电子文件管理第四章

1、第四章 电子文件的鉴定对文件（档案）鉴定的多种理解：真伪鉴定、开放鉴定、密级鉴定、价值 鉴定价值鉴定：根据统一的方法和原则，判断电子文件的历史和现实价值，确定其保管期限；对保存期限已满的电子文件进行复审，并按照复审结果对电子文件作相应处理（销毁或继续保存）的过程。传统的纸质文件管理中，鉴定同收集、整理、保管等工作一样，被视为档案管理的重要环节之一。对于电子文件来说，高效率的检索淡化了人们对整理中诸如立卷、编目的要求；高密度、大容量的介质的出现也为保管工作提供了便利。然而，海量的电子信息却给鉴定工作提出了新的要求，由于鉴定工作是人们主观地对档案客观价值的一种评价和估计，因此，它的完成不是计算机能

2、够完全胜任的。鉴定工作者需要对计算机的鉴定系统不断地更新和完善，才能使被鉴定保存的档案最大限度地满足人们的利用需求，实现其社会价值。第一节 电子文件鉴定工作的内容一、电子文件鉴定的内容1984年，法国档案学者哈罗尔德瑙格勒在报告机读文件的鉴定中，首次明确提出并系统阐述了电子文件双重鉴定的思想：机读文件的鉴定包括文件所含信息的鉴定（内容鉴定）和文件技术状况的鉴定（技术分析）。内容价值鉴定和技术鉴定这两个要素对于确定电子文件的保存价值来说缺一不可；电子文件的鉴定从内容和技术状况两个方面同时展开，并最终将两个方面的鉴定结果联系起来，综合判定电子文件的保存价值。一、电子文件鉴定的内容内容鉴定也称为内容

3、价值鉴定或内容分析。是指根据电子文件自身的状况和信息内容来确定电子文件的档案价值和保管期限。即根据电子文件所含信息的有用性和社会需求，鉴定电子文件的实用价值和历史意义，并在此基础上确定其保管期限。这是传统鉴定工作的核心。一、电子文件鉴定的内容技术鉴定技术鉴定是指根据电子文件保存、识读等方面的技术状况来确定电子文件的档案价值和保管期限。传统的鉴定工作基本上都把着眼点放在对文件内容的分析上，这种鉴定方法的重要前提是，人们可以直接从文件中获得它的价值。电子文件因其对系统依赖性打破了人们直接获取价值的可能，二者之间出现一个“中介”计算机软硬件环境。因此，仅凭电子文件的内容难以支撑起它的保存价值，还需要

4、一定的技术条件作为保障。一、电子文件鉴定的内容技术鉴定技术鉴定所承担的责任是对电子文件的各方面技术状况进行全面的检查，包括对信息真实、可靠、完整和可读性的认定和对文件载体性能的检测。二、电子文件鉴定的特点多维性鉴定范围拓宽不仅要鉴定内容的有用性，还要对文件属性、文件技术状况进行鉴定；鉴定工作不只是在文件运行的一个节点进行，而是在电子文件管理的许多环节都存在，这就使得电子文件鉴定与多项工作相联系， 内容上有很多交叉的地方；二、电子文件鉴定的特点连续性电子文件鉴定工作不是一朝一夕完成的，而是需要在整个文件运行过程中连续地开展。从文件的形成、归档到存储、开放、利用、销毁的整个过程，每一个环节都有鉴定

5、的身影。二、电子文件鉴定的特点分散性分散性是指电子文件鉴定需要多方承担，而不是由档案工作人员独立完成。电子文件归档前的鉴定工作主要由文件形成部门承担，归档后的电子文件鉴定工作主要由档案部门承担。同时，电子文件鉴定还要会同技术人员、信息管理人员共同来完成。在电子文件鉴定过程中，合作是主要的鉴定手段。二、电子文件鉴定的特点风险性电子文件鉴定工作的内容比传统文件鉴定更加复杂鉴定过程中出现意外的概率也就远远高于传统文件的鉴定。如果不采取慎重仔细的态度从事鉴定工作的话， 很可能对电子文件造成极大的损害。三、电子文件鉴定的程序我国传统的档案价值鉴定一般分三个阶段来完成文书处理部门对应归档材料的完整性鉴定和

