公司年度预算编制及管理实务

1、公司年度預算編製及管理實務目次零、前言一、總預算編製的步驟與程序統一會計科目之定義決定費用預算率及大項費用額辦說明會各部門單位編擬時應有的工作底稿彙總評估預算合理性與原定比率金額之差異進行調整與確認彙編總預算與通知相關單位，作為執行依據二、預算編制前的準備會計科目應統一重點預算應明確辦說明會準備工作底稿各部門單位應有年度工作計劃採零基預算制三、預算的內容一般費用預算專案費用預算資本支出預算各部門單位的收支預算每一科目居應有工作底稿作為說明四、預算管理專案及資本支出預算執行時應送審核單位審核各部門主管應審核控制其一般費用預算每月應編出預算與實際之比較 （ 含當月與累計 ）進行差異分析與檢討研討控

2、制與調整對策注意總預算與營業目標之關係進行資金運用之管理零、前言由於零基預算制準確度高，建議各位公司年度預算編製與管理，不要 用傳統預算制，採零基預算制對企業較有幫助。以作者曾主持32家以及輔導400家公司的經驗，20多年來，所採行零基預算，最高誤差僅 4%最低 誤差達0.37%,效果顯著。用傳統預算制，其做法為僅需以去年的預算為基礎，稍事加加減減即 告完成。用零基預算制的前提則是，公司一定要實施年度計劃。若公司未 實施年度計劃，則一定要跟 CEO溝通設法改善。否則沒有年度計劃，則預 算是不可能展開管控地。零基預算制的前身是美國太空總署用的計劃專案預算制度（PPBS: PlanProject

3、Budget System）。零基預算又叫歸零預算（Zero Base Budget），其涵義為當事情起始時將所有狀態與數值歸零，當事情結束時亦將將所有 狀態與數值歸零。本國企業約於 40年前開始引用零基預算制，而目前稍具 規模與觀念的本國企業也多採用此方法。零基預算制強調的是-由部門年度計劃產生部門預算，然後由各部門 預算彙總成總預算。老師建議的程序與時程如下：總目標（十月初） 部門計劃預算（十一月初完成）一彙總預算（十一 月初十二月初）預算完成（十二月中旬）對董事會呈報新年度 的年度總計劃（十二月二十五日）、總預算編製的步驟與程序目前所探討的總預算編製，是以零基預算為基礎。年度總計劃中的總

4、預 算部分，並含有：預估損益表(元月十二月)、預估資負表(十二月三十一日) (元月十二月)、以及預估資金運用表(元月十二月)。所述預算是絕不會跨 年度的，否則即為錯誤。以下說明總預算編製的步驟與程序：統一會計科目之定義編製年度預算一定要做事先的準備工作，就如首先會計科目的定義一 定要先加以統一。如果會計科目僅有會計清楚，就算簡單如計程車費，也 會有人報差旅費、有人報交通費、還有人報雜支，而最後會計收回時該如 何處理呢？將會計科目書面化，並對主管級人員做教育訓練使之徹底了 解，則是可行的好方法。總之，會計科目是年度一開始即統一，並不能由 各部門私自或隨時編。主管如何能領悟會計科目的內涵？其實與企

5、業以往是否已對他進行 系統化的養成訓練有關。老師主持企業針對基層主管，即要求其懂會計科 目，要有成本與費用的觀念。當挑選優秀基層主管，參加中階主管的儲備 訓練時，課程的內容會更進而涵蓋：行銷、產銷、財務、計劃管理、MIS、以及專案管理。而最終能造就通才才能當主管；全才才能當高階主管。下 圖為上述內容的圖示：決定費用預算率及大項費用額公司重大科目的預算要明確，其實公司CEO在年度總目標中應已明訂重要 費用預算率及大項費用額。以下舉例說明：人事費用要佔預估營業額的或確切總金額。行銷費用要佔預估營業額的或確切總金額。行銷費用指：廣告、型錄、 以及參展費用.等。研發費用要佔預估營業額的或確切總金額。研

6、發的人事費不要讓人事 編，讓研發編，以期享有免稅。租金費用要佔預估營業額的或確切總金額。訓練費用要佔預估營業額的或確切總金額。訓練費用應注意其免稅優惠。辦說明會說明會是一定要舉辦的，玆將說明的內容列舉如下：要告知會計科目有哪些，各部門的預算比例是多少。告知前一年的一般費用科目狀況(行政方面、書報、交通費.)提供訓練課程，教導編製預算的方法(老師所主持公司，皆讓部門主管 編其部門人員薪資的年度預算)各部門單位編擬時應有的工作底稿任何一個部門皆須編製如下三種預算；而須準備的工作底稿則一共有 兩種，一為行政費用預算的工作底稿，這種格式也可用在資本支出；另一 種為專案費用預算的工作底稿：行政費用預算：

