办公室日常事务工作课程介绍

1、办公室日常事务一、值班工作 二、电话接待工作三、来客接待工作 四、印章的管理和使用 五、开具各种信函 六、拟写大事记 七、领导临时交办的工作一、值班工作 值班工作是秘书部门的日常工作之一，各单位或部门值班的任务都非常庞杂，且各有不同的特点。一般来说，其工作包括：办理领导交办的事项；上传下达，沟通内外；处理来函、来电；随时掌握领导的外出活动的情况；协调处理安全保卫工作。 要做好值班工作，应当做到。 值班工作的内容值班工作的内容 要 求 坚守值班岗位 必须做到人不离岗、人不离机（电话机），始终保持通信联络畅通，及时接纳来自四面八方的函电信息，传送处理信息。特别是在高级首脑机关或要害部门值班，随时都

2、可能有突发性的事件报到值班室，有许多紧急事件无规律可循，必须随时准备应付复杂情况和处理突发性事件 认真处理事务 值班人员必须要以认真负责的态度处理好每一件事情。如认真接转电话，认真做好记录，认真接待来访人员等，真正起到问事员、联络员、收发员的作用 值班工作的内容要 求做好值班记录 一是记好值班电话记录，二是做好接待记录 加强安全保卫工作 值班人员一定要处理好热情接待来人和严格门卫制度的关系，既要热情接待，又要严格执行制度，严防坏人混入作案，如遇到紧急情况和可疑人员，应及时向领导和公安、保卫部门报告。值班人员要有保密观念，不能把亲戚、朋友带到值班室留宿，不能泄漏机关秘密，对于机密文件、他人信函，

3、不得擅自拆阅 续 表二、电话接待工作 办公室日常事务之一，就是接打电话。打电话工作，看似简单，实际上需要工作人员认真对待。做好接打电话工作需要注意以下几点。（一）熟悉常用电话号码 应当熟悉本单位电话机的分布情况、各科室电话号码和本单位领导们的电话号码；熟悉主要业务联系单位的电话号码和近期有业务联系的电话号码；工作案头应备电话号码查询资料以咨查用。（二）打电话时应注意的事项 打电话时应注意的事项如下注意事项替上司打电话给对方上司应在对方上司接电话前将电话递给上司错打电话，错播号码都要说对不起先确认对方电话号码、单位和具体要通话的人的姓名通后，先确认对方，然后报出自己的单位、姓名谈工作前，先明确对

4、方是否有时间，是否方便谈此项事宜（三）接电话时应注意的事项 接电话时应注意的事项如下通完话，不必急于挂机，对方身份高时对方先挂机不清楚的要请对方复述,重要的内容要复述给对方谈事情要尽快确认对方单位、姓名和电话事由 找人接电话要问清对方姓名或单位接听电话说：“您好，这里是公司部门” 铃响两三声之间是接听电话的最佳时机对错打的电话，态度也要和蔼客气（四）注意电话礼仪 无论接、打电话，秘书都应注意声音要柔和，语气要亲切，表述要清楚，快慢要适中，嘴离话筒不要太近，每次通话时间不可过长。接打电话时用问候语，更自然的方法是问明对方是谁的时候再问候“您好”，这样的问候显然是专给对方的，显得更为真诚。如果对方

5、先问候了，那么一定要回敬问候语，然后再询问对方有什么事情。（五）做好电话记录 无论打电话还是接电话，必要的时候，都要有电话记录，要依据电话内容做好电话记录工作。记录时，要注意通话中的五要素是否齐全。这五要素通常称为“5W1H”。 记录电话内容，应备有格式固定的电话记录本，摘记内容可依据“5W1H” 的要求，电话记录是事先印制好的表格式簿册。 （六） 做好图文传真 做好图文传真应了解以下九点。 目前高级传真机是兼容的，收发传真非常便捷。 接通电话，请收件方给传真信号，发传真方要先 按Fax键，后挂机。 原件一定要扣放在发送面上，也可以在接通传真机前就放好传真件。 一般收文以后有一份报表在页头上，