6、保管期限的划分；档案室对进馆前具有永久保存价值的档案鉴定；馆藏期满档案价值的鉴定。电子文件的鉴定在程序上却与传统文件大不相同， 除了要保留这三个鉴定环节外，更为重要的是增加了电子信息系统设计和电子文件形成时的鉴定环节，即把鉴定提前到文件生命周期最初的阶段。三、电子文件鉴定的程序为什么要把鉴定提前到文件生命周期最初的阶段电子文件并非传统意义的实态文件，如不及时存盘或打印输出到其他硬拷贝上， 极有可能转瞬即逝，消失得无影无踪。正因为如此，决不能等到文件处理程序完毕以后，再来一份一份地进行鉴定，决定其取舍。某些电子文件的数据随时在变化，最新的数据不断地覆盖刚刚过时的数据，分散的数据不断汇入结论性数据

7、中， 比如证券交易所的股市行情表。这些文件内容中各时段的数据是具有一定研究价值、凭证价值或参考价值的， 是值得保留的。然而一般情况下，文件的制作者、承办者和使用者所注意的只是实现电子文件的现实目的， 并不注意考虑需要为后人留下些什么，这就加大了电子文件随时消失的风险。三、电子文件鉴定的程序将电子文件初次鉴定工作提前到电子信息系统设计阶段来进行难度非常大中外至今都没有成功的经验可循为了弥补这一缺陷，国际档案理事会电子文件委员会认为当设计阶段未能进行鉴定，可以在电子文件形成积累阶段加以弥补初次鉴定对电子文件的内容价值进行鉴定；二次鉴定，是介质归档鉴定， 即在介质物理归档(实体归档)时进行。鉴定内容

8、包括内容价值鉴定和技术鉴定两个方面。三次鉴定一般由档案室在电子文件保管期满时进行， 也是一种全面鉴定。四次鉴定是电子文件向档案馆信息系统移送时进行， 以确保进入档案馆的电子文件信息具有永久保存的价值。四、电子文件鉴定工作的组织实施初次鉴定文件管理人员和档案管理人员应对文件的保存要求和鉴定过程向信息技术专家提出意见，以便在电子信息系统设计和软硬件的选择上符合档案管理和鉴定的要求。二次鉴定电子文件形成部门在档案部门的协助下， 对归档文件内容、载体进行鉴定、检测， 确定取舍， 对其所需的软硬件环境作出说明， 并根据电子文件的价值划分保管期限， 提出在保管期限内配套的软硬件环境要求。三次、四次鉴定在电

9、子文件作为档案管理过程中进行，主要由档案部门负责，会同有关部门人员一起进行主要任务是对已到保管期限的电子文件重新审查鉴定，把失去保存价值的电子文件剔除销毁电子文件在档案管理阶段由于载体性能的不稳定，需要不断复制（迁移），以延长其寿命。因此，鉴定工作可以结合复制（迁移）来进行，即电子文件每复制（迁移）一次，就要重新鉴定一次。四、电子文件鉴定工作的组织实施第二节 电子文件的内容鉴定内容鉴定是电子文件价值鉴定的支点；目前世界上主要采取两种方法直接鉴定法现代“职能鉴定”一、直接鉴定法所谓直接鉴定法，即：通过直接审查档案来鉴定档案的价值；也称为内容鉴定法。电子文件产生初期，由于电子文件数量较少，发现的问

10、题也不多，因而当时的多数学者和档案工作人员都认为传统的档案学理论与方法也同样适用于电子文件的管理。20世纪80年代，开始对直接鉴定法持否定态度。二、现代“职能鉴定法”北美和欧洲的一些档案专家几乎是不谋而合地在20世纪80年代末期想到一种宏观的鉴定方法现代“职能鉴定法”现代职能鉴定是指根据形成文件的职能活动，重点分析文件形成者的职能、工作计划、所参与进行的活动以及活动过程中的有机联系和业务的重要性，来判定文件的价值。这是一种根据文件(广义的)来源进行的“批处理”式的鉴定法：即某种重要职能活动中形成的文件，都将予以保留。三、电子文件内容鉴定的计算机实现鉴于目前我国电子文件工作的发展水平， 还较多地

