村级档案工作服务手册

1、 村级档案工作服务手册山东省档案馆_目 录 1.山东省行政村档案管理工作细则2 2.山东省行政村文件材料归档范围和保管期限8 3.山东省行政村档案分类编号方案26 4.山东省行政村档案室内部制度范文305.关于推进村级档案规范化建设服务乡村治理的意见（临沂市档案馆）436.环翠区村级档案管理工作细则（环翠区档案馆）57 山东省行政村档案管理工作细则一、总则 第一条 为加强和规范行政村的档案管理，更好地为社会主义新农村建设和实施乡村振兴战略服务，根据中华人民共和国档案法、中华人民共和国村民委员会组织法及国家有关法律、法规，结合本省实际情况，制定本细则。第二条 行政村档案是指行政村党组织、村委会及

2、群团组织、村集体经济组织在各项管理、生产技术、基本建设、文化体育活动等中或配合上级组织的普查、专项调查等重大活动中直接形成的，对国家、集体和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式和载体的历史记录。第三条 行政村档案工作是发展农村基层民主，统筹推进“五位一体”总体布局，协调推进“四个全面”战略布局，实现乡村振兴战略目标，维护农民切身利益的一项重要基础性工作。各级组织应当重视行政村档案工作，加强领导，将档案工作纳入村规范化管理要求和各项建设内容。第四条 行政村形成的档案归村集体所有。第五条 行政村形成的有保存价值的文件材料，各部门和责任人要严格按照山东省档案工作科学化管理规范、

3、行业规范要求和档案制度确定的归档时间及时向村档案室移交。二、档案机构及其职责第六条 行政村档案管理机构在村党组织、村民委员会领导下，负责本村各类档案的收集、管理和利用工作，并对村所属单位的档案工作进行监督和指导。根据党管档案原则，行政村党支部书记对档案资源管理、服务、安全全面负责。各级组织要积极创造条件，为档案工作提供必要的资金、人员、库房及设施设备等保障。第七条 行政村档案工作在业务上受乡镇人民政府（街道办事处）和县（市、区）档案行政管理部门的指导和监督。乡镇人民政府（街道办事处）要把档案工作纳入本级对行政村工作考核或目标管理体系，促进档案工作与各项工作同步协调发展。第八条 行政村应按规范要

4、求设立档案室，对本村各类档案实行集中统一管理。按照谁形成、谁负责、谁归档的原则，村各业务部门负责人或专项活动责任者为本部门或项目档案归档第一责任人，负责本部门或项目活动归档文件的收集工作，在档案业务上接受村档案管理人员的监督和指导。经组织认定，暂不具备统一保管条件的行政村，其档案可暂时由乡镇（街道）代管，并指定专人负责本村档案的收集和移交工作，村档案室要保留一套移交档案目录和移交手续。行政村财务实行乡镇（街道）统一核算的，其会计档案由乡镇（街道）统一保管。村档案室根据需要可保存一套会计档案目录或档案复制件（电子版）。在各项普查活动中形成的涉及行政村辖区内容的应保存一套，仅一套文件材料的村档案室

5、可保存复印件或电子数据副本。 第九条 行政村党组织、村委会应明确领导分管档案工作，并确定专人管理本村各类档案。档案管理人员应具有中专以上学历，并经过档案业务培训。 第十条 对在行政村档案工作中成绩显著的单位和个人，按照档案政策法规要求由上级部门给予表彰和奖励。三、档案管理 第十一条 行政村应根据本细则的规定和行政村档案制度（范本），编制行政村文件材料归档范围和保管期限表，建立健全档案的收集、整理、保管、保密、利用、销毁和移交等各项管理制度，实现档案管理制度化、规范化、科学化。 为促进行政村档案管理制度的贯彻执行，行政村档案室的档案借阅场所，应将行政村档案管理核心制度上墙。第十二条 凡是由行政村