6、注明发送时间，传真号码。秘书可以以此做好登记。 一般传真机的提示屏有文字提示：Phone 电话 Sending 发送12345 传真有自动接收功能，秘书用此键要注意保密问题，当秘书不在的时候或者有外人的时候，自动接受传真容易失密。 换纸：传真机一般采用21050M或21030M两种规格的热敏纸，因为热敏纸不易留存，目前比较多地采用复印传真兼可的设备和用纸。 热敏纸传真件要留存需及时复印。 即使是使用热敏纸的传真机同样也有复印功能。6789 有时需要运用电话直接口授某些文件或运用电话设施进行文件传真传递。口授电话稿和传真文件是发出的文件定稿，应在传输前履行审批签发手续，传递后应按办毕文书处置。

7、（七）电话记录的处理 通话后应及时整理记录内容（包括录音电话记录），并根据涉及的内容和缓急程度，送有关领导阅读。领导批示和答复后，秘书人员应立即告知有关部门或人员办理。对于一般的例行事务，秘书人员可直接答复或办理。三、来客接待工作 来客接待，是指秘书对一切来客、来宾、来访者的接待工作，它包括对来客、来宾礼仪礼貌性的接待工作和对来客、来访所涉及的事务处理工作。接待工作，是秘书的一项全面体现素质修养的工作，也是秘书体现单位机构作风的门面窗口性工作。接待礼仪包括接待环境和接待工作两方面。（一）秘书应尽量坚持“约见”制度 接待工作，常被秘书根据来客是否有约定而分为“有约来客”和“无约来客”。在秘书的接

8、待工作中，秘书应尽量坚持“约见”制度，即使每一位来客和来访者能在事前通过电话，预约来访时间和所谈事宜，使秘书对每一项接待都先有准备，接谈后事情能够落实，或有进展。 根据“约见制度”，秘书的接待工作自然会分为有约接待和无约接待两类。秘书应注意工作中，对无约来客，要本着热情为人的态度。咨询性的、不必花费太多时间的事，尽量办理好并告之电话约定；一时办不完，要按程序登记秘书在接待中要有意识地示意对方，来访面谈要事先有约可以约见秘书，也可能约见领导、或其他什么有关部门（二）秘书必须坚持“一视同仁”的原则 秘书对每一位来访者，必须坚持一视同仁的原则，即无论来客是权势显赫的大人物，还是来寻求帮助的人。这不仅

9、仅体现在接待的具体细节上，更重要的是要对来宾有同等的尊重和同样的礼遇。在具体的接待中，秘书应注意： 无论是来客自行推门而入还是有人引见，秘书要马上放下手头工作，面带微笑，起身站立，问候并接待。 如果是到接待室、会客室相见，秘书要守时、迅速、步履轻快地走进接待室，轻声问：“哪位是先生（小姐）？”确认后，马上自我介绍：“您好！我是部门秘书，我叫。”12 见面的礼节一般是握手。秘书不可忽视握手的礼节，握手时应注意以下六点。 站立并伸右手，摘去手套。 不便握手时，要面带歉意申明。 对于不明身份的来宾，秘书可先伸手；来客身份较高的，秘书可不主动伸手。 手掌递向对方，力度适当地握住，在三五秒内。 握手不要

10、太用力，尤其是对女客；不要握而无力，不要久不放手，东张西望。 在秘书的接待工作中，可以称来客“同志”、“先生”、小姐”、“女士”。还可以称对方的职务或职业，称呼之后，是问候“您好”！ 3123456（三）秘书应坚持热情适度、 礼仪周全的接待原则 秘书应该时刻清楚，来访者是本公司、本单位的客人，自己只是代表公司、但作为做接待工作的秘书，接待工作的核心是明确客人来意，尽快处理事宜。 确认需要引见的，秘书要先与其联系。秘书对要求见自己的领导、上司的来客，一般应坚持事先约定的原则。 如果引导客人到其他地方、秘书要注意引导客人注意事项一般应该走在客人左前方数步将办公桌上的文书收拾好再离开无人服务电梯先进

