公司综合部行政管理制度剖析

1、 讨论稿）二O一O年七月bXX.-J前言第一章第二章第五章第六章第七章第八章第九章第十章目录办公室礼仪办公环境人事管理考勤制度公文管理规定档案管理规定费用管理规定用品管理规定接待管理规定钥匙管理规定第十一章办公设备管理第十二章车辆管理制度第十三章司机管理办法第十四章工作交接制度第十五章会议管理第十六章卫生间使用管理规定第十七章员工宿舍管理规定第十八章行政监察管理规定一、管理原则：行政管理是任何组织管理系统的基础系统，其工作的基础性表现为其高度的保障性、细密性、相关性、稳定性和持久性，其组织构建、组织机制、组织运行、组织功能的效率和质量标志着组织管理系统的有效性和科学性。为切实保证公司经营需要，

2、必须加强和规范公司内部行政管理工作，建立规范的企业管理模式和制度。为此，我们在结合工作现状的基础上，以行政管理工作的基本职能为主线，编制了这册行政管理制度，目的在于明确公司行政管理程序，使之切合企业管理规范并操作可行，以保证公司经营工作的需要。本制度自正式发布之日起试行。凡公司原有其它相关规定与本制度相抵触处，均按本制度规定办理；在本制度具体执行中如有未明确事项，将陆续在今后工作中不断进行补充和完善，但在补充和完善之前，各公司、部门及各级员工务必自觉按公司工作惯例执行。二、适用范围1、本制度所称员工，系指本公司聘用所有从业人员。2、本制度适用于和源房地产开发有限公司、河北环宇电力通信有限公司和

3、廊坊欧仕亚电梯有限公司所有员工。三、制定部门本制度由综合管理部修订。四、解释权本制度解释权归属综合管理部。第一章办公室礼仪一、仪态礼仪（一）仪表端庄、整洁。具体要求是：1、头发：头发要经常清洗，保持清洁，男性头发不宜太长。2、指甲：指甲不能太长，应常修剪。女性涂指甲油要用淡色。3、胡子：胡子不能太长，应常修剪。4、口腔：保持清洁，上班前不能喝酒或吃有异味食品。5、女性职员化妆应给人清洁健康的印象，不能浓妆艳抹，不宜用香味浓烈的香水。（二）工作场所的服装应清洁、方便，不追求修饰。具体要求是：1、衬衫：无论是什么颜色，衬衫的领子与袖口不得污秽。2、鞋子：应保持清洁，如有破损应及时修补，不得穿带钉子

4、的鞋。（三）在公司应保持优雅的姿势、动作。具体要求是：1、站姿：两脚脚跟着地，脚尖离开约45度，腰背挺直，胸膛自然，两臂自然，不耸肩。会见客户或出席仪式站立场合，或在长辈、上级面前，不得把手交叉抱在胸前。2、坐姿：坐姿端正，把双腿平行放好，不得傲慢地把腿向前伸或向后伸，或俯视前方。要移动椅子的位置时，应先把椅子放在应放的地方，然后再坐。二、行为礼仪（一）进入工作场所严禁听随身听，戴耳机。（二）路遇同事、上司、下属时应问好或点头行礼表示致意。（三）握手时用普通站姿，并目视对方眼睛。如果你的手脏或者很凉或者有水、汗，不宜与人握手，只要主动向对方说明不握手的原因；女士应该主动与对方握手；不要戴手套握

5、手；不要在嚼着口香糖的情况下与别人握手。四）进入房间，要先轻轻敲门，听到应答再进。五）递交物件，如递文件等，要把正面、文字对着对方的方向递上去，如是钢笔，要把笔尖向自己，使对方容易接；至于刀子或剪刀等利器，应把刀尖向着自己。六）走通道、走廊时要放轻脚步。在公司的通道和走廊里不能一边走一边大声说话，更不得唱歌或吹口哨等。在通道、走廊里遇到上司或客户要礼让，不能抢行。接听外部电话，应主动答“您好，XXX公司（部室）请问”。七）当客人来访时，你应该主动从座位上站起来，引领客人进入接待区，为其送上茶水或饮料。如在自己的座位上交谈，应该注意声音不要过大，以免影响周围同事，并面带微笑。八）不论男女，当职位

6、高的人或年纪大的人进来时（无论是男的还是女的）都应主动起立，并主动问好。九）递送名片时应用双手拇指和食指执名片两角，让文字正面朝向对方，接名片时要用双手，并认真看一遍上面的内容。如果接下来与对方谈话，不要将名片收起来，应该放在桌子上，并保证不被其他东西压起来，这会使对方感觉你很重视他。参加会议时，应该在会前或会后交换名片，不要在会中擅自与别人交换名片。十）相互介绍时宜大方得体，介绍的原则是将级别低的介绍给级别高的；将年轻的介绍给年长的，将未婚的介绍给已婚的，将男性介绍给女性。三、日常场合应对（一）在与同事、客人站立交谈时，保持一至两个人的距离。（二）为表达对他人的尊重，下属对上司必须称呼头衔（

