锁定输入内容特定格式特定内容中断模式2022/8/1716数据的导入与合并技巧让计算机完成你交代的任务，而不是你去做重复工作2022/8/1717数据的导入与合并技巧从其他系统中取得数据的方法分列功

4、能2022/8/1718数据的导入与合并技巧在EXCEL中整理和合并数据的要点VLOOKUP函数的应用被查询的数组在引用区域的第一列被查找的数组没有重复项2022/8/1719数据的导入与合并技巧在EXCEL中整理和合并数据的要点VLOOKUP函数的应用文本函数的应用2022/8/1720数据的导入与合并技巧进行数据统计分析前的准备工作要点管理假设相关字段收集数据2022/8/1721统计工具分类汇总被汇总项先排序可组合汇总2022/8/1722统计工具应用数据透视图表进行数据统计2022/8/1723数据表的展示技巧让数据替你说话2022/8/1724数据表的展示技巧数据表的折叠和展开组合功

5、能2022/8/1725数据表的展示技巧自动的分段显示功能实现自定义化格式2022/8/1726数据主体与图表类型的匹配原理编辑与优化图表的方式和技巧EXCEL图形编辑副坐标的应用多图形形式和混合应用图形粘贴的问题2022/8/1727自定义函数与VB介绍2022/8/1728自定义函数与VB介绍让计算机重复做事宏的录入与执行2022/8/1729自定义函数与VB介绍自编函数VB编辑器的使用进入微软的内部2022/8/1730自定义函数与VB介绍自编函数VB编辑器的使用编写2022/8/1731统计分析与预测技巧从数据到信息的过程2022/8/1732统计分析与预测技巧应用数据透视图表进行数据

6、统计、分类2022/8/1733统计分析与预测技巧单变量预测和多变量预测工具使用2022/8/1734统计分析与预测技巧根据约束条件求得最佳方案2022/8/1735统计分析与预测技巧利用控件进行趋势性和敏感性分析2022/8/1736图表展示2022/8/1737图表展示图像在线分析的功能和应用透视图的功能2022/8/1738图表展示与数据表互动的图形功能介绍图形与数据的互动应用实例2022/8/1739图表展示在图形中预测趋势长期趋势短期趋势相关性定性分析2022/8/1740图表展示各类图形在管理上的应用实例气泡图雷达图2022/8/1741应用与实战演练管理理念加工具的威力2022/

7、8/1742应用与实战演练销售客户盈利能力与费用分析从销售数据中寻求管理方向实战演练直观、动态的预算体系建模方式产品上市预测案例分析最优方案选择实战演练2022/8/1743PPT高级应用 完善你的管理报告2022/8/1744课程目标作为一个职业经理人，您的报告是使你的投资人、上司、同僚、部下和您的客户相信您的信息是有价值的，并使他们记住您所讲的信息。通过本课程中引用的大量顶级咨询公司报告案例分析和实时案例演练，我们将教你如何在当今的计算机技术条件下，灵活应用这么技巧、使你的观点效果显著的直观工具-POWERPOINT。本课程将使您一步步地建立一个引人注目、不同凡响的演示报告。本课程揭示了演

8、示报告所必备的技能和技巧。它将使你成为管理报告演讲中的主角和明星。本课题的培训并不是普及性的操作技巧培训，而是管理型、应用型、提高型的使用技巧培训。是由技术管理提高到艺术管理的职业经理人必修课题之一。2022/8/1745课程核心创造一个有影响力的直观画面的基本要素：为了达到最佳效果，说什么，为什么说，怎样说。怎样用不同的图标形式：圆形图表、条形图表、柱状图表、线形图表、圆点图表、雷达图表、矩阵图、二维分析、鱼刺图、MECE图、流程图、组织架构图、甘特图、照片如何应用图表使用准则如何选择字体、色彩、合适的图表等如何使用动画、链接、图画如何使用POWERPOINT所带的版式和模板2022/8/1

9、746课程简介实际案例分析解决问题步骤经典案例欣赏学员实战演示与点评2022/8/1747案例共享2022/8/1748糟糕的报告与精辟的报告对比糟糕的报告问题所在改进的报告2022/8/1749幻灯片的两种形式文本幻灯片应只包含最重要的、分组和总结性的思想观点（不要做“视觉朗诵”）说明演示结构强调重要观点图表幻灯片（90%）阐明用文字难以说明的关系2022/8/1750文本幻灯片主角？2022/8/1751文本幻灯片用在主要论点上。情景论点。冲突论点123中心论点和关键句论点1abC-第一关键句论点+支持论点a-第一支持论点+1个或1组图表b-第二支持论点+1个或1组图表c-第三支持论点+1