6、党组织、村民委员会及所属企事业单位在工作活动中形成的，具有查考保存价值的，或关系村民切身利益的各种文件材料，都应归档保存，任何单位和个人不得据为己有或擅自销毁。第十三条 行政村已建立机房、电子管理与服务平台的，电子数据应按照国家档案局电子档案管理规范定期对电子数据进行脱机备份，确保电子数据和电子档案的安全，当遇到人为破坏或自然灾害时能及时恢复电子数据和电子档案。 第十四条 行政村档案以行政村为立档单位，村党组织、村民委员会和所属二级单位所形成的全部档案组成一个全宗。村与村集体经济组织合一的单位，形成的档案归入村同一全宗。规模较大的村所属单位的档案可以独立构成全宗的，由该单位自行管理，接受村档案

7、室监督和指导，撤销、破产后按制度将主要档案移交村档案室管理；不能独立构成全宗的，移交村档案室集中统一管理。 第十五条 行政村档案归档范围和门类设置确定等可根据村集体经济发展规模参照山东省行政村文件材料归档范围及保管期限山东省行政村档案分类编号方案内容制定。 村民档案指行政村和上级部门针对村民，以及村民在生产、生活中直接形成的具有保存价值的各类档案。 行政村暂住人口档案按山东省暂住人口管理办法的有关规定，由公安部门管理或行政村档案室代管。 第十六条 村务公开和民主管理工作中形成的各种载体形式的文件材料及时立卷归档，集中保管，特别是在讨论村民授权的重大事务和涉及村民切身利益的有关事项，以及村民代表

8、会议决定的事项时应及时形成规范的会议记录或书面材料并归档保存。 第十七条 各类文件材料的归档时间为： （一）文书材料于次年6月底前归档； （二）会计材料由会计人员在会计年度终了后保管1年，于次年3月底前归档。 （三）基本建设文件材料在项目竣工验收后3个月内归档； （四）照片在活动结束后3个月内，由拍摄者连同底片、说明等一并归档； （五）村民档案材料在形成后3个月内归档； （六）电子、声像和实物档案等其他门类和载体的文件材料，应在活动结束或办理完毕3个月之内归档。 第十八条 行政村主要门类档案按下列原则进行分类编号整理，分类编号详细内容根据发展前景在山东省行政村档案分类编号方案规定的类目中进行增

9、减。 （一）文书档案按年度保管期限问题或年度问题保管期限分类，按照国家档案局归档文件整理规则（DA/T 222015）标准要求按件整理。 （二）会计档案按年度和形式（凭证、报表、帐簿等）分类整理，要符合财政部 国家档案局会计档案管理办法第79号令的要求。 （三）科技档案中的基建档案按工程项目分类整理；产品、设备仪器档案按型号分类整理；科研档案按课题分类整理。 （四）涉及村民、客户、土地承包、健康、精准扶贫等各类专业档案以户为单位整理（或一人一袋、一户一盒整理）；档案材料较少的行政村，可以采取一项专题一盒或多盒方式。 （五）声像档案按载体形式分类整理。 （六）实物档案以件为单位，按时间顺序跨年度

10、大流水编号整理。 （七）其他各种专门档案可按某专题、某活动、某事件等有关规定整理。 第十九条 行政村各类档案整理质量的基本要求： （一）归档文件装订结实、整齐，经久耐用。 （二）案卷题名简明确切，能揭示卷内文件内容。 （三）卷内文件目录填写清楚、准确。 （四）卷内文件排列有序，凡有文字、印章等信息的页面均应编有页号。 （五）备考表填写真实、清楚。 （六）保管期限划分准确。 第二十条 开展行政村考核、评比等活动需要档案材料时，应通过索引或复制等方式制作，不得随意拆卷。第二十一条 行政村档案应设专室或专柜保管，采取有效的防火、防盗、防高温、防潮、防光、防尘、防鼠、防虫等措施，确保各类不同载体形式档

11、案数据存储和利用的安全。 第二十二条 行政村档案的鉴定和销毁工作，应按照国家档案行政管理部门的有关制度和办法进行。禁止擅自销毁档案。 第二十三条 鼓励行政村有关单位、村民向当地国家档案馆捐赠、寄存对国家、社会具有保存价值的档案资料。四、档案开发利用 第二十四条 除涉及国家机密、商业秘密和个人隐私等不应向社会公开的外，村档案室应为借阅利用档案提供便利。借阅利用时应遵循借阅利用手续。利用者不得涂改、污损档案，未经批准，不得抄录、复制档案。 第二十五条 应加强档案信息资源的开发利用，围绕上级及村中心工作和村民利用需求，开展档案利用和编研工作。 第二十六条 行政村档案管理应积极采用计算机等先进技术，逐