7、职位）；上司对下属称呼，可称呼职位；同级称呼可直呼其名，也可称呼其职位；在公众和社交场合，同事之间必须称呼头衔。（三）在处理对外事务中，必须使用“您好、欢迎、请、谢谢、对不起、再见、请走好”等礼貌语言。社交活动中的交谈，一般应选择大家共同感兴趣的话题，但是，不应该触及对方的年龄、收入、个人物品的价值、婚姻状况、宗教信仰等。第二章办公环境一、卫生和秩序管理（一）办公桌清洁，物品摆放整齐，不乱放与业务无关的东西，保持办公室及门窗洁净。（二）不得在办公室里用餐，公司员工用餐必须到餐厅用餐，餐后将桌面和地面打扫干净。（三）办公楼内公共区域严禁吸烟，违者每发现一次罚款100元；对于外来人员在公共区域吸烟

8、者，公司每名员工都有义务劝止。（四）讲究个人清洁卫生，仪表整洁，不随地乱扔垃圾、纸屑、不随地吐痰。（五）按规定使用办公设备和空调，下班应切断所有用电器电源，关闭门窗，违者每发现一次，扣罚所在部门经理100元。（六）员工宜主动做好卫间的使用和维护工作，严禁如厕不冲行为，违者一经查实，处200元罚款，并通报批评。（七）员工办公室和宿舍的清洁卫生由各室员轮流打扫，要求做到物见本色，地面和物体表面清洁无尘、墙壁无污迹、室内物品摆放整齐有序，对卫生不达标的，处部门负责人（宿舍长）每次100元罚款。（八）以上卫生情况的检查由综合管理部负责，办公区域卫生每日例检，寝室卫生每周检查一次。（九）以上罚款由被处罚

9、人当月工资中直接扣除。二、处罚规定1、员工违反下列规定之一者，发现一次，处50元罚款。2、在岗位上睡觉者；3、在上班期间看与业务无关的书籍、报纸、杂志者罚款；4、上班时间登录无关网页或网络聊天、购物等；5、无故串岗，离岗或干私活、吃零食者；以下行为视为严重违反公司的管理制度，公司将给予解除劳动关系1、上班时酗酒或任何时候食用毒品；2、偷窃行为；3、伪造公司文件；4、故意进行危害公司或其他职工安全的行为；5、故意破坏公司的设备、设施或其他财产；6、故意违反公司的行为准则；7、向未经授权的人透露专有资料或保密资料；8、被判任何刑事罪或负案人员。员工行为如不符合公司规范，违反公司制度，一经查实，根据

10、过失程度而执行不同的纪律处分。1、工作懈怠，不按规定和要求完成工作任务；2、无理拒绝工作安排、指令；3、收受任何种类的贿赂；4、利用职权贪污，侵害公司的经济利益；5、伪造和涂改公司的任何报告或记录；6、未经领导允许，擅取公司的任何数据、记录或物品；7、弄虚作假，违反公司的管理规定；8、散布谣言，致使同事、或公司蒙受不利；9、违反安全规定，或其行为危害他人安全；10、擅自出借公司的场地、物品、设施；11、利用职务营私舞弊，损公利已；12、偷盗公司的财产、资源；13、遗失经管的财物，重要文件、数据等；14、侮辱、恐吓、殴打同事等；15、在公司赌博、酗酒或出现其它伤风败俗的行为；16、其他违反公司政

11、策、程序、规定的不良行为。三、电话使用（一）原则上仅用于公务洽谈。（二）注意礼节，长话短说，简明扼要，以免耗时占线。四、网络使用管理（一）公司局域网的日常维护和管理工作由网络管理员负责。（二）在工作时间内任何人都不允许在网络上从事与工作无关的活动，在任何时间里都不允许下载或传送与工作无关的超大文件，以保证公司网络资源的合理使用。（三）不得使用非法手段窃取他人口令，盗用他人IP地址，非法入侵他人计算机系统，阅读他人文件或电子邮件。（四）不得在内部网中制作、查阅、复制和传播反动、淫秽信息，不得在网络上发布不真实的信息，不得发布具有威胁性、不友好、有损公司、同事声誉的信息。第三章人事管理一、员工聘用

12、（一）员工录用：本公司各部门如因业务需要，必须增加人员时，应按人力资源管理流程提出申请，经用人部门负责人、分管副总、综合管理部主任核准后，由综合管理部办理聘用事宜。（二）新进人员面试及审查合格后，由综合管理部发出试用通知书，原则上试用三个月，期满考核合格者，方可正式雇佣；但工作成绩优良者，可缩短其试用时间，最短不得少于一个月。（三）试用人员如有品行不良、工作业绩欠佳或无故旷工者，可随时停止试用，予以解聘；员工试用不满七日离岗者，工资不予核发。（四）试用人员于报到时，应向综合管理部提供下列证件：1、应聘人员登记表2、毕业证书、学历证书、职称、资格证书的原件及复印件3、最近三个月内免冠照片4张4、

13、身份证、户口本原件及复印件5、与最后服务单位解除劳动关系的手续或离职证明6、其他必要证件（五）凡有下列情况者，一律不予录用：1、被剥夺政治权利者2、受有期徒刑宣判或通缉，尚未结案者3、受破产宣告，尚未撤销者4、吸食毒品者5、亏欠公款受处罚且未结案者6、患有精神病或传染病者7、品性恶劣，曾因此被开除者8、身体检查经认定不适合者9、未满十八岁者二、员工档案（一）员工档案分为培训档案和工作人事档案。工作人事档案、培训档案在员工进入公司后建立，档案在员工被录用后由综合管理部统一建立和保管。分为电子版和纸制版。（二）员工需就下列事项或身份的改变，应及时通知综合管理部：1、常驻家庭住址和电话号码（固定电话