11、采用人工鉴定方式， 因此， 电子文件的内容鉴定，应以自动鉴定为基础，结合人工鉴定共同进行。具体步骤制定电子文件保管期限表将电子文件保管期限表纳入其管理系统并予以维护电子文件形成时的即时鉴定保管期满鉴定进馆鉴定第三节 电子文件的技术鉴定一、技术鉴定的内容真实性鉴定真实性是指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确定其与形成时的原始状态一致。电子文件的版本不像纸质文件的版本那样易于识别，需借助计算机系统中记录的形成时间进行比较鉴别。只有经过一定的程序确定其真实性，文件才可信赖，才能保证其可靠性与凭证价值。一、技术鉴定的内容真实性鉴定首先，必须了解其真实的原始状况，即文件正式生成或收到时的状况

12、；其次，应了解文件的元数据及其在处理过程中历经的变动（包括加工、批办情况）和受到访问的情况。真实性鉴定主要在电子文件脱机保存即介质实体归档时进行，以后每一次转换载体复制时和转换格式时都要进行。一、技术鉴定的内容可读性鉴定由于电子文件的不可视性，对其进行可读性检测是技术鉴定中最重要的方法；目的在于确认电子文件中的内容可以正常读出，没有丢失和差错。可读性鉴定时不仅要确认文件在当时的可读状态， 同时还要分析其是否具备日后多次无差错读出的技术性能。检查元数据和背景信息，特别是关于操作系统和支持软件记录材料；对于加密文件， 保存时如果由于特殊需要未予解密，要检查其记录密码是否保存下来。一、技术鉴定的内容

13、完整性鉴定完整性是指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损；与传统文件完整性不同的是，除了文件形成者将实际内容写到文件里面之外，系统还会自动加上一些信息，如网络传输过程中当地时间、作者身份等。那些在物理结构上分散的文件，必须按照电子文件目录核对电子文件的完整性、准确性。一、技术鉴定的内容完整性鉴定完整性鉴定可以分为检查文件要素和检查要素集中手段两个部分检查文件要素利用有效的技术手段，对照元数据模型，检查一份文件各个要素是否完备，包括可视的和不可视的部分。检查要素集中手段分析联系一份文件各个要素的技术手段是否有效，这些手段包括超级链接、置标语言等。一、技术鉴定的内容无病毒鉴定电子文件来自

14、四面八方，比起一个业务部门、一个机关受病毒侵害的概率自然大大增加。档案部门一旦遭受病毒感染，其危害是难以估量的。因此，对于归档电子文件和归档介质，应使用查毒、杀毒软件进行检测和处理。一、技术鉴定的内容载体状况鉴定电子文件的载体是信息最直接的“生存环境”，主要有磁带、磁盘、光盘等；载体质量发生问题会直接损伤存储其上的信息。首先应在相关设备上实验或检测，确定归档电子文件载体质量要求和载体产品品牌；其次确认归档电子文件载体是否符合质量要求，能否正常阅读；然后检查归档电子文件载体表面是否有物理损坏或变形、是否清洁、有无霉斑等。二、技术鉴定的方法对电子文件信息进行计算机阅读检查对载体的检查专用软件对介质

15、的现有状况进行物理扫描信息检查最常用的方法在计算机上进行阅读法国档案学者哈罗德瑙格勒：如果错误超过文件的5%，就有理由认为该文件不具有机读性我国目前的标准：无论抽样检验还是全部检验，合格率均应达到100%，如果入库的载体有错误，必须由原单位重新整理对文件格式及类型的鉴别要依靠档案管理员的知识和素质二、技术鉴定的方法发挥元数据的作用，检查电子文件信息记录制度要确定每一份电子文件都建立了必要的记录制度，从形成、收集、积累开始就要对其管理和利用情况开始记录，使电子文件在形成、处理、保管等整个过程中，都有完整信息可供查询。归档之前的信息记录是对文件原始性的证明，而归档后的信息记录是对文件真实性的保证。