10、个或1组图表2ab第二关键句论点+支持论点a-下一支持论点+1个或1组图表2022/8/1752文本幻灯片制作指导原则每次只演示和说明一个观点使用陈述性语言，而不是标题性语言文本尽量简单使用简单的词组和数字字号应足够大注意幻灯片的趣味性2022/8/1753练习按要求做画面演示与评点2022/8/1754知道你要说什么？讲稿（剧本）现实公司的未交订货数量一直非常高。在传统通路领域，不能完全按订单供货，将不可避免地导致市场份额下降。制造问题是造成目前状况的原因之一供应链流程不连贯和管理不善使制造问题更加复杂供应链和制造流程缺乏紧密配合，无法缓解未交订单问题，也不能集中保证重点产品和重点客户202

11、2/8/1755将演讲稿转变成幻灯片的练习1分组并选出组长角色分配（秘书、助理）组长：支持并决定草图，分配幻灯片制作人秘书：纪录并画草图，整理合并幻灯片助理：按指令制作幻灯片阅读报告准备演讲稿分享和讨论2022/8/1756数据型图表数据表的应用2022/8/1757主题和表格数据1-5月的销售额确定你所要表达的主题（将数据转化为主题）产品ABC总数1月882671212月943081323月1033681474月1133971595月12240131752022/8/1758主题和表格数据销售额自1月份开始稳步上升确定你所要表达的主题（将数据转化为主题）产品ABC总数1月882671212月

12、943081323月1033681474月1133971595月12240131752022/8/1759主题和表格数据5月份，产品A的销售额大幅超过B和C（强调份额）确定你所要表达的主题（将数据转化为主题）产品ABC总数1月882671212月943081323月1033681474月1133971595月12240131752022/8/1760主题和表格数据5月份，产品A占公司产品总销售额的比例位居首位（强调排列名次）确定你所要表达的主题（将数据转化为主题）产品ABC总数1月882671212月943081323月1033681474月1133971595月122401317570%23

13、%7%2022/8/1761数据型图表数据图形应用2022/8/1762图表应用的三个步骤确定你所要表达的主题（将数据转化为主题） 确定对比关系 （从主题到对比关系） 选择图表形式 （从对比关系到图表）2022/8/1763图表应用的第一个步骤选择图标种类不是数据美元、百分比、容量单位、日元选择图标种类不是项类利润、回报率、赔偿选择正确的图表形式完全取决于你的主题是否清晰明确确定你所要表达的主题（将数据转化为主题）2022/8/1764练习一使用以下两个公司在不同区域的一月份销售占比，画出尽可能多的草图区域公司A公司B东27%27%南35%6%西25%28%北13%39%确定你所要表达的主题（

14、将数据转化为主题）2022/8/1765练习二：你的主题是什么？使用以下两个公司在不同区域的一月份销售占比，表达公司B比公司A的销售情况好。区域公司A公司B东27%27%南35%6%西25%28%北13%39%2022/8/1766图标的标题问题公司销售趋势产量地区分布资产百分比员工年龄分布薪酬与利润关系确定你所要表达的主题（将数据转化为主题）谜？2022/8/1767图标的标题问题各区域所占利润的百分比确定你所要表达的主题（将数据转化为主题）东, 27%南, 6%西, 28%北, 39%2022/8/1768图标的标题问题确定你所要表达的主题（将数据转化为主题）010203040506070

15、801月2月3月4月5月6月7月8月合同数量2022/8/1769图标的标题问题公司销售趋势产量地区分布资产百分比员工年龄分布薪酬与利润关系确定你所要表达的主题（将数据转化为主题）公司销售额翻一番C区产量位居第四B部分占资产总数的30%大多数员工在34-45之间薪酬与利润之间没有关系一般标题要点标题2022/8/1770五种基本对比关系 确定对比关系 （从主题到对比关系）成分：总数百分比项类：项类排列顺序时间序列：随时间改变频率分布：在一定范围内的项类相关性：几个变数之间的关系2022/8/1771主题与对比关系 确定对比关系 （从主题到对比关系）成分对比关系：总数百分比5月份，A产品的销量占