14、和手机）；2、身份证号码；3、获得新的学历证书或资格证书；三、员工上岗（一）公司交给员工的所有钥匙必须妥为保管，不得复制，不得借与他人，在上班的最后一天交还给办公室,员工遗失钥匙的应立即报告。（二）员工在公司工作期间应爱护一切公物，员工若离开公司，必须按登记的物品清单移交给有关部门，若有遗失或损坏，应照价赔偿。四、员工转正试用期满后，员工填写试用员工转正申请表，由部门经理和主管副总签批意见后，交综合管理部办理转正或予以延期转正手续。五、员工辞职员工申请辞职，应提前30天向上级缴纳书面申请，试用期员工提前7天。期间综合管理部组织招聘，并在新人到位后随时接替辞职员工作。如在规定时限内未招聘到新人，

15、辞职员工可在30天（试用期员工7天）后到综合管理部办理自动离职手续。六、离职程序：（一）离职人员凭书面申请到综合管理部领取离职审批表物品交接单、工作交接单，与接收人和监交人共同确认，并按照见物分项认真填写表单，填写完毕后，由接收人和监交人分别签字确认，完成交接。涉及到资金、实物移交的员工离职，在员工提出辞职申请时，员工所在部门必须及时安排盘点，并出具盘点报告，确认离职人员责任。（二）相关手续全部结清后结算工资，工资结算为次月15日之间。（三）员工未按照公司规定办理离职造成损失，由员工本人承担相应责任。六、员工内部调动（一）公司因业务需要，可调整任何一名员工的岗位，被调动员工应服从公司的工作安排

16、。（二）各部门主管应就所属人员依其个性、学识、能力调配人力资源，安排适当工作，应做到人尽其才，才尽其用。（三）员工跨部门调动时，应到人力资源部领取员工调动申请表，经调入和调出部门负责人和分管总经理签字审批后确认调动。（四）由综合管理部开具派遣证，并办理相关手续，发布人事任免决定通知。（五）凭已签审完毕的派遣证到新部门报到。（六）无派遣证的员工不核发工资。第四章考勤制度一、办公楼内人员上班时间执行每周六天工作制,如有特殊原因需调整的,须经综合管理部审核备案后方可执行。上午：8：00-12：00下午：14：00-18：00如有变动，以新审批制度为准。二、三个公司的业务部门采取弹性工作时间制，因特殊

17、情况或工作未完成者应自动延长工作时间。三、三个公司的业务部门考勤由分管部门经理负责统计，于每月25日上报综合管理部统计员工考勤情况。四、打卡细则（一）办公楼内员工每天上班、下班，均需打卡（每天四次）；（二）员工因公或其他原因未打卡者，需填写缺勤申请单，由直属上司签字证明批准，否则按旷工处理。违反者每次罚款50元，单个月份内出现3次（含）以上者，扣发当月工资总额的50%；五、员工考勤以打卡机记录为准，三个公司的业务部门考勤以签到记录为准。六、员工迟到、早退，依下列规定处分：（一）迟到、早退时间在五分钟内（含五分钟），处罚10.00元。（二）迟到、早退时间在五分钟（不含五分钟）到十分钟（含十分钟）

18、，处罚15.00元。（三）迟到、早退时间在十分钟（不含十分钟）到十五分钟（含十五分钟），处罚20.00元。（四）迟到、早退时间在十五分钟（不含十五分钟）到二十分钟（含二十分钟），处罚30.00元。（五）迟到时间、早退在二十分钟（不含二十分钟），按全天事假处理,扣除当天工资。（六）员工未经批准擅自离岗，视为旷工，旷工一日扣罚当月工资总额的30%；旷工二日扣罚当月工资总额的60%；旷工三日按除名处理并扣罚全额工资及年终奖金。（七）员工因工作需要导致非正常作息，须填写非正常作息申请表，提交部门负责人，经部门负责人审批后报综合管理部审批后，视工作情况调休。七、请休假管理制度员工因病、事请假，应提前填写

19、请假条，于事前办理完毕请假和工作交接手续。如因临时有事不能提前请假者，应提前向直属领导电话告假，直属领导应在当日到综合管理部口头备案，请假者在病、事假结束次日内补办请假手续。（一）公司病事假管理实行层级负责制。员工请假，须按批假权限逐级向本部门负责人请批；部门负责人请假，须报直属部门副总审批；部门副总请假，须向总经理或董事长请批。（二）员工请假均须报综合管理部备案。（三）办理请假手续时，首先应到公司人力资源部领取请假条，由主管领导审批签字后，再交由人力资源部备案。（四）请假人如无特殊情况，必须事前办理请假审批手续，经有关领导准假后才能离开工作岗位。未经准假自行不上班或离开工作岗位，以及伪造请假

20、事由骗取领导准假按旷工处理。（五）职工请假逾期不归，又未履行续假手续的，视为超假。超假期间停发工资等一切福利待遇，并视情节轻重予以警告或劝退。事假：（一）事假不计薪，公司员工事假不得连续超过10天。（二）员工请事假，须提前一天向上级领导书面请假，并交请假条。（三）事假1天内的批准人请假员工的直接上级。（四）事假2天内的批准人直接上级、分管副总、综合办主任。（五）事假超过3天以上的批准人分管副总、综合办主任、总经理。（六）事假3天（含3天）以上，要提前一周请假，并做好交接工作再离岗；特殊情况可电话请假，仅限1天；若事后请假，按旷工处理。（七）试用期员工事假天数不得超过4天（不含4天）。病假：（一

