万科集团文书管理办法

1、万科集团文书管理办法( MHKG-ZG ZDh-007).目的为了适应公司全方位规范化科学管理，做好公司公文管理工作，使之规范 化和制度化，特制定本制度。.适用范围万科控股集团有限公司及下属各控股子公司。.术语与定义无.职责集团综合管理部制订和修订万科集团文书管理办法。负责公文的收发、分发、传递、缮印、用印、归档、销毁等。.程序和内容公文管理要求公司公文是传达国家的方针政策、发布指示、请示和答复问题，指导和 商洽工作，报告情况、交流经验的重要工具，各部门必须认真做好公文管 理工作.公文处理必须做到准确、及时、简便。公文由综合管理部统一收发、分 发、传递、用印、立卷、归档。公文管理工作必须严格执

2、行保密制度，确保公司机密。公文主要种类决定：对重要事项或重大行动作出安排，用“决定”.决议：经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项，用“决议”。通告：公布应当普遍遵守或周知的事项，用“通告”.通知：发布规章制度，转发上级、同级和不相隶属部门的公文，批转下级 部门的公文，要求下级部门办理和需要周知或共同执行事项，用“通知”通报：表彰先进，批评错误，传达重要情况，用通报 ”。报告：向上级部门、领导汇报工作，反映情况，提出建议，用“报告”。请示：向上级请求指示、批准，用“请示”。批复：答复请示事项或对下级部署工作，用“批复”。会议纪要：传达会议议定事项和主要精神，要求与全公司共同遵守执行 用“会议纪要”

3、。工作志：记录日、周、月工作情况（包括工作安排、工作进度、工作业绩、工作设想与建议等），用“工作志”。工作计划：进行本年、季、月、周工作安排，用“工作计划”.函：平行的或不相隶属的单位之间互相商洽工作，向有关主管部门 请示批准等询问或答复问题，用“函”.以公司名义签订的合同（协议）.公文格式公文一般由标题、发文字号、签发人、审核人、秘密等级、紧急程度、 抄报单位、正文、附件、印章、发文时间、抄送单位、附注等部分组成。公文标题，应当准确、简要地概括公文的主要内容，一般应注明发文机 关和公文种类。除批转规章制度外，一般不加书名号和其他标点符号。发文字号，包括公司代字、年号、顺序号。公司各类发文标准

4、文号规定 如下：股东会、董事会纪要、决议：标明第几届第几次股东会、董事会.总裁办公会会议纪要：万科总* *年第* *号。公司上报文件：万科请*年第*号公司下发文件：万科发* *年第*号公文一律加盖印章，上报的公文，应注明签发人。秘密公文应分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”。紧急公文分别标明“特急”、急”。请示一般只写一个主送部门，如需同时送其他部门，应用抄报形式。公文如有附件，应在正文之后注明附件名称和顺序。发文部门应写全称和规范化简称，几个部门联合发文，应将主办部门排 列在前。会议通过的文件，应在标题之下、正文之前注明会议名称和通过日期.5.3.11.公文纸一般用A4大小，在左侧装订，文字

5、一律从左至右横写横排。公文处理收文处理公文处理一般包括登记、分发、批示、承办、催办、拟稿、审核、签 发、缮印、用印、传递、归档、销毁等程序。文件收发、传真，由公司综合管理部专人详细登记，包括：日期、编号、份数、文件名、发件部门、收件单位（附表 1:收文登记表 附表2:发文登记表）。凡需办理的公文，综合管理部应根据内容和性质送总裁、副总裁或交 有关部门办理，并提出办理时限。公文报批的有关程序详见关于文件、合同报批程序的有关规定。经公司领导批示需要传阅的文件，或总裁、综合管理部认为有必要在 公司各部门间或某几个部门/个人间传阅的文件，由综合管理部负责安 排传阅。文件传阅使用文件流转单（附表 4）,

