系统功能需求

1、系统功能需求一、系统概述整个业务系统分成6个部分：基础数据管理、订单处理、单证管理、个人事务、报表管 理和权限管理。其中，订单处理是整个系统的核心部分，其他部分都将围绕或服务于订单处 理。订单处理模块处理外贸业务，并管理业务部和其他部门之间的业务联系。二、订单处理模块总经理收到客户订单，转交业务经理，业务经理分配订单给业务员，由业务员和生产厂 商（或自己的生产部）进行价格上的确认。确定价格以后，业务员就将中文订单合同发给生 产厂商（或将中文订单发给自己的生产部），开始“订单的确认过程”期间由生产方提供产 品的各组成部分的样品给业务员，业务员转寄给客户确认，并记录寄出时间、客户意见， 直到所有项

2、目全部确认通过（包括产前样），才能开始大货生产。生产大货期间，由质检员 每天反馈生产情况给质检部负责人，重要情况应立刻通知业务员。大货生产80%左右或完 成的时候质检部负责人去生产厂商（或自己的生产部）抽查，并出查货报告。同时业务员电 话联系厂商（或自己的生产部），确认大货可以发货的日期，并通知单证部，安排报关事宜。 大货生产完成，发货。业务部经理将收到的正式订单根据经验分发给业务员去负责处理。业务员需要作以下几 个事情才能完成这张订单：翻译订单；和外包厂商（或技术科）联系，按照客户要求制样；和客户确认衣服的各种技术规格与样衣是否符合要求；跟踪订单的生产情况直到发货为止；确保货物及时发出；处理

3、过程中的各种例外情况；业务部经理在这个过程中，监督、指导并协助业务员，并配合业务员处理各种意外情况， 确保订单的完成。其他部门则以完成订单为最终目标，配合业务部门完成制样、生产、检验和出货准备工 作。订单处理的用例模型如下:或系统功能图示。连线表明主角和用例的关系。）在系统中，作业过程将体现为以下功能模组:输入订单：由英文订单翻译成中文订单，并直接将中文订单录入到系统。根据需要，也可以录入英文订单备查。用户可以新增/修改/删除/查询订单。录入时按照模板的 不同决定录入界面不同，做到个性化输入，方便用户。输入订单测试项：用户可以在输入订单的同时，勾选该订单需客户确认的技术参数 项目（系统命名为测

4、试项）。在订单审核通过前都可以修改。打印订单：必要时，可以按订单关联的模板设置格式打印出订单。通知制样：指定由谁来制作样品，并输入制样的具体要求，包括制样的规格、数量 等。查询订单：被授权的人可以在任何时候查询订单的详细信息。这些详细信息和输入 订单的时候一样，被设置成不同信息类型分页显示。打印制样通知：在通知制样中设置的制样信息，可以被打印出来分别交给技术 科或外包厂商进行制样。完成制样：技术科在制样完成后，通过系统告知业务员样品可以交付。对于外包厂 商，则通过电话、直接送样到厂等手段告知业务员样品交付。发送样品：业务员将样品寄往客户。系统自动会采集样品的发送时间和发送人、具 体发送样品的信

5、息，以备查用。确认订单测试项:业务员和客户就某张订单上的各种技术参数和样品的质量等问题 进行确认，并一一记录在案。业务员可以多次使用该功能完成一张订单的全部确认 工作。审核订单：业务员和客户确认订单测试项以后，需要业务部经理进行订单的确 认才可以继续下去。由审核和反审核（取消审核）组成，反审核后的订单可以被再 次修改并审核。审核通过后，其他相关部门将接到有关通知，并显示在个人事务模 块。维护生产通知：一个审核过的订单可以被系统自动转化为生产通知。业务员可以对 生成的生产通知进行修改。（生产通知在业务中被称为订单，为了避免混淆，故改 名）。审核生产通知:生产通知产生以后，需要业务部经理审核才允许

6、生产部门生产大货。 由审核和反审核（取消审核）组成，反审核后的生产通知可以被再次修改并审核。 审核通过后，其他相关部门将接到有关通知，并显示在个人事务模块。出具质检报告：质检员需要经常对生产进行质量控制，并需要提交质检报告。在生 产完成后，需要提交最终质检报告说明产品的检验情况。质检报告将可以通过订单 查询到。最终质检报告指明产品可以接受的，系统自动通知业务员、单证员等相关 人员。考虑到质检员的长期在外的特殊情况，质检报告可以采用图像文件存储，结 合业务员协助录入少量数据的方法来解决。生产完成：如果是自己厂生产的情况下，生产部门可以通过系统告知业务员、单证 员生产完成的情况。安排报关事宜：早在

7、订单确认时，单证部门即已经开始安排通关、运输等出货准备 事宜。在安排妥当后，单证员需要录入订单的出货准备情况。业务员和生产部可以 查看并针对实际情况作出相应的对策。修改订单：若是订单在出货前需要修改交付日期、交付数量或交付地点等不可预测 的订单相关的事件，则可以利用此功能来挽救，使得系统能够顺畅运行，更加符合 实际情况。发货确认：生产部或外包厂商发货完成后，业务员需要确认此事，并作标记，以便 完善跟踪订单进程。订单完结：此过程可以通过参数设置是否和发货确认合并。如果需要跟踪货物是否 如期到达客户手中，则需要此功能。该功能是订单处理的最后步骤。三、基础数量管理该模块作为其他模块的基础存在，包含有

8、：系统综合参数设置：一些系统运行上的参数设置，将根据设置对象或影响对象的不 同而分门别类。维护测试项：设置所有订单的测试项供选择。维护客户：客户资料的维护。维护供应商：外包厂商资料维护。四、权限管理该模块为系统通用权限管理。权限管理的设计目标是通过基本权限单元的划分，为每个 用户分配不同权限，并可以指定不同用户操作的客户和订单不同。后者可以达成对数据访问 的控制，区分不同业务员之间的操作对象。五、单证管理该模块主要管理原始单证，包括客户订单、质检报告等。原始单证都可以被扫描成文件， 并被关联到相关单据，以备后查。六、个人事务每个用户都可以看到他（她）目前需要处理的事情，并确认事务是否被完成。这里的事 务将是由系统自动产生的，事关业务的，并不提供对其他事务的流转。七、报表管理报表管理提供查询、统计和打印的功能。报表有：订单状态表：统计并分析各种状态的订单，并可以查询单个订单的所有情况；订单分配情况：统计订单