21、）病假不计薪，员工病假不得连续超过10天，超过10天（含10天）者，按离岗处理。（二）病假应出具县（市）级以上医院相关证明或当天就诊发票，若无医院证明及当天挂号凭证的按事假处理。婚假：（一）试用期满，员工结婚可享有带薪休假3天（不含公休日）；（二）试用期满，符合晚婚年龄（男员工超过25岁，女员工超过23岁）可享有带薪休假7天。产假（一）试用期满的女员工生育可请假90天（包含公休日），难产的增加产假15天，多胞胎生育增加15天。每多生育一个婴儿，增加产假15天。（二）职工怀孕流产根据县市级以上医院出具的证明，给予3天的带薪休假。（三）员工无故不到公司报到者，视同自动离职处理。（四）公司男员工的妻

22、子生育时，男员工可请7天的陪护假。丧假（一）员工因其父母、子女、配偶丧亡可请带薪假3天（含公休日）；（二）员工因兄弟、姐妹、岳父母丧亡可请带薪假2天（含公休日）；（三）员工因祖父、祖母丧亡可请带薪假1天。（如遇公休日，不再补假）。第五章公文管理规定一、公文种类1、请示:请上级指示和批准，用“请示”。2、报告:向上级机关汇报工作，反映情况，用“报告”。3、通告:在一定范围内公布应当遵守或周知的事件，用“通告”。4、批复:答复请示事项，用“批复”。5、通知:传达上级的指示，要求下级办理或者需要知道的事项，批转下级的公文或转发上级、同级和不相隶属单位的公文，用“通知”。6、通报:表扬好人好事，批评错

23、误，传达重要情况以及需要所属各单位知道的事项，用“通报”。7、决定、决议:对某些问题或者重大行动作出安排，用“决定”.经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用“决议”。8、函:平行的或不相隶属的单位之间互相商洽工作，向有关主管部门请示批准等询问和答复问题，用“函”。9、会议纪要:传达会议议定事项和主要精神，要求有关单位共同遵守执行的，用“会议纪要”。10、其它资料：包括公司内部各种专业计划、方案、报表、报告等资料，适用于公司内部的经营和管理。11、外来公文：包括获自于或来自于本公司以外的各类文件、资料、批复、传真、信函等公文。二、公文格式公文一般由公司文头（红色）、公文字号、秘级、签发人、签发

24、时间、标题、正文、落款、成文时间、公文用印、主题词、主送单位、抄报抄送单位、办文事项、附件等部分组成。1、公司文头：一律事先在电脑上制作好。外行编号文首页一律用彩色打印；内行编号文首页一律用黑白打印；部门行文不得使用公司正式红头文式。2、公文字号：按上述规范执行。发文号统一由行政部编排。3、公文秘级：分为“绝密”、“机密”和“秘密”。绝密是最重要的公司秘密，泄露会使公司的权益和利益遭受特别严重的损害；机密是重要的公司秘密，泄露会使公司权益和利益遭受到严重的损害；秘密是一般的公司秘密，泄露会使公司的权力和利益遭受损害。文件机密级数，由发文单位的主管领导根据文件内容确定。绝密文件只能印一份，由起草

25、人送有阅文资格的人员传阅，机密文件按审阅人数打印，阅完后由起草人收回归档。秘密文件由阅文人妥善保管。4、签发人/时间：按内容性质由公司总经理（或其授权人）在定稿上审签。正式公文上打印。5、公文标题：应准确简要地概括文件的主要内容；标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号；标题用2号简体宋体字。6、公文正文：正文用4号宋体字；正文中的一级小标题，用小3号黑体字；行距22磅。7、落款/成文时间/公文用印：除会议纪要外，正式编号公文应在落款和成文时间上加盖印章，位置为骑年压月。8、主题词：一般为标题的关键词。9、主送/抄送单位：由审稿人确定。10、办文事项：如实记载拟稿人、审核人、打印人、

26、校对人的姓名，以及实际印发、存档的份数。11、公文附件：单独排版、装订在正文之后；成文时间之前注明附件顺序和名称。12、附样式：（公文字号）签发人：秘级签发时间：标题主送单位：（正文）（落款、成文时间、用印（附件序号、名称）主题词：报送：发送：存档（）拟稿：审核：打印：校对：共印份本公司公文行文一律使用下列公文字号，并对应适用范围使用：“发”字号“函”字号“纪”字号环宇公司环发号环函号环纪号内行/下行文决定、决议、制度、规定、办法、通告、通知、通报、/会议纪要适用公内行/上行文/请示、报告、批复、会议纪要文范围外行/上行文/公函/三、公文办理（一）收文处理1、程序：凡送交公司或公司收到的外来公