12、步实现档案管理信息化、现代化。 第二十七条 行政村各级组织和村民发现档案损毁、丢失以及出卖、涂改、伪造、泄密等违法行为时，有责任上报当地政府和档案行政管理部门予以依法查处。五、附则 第二十八条 对本细则内容有异议或需要服务的，山东省档案馆可负责业务咨询和服务。实行农村社区化管理的地区，可参照制定本社区档案管理工作细则。山东省行政村文件材料归档范围和档案保管期限根据国家有关档案法规和各行业颁布的归档范围及保管期限规定要求，确定行政村文件材料归档范围和档案保管期限如下：一、文书管理类1.党群组织工作文件材料1.1本村党组织(党委、党总支、党支部)委员会会议记录、党员大会会议记录、村“两委”联席（班

13、子）会议记录 永久1.2本村党组织年度工作计划、总结等材料 永久1.3本村党组织关于机构设置、撤并、名称更改、启用和废止印章的请示，上级批复、通知、决定等材料 永久1.4本村党务干部任免、分工、考察、奖惩等材料 永久1.5本村党组织换届选举候选人的请示、批复和换届选举工作的通知、议程、报告、领导人讲话、大会发言、选举办法、选举结果、决议、上级批复等材料 永久1.6本村党员教育培训、组织活动、党性分析、民主评议等方面的计划、总结、会议（活动）记录、请示及上级的批复 永久1.7本村发展新党员，党员转正、延期、退党，处置不合格党员等方面的材料 永久1.8本村执行上级党组织工作的决定、纪要、报告等材料

14、（1）重要的 永久（2）一般的 30年1.9本村党组织、党员名册和年报表 永久1.10本村党组织关系介绍信、通知书存根 永久1.11本村党员交纳党费的清单、票据等 永久1.12本村先进集体、先进个人登记表，审批表，名册及各种事迹材料（1）受到县级（含）以上表彰、奖励的 永久（2）受到县级以下表彰、奖励的 30年1.13本村党员违法违纪的有关材料，处理意见和上级决定、批复等材料（1）受到警告（不含）以上处分的 永久（2）受到警告处分的 30年1.14本村纪检、党风廉政工作的计划、总结、报告等材料 30年1.15本村开展政治思想、形势教育、精神文明建设工作的计划、总结等有关材料 10年1.16本村

15、共青团组织发展、换届选举材料，团员名册、组织关系介绍信及存根、团费缴纳、年度统计表等材料 永久1.17本村团代会通知、议程、代表名单、开幕词、报告、决定、选举结果、闭幕词等材料 永久1.18本村团组织、团员获得表彰奖励及违法违纪受到处分的请示、报告、批复等材料 永久1.19本村工会年度工作计划、总结，工会代表大会的通知、名单、议程、开幕词、报告、决议、闭幕词、选举结果等材料 永久1.20本村工会干部任免的请示、批复，会议记录，工会干部、会员名册及统计年报表等材料 永久1.21本村妇代会换届选举等材料 永久1.22本村计划生育工作年度计划、总结、统计表等材料 永久1.23本村独生子女证申请表，育

16、龄妇女生育多胎的申请表、审批表及超生调查报告、汇报、处罚决定等材料 永久1.24本村村民婚姻状况证明存根等材料 永久1.25本村五好家庭、敬老爱幼模范、文明户、好婆婆、好媳妇等评选活动的材料 30年1.26上级发布的本村民兵工作需要执行的文件材料 10年1.27本村普通民兵、基干民兵登记表和花名册 永久1.28本村兵役登记材料，现役军人、退伍军人情况登记表 永久2.村务管理文件材料2.1本村村委会会议记录、纪要、决议等材料 永久2.2本村村委会年度工作计划、总结等材料 永久2.3本村村史、组织沿革、大事记等材料 永久2.4本村村委会换届选举工作的通知、选票、选举结果、干部任免等材料 永久2.5