11、后出,有人服务电梯后进后出进出门时，主动为客人开门,走旋转门时，不要与客人同走一扇为来客引见介绍时，秘书要注意来客引见介绍的注意事项站立介绍，尽量不要背对任何一位引见介绍完，稍事服务微笑退出，走时面向室内关门细心地记住别人介绍给你的每一位引见介绍顺序是被尊敬、被照顾的一方应先知道自己见到的是谁礼貌地以手示帮助介绍,手臂向被介绍者微伸，手心向上介绍被介绍人的单位职务尽量简明 需要稍候被会见的客人和直接由秘书接谈的客人，都应受到及时的热情招待。 彼此确认身份后，马上为来客让座或让进会客室。尽量选一个便于谈话的安静环境。 及时为来客斟水，水杯用前一定要当着客人的面烫净，最好用一次性纸杯。可以询问客人

12、习惯饮何种饮品。 对等待其他人会见的来客，秘书不一定陪聊，可以送上报纸、杂志等。 接谈来客前应准备好笔和记录纸或登记册，耐心倾听、仔细询问。对能答复、能办妥的事，要尽量答复、办妥；不能答复的，要做周到的解释，不能办妥的，要约定下次协商的时间或办妥时限。1234 来客告辞,秘书要起身相送。一般领导、上司约见的客人也可以由秘书送出。对一般客人秘书可以只送到楼梯口或电梯处。秘书要为客人叫电梯并陪客人等电梯，握别后，目送客人乘电梯或走下楼梯离去。尊贵的客人，送至大厅门口或办公楼外，甚至要为客人叫好出租车，握别后，要目送客人离去再返身。（四）秘书应坚持接待工作有始有终，始终如一的原则 秘书在接待工作中，

13、不能因为初次接触一个陌生的来客而冷漠、拘谨，也不能因为仅仅是工作中一面之交而人走茶凉。秘书在具体接待中应注意秘书在具体接待中应注意的事项认真做好接待记录，对每一位来客的事项应有妥当的交待态度和蔼、诚恳、接谈认真负责，介绍情况实在、有分寸随时准备放下手头工作，热情接待来客不因个人感情影响对来客的礼仪和态度（五）秘书应注意“上下区分，内外有别”的原则 上下区分一般指上下级机关之间的接待工作原则。“上、下”是指来客来访者的单位与秘书本身的机关单位的上下关系。来客是上级领导机关的，秘书应做好以下四点1接待上级单位应注意的事项陪同中不主谈，不问不谈不可在本单位领导面前向上级领导评价本单位工作特殊情况需要

14、秘书汇报情况的，要实事求是。在听取指示时要认真记录秘书负责最初的礼节性接待和会晤服务，是否陪同则由单位领导决定 来客是平级单位或不相隶属单位的，秘书应做好以下四点接待平级单位应注意的事项对方是领导应领导接待,领导不在可由秘书接待接待热情，注意联络感情对接待中涉及的问题，秘书不擅自做主，明确表示要汇报给领导才能决定 来客是下级单位的，秘书应做好以下四点接待下级单位应注意的事项一般情况应主要由秘书接待、接谈工作属其他职能部门的做好介绍转办工作属于自己职权范围能回答的，要尽量解决。难以解决的问题，要请示给领导对不清楚的问题不擅自做答 来宾是新闻媒体的，秘书应做好以下四点接待新闻媒体应注意的事项要热情

