电子自动订货系统EOS课件

1、第六章 电子自动订货系统（EOS）电子自动订货系统（Electronic Ordering System，EOS）是指企业间利用通信网络（VAN或互联网） 和终端设备以在线联结（ON-LINE）方式进行订货作业和订货信息交换的系统。EOS按应用范围可分为各企业内的EOS（如连锁店经营中各个连锁分店与总部之间建立的EOS系统），零售商与批发商之间的EOS系统以及零售商、批发商和生产商之间EOS系统。第一节 EOS系统的作用与应用在当前竞争的时代，如何有效管理企业的供货、库存等经营管理活动，并且在要求供货商及时补足售出商品的数量且不能有缺货的前提下,就必须采用EOS系统。EOS因涵括了许多先进的管

2、理手段和方法，因此物流企业应当引起重视。 一、 EOS系统的作用EOS系统能及时准确地交换订货信息，它在企业物流管理中的作用如下：1、对于传统的订货方式，如上门订货、邮寄订货、电话、传真订货等，EOS系统可以缩短从接到订单到发出订货的时间，缩短订货商品的交货期，减少商品订单的出错率，节省人工。2、有利于减少企业库存水平，提高企业的库存管理效率，同时也能防止商品特别是畅销商品缺货现象的发生。3、对于生产厂家和批发商来说，通过分析零售商的商品订货信息，能准确判断畅销商品和滞销商品，有利于企业调整商品生产和销售计划。4、有利于提高企业物流信息系统的效率，使各个业务信息子系统之间的数据交换更加便利和迅

3、速，丰富企业的经营信息。二、 EOS系统的应用在商业化迅速发展的今天，EOS系统也越来越显示出它的重要性。同时，随着科学技术不断发展和EOS系统的日益普及，EOS的标准化和网络化已经成了当今EOS系统的发展趋势。要实施EOS系统，必须做一系列的标准化准备工作。以日本EOS的阿发展为例，从20世纪70年代起即开始了包括对代码、传递、通信及网络传输的标准化研究，如：商品的统一代码，企业的统一代码，传递的标准格式，通信程序的标准格式以及网络资料交换的标准格式，等等。由于EOS系统给贸易伙伴带来了巨大的经济效益和社会效益，专业化的网络和地区网络在逐步扩大和完善，交换的信息内容和服务项目都在不断增加，E

4、OS系统正趋于系统化、社会化、标准化、国际化。由此可知，计算机、网络通信是支持EOS系统的硬件基础，而商品的统一标识、企业代码的统一等是支持EOS系统的软件基础。没有物品的统一标识，就没有信息交换资源共享的同一语言，电子订货系统（EOS），电子数据交换（EDI）就无法实现。 三、 EOS系统应用的前提企业在应用EOS系统时应注意以下前提：1、 订货业务作业的标准化。这是有效利用EOS系统的前提条件。2、 商品代码的设计。在零售企业单品管理方式中，每一个商品品种对应一个独立的商品代码，商品代码一般采用国家统一规定的标准。对于同一标准中没有规定的商品则采用本企业自己规定的商品代码。商品代码的设计是

5、应用EOS系统的基础条件。三、 EOS系统应用的前提3、 订货商品目录帐册（Order Book）的作用和更新。订货商品目录帐册的设计和运用是EOS系统成功的重要保证。4、 计算机以及订货信息输入和输出终端设备的添置和EOS系统设计是应用EOS系统的基础条件。5、 需要制定EOS系统应用手册并协调部门间、企业间的经营活动。第二节 EOS系统的结构与流程一、 EOS系统的结构EOS系统并非是单个的零售点与单个的批发商组成的系统，而是许多零售店和许多批发商组成的大系统的整体动作方式。 EOS系统中的批发、零售商、供货商、商业中增值网络中，在物流中的角色和作用：1、 批发、零售商中的作用采购人员根据

6、MIS系统提供的功能，收集并汇总各机构的要货的商品名称、要货数量，根据供货商的可供商品货源、供货价格、交货期限、供货商的信誉等资料，向指定的供货商下达采购指令。采购指令按照商业增值网络中心的标准格式进行填写，经商业增值网络中心提供的EDI格式转换系统而成为标准的EDI单证，经由通信界面将订货资料发送至商业增值网络中心。然后等待供货商发回的有关信息。 2、 商业增值网络中心的作用不参与交易双方的交易活动，只提供用户连接界面，每当接收到用户发来的EDI单证时，自动进行EOS交易伙伴关系的核查，只有互有伙伴关系的才能进行交易，否则视为无效交易。确定有效交易关系后还必须进行EDI单证格式检查，只有交易

7、双方均认可的单证格式，才能进行单证传递，并对每笔交易进行长期保存，供用户今后查询或在交易双方发生贸易纠纷时，可以根据商业增值网络中心所储存的单证内容作为司法证据。 3、 供货商的作用根据商业增值网络中心转来的EDI单证，经商业增值网络中心提供的通信界面和EDI格式转换系统而成为一张标准的商业订单，根据订单内容和供货商的MIS系统提供的相关的信息，供货商可及时安排出货，并讲出或信息通过EDI传递给相应的批发、零售商，从而完成一次基本的订货作业。二、EOS系统的流程1、在零售店的终端利用条码阅读器获取准备采购的商品条码，并在终端机上输入订货材料；利用电话线通过调制解调器传到批发商的计算机中。2、批