17、本村各类工作的请示、报告、汇报及上级的批复等材料（1）重要的 永久（2）一般的 30年2.6本村干部、村民名册，村办股份公司股民名册、各类技术人员名册等 永久2.7 本村干部的招聘、录用、定级、调配、人员任免、离退、调动介绍信存根、工资表，农业村级协管员的聘书、合同或协议等材料 永久2.8本村和村内机构设置、更名、撤并及行政区划与隶属关系的变化，启用、废止印章等材料 永久2.9本村关于年终分配方案、工资福利、劳动保护的各种文件材料和参加社会养老保险人员名册 永久2.10本村干部、职工工资单及年终收益分配审批表、归户结算表等材料 永久2.11本村关于房屋拆迁、土地征用、村民房产、地产等材料，相关

18、人员名册等 永久2.12本村的村规民约等各种规章制度材料 永久2.13本村各种年度统计报表(包括农副工业生产年报，收益分配报表，土地、人口、户数等基本情况统计表等材料) 永久2.14本村各种保险材料、综合治理、安全生产承包责任和各种案件、民事纠纷的调解协议、处理决定等材料 永久2.15本村信访信件处理结果等材料（1）有领导重要批示及处理结果的 永久（2）有处理结果的 30年（3）没有处理结果的 10年2.16本村拥军优属、优抚救助等材料 30年2.17本村开展教育、卫生、合作医疗等工作的材料 永久2.18本村规划、经济建设及重大决策等材料 永久2.19本村公共设施管理、维修维护的材料 永久2.

19、20本村生产管理、企业管理的年度工作计划及总结和重大决策等材料 永久2.21本村财务管理的年度计划、总结，有关财务审计情况材料 永久2.22本村工业、农业等相关税收征收清册和纳税变动情况等材料 永久2.23本村各种经济、人口普查统计表 永久2.24本村重大事故事件登记材料，调查处理意见、情况报告及善后工作中形成的材料 永久2.25本村创建文明小区、爱国卫生工作形成的材料 30年2.26 本村农业村级协管事项公开、协查工作记录等材料 30年3.村级集体经济组织经营管理文件材料3.1本村经营管理中30年规划和专项发展计划等材料 永久3.2本村企业发展重大经营决策方案、规划 永久3.3本村企业董事会

20、会议记录、纪要、决议等材料 永久3.4本村企业负责人对企业承包、租赁、任期目标责任等材料 永久3.5本村企业改制、转制等各种法律证书等材料 永久3.6本村企业历史沿革、大事记等材料 永久3.7本村集体经济组织、所属各企业年度工作计划、总结等材料 永久3.8本村企业的设置、撤并、名称更改、启用和废止印章的请示、批复、通知等材料 永久3.9本村及所属各企业的产权文件、土地使用证，各种集体财产合同、协议、委任书、公证书等法律文本、证书材料 永久3.10本村集体经济组织章程，换届选举工作的通知、选举结果等材料 永久3.11本村集体经济组织成员（股东）名册、股权登记簿 永久3.12 本村新办公司、企业项

21、目的申请和批复及可行性报告、章程、合同、验资、营业执照等材料 永久3.13本村有关工商企业管理执照的申报、登记、批复以及违章违法被处理，经营不善歇业、破产等材料 永久3.14本村企业年度各种统计报表及经济分析等材料 永久3.15本村有关物资供销工作的合同、协议、质量依据、验收手续等材料 30年3.16本村有关经营活动的争议、索赔、判决等材料 永久3.17本村企业合资、独资、联营招商的合同、协议等材料 永久3.18本村企业年度经营、销售统计等报表（1）重要的 永久（2）一般的 10年3.19本村企业工资计划、工资总额、奖惩、年终分配方案等表册 永久3.20本村企业物资管理、安全生产检查、整改措施

22、执行情况等材料 永久3.21本村企业环境保护等材料 永久3.22本村企业有关产品标准、国际质量认证等材料 永久3.23本村企业有关资产评估，资金、价格管理的审查、验证材料 永久3.24本村企业有关经营、审计活动中形成的各项证明和结论材料 永久3.25本村有关产品市场调查、宣传、广告和用户服务等综合性材料 30年3.26本村有关产品销售等活动中形成的材料 30年3.27本村各类农业普查材料 永久3.28本村农作物规划布局，粮、棉、油多种经营实种面积、产量以及采、购、留、分配等材料 永久3.29本村科学种植、科学饲养的经验总结及原始记录 永久3.30本村“星火”“丰收”“火炬”等计划项目的申报、验