15、配合，为其提供方便对于所要报道的内容要慎重，提供信息要实在一般情况都是由秘书部门主要做接待工作没有把握的问题不擅自主张决定 “内外有别”是对国家而言，对外国友人要与国人有区别，这不仅表现在礼仪上，主要表现在接待原则上2接待原则按国家或地方单位统一的政策、方针、法规、标准、业务要求等办理接待对来宾要平等对待；尊重是互相的，随俗也是互相的遵守重礼仪讲实效的原则尤其要遵守保密的原则四、印章的管理和使用 掌管印章是秘书部门或秘书的一项重要的日常工作。秘书管理的印章有公章、专用章、负责人印章等。 公章是一个机关、单位或社会组织的正式印章，是其具有合法性的标志，是行使其职权的凭信。 公章可分为两种公章的分

16、类圆形椭圆形或方形国内公章，规格有明确规定国际公章印文用中文宋体或简体，自左向右环行或自左至右横行，一般用全称一般是外文居右上方，中文居左下方，且须用繁体字 公章一般由上级制发，如需自行刻制必须报经公安机关批准，并在指定处刻制。 专用章是为某种专门业务刻制的印章，如“财务专用章”，“合同专用章”等，它不代表机关、单位，只反映某项专门业务内容和一定的业务权力。专用章可以是圆形，也可以是椭圆形、方形、菱形或长方形。 手章是负责人印章，是机关、单位主要负责人的图章和签名章，它代表法人，象征职权，因此具有权威性。有些文件，有些事项，有些手续，如银行借贷、财务报告和决算、签订合同等，除盖公章和专用章外，

17、还须盖负责人手章才能生效。 印章的应用应注意以下四个方面印章的应用应注意的事项要求 具体内容 管理印章要有制度 对什么情况下用公章，什么情况下用专用章，什么情况下用负责人印章都要有明确规定，并且责成专人管理和使用，未经上级批准，任何人不得管理和使用印章 使用印章要慎重 要有批准手续，并进行登记。登记项目有用章日期、用章单位、用章经手人、用章事由、用章批准人、用章印数等 使用印章事前认真检查 看手续是否齐全，材料是否完备，对不合法和不合手续的可以提出异议，甚至拒绝用印 盖章位置准确 要印在文件日期上方，做到上不压正文、下要骑年盖月，印文字迹要端正清晰 印章必须妥善保管 须放在安全可靠的地方，或保

18、险柜中，或抽屉中，并随时上锁。节假日须加贴封条，以防被盗。如发现被盗，要马上报案，并迅速通报有关方面 五、开具各种信函 开具或拟写各种信函文件，是办公室日常工作之一。常开具的信函有：介绍信、证明信。常拟写的信函有慰问信、邀请函、聘书等。（一） 介绍信 介绍信是机关团体、企事业单位的人员与其他单位或个人联系工作、了解情况、洽谈业务、参加各种社会活动使用的一种专用书信。 介绍信的种类 介绍信大致分三种：打印成文，不留存根的印刷介绍信；打印成文带存根的印刷介绍信；用一般公文纸书写的介绍信。1 介绍信的写作 介绍信的内容内容 具体要求 上款 指对方单位的名称或对方负责同志的称呼。上款要单独起一行，顶格

19、书写，称呼后加冒号 介绍事项 包括：持介绍信者的姓名、年龄、身份。如被介绍的不只一人，则须注明人数。然后写接洽、联系什么事情，有什么希望和要求。当事项涉及一定保密范围时，还须注明联系人的政治面貌、职务、级别等 落款 写开具介绍信的单位名称和开具介绍信的日期，并加盖公章 附注 一般写介绍信的有效期限 2 书信式介绍信 例文 介绍信公司负责同志: 今介绍我所副研究员何涛、高级工程师陈锦二位同志前往贵公司洽谈有关合作的具体事宜，请予接待。 此致敬礼! 实用技术研究所 （盖公章） 二八年月日1 不带存根的印刷介绍信 例文 市局介绍信_负责同志： 兹介绍_同志前往你处_事宜，请接洽并予协助。（有效期_天