7、行政費用預算的工作底稿，如下圖所示。將每個行政 費用科目編一張，且按月份112月排列及加總，即 可獲得該費用科目一年費用總數。年度行政費用預算編製工作底稿費用科目名稱：編製日期：年 月曰月份工作內容說明合計總計部門：單位：仟元核示:審核:部門主管:製表:專案費用預算：專案計劃預算的工作底稿，如下圖所示。原則上，採 每個專案編製一張為原則，且按月份 112月排列及 加總，即可獲得該專案所有費用科目一年費用總數。 專案在年度計劃編製時，present通過後，即應已認 定其預算，無須再等事後的書面 Approve,即可動工專案計劃預算編製工作底稿檔案編號：專案代號：單 位：仟 兀部門別：專案名稱：製

8、表日期：月份會計科目工作內容說明總公司;門市合計;備註合計核示：主管：製表人:以下試舉一案例說明：專案計劃預算編製工作底稿檔案編號：專案代號：部門別：專案名稱：德國漢諾威Cebit Show單位：仟元製表日期：月份會計科目工作內容說明總公司；門市合厂備註元市場推廣費租攤位4個V$A1三運費參展品運出1r v$A2 1三市場推廣費攤位裝潢$A3三市場推廣費DM500I份$A4五差旅費$*4+機票費用$A5 :合計ATotal核示：主管：製表人:現再說明有關上述表單的填寫方式： 專案代號：指專案的電腦代號。月份：在其中填入須花費用的月份。 市場推廣費：當報支市場推廣費，可減免所得稅。所以攤位租金、

9、攤 位裝潢、以及DM皆可盡量採用市場推廣費。若 DM報印 刷費則不能減免所得稅。運費則不能硬以市場推廣費報 支，因為會計師多半不可能同意這樣子認定。工作內容說明：第五個案例 $*4+機票費用，表示單人一天的出差費 用 *4 天，加上往返機票費用。研發費：有關產品相關及附帶的東西，例如 Manual,皆可以報支屬 於研發費用。而每個研發的 Project 皆可以如是處理。研發 費用是有一定額度的免稅優惠的。營造業、建設公司可以是一個工地一個預算工作底稿。資本支出預算：資本支出指資產購置，包括：生財器具、原物料、零 組件、以及進貨。資本支出預算所使用工作底稿與行 政費用預算所用雷同。當預估某個月有

10、資本支出，則 工作底稿才有那個月的記錄，並非 112月皆一定有 記錄。雜項購置可讓各部門自行編入資本支出，但到 會計部門時，還須將 10 多萬者拆到 6 萬以下，以利 節稅。一定要有年度經營計劃書，才知道哪個月要用 些什麼，會產生哪樣的資本支出？彙總評估預算合理性與原定比率金額之差異 會計單位負責將全公司所有部門的預算彙總，即成為公司的總預 算。其過程為協助CEO決定重大支出的比率金額，評估各部門預算彙總後 總預算的合理性，例如：邀集負責人力資源的部門，來共同 review 各部 門所提人事費用預算的合理性？當發現有比率或金額的偏差或超額的現 象時，則需做調整以及獲得相關單位的確認。進行調整與

11、確認在部門預算 present 之前，皆由各部門獨立規劃。直到 present 與確 認之後，會計單位才進入，然後在 1112月間，則全力進行此方面的調整 與確認工作。彙編總預算與通知相關單位，作為執行依據 彙總完成後的總預算除要通知各該單位的主管外 ，還要知會相關的單 位。例如：各部門所編列以及最終彙總的薪資預算 ，要知會人力資源單位； 各部門所編列的雜項費用及其彙總，要知會總務單位；資產負債表的內容 要知會資材單位。會計部門彙總完成可具以作為執行依據的費用預算總表 ，究竟有哪核示:審核:部門主管:製表:些呢？以全公司不以個別部門為單位的費用預算總表共計有13張，因為每個月一張全公司的當月費

12、用預算總表，在一年 12個月中就有12張，在 加上一張全年的彙總，於是總共就有 13張。各部門皆有一張全年度的費 用預算總表，公司有幾個部門，就有幾張具部門別的全年度的費用預算總 表。此外還有一張年度預估損益表。有關部門年度費用預算總表的格式如下：年度費用預算明細彙總表檔案編號：製表日期：預算單位：單 位：仟元科目月別一月二第一季四月五月六月第二季十二月第四季合計職工薪資教育訓練費伙食費加班費員工福利修繕費保險費交際費雜項購置郵資電話費文具用品旅費水電費書報雜誌費運費人事廣告費全國性廣告費服務費捐贈交通費勞務費稅捐租金支岀折舊各項攤提其他費用小計利息支岀其他損失費用合計另提供設備需求明細預算表