23、收材料 永久3.31本村农业植保、农机管理、水利建设等材料 永久3.32本村副业生产及上交任务的指标(畜、禽、蛋、鱼、菌菇等)以及各项任务完成情况、年报、统计表等材料 永久3.33本村村办副业项目材料 30年3.34本村关于土地批租、出让、租赁有关材料 永久3.35本村农村集体产权制度改革实施方案、工作计划、总结、汇报材料 永久3.36本村成立的农村集体产权制度改革工作领导小组、理事会、监事会等机构及组成人员名单 永久3.37本村农村集体产权制度改革工作领导小组、理事会、监事会工作职责及工作制度 30年3.38本村研究农村集体产权制度改革工作所形成的会议记录、纪要、决议 永久3.39通过协商、

24、招标、挂牌、拍卖等方式流转农村土地承包经营权的文件材料 永久3.40农村集体产权制度改革的动员会、宣传、培训，上级领导检查等形成的文件材料 10年3.41农村耕地保护、土地承包经营权、集体建设用地使用权台账 永久3.42集体土地调查材料及统计表 永久3.43农村集体土地所有权、农村建设用地使用权、村民宅基地使用权等相关确权、登记、颁证的文件材料 永久3.44农村土地承包经营权登记申请书、变更登记申请书、登记簿、核准文件 永久3.45农村土地承包经营权流转备案申请书、登记表和备案证明等材料 永久3.46农村土地承包经营权确权登记方案、登记册、花名册及审核材料 永久3.47农村土地使用权确权登记注

25、册情况公告、注册表 永久3.48农村土地承包合同、土地承包经营权流转合同、耕地保护合同 永久3.49传统村落、古村落、旅游村等材料 永久二、基建项目类1.项目建议书、申请、报告及批复等材料 永久2.可行性研究报告、论证意见、项目评估、调查报告等材料 永久3.项目设计任务书、计划任务书或立项报告、批复等材料 永久4.基建项目的会议记录等材料 永久5.地质勘探合同、报告、记录、说明等材料 永久6.征用土地移民申请、报告、批复、通知、许可证、使用证、用地范围等材料 永久7.工程建设执照、防火、环保、防疫等审核通知单30年8.工程建设招投标文件、会议纪要等材料30年9.工程初步设计图纸、概算、设计合同

26、等材料 30年10.施工设计、说明、总平面图、建设施工图、给排水图等专业图纸 30年11.施工合同、协议，施工预决算，图纸会审纪要、技术核定单、工程更改、材料代用、原材料质保书和全套竣工图等材料 永久12施工监理文件材料30年13.水电安装合同、协议，施工预决算，技术交底，图纸会审，材料出厂证明和竣工图等材料 永久14.项目竣工验收申请、批复，消防、环保、防疫、档案等验收记录，基建财务结、决算，项目审计，项目竣工验收证书等材料 永久三、设备仪器类1.设备仪器购置可行性研究报告、申请、批复和购置仪器资金申请、批复等材料 30年2.设施设备招投标文件、设备采购合同、购买协议等材料30年3.设备仪器

27、开箱验收记录、使用说明书、操作手册、合格证、装箱清单等材料 30年4.设备仪器安装调试记录、验收报告、操作保养规定等材料30年5.设备仪器运行、检修、保养、事故处理等记录材料 30年6.设施设备技术改造、升级改装、革新改进等文件材料 永久7.设备仪器报废申请、批复、证明等材料 永久四、会计核算类1.各类会计原始凭证、记账凭证、汇总凭证 30年2.会计账簿类2.1银行日记账、现金日记账 30年2.2总账、明细账、辅助账簿 30年3.会计报表类3.1年度财务报表 永久3.2年度财务决算表 永久3.3月、季度财务报表 10年4.其他类4.1会计档案移交清册 永久4.2会计档案保管清册 永久4.3会计