16、建立电子文件信息记录制度有两种情况档案部门提前介入存储在移动介质的电子文件， 归档时必须辅以人工干预，建立记录制度二、技术鉴定的方法对电子文件形成时间和作者身份进行检验检查电子文件在形成过程中的控制方法，对电子文件作者的可靠性进行检验。电子文件的版本不能像纸质文件那样易于识别，可以通过计算机中记录下来的文件形成时间和作者身份进行比较和鉴别。二、技术鉴定的方法检查电子文件的传递方式、格式、状况以及保存文件方法只要所传递的文件是原件，从草稿到原件的路线清晰明了，传递过程中没有发生时间、日期、发送接收者以及主题的错误，加密文件和加密数据完好无损，就构成了一份真实文件。对文件传递方式、格式以及状况的控

17、制一般是计算机系统自带的功能，或者是系统软件开发时就要考虑的目标。二、技术鉴定的方法从技术上、法律上对电子文件信息的客观性进行认定数字水印技术使数字文本、视频、音频等数据上附加一个几乎抹不掉的印记，且不会影响信息的读取，以达到被鉴定的目的。第四节 电子文件鉴定的标准一、保管期限标准电子文件鉴定的最终结果同样表现为对存与毁的选择和对留存文件保管期限的确定。但由于电子文件的种类、成分和形成、积累过程有诸多特点，一些文件的价值还会随着信息技术的发展而有所改变，因此，不能简单地套用原有的保管期限表。一、保管期限标准美国国家档案与文件署（NARA）从1969年开始制定机读文件鉴定标准，70年代制定的机读

18、文件处置期限表中，将机读文件分为可由机关处理和不可由机关处理两类。前者在完成其现行职能后，可由形成机关自行决定处理；后者内容比较重要，由国家档案馆决定处置。1988 年，美国国家档案与文件署在国家档案馆内设立了电子文件中心。下设档案服务部与技术服务部，前者负责档案鉴定、登录、格式及参考服务工作，后者则负责中心管理的技术部分。一、保管期限标准NARA颁布了两个“通用电子文件保管期限表”用以规范电子文件的“处置”（销毁）范围；期限表中条款非常具体，明确规定了哪一种文件在什么情况下可以删除。需要考虑的因素除文件的内容、来源之外，还包括版本、副本、数据转移等方面的情况。若文件不在保管期限表条款之列，机

19、关认为需要“处置”时须向NARA递交申请表，获准后方可实行“处置”。近几年，为更有效地管理电子文件， NARA又制定了通用文件期限表GRS20。一、保管期限标准国家档案局“电子文件归档和电子档案管理研究领导小组”研究后认为划分电子文件保管期限的原则是:凡是反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的，具有长远科学研究和历史研究价值的电子文件，列为永久保存；凡是反映本单位一般职能活动，在较长时间内有参考利用价值的电子文件，列为长期保存；凡是短期内对本单位有参考利用价值的电子文件，列为短期保存。二、技术标准技术鉴定的依据是硬件、软件、载体及其相关的标准盒式录音磁带总技术条件 (GB 7309-8 7)

20、VHS 盒式录像磁带 (GB/T 14306-93) 磁性载体档案管理与保护规范 (DA/T 15-1995)CAD 电子文件光盘存储系统的一致性测试(GB/T I7679-1999)版式电子文件长期保存格式需求) CDA/T 47-2009) 等纸质档案数字化应按照国家档案局行业标准纸质档案数字化技术规范CDA/T31-2005) 要求执行三、鉴定工作中需要考虑的问题保管费用转移与价值取向的调整把“技术鉴定”作为决定电子文件保存价值的因素之一， 必然会导致在鉴定标准的把握上， 要作保存费用与价值取向之间关系的调整。虽然在传统文件鉴定上，很大程度上也参考了保存费用因素，但事实上并没有改变人们对