13、的建議格式如下。設備需求明細預算表常 用於電腦與辦公桌椅設備,可方便彙總預算的單位用以彙總所有部門的需 求資料。年度各單位設備需求明細預算表檔案編號：製表日期：預算單位：單 位：仟元項次設備名稱數量單價一月二月.十一月十二月設備用途說明合計核示： 審核：部門主管：製表:、預算編制前的準備會計科目應統一 請參照一、1.重點預算應明確 請參照一、2.辦說明會 請參照一、3.準備工作底稿 請參照一、4.各部門單位應有年度工作計劃部門年度計劃書的內容，包含如下項目:年度檢討環境分析年度目標執行計劃組織與人力配置訓練管理措施部門預算所須支援事項：指須要上級主管或平行單位，怎樣的支援。執行計劃表現試舉一些

14、案例說明各部門單位年度工作計劃的分工方式及內容要點：由人事或由各部門作薪資預算，有何不同？部門能更精確的知道未來一年要用什麼樣的人，會花多少的薪資。人 事編全公司的薪資預算不易精確，且負擔太重；常會既不實用，又不 討好。但目前仍有本國仍有許多公司交人事或會計作全公司的薪資預 算，他們亦不免常被責難。公司若不大，則行政費用統籌由行政部門編製即可。公司小到有如一 個部門，則可由CEO乍整個公司的年度計劃，而全體員工照著執行即 可，此時會計請從旁協助CEO一個公司只要三個部門以上，就要做部門預算以及總預算。哪怕是一個老闆帶著一個兵也要做預算。若年度目標僅有數值無結構，例如因去年業績為8億，今年想做到

15、10億，則會不知道該如何達成？另外如薪資預算有增加的數值，而無結構，則不知道是否須增加新團隊，或僅作平均的調薪。通常製造業的製造部門，會需要業務部門先精確預估業務目標，然後 製造部門才有能據以擬定實用的生產計劃，此即為具有相當困難度的 產銷平衡問題。然而若於年度開始時，公司即已擬定有共同的總目標 數值以及欲達成所須的細部結構，之後又已經協調與整合獲致個別的 部門目標，則整個年度製造部門皆無須等待業務部門的工作計劃，即 可擬定自身的部門工作計劃，而且亦會自然擁有相互間的整合性。此 時製造部門唯一須依賴的是-業務部門每月產品別業績表的規劃，之 後才能作生產排程表，也只有此張表有相互的關聯性，其他方

16、面兩部 門皆可獨立作業。(7)車子的購置可放在設備支出或採租斷的費用報銷車子的購置若採設備支出則須採五年折舊攤提。車子的購置若採2年租斷，則可加速折舊以兩年攤提，若車子的價值200萬,則200萬/2=100 萬加速折舊+利息+手續費，上述費用皆可當年認列，對賺錢公司的節稅有幫助。除兩年租斷外，尚可之後賣給個人，然後在賣 回公司再做一次五年折舊攤提，又會更有幫助。140萬/5=100萬。採零基預算制部門年度計劃(有目標)一零基預算制(其精神在工作底稿，因有目 標即可擬定計劃即可預估花費產生預算)一即可落實執行計劃(年度經營計劃)三、預算的內容1一般費用預算一般費用包括有每月固定開支的行政費用，例

17、如：文具、書報、薪資.等。專案費用預算營業部門的促銷屬專案費用預算，因其不為 routi ne的開支。促銷的專案 分為如下兩種類型：行銷：為提升公司形象、知名度的活動；例如：商品參展活動.等。業務：獎勵案的活動；對外有針對市場與客戶；對內有針對業務團隊的獎勵措施。上述活動就算每月舉辦，亦非行政費用。資本支出預算各部門單位的收支預算業務員的交際費預算與其業績數值相關。主管要將此觀念教育所屬業 務員，使之了解其權限範圍與注意不亂花交際費。承攬公共工程的營建業，當承攬到工作時，才能編專案預算。營建業 於年度開始時，只編薪資總數，得到一個專案後，才從年度總數中加 以扣除.此乃營建業較為特別處。一般而言，衛生紙等總務費用，不要部門編；可先在會計科目中定義 釐清，使各部門明確知道不需要編。只有當公司實施責任中心或事業 部制時才須加以進行分攤；否則僅是徒然增加管理的複雜度，成為多 此一舉。必要進行分攤時，亦可每月抓一個分攤總數給各單位即可。 例如：