27、文，均按：“签收登记分送处理复文立卷存档”程序办理。2、要求：）当公文送达或收到公文时，均由综合办文员收。根据公文内容和要求，用传阅夹并附上批阅单后，将其及时分送公司有关领导传阅和批示；待领导传阅批示后，再转送相关部门办理公文涉及和领导批阅涉及的有关事项。办理过程中，办文部门、人员应根据要求，及时了解办理情况并向公司有关领导反馈办理信息。如需就公文办理事项向来文单位作出答复，则由公文办理相关部门按下述内部公文办理程序向来文单位复文。办理完结，总经办或相关部门及时将公文收回并存档。）上级发来的文件及注有密级的简报、电传、资料和平级发来的文件，均由综合办统一签收、登记、呈阅、分发并按不同类别进行分

28、类处理。）加强公文检查催办工作。综合办对有领导批示的公文及本公司发出的文件，要认真督促、催办，以防积压或漏办。各部门对上级发出的文件，需要汇报贯彻执行情况的，要及时检查反馈。）领导参加重要会议带回的文件，在汇报和传达后，应将会议文件交总经办档案管理员立卷归档。（二）发文处理一般包括拟稿、审稿、签发、缉印、校对、用印、封发等程序。1、草拟公文的要求：1）要符合公司制度、政策和上级的有关规定。2）情况要确实，观点要明确，文字要精练，条理要清楚，层次要分明，标点符号要正确，篇幅要力求简短。3）引用的公文要写明发文机关、公文编号、标题和发文时间。4）草拟公文必须使用A4的公文稿纸，文面应保持整洁，凡是

29、文面凌乱不清的，要重新清稿。5）数字的写法。正式文件中，除文件编号、统计表、计划表、序号、专用术语和百分比必须用阿拉伯数字书写外，其他用汉字书写。章节序数的写法。一般应按下列顺序排列：第一层为：“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四为“（1）”。6）不要滥用简称。年月日、人名、地名、文件名称、事物名称等，一般不要简称。2、公文审核。公司的文稿在送领导签发前，应由起草文件部门负责人审核后呈送。1）审核的重点：2）是否需要行文。3）是否符合公司制度、政策；与本单位发过的公文是否衔接。4）提出的要求和措施是否明确具体、切实可行。5）处理程序是否完备，行文关系、公文格式是否符合规定。6）文字

30、叙述是否符合文法和逻辑，标点符号是否正确。7）审核时如发现不妥之处，必须进行修改，属于重要的原则性的问题，应退回原承办部门修改，改动过大的，要重新拟正。3、公文签发。1）公司行政文件，由总经理签发。业务文件，由分管副总签署意见后，由总经理签发。2）签发后的公文不得再作任何修改。若确需修改，必须重新送签。3）公文办理完毕后，要及时送交档案管理人员整理立卷，个人不得私自保存应存档的文件。4）印制：公文印制一般应使用A4纸张打印一套，其余复印；部门行文不得使用公司正式红头文式。第六章档案管理规定一、管理总则：1、档案管理是公司的一项十分重要的基础工作，是公司的无形资产和信息资源，是有效开展工作、提高

31、工作效率的重要工具和保障。2、公司全部形成的档案归公司所有，公司对档案具有所有权、使用权监督权和处置权。3、公司实行人工档案、电脑档案和实物档案并行管理，相互补充。4、实行部门内部分工管理；二、档案范围：凡属下列对象均纳入公司档案管理范围，并按性质暂分为如下几大类：1、公司档案：包括公司的申报文件、注册文件、证照印章、正式文件、正式函件、会议纪要、合同协议、制度文件、公司简报等。2、人事档案：包括公司员工在公司就职期间和管理过程中形成的全部招聘、应聘、入职、晋升、考核、离职、培训、奖惩、审批、表单、合同、协议、证书及其相关资料和表单、报表。3、行政档案：包括行政后勤管理过程中所形成、积累的全部

32、原始资料、原始记录、统计报表、登记台帐、工作表单、合同协议，以及相关收文、简报、审批文函等。政策档案：包括各类相关法律法规、综合政策、行业政策、行业规定、市场信息、资源信息等文件资料。4、综合档案：包括以上未包含的其它文档资料。三、公司档案按保存性质分为如下：1、电子档案：包括以计算机硬盘、软盘、光盘、优盘形式保存的全部文件档案资料。2、实物档案：包括以非文件资料和电脑磁盘形式存在的其它实物档案，如各类电脑软件、照片、图册、手册、样品、音像带等。3、本文档案：以打印出来的有文字的纸张形式保存的档案。四、管理程序=j（一）文本档案的管理程序：第七章费用管理规定一、管理范围1、本规定所指“费用”是

33、指办公行政性费用。2、本规定所指“管理”是指对上述费用发生的审批、核准和记录。二、管理模式1、归口管理：即公司行政办公所涉及实物管理和费用管理的日常工作由综合办负责。2、监督管理：即实行控制支出、审批、报销一支笔的监控制度。三、费用分类1、水费：即在公司办公地点发生的自来水费。2、电费：即在公司办公地点发生的电费。3、实物资产费；即非消耗性办公用品的购置金额。4、车辆使用费：即公司购置车辆的保险费、车船税、汽油费、维修保养费、停洗过路费、车辆用品费等日常使用费。5、通讯费：即在公司办公地点发生的固定电话、传真电话费用。6、人事管理费：即公司为人力资源管理、劳资管理发生的如招聘广告、招聘入场等费