20、） 市局（盖章） 二八年月日2 带存根的印刷介绍信 例文 介绍信（存根） _ 字_号_等_名同志，前往_联系_事宜。 年 月 日 介绍信 _字_号 兹有_等_名同志，前往_联系_事宜，望接洽并予协助。 此致敬礼! （盖章） 年 月 日3（二）证明信 证明信是证明一个人的身份、经历或一件事情的真实情况的专用书信。证明信通常被称为“证明”或“证明书”。 证明信的种类 证明信可以有以下几种分类1证明信的种类分类标准 种 类 从内容上 以组织名义出具的证明信和以个人名义出具的证明信从格式上 固定形式的证明信和非固定形式的证明信 从证明信的用途来看 证件式的证明信、作为材料存入档案的证明信和证明证件丢失

21、等情况的证明信 证明信的写作 一般证明信都由标题、称呼、正文、署名和日期组成2标题上款正文落款在第一行中间冠以“证明信”或“证明书”，或写明“关于同志情况的证明 顶格写上需要证明的单位名称，之后加冒号另起一行空两格写明被证明事项的全部事实。写完后，另起一行空两格写特此证明 在正文右下方署上证明单位名称，并加盖公章或私章，否则证明无效 固定式证明书信 例文 证 明 信 校办字号 兹证明我校同志（男），因公到_，请解决交通、住宿问题。 特此证明 （盖章） 二八年月日1 作为证件用的证明信 例文 证 明 信 我厂工程师同志，技术员同志，前往湖南、广东、安徽等省，检查并修理我厂出产的牌热水器，希有关单

22、位给予帮助。 特此证明 省市厂（公章） 二八年月日2 作为材料存入档案的证明信 例文 证 明 信大学党支部： 年月日来信收到。根据信中要求，现将你校同志的爱人、同志的情况介绍如下： 同志，现年岁，中共党员，是我校中文系教师。该同志和家庭历史以及社会关系均清楚。该同志对教学工作认真负责，近年来多次被评为市级模范教师。 特此证明 省市大学党支部（公章） 二八年月日3 个人出具的证明信 例文局负责同志： 王原为校中文系级学生，曾担任前学生会主席职务，在校期间，该生遵守学校各项规章制度，没有参与任何不利于安定团结的活动。 特此证明 证明人：李 二八年月日4 （三） 推荐信 推荐信是一种向用人单位荐举人

23、才的书信。有向某单位自荐的，也有第三者荐举的。要把被推荐的人的基本情况以及要推荐或自荐的理由写清楚。要全面、实事求是地介绍被推荐人的情况，以客观、公正的态度向用人单位提供真实情况。如果以个人名义写推荐信，要在信中介绍自己的身份，说明自己与被推荐人的关系。 （四） 邀请函 邀请函也称为请柬，是邀请对方前来参加会议、学术报告以及开业庆典、展览等活动的一种专用书信。邀请函的写作内容有以下四点邀请函的写作内容内容 要 求 标题 在封面或第一行中间写“邀请书”字样 上款 被邀请单位（或个人）名称单占一行，顶格书写正文 写活动内容、时间、地点落款 邀请单位（或个人）名称、发出邀请的日期 例文 邀 请 函尊

24、敬的教授： 本学会决定于2001年5月日在省城华祥宾馆举办民间文学理论报告会。恭请您就有关民间文学的现状与发展发表高见。务请拨冗出席。 顺祝健康! 联系人： 电话： 省文学研究会 二八年五月日（五） 聘书 聘书指聘请专家、高级职员来担任职务的书信。聘请书的写作内容如下标题正文结尾落款写“聘书”或写“聘请书”写聘请谁，担任什么职务，什么时间到任在正文的最后，另起一行，空两格写“此聘”二字，后边不加标点符号在正文的下方或偏右下方，写聘请单位全名，并加盖公章 例文 聘 请 书 兹聘请同志从2008年1月1日起担任我公司营业部主任。 此聘 公司 2007年12月25日 七、拟写大事记 一般地说，各个单位办公部门都有人负责或专管本