8、发商开出提货发票，并根据发票，同时开出拣货单，实施拣货，然后依据送货发票进行商品发货。3、送货传票上的资料便成为零售商的应付帐款资料及批发商的应收帐款资料。4、并接到应收帐款的系统中去。5、零售商对送到的货物进行检验后，便可以陈列与销售了。 第三节 EOS系统的实施要点 在目前过剩经济的时代，为迎合消费者的多样化和个性化的购买趋势，销售现场面临着运用有限的陈列空间为消费者提供更多选择的挑战。最直接的解决办法是通过减少单品陈列空间、降低库存来扩大商品线，这就要求采取少量多样的订购、降低安全库存、缩短订货前置时间、简化订货、验货、拣货作业等措施。经营者希望通过提高商品周转率来促进销售、降低库存，同

9、时力求避免因补货不当造成缺货。EOS就是解决上述问题的方案，实现EOS对零售商和供应商都有相辅的效益。 四、EOS推广的关键因素 1、 建立商品数据库EOS的顺利运作取决于商品数据库的建立和维护。对商家而言，建立商品数据库及更新（如增加新商品、删除废弃商品，价格、包装、单位数量的变动等）的制度，以便发送订单传票、制作标签、货架卡、商品目录等，将关系到EOS乃至商店自动化的成效。 2、企业公共代码及商品代码EOS作业要求为各交易体系的商品建立一套公共代码体系。连锁总部可自行建立各供应商的企业代码或商品代码对照表，但随着EOS往来日渐频繁时，维护和协调工作会成为很大的问题。企业公共代码和商业代码进

10、一步条形码化，这样除了便于系统化管理外，还可大幅降低错误率，提高数据输入效率。3、公共数据库将上述商品代码、企业代码和分类体系建成公共数据库，包括商品名称、规格、参与价格、企业单位地址、电话、负责人、经营商品内容、标准分类级别等信息，供外界查询、更新、增值分析，会对行业有重大贡献。 4、EOS增值网支持服务如果没有增值网中心居中协调，提供必要的转换及数据处理服务，EOS的成效会大打折扣。商家不仅在初期引入及后续开发上要耗费很大的人力和物力，短期很难见到投资回报，而且涉及到公共规范（如企业代码、商品码、订单格式、作业规范等）等敏感问题也很难推动。因此，EOS的成功依赖于增值网中心的正常运作。第四

11、节 设计订单处理系统 一、 订单处理系统的构成订单处理系统主要包括两种作业，及客户询价、报价与订单接收、确认、输入。由此，与其相对应的两个系统为自动报价系统与订单传送系统。 1、自动报价系统自动报价系统需要输入的数据包括客户名称、询问商品的名称、商品的详细规格、商品等级等。然后，系统根据这些数据调用产品明细数据库、客户交易此商品的历史数据库、对此客户报价的历史数据库、客户数据库、厂商采购报价等，以取得此项商品的报价历史资料、折扣数据、客户以往交易记录及客户折扣、商品供应价等数据。接着由报价单制作系统打印出报价单，经销售主管核准后即可送达客户。报价单经客户签回后即可成为正式订单。2、 订单传送系

12、统订单传送的方法有多种，包括邮寄、销售人员取回、电话订购、传真订购即通过计算机网络订购等，故订单的接收需考虑订购数据的识别及法律效力等问题。若订单是由报价单确认而来，则可由系统将报价数据转换为订购数据；若订购单由计算机网络传达传送，则需根据电子数据交换标准格式将数据转换成内部订单文件格式。输入转换后的定购资料须由销售人员核查在客户制定出货日期能否如期出货，所有的核查可经访问库存控制数据库、拣货产能调用数据库、包装产能调用数据库、运送设备产能调用数据库、人力资源调用数据库等核查其资源能力，数据确认即可转入待出货订单数据库中，并激活上述各数据库中的数量。二、订货单处理功能设计1、计划的接受和分析计

13、划下达之后，办事人员通过终端向系统输入计划数据，除了人工审阅之外，系统对进入的数据进一步作合理性检验，如编号、名称、数量、期限、特殊要求等等。系统对每一项计划赋予统一编号，生成对应的合同订货记录。 2、 市场订货系统允许市场调节的订货形式进入系统，从计算机处理来说只是在合同订货记录中标上非计划合同，一般来说，它的优先级大大低于计划合同。在具体处理上对这类订货有以下两方面要求：（1）赊贷控制。（2）订货项的识别。 3、订货的控制订货的控制作用在于保证整个订货兑付过程中有计划，使订货如期交付，保证产品符合订货要求，保证订货优先级的合理处理。包括如下内容：（1）跟踪订货状态。接到一个有关订货询问以后，系统就对订货的每一状态进行监视，一旦不正常，立即发出报警。（2）产品结构控制。（3）订货优先级。（4）确定订货交付日期。（5）查询 （6）评价订货服务的执行情况 三、订单处理系统的设计要点所需输入数据包括客户资料、商品规格资料、商品数量等。日期及订单号码、报价单号码由系统自动填写，但可修改。具备按客户名称、客户编号、商品名称、商品编号、订单号码、订货日期、出货日期等查询订单内容的功能。具备客户的多个出货地址记录，可根据不同交货地点开立发票。可查询客户信用、库存数量、产能分配及设备工具使用状况、人力资源分配。具备单一订单或批次订单打印功能。 报价系统具备由客户名称、客户编号、商品名称、商品编