16、公司总销量的首位2001年客户市场份额少于整个行业的百分之十占据全部公司资金的半数的两个渠道关键词：份额、总百分比、占百分比2022/8/1772主题与对比关系 确定对比关系 （从主题到对比关系）项类对比关系：项类排列顺序5月份，A产品的销量超过B和C客户的销售收益率位居第四6个部门的周转率大致相同关键词：大于、小于、相同2022/8/1773主题与对比关系 确定对比关系 （从主题到对比关系）时间序列对比关系：随时间改变销量自一月份开始稳步增长在过去的5年投资回报率锐减利率在过去的7个季度中上下波动关键词：变化、增长、下降、增加、减少、波动2022/8/1774主题与对比关系 确定对比关系 （

17、从主题到对比关系）频率分布：在一定范围内的项类5月份，大多数销售额在1万元到5万元范围之间多数装运时间为5天到6天公司雇员的年龄分布与我们竞争者大不相同关键词：X到Y的范围、密度、频率、分布2022/8/1775主题与对比关系 确定对比关系 （从主题到对比关系）相关性：几个变数之间的关系5月份的销量情况说明，销售量与推销员的经验无关董事长的薪酬并不随公司规模大小而变化保险单的大小与保险客户的收入成正比关键词：与？有关、随？增长（变化、减退）、根据？变化、不随？增长2022/8/1776主题与对比关系练习 确定对比关系 （从主题到对比关系）预计未来10年的销售额将得到增长大多数员工的收入在200

18、0元到4000元之间汽油的价格越高并不意味着性能越好2022/8/1777主题与对比关系练习 确定对比关系 （从主题到对比关系）9月份，6个部门的资金周转率大致相当销售经理在市场检查这一方面只花费了15%的时间奖励大小与工龄长短无关2022/8/1778主题与对比关系练习 确定对比关系 （从主题到对比关系）去年的人员更替主要在30岁到40岁这个年龄层次上C区在产量上居于末席公司的每股收益在下降2022/8/1779主题与对比关系练习 确定对比关系 （从主题到对比关系）资金总数的大部都用在制造利润与薪酬相关8月份，两个工厂的产量超过了其他6个工厂2022/8/1780图标形式概论饼形图标一般很多

19、情况下被使用，但饼形图标是最不实用的，它在报告中的应用率应该不超过5%。 选择图表形式 （从对比关系到图表）2022/8/1781图标形式概论条形图标条形图标最不受欢迎，实际上它的应用很广，应用率应该占所有图标的25%。 选择图表形式 （从对比关系到图表）公司A27%35%25%13%公司B27%6%28%39%东南西北公司B27%6%28%39%东南西北公司A27%35%25%13%公司B公司B公司B公司A公司A公司A2022/8/1782图标形式概论柱状图标很多情况下都可以用柱状图标，应用率占所有图标的25%。 选择图表形式 （从对比关系到图表）2022/8/1783图标形式概论线形图标一

20、般6个点以上就应该用线形图，应用率占所有图标的25%。 选择图表形式 （从对比关系到图表）2022/8/1784图标形式概论园点图标应用率占所有图标的10%。 选择图表形式 （从对比关系到图表）2022/8/1785图标形式概论组合应用应用率占所有图标的10%。 选择图表形式 （从对比关系到图表）2022/8/1786图表类型汇总表雷达图表流程图圆点图表矩阵图表甘特图线形图表柱状图表条形图表饼形图表相关性频率分布时间序列项类对比成分对比关系类型基本图表样式 选择图表形式 （从对比关系到图表）2022/8/1787成分对比关系可用饼图来展示一般不超过6个部分，如超过可把剩下的部分用其他来表示把最

21、重要的部分放在12点的位置附近，或者使用强烈对比的颜色来突出显示如果各部分都相差不多时，应按照从最大到最小，或从最小到最大的顺序排列 选择图表形式 （从对比关系到图表）2022/8/1788成分对比关系 选择图表形式 （从对比关系到图表）公司A在行业销售额所占比列最小公司A公司B公司C公司D2022/8/1789成分对比关系图标表现的原则：任何图标的基本作用是比表格形式更为快速清楚地反映你所要表达的内容。如果图标的形式大于内容时，并影响了听众和读者对内容的掌握时，就会影响他们作出正确的判断。 选择图表形式 （从对比关系到图表）2022/8/1790成分对比关系 选择图表形式 （从对比关系到图表