6、文件流转单内 容包括：编号、紧急程度、经办人、文件名称及说明、总裁批示、各部 门/人员意见反馈和办理结果说明。流转文件的紧急程度分为三个等级：一般、急、特急。紧急程度为“一 般”的文件：应于四个工作日内办理完毕并反馈意见；紧急程度为“急 的文件：应于2个工作日内处理完毕。如不能办完，综合管理部应向送 阅人说明原因；紧急程度为“特急”的文件，应随到随办，最迟于当日 办理完毕。需传阅的文件由综合管理部专人送阅， 各部门经理负责本部门员工传 阅、签字后退还送阅人。公司领导批阅后，明确指定交某部门或个人办理的文件，要及时按批 示意见转给有关部门或个人处理，处理结果通过文件督办事项回告单（附表5）向领导

7、反馈。文件督办事项回告单包含文件编号、限期、 领导批示和处理结果或意见反馈等项目，办理部门或个人应严格按照领 导的批示在规定期限内办理。一般文件应在四个工作日内处理完毕并将 办理结果通过文件督办事项回告单反馈给交办领导；领导要求抓紧办理的文件，应在两个工作日内处理完毕 ；领导要求紧急处理的文件， 应当天办理。综合管理部保存文件督办事项回告单的存根联，经办人员应按限期要求催办，以免漏办或延误.交有关业务部门办理的公文，综合管理部应根据办理时限检查催办,防止漏办和延误，凡逾期延误或漏办者，部门负责人承担相应责任。发文处理草拟公文必须符合下列要求：要符合公司的规章制度及有关规定，如提出新的政策规定，

8、应加以说 明。情况要具体，观点要明确，内容要全面，表达要规范，条理要清楚，层次要分明，文字要精练，书写要工整，标点要正确，篇幅要简短.人名、地名、数字、引文要准确，时间应写具体的年月日。公文中的数字，除发文字号、统计表、计划表、序号、百分比、专 用术语和其他必须用阿拉伯数字者外，一般用汉字书写，在同一公文 中，数字的使用要前后一致。公司发文由总裁签发，其他部门发文，由部门经理签发。凡以公司名义对外行文并需要打印者，经办人员必须以公司发文稿纸 草拟文稿，由部门负责人审阅并经公司总裁审批签发后，综合管理部才 能受理。行文部门在将公文送领导人签发之前，应认真做好审核工作，审核的重点为：是否需要行文，

9、公文内容，文字表达，文种使用，格式等是否 符合本办法的有关规定，然后上报总裁、部门经理。凡以公司名义签订的合同（协议），按关于文件、合同报批程序的 有关规定履行报批手续。合同（协议）签订后，须将合同审批单 及合同（协议）原件及时交回综合管理部存档并办理登记手续；各部门需打印的材料，由各部门拟好草稿，经部门经理签字，交综合管 理部专人负责，打印人员根据拟稿人的要求负责保密.印制前必须明确 发放范围和份数，并在密级后标明。打印文稿时，应按原稿打印，不得擅自改动，如发现原稿有明显错误或书写不清时，应主动与拟稿人及审批人联系修改.秘密公文不得翻印、转发，传递秘密公文时，必须采取相应的保密措 施，确保文

10、件安全。发传真时要保存底稿，收传真时一般要将传真件复印，传真件留底（机 密文件除外），复印件送收件人。文件（物品）的快递（邮寄）由综合管理部专人负责，有关凭证应妥善 保存。原则上，递送底单的留存期限为一年。文件的管理文件传递过程中，必须办理登记、签收等手续。公文办完后，应及时送 综合管理部专人归档管理。各部门工作中形成的文书，包括文件、会议记录、决议、照片、图表、 录音、录像等有保存价值的资料，都必须由承办人收集齐全，分类整理，及时送综合管理部归档。公文立卷应根据其特征、相互联系和依存价值分类整理,保证齐全完整, 正确反映部门主要情况，便于保管、查找、利用。没有存档价值和存查必要的公文经过鉴别并报综合管理部经理批准，可定期销毁，销毁秘密公文要进行登记，有专人监督，保证不丢失、不漏 销。附则.本制度自年 月 日