34、用。7、低值易耗品费：（1）办公用品费：公司各部门发生的专用办公用品费，如笔记本、各类笔、笔筒、笔芯、大头针、回型针、胶水、胶棒、订书机、修正液等（2）办公耗材费：公司各部门办公电脑设备所需的易耗材料费用，如复印机、打印机加粉、购买硒鼓、墨盒、U盘、鼠标、软驱、网线等；（3）文印制作费：即外送制作、装裱发生的费用，如信笺、信封、表单、单据、宣传品、名片及在外复印、在外装订等费用；（4）其它用品费：即以上低值易耗品不能包含的其它低值耗品费。8、维修费：公司内办公家具、办公设备、照明等的各项维修费用，如办公桌、复印机、开关等的维修；9、其它费用：即以上项费用不能包含的其它费用。第八章用品管理规定一

35、、管理范围（一）本规范所指“用品”是指消耗性和非消耗性两类办公用品：1、消耗性办公用品：指公司购置、订做的办公用家具、电器、器具等设备，主要包括：车辆、办公桌、椅、沙发、茶几、文件柜、书柜（架、电脑及配置、打印机、扫描仪、投影仪、摄象机、照相机、复印机、传真机、装订机、订书机、计算器、电话机、饮水机、打卡机等。2、非消耗性办公用品：指公司购置、订做的各类办公用低值易耗品，主要包括：书写用品、装订用品、文档用品、文印用品、接待用品、餐饮用品、清洁用品等。（二）本规范所指“管理”是指：对上述办公用品的审批、购置、检验、入库、登记、编号、报帐、配置、领用、统计、借调、保修、维护修理、盘点、报废、档案

36、管理等工作。二、管理原则（一）归口负责，统一管理：公司所有办公用品由综合办办统一负责购买、配置、发放和管理。（二）预算统计，规范表单：各部门应在每月20日前将次月所需办公用品报综合办，由综合办统计品种、数量，编制预算并报批。月底需进行购、发、存盘点统计。（三）节约使用，谁用谁责：办公用品一经配发领用，领用人即对所领办公用品负有保管维护的责任，不得遗失和损坏。三、管理程序公司办公用品按下述程序进行管理：预算申报审核审批领款采购验收入库登记配发领用。（一）预算申报：每月底由综合部根据上月盘点和本月申请预计，填制“办公用品购置申请表”。（二）审核审批：对上表由综合办主任初审后报财务经理审核、再报总经

37、理审批。（三）领款采购：购置预算审批后，凭此填写借款单并再由综合部统一负责采购。（四）验收入库：购置的办公用品，应有综合部库管人员核查验收后，方能入库。（五）配发领用：凡配发、领用的办公用品，均需由领用人签字。第九章接待管理规定一、管理范围1、本规范所指“接待”是指全体员工对公司、公司领导、各部门和员工的来访客人客户的礼仪性接待。2、本规范所指“管理”是指对来访客人客户的文明通话、文明对话、客人导引、礼仪服务、食宿安排、车辆接送等。二、管理责任1、董事的客人，由董事长秘书负责礼仪接待和食宿安排、由其专车驾驶员或综合办办负责车辆接送。2、其他人员的客人，由相关人员和部门自行接待，综合办必要时配合

38、。3、应聘人员的接待，由综合办负责。三、管理要求1、接听电话要讲普通话，文明、客气、主动介绍。2、对来访、办事、应聘等的客人客户要主动起身、微笑询问、客气回答、热情引领、端茶到水、文明有礼。3、接待客人要主动自我介绍并相互介绍，递接名片用双手，以示尊重4、来客告辞，应起身微笑相送。5、对已到午餐时间尚未离去的客人客户，要主动征询、安排工作餐。6、对需安排食宿行程的客人客户，要热情服务、周到细致。7、对态度不好甚至无礼的客人客户，要微笑忍让、冷静对待、不卑不亢，不可公开吵闹。第十章钥匙管理规定Ii目1、本规范所指“锁匙”是指公司办公地（用）的门、柜、桌、箱、车的锁具和钥匙。2、本规范所指“管理”

39、是主要包括上述锁钥的备份保管、配发、回收和销毁。二、管理措施1、购置验收：凡在新购置带锁具的办公家具、车辆和物品时，总经办或经办人员必须认真检查核对锁具、钥匙的质量和数量，验收无误后应向总经办知会并由其统一管理。2、配发：由综合办登记，领用人签领。3、备份保管：为保证公司财产的统一和完整，并应公司急时之需，公司除财务部保险柜和领导有明确不做备存钥匙外，其余全部钥匙必须留有备份，并由综合办统一保管。4、离职清退：离职员工离职前，必须按程序和有关规定，交清全部领取和配发的钥匙；如有遗失，须主动接受公司视情况给予的过失处罚。三、管理责任1、上述管理责任，由综合办统一负责，尤其是综合办必须保证备份钥匙

40、的完整和安全。2、公司未保留备份的财务部保险柜领导有明确要求不做备存的钥匙，其管理责任由使用保管者自行负责。3、员工领取、配发的公司钥匙，其使用、保管责任由使用者自行负责。第十一章办公设备管理办公设备专为保障公司各项业务工作得以顺利进行而配备，各部门必须严格按规定使用，具体如下：一、办公设备购置1、公司购置的办公设备（打印机、复印机、电脑、饮水机、装订机、碎纸机、办公桌椅等）均由总经办报计划，经集团综合管理部审批同意后由总经办统一安排购置。2、公司的办公设备均需由总经办统一实物资产编号、登记、造册。二、办公设备的使用管理（一）电话1、公司电话是联系业务及沟通各项工作的工具，各部门所使用的电话机