22、）练习二的规则：凭第一感觉，对以下例子从上面开始往下看，快速填上个部分的百分比，然后算出总数。回头涂改2022/8/1791成分对比关系 选择图表形式 （从对比关系到图表）练习二表格：A销售额百分比B资产百分比C利润百分比D死亡率百分比E体积百分比F税收百分比a.b.c.d.e.2022/8/1792成分对比关系 选择图表形式 （从对比关系到图表）练习二的启示：如果你的目标是要传达精确的对比关系时，请抑制你的创造冲动，运用传统的饼形图标。2022/8/1793成分对比关系 选择图表形式 （从对比关系到图表）如果你要比较两个整体部分，请用条形图或柱状图：2022/8/1794练习按要求做画面演示

23、与评点2022/8/179580%的销量是由20%的客户贡献的客户数销售额小客户800200万大客户200800万2022/8/1796项类对比关系 选择图表形式 （从对比关系到图表）项类对比关系可用条形图来表示垂直尺度用来表明所要度量的项类可按字母、进入的先后次序、收入大小进行排列划分条形的空间要小于条形的宽度对需要强调的地方使用对比性很强的颜色或阴影不要同时使用刻度尺和数字2022/8/1797项类对比关系 选择图表形式 （从对比关系到图表）竞争者D竞争者B竞争者A客户竞争者E竞争者C0%5%10%15%20%客户的回报率位居第四2022/8/1798项类对比关系 选择图表形式 （从对比关

24、系到图表）背离式条形图表将利润赢家与输家作鲜明的划分滑动条形图表表明两个不同成分的特点，如进口百分比和出口百分比范围条形图表表明某项数值的高低范围，如折扣。成对条形图表表明两个项类的相关性，如市场增长率与市场份额分组条形图表比较一个项类的不同方面，比如有和没有折扣。细分条形图表表明组成整体的成分情况2022/8/1799项类对比关系 选择图表形式 （从对比关系到图表）正确的图表形式不合适的图表形式2022/8/17100练习要求做画面演示与评点2022/8/17101A产品在5月份的销量份额最大产品销量A-10000245300万B-23100001200万C2022

25、/8/17102时间序列对比关系成分和项类对比关系表明在时间的某一点上的相互关系，时间序列对比关系表明随时间的变化而变化的关系。时间点在八个内一般用柱状图标，把个以上用线形图标。柱状图标注重程度和数量，线形图表侧重变化或变化趋势 选择图表形式 （从对比关系到图表）2022/8/17103时间序列对比关系 选择图表形式 （从对比关系到图表）05101520253035401995199619971998199920002001除2000年因罢工影响而有所下降之外，销售额持续增长2022/8/17104时间序列对比关系 选择图表形式 （从对比关系到图表）背离柱状图：将盈利年代和亏损年代明显地区分开

26、来范围柱状图：表明低数值与高数值之间的一段时间特点，如股市的气压式表现分组柱状图：比较某个时间两个项类的情况以及它们随时间变化的关系，如美元因通货紧缩而升值细分柱状图：表明各成分相对于总数随时间变化的关系。如薪水加上奖金构成总的薪酬连续柱状图：表明数据在不规则区间的急剧变化。如人员上限或生产能力利用系数2022/8/17105练习按要求做画面演示与评点2022/8/17106今年的销售趋势月份123456789我们的销量202124303238456780竟品的销量2321242321262530312022/8/17107频率分布对比关系频率分布对比关系表明随因素的变化各项如何分布。项数在八个内一般用柱状图标，八个以上用线形图标。 选择图表形式 （从对比关系到图表）2022/8/17108频率分布对比关系大多数订单金额超过了1000美元 选择图表形式 （从对比关系到图表）2022/8/17109频率分布对比关系大部分订单是在月中发出 选择图表形式 （从对比关系到图表）2022/8/17110练习我们产品设计周期集中在20到30天 选择图表形式 （从对比关系到图表）产品数25201873101周期5天以下1020304050607080以上2022/8/17111相关性对比关系相关性对比