21、传统文件的价值鉴定偏重于内容分析这种势态。这种势态在电子文件鉴定中可能完全改变。因为管理电子文件的费用大量转移到保障其真实性、完整性、有效性和安全性等所需要的技术设备和环境维护中。为此， 付出的软硬件设备的费用将会直接影响到对电子文件保存价值的判断。三、鉴定工作中需要考虑的问题保管费用转移与价值取向的调整对电子文件而言，保存空间的重要性相对减弱，但管理电子文件的费用大量转移到保障其真实性、完整性、有效性和安全性所需要的技术设备和环境中来。必须考虑档案保管机构是否有足够的资金和力量来支持电子文件的技术要求，尤其是那些对特定的复杂软件具有特殊依赖性的文件。三、鉴定工作中需要考虑的问题保管费用转移与

22、价值取向的调整如果不能采用通用软件保存的话，档案保管机构还需要设法获得该文件的运行软件，而这类软件往往是昂贵的，或者是专利性的，软件拥有者可以有种种理由不愿无偿移交。档案保管机构需要根据电子文件的价值和自身的实力作出判断：或是购置相应软件甚至全套系统以保障文件的维护和使用，或是与文件形成机关达成协议，由他们按照国家的有关规定实施管理。某些文件从内容价值衡量需继续保存，然而技术上却难度极大，耗费甚巨，超过电子文件自身的价值，那么可以考虑将文件转存在纸质载体或缩微胶片保存，放弃其数字形式。三、鉴定工作中需要考虑的问题双套制条件下纸质文件鉴定的标准电子文件的易变性、易逝性使得人们在应用它们的同时，仍

23、然制作保留一份同样内容的纸质文件，以备不时之需，这种做法称为“双套制”。双套制的存在使得我们在鉴定电子文件的同时，也必须鉴定与之相对应的纸质文件。纸质文件的鉴定不存在技术鉴定问题，主要集中针对文件内容进行鉴定 。三、鉴定工作中需要考虑的问题双套制条件下纸质文件鉴定的标准鉴定时宜分清情况，采取与电子文件不同的标准一般情况下，如果电子文件所赖以存在的软硬件条件良好，符合长期保存的要求，则可对纸质文件采取更为严格的留存标准，规定只保留那些具有凭证价值和永久价值的文件。如果电子文件的存在环境技术鉴定通不过，认为无法继续保存，就可以采取较为宽松的标准，把具有保存价值的纸质文件保留下来。双套制条件下对文件

24、的鉴定，应充分发挥两者的优长，采取审慎的态度，不能错误地认为有电子文件，就轻率地销毁纸质文件，反之亦然。第五节 电子文件的销毁电子文件数量正呈现膨胀趋势，如不及时进行合理销毁，势必造成信息冗余，甚至造成庞大的信息垃圾，同时也加大敏感、涉密信息泄露的风险。开展电子文件的销毁既是电子文件鉴定工作的必然要求，有鉴定就必然有销毁；也是电子文件科学高效管理的必然要求。一、电子文件销毁的时机与实施者一般而言， 在电子文件管理过程中，如果使用的管理系统具有自动鉴定功能，则在系统设计之初就可根据内容鉴定的方法决定文件的存留，经过文件形成者确认之后，应该销毁的电子文件就可由管理系统自动删除；如果所使用的管理系统

25、没有相应的鉴定功能，可在档案部门参与下，定期对电子文件进行批量鉴定，及时将没有保存价值的电子文件销毁;经过初次鉴定后的电子文件， 在归档时，由档案部门进一步鉴定，被剔除出的电子文件由档案部门统一销毁。一、电子文件销毁的时机与实施者在电子文件销毁上，有两个关键性的环节（时机）电子文件的归档鉴定销毁在电子文件形成、归档以及向档案室移交过程中，由文件形成者或档案(室)管理者对电子文件进行内容和技术鉴定，对没有保存价值或技术状况达不到保管要求(经技术处理后，仍无法得到保管要求)的电子文件实施销毁。通过归档销毁，确定哪些电子文件需要留存档案室保存。电子文件的保管期限己满销毁它是对保管期限己满的电子文件的处置，一般情况下由档案室档案人员会同文件形成者，或档案馆档案人员会同档案形成单位决定到期电子文件的处置，对于无继续保存价值的电子文件进行销毁。二、电子文件的销毁方法电子文件的销毁可分为信息销毁和载体销毁两大部分信息销毁信息销毁是通过软件系统改变载体的状态，将电子文件数据从记录载体上彻底消除的一种方