41、由使用人负责维护、管理；在使用中应注意通话简洁，避免长时间占线。2、公司各部门办公电话均未开通国内长途功能，只有前台传真机开通此项功能，若因工作需要，需拔打长途电话可到前台使用。（二）传真机为确保公司传真机畅通，一般情况下不得使用传真机拨打电话；若因工作需要，需拨打长途电话或传真均须在前台登记。（三）复印机1、复印的文件资料应与工作有关，各部门需指定专人负责复印本部门的文件资料，因人为因素造成复印机的损坏，由个人承担维修费用。2、复印机管理部门定期对复印机进行维护和保养。（四）电脑、打印机1、各部门使用的电脑由使用人对其进行统一管理，并设置开机密码和屏保密码，由总经办组织财务电脑部的专业人员对

42、电脑使用人员进行系统的管理及相关培训。2、电脑、打印机应定期维护，使用人员要随时注意微机的保养，定期清洁微机表面。电脑使用人员应按文档管理规定的要求定期进行备份，以免公司电脑因病毒或系统崩溃造成数据丢失。3、各部门电脑若多人使用，请建好各自的电脑文档。4、各部门电脑使用人员应严格遵守正确的电脑操作规则，不得对电脑上的软件设置进行任何增删、改动。如确需新装软件及更改设置，应事先通知总经办备案。5、每台电脑所存文档、资料是公司的重要信息资源，不得用于私人用途和私自拷贝。备份软盘请妥善保管，不得遗失和公盘私用。不得使用非公司所发的软盘，一旦使用，致使电脑染上病毒，造成系统数据破坏和电脑文档丢失，公司

43、将给予20-100元的经济处罚。6、各部门电脑操作人员均需定期对其使用的电脑及备份软盘进行杀毒，发现问题及时通告并处理。7、在办公区域内任何人不得玩电脑游戏、上网聊天或下载网络游戏及音乐，凡发现者罚款人民币20元整，情节严重者，予以辞退。第十二章车辆管理制度一、综合办为公司车辆归口管理部门，负责公司热闹所有车辆的管理工作；二、公司车辆除董事长用车为专车外，其他人均不享受专车待遇；三、公司车辆使用实行派车制度，凡因公用车均应事先填写用车申请单交综合办，综合办按照先急事、后一般事；先满足工作任务、接待任务，后其他事的原则安排；四、所有车辆使用结束后均须停放到公司院内，未经批准一律不准在公司以外任何

44、地点停放，特殊情况应提前报请批准后方可；五、如遇下班后因公用车，由用车人填写用车登记表后到门卫室领取车钥匙。返回后如实填写行车记录;六、公司车辆实行专人专车管理，指定司机为车辆保养、维护和使用的第一责任人;七、公司车辆加油卡实行一车一卡管理制度，司机加油后应填写加油记录，并保留机打票，每月汇总后交综合办公室备查;八、各种车辆的附带资料，除机动行行驶证、保险单随车携带外，其余资料均由综合办保管，不得遗失，如该车移转时应办理车辆转籍手续,并将该车各种资料随车转移;九、各种车辆如在公务中遇不可抗拒的车祸发生，除及时报案外，须即刻与综合办联络，综合办除应即刻前往处理外，并应立即通知保险公司办理赔偿手续

45、;十、外单位（个人）借车，除在综合办填写借车协议以外，还须经总经理批准后方可借出;十一、车辆维修须提前填写维修申请单，经审批同意后方可到指定修理厂维修；十二、其它未尽事宜由公司酌情处理。第十三章司机管理办法一、公司司机必须遵守中华人民共和国道路交通安全法及有关交通安全管理的规章规则，安全驾车。并应遵守本公司其他相关的规章制度。二、司机应爱惜公司车辆，平时要注意车辆的保养，经常检查车辆的主要机件，及时发现车辆异常，并实施维护、维修，杜绝因检查不及时引起的车辆故障。三、司机应每天抽适当时间擦洗自己所开车辆，以保持车辆的清洁（包括车内、车外表的清洁）。四、出车前，要例行检查车辆的水、电、油及其他性能

46、是否正常，发现不正常时，要立即加补或调整。出车回来，要检查存油量，根据一天的用油量发现存油不足时，应立即加油，不得出车时才临时加油。五、出车在外或出车归来停放车辆，一定要注意选取停放地点和位置,不能在不准停车的路段或危险地段停车。司机离开车辆时，要锁好保险锁,防止车辆被盗。司机不得把重要的私人票据或贵重物品放在车上，如发生车辆或随车物品丢失，由司机负责赔偿。六、出车时一定保证证件齐全。且无过期现象，如已到期、过期的应及时检审。因证件不全或过期被罚款的，费用由当事人负责。七、司机平时要注意休息，不准开疲劳车，不准酒后驾车。八、接送员工上下班的司机，要准时出车，不得误点。九、上班时间内司机未被派出

47、车的，应随时在门卫室等候出车，有要事需离开时，要向综合办说明去向和所需时间；十、出车外出回来必须即时到管理人员处报到，以便综合办做好其他安排。司机出车执行任务，遇特殊情况不能按时返回的，应及时设法通知管理人员，并说明原因。十一、司机未经领导批准，不得将自己保管的车辆随便交给他人驾驶或练习驾驶；严禁将车辆交给无证人员驾驶；任何人不得利用公司车辆学开车。下班后，应将车辆停放适当地点保管，不准私自用车。十二、综合办根据每辆车的百公里油耗量、公里数、加油钱数对每辆车进行不定期抽查，对于油和公里数不符者，由司机按时价补足多耗油费用。测算方法：最高不得超出车辆说明书标准油耗的5%。十三、对于驾驶员出车过程

48、中用车人有急事要求去其他地点的时候，司机须向综合办如实汇报，经批准后方可前往，对于不汇报私自改变行程的一经发现将给予每次50元罚款的处理。十四、司机应对各级领导在车内的谈话保密。十五、司机应及时督促车辆管理员缴纳车辆保险、车辆检测费等费用，因超时缴纳导致的罚款及滞纳金由司机承担。十六、凡违反交通规则，违法罚款由驾驶人负担。十七、车辆发生交通事故，在扣除保险金额后再视实际情况由司机与公司共同负担。十八、以上未明示处罚项，司机如有违反，给予50200元不等罚款处理。十九、其它未尽事宜由公司酌情处理。用车申请单车牌号码：年月日用车申请部门申请人驾驶员申请用车时间月日时分至时分止事由目的地及路线公里表

49、起数公里表止数加油记录表加油日期加油前公里表读数加油量（升）油号金额（元）司机签字第十四章工作交接制度为规范办公制度，规范工作交接程序，明确交接双方的责任，保证公司各项工作的连续性，安全性，特制订本制度。一、适用范围本管理条例适用于公司全体员工因岗位调整、辞职等所引起的工作交接等。二、交接内容资料、资产、资源、工作三、交接制度（一）资料交接1、本条所指资料为公司文件、外来文件、工作通知、工作报告，工作总结、工作计划、策划方案、各类报表、图片、书籍、音像材料、账册及各种凭证资料。2、档案、资料交接应填写档案、资料移交清单，移交清单应分别载明序号、日期、资料名称、应缴数量、实交数量、移交人员、接收

50、人员、监交人登记栏，清单必须一式两份，移交人员、接收人员、监受人员应在清单上签字。3、公司员工之间进行单份文件资料交接的，交接部门应分别填写公司文件交接目录，由移交人员和接收人员签字，签字后视为接受。公司文件交接目录应装订成册，已备后查。（二）资产交接1、本条所指资产包括个人正在使用的电脑、桌椅、电话机、文件柜、工具书、订书机、计算器、电话卡、钥匙、证照、章证等耐用办公用品。2、资产移交应以移交人员管辖范围及实际使用的物品为基础，对照公司资产的登记台账进行。3、移交人员必须保证移交的资产完好无损，能够正常使用，接受人员负有检查验收的责任。（三）资源交接1、本条所指的资源范围包括与公司工作相关的

51、供应商厂家、关系单位、业务单位、联系方式等。2、移交人员必须在离岗前将与工作相关的社会资源、业务资源基本情况书写清楚，将与资源有关的一切工作一并交给接受人员。3、移交人员对移交的资源信息负有保证信息真实有效的义务，接受人员对接受的资源信息负有查对核实的责任。（四）离岗前工作交接1、本条所指的工作包括正在进行的工作、刚受领的工作、计划在一定时间内完成的工作、前期已完成的工作。2、公司员工因岗位变动（离任、离岗、辞职、辞退），不在原岗位继续工作，在离开岗位前必须进行工作交接。3、公司员工辞职，本人应提前一个月提出辞职报告，以便公司选调人员进行工作交接，工作交接不清的，不得离岗。4、移交人员在移交工

52、作时，应对各项工作分类分项做出书面说明，将所需交接的物品列出清单，报主管上级审核后移交。5、移交人员应根据工作的种类分类整理出交接物品，按照类别整理卷内目录，列出清单，卷内目录、清单应与交接物品账物相符，有特殊情况的须附有文字说明。6、对正在办理、尚未完成的工作，移交人员应详细说明整个工作情况，明确工作程序及重点，以保证后续工作开展的连续性。（五）监交工作1、工作交接应设监交人员，监交人员由移交人的上一级主管领导担任，特殊情况下由总经理或董事长指定专人担任.2、工作交接时需有移交人员、接收人员、监交人员三方到场，共同对照移交清单，经复核无误后三方签名认可。3、财务部员工、其他部门主管、重要岗位的员工进行离岗前交接的，必须报总经理和董事长审批.（六）责任交接对方对整个交接工作负主要责任。移交人员交接后以清单内容为根据对所经办的业务负责，接收人员以清单内容为根据负后续责任，监交人员对整个交接工作负领导责任。四、罚则（一）工作交接不清，致使档案或文件资料丢失，公司利益受到损害或工作不能延续的，交接双方按各自过失程度赔偿公司损失，并视情况扣除责任方部分直至全部工资。同时处监交人员500元以下罚款。（二）因公司资产损坏，致使无法正常使用的，交接前损坏、丢失的由移交人员负责按折旧值赔偿；交接后损坏、丢失的由接收人员负责赔偿。（三）因工作或工作资源交接不清，致使后续工作无法开展，是移交人原