28、档案销毁清册 永久4.4清产核资（资产、资源、资金三资普查）永久五、自然资源类1.征用土地档案征用土地档案包含征地位置图（红线图）、征地补偿协议、政府批文、建设用地规划许可证、用地红线图、集体出让使用土地请示批复、出让合同、出让用地红线图、出让建设用地规划许可证、出让建设工程规划许可证、出让土地证等材料 永久2.集体土地林权承包（延包、流转）档案类2.1土地承包流转档案 永久2.2山林承包流转档案 永久2.3水域使用承包档案 30年3.集体房产档案类集体经济房产权利人、房产权属登记确权、房产权属转移及变更、设定他项权利等有关的证明和文件；房屋及其所占用的土地使用权权属界定位置图，房地产分幅平面

29、图、分丘平面图、分层分户平面图等；房产产权登记工作中形成的各种文件材料，包括房地产登记申请书、收件收据存根、权属变更登记表、房产状况登记表、房产勘测调查表、墙界表、房屋面积计算表、房产登记审批表、房屋灭籍申请表、房产税费收据存根等；反映和记载房产权属状况的信息资料；其他有关房地产权属的文件资料，包括房产权属冻结文件、房屋权属代管文件、历史形成的各种房地产权证、契证、账、册、表、卡等，重要的永久、一般的 30年4.宅基地档案类 永久 六、产业发展类1.涉及本村农业规划、集体矿产、水资源等普查活动类1.1农业产业发展规划资料。涉及的主要产业有：种业、种植业（包括设施农业）、畜牧业、渔业、林果业、农

30、产品加工业、物流业、观光农业、乡村旅游、社会化服务体系（包括农机化、信息化、农业金融、科技支撑体系等）以及农业生态环境保护、资源综合利用、循环利用以及“互联网+”电商规划等产业发展档案资料，重要的 永久、一般的 30年1.2符合当地产业发展的市场专题调研档案资料。主要有项目市场前景、高品质农作物（加工工艺与价格优势）、潜在竞争情况、人才融资成本、自然条件（水、土地、气候、原料、电力、交通、环保）、知识产权及生产技术工艺保障、项目利润目标等调查资料。比如适合加工产业发展，就需要了解加工业与物流业合理布局与衔接调研资料，重要的 永久、一般的 30年1.3农村资源普查档案资料（经济、人口、土壤、水利

31、、健康、矿山、旅游、地名、劳动力资源等全国和行业的普查）永久2.种子培育养殖种植类（一专题一档）2.1优良种子培育档案内容包括：作物育种和良种繁育档案。包括新品种原始材料的性状描述和观察记录，父本和母本选育文件、选育方法和杂交组合设计，良种提纯复壮和良种繁育、推广文件，种子检验和作物品种资源普查文件；实行选育生产经营相结合的企业，还应当保存林木品种选育的选育报告、实验数据、林木品种特征标准图谱（如叶、茎、根、花、果实、种子等的照片）及试验林照片等文件，重要的 永久、一般的 30年2.2养殖档案内容包括：畜禽的品种、数量、繁殖记录、标识情况、来源和进出场日期;饲料、饲料添加剂等投入品和兽药的来源

32、、名称、使用对象、时间和用量等有关情况;检疫、免疫、监测、消毒情况;畜禽发病、诊疗、死亡和无害化处理情况;畜禽养殖代码;涉及养殖技能、成本构成、销售收入分析等其他内容，重要的 30年、一般的10年2.3种植档案内容包括：采种林或采穗圃的施肥、灌溉、中耕除草、病虫害防治，种子或穗条采集、调制、储藏、种子产量等；苗木整地、播种、扦插、嫁接、间苗、定苗、移植、施肥、灌溉、中耕除草、病虫害防治等；证明种子来源、产地、销售去向的合同、票据、账簿、标签等；自检原始记录、种子质量检验证书、检疫证明、种子生产经营许可证、技术标准；生产经营植物新品种的，还应当保存品种权人的书面同意证明或者品种权转让公告、强制许

33、可决定等文件资料，重要的30年、一般的10年3.精准扶贫档案（一户一档）3.1精准识别档案主要包括：确定村内贫困户标准、依据、核实情况和公示等文件资料3.2精准施策档案主要包括：围绕脱贫采取的一户一策或项目脱贫等脱贫经验和主要手段、方法等文件资料3.3精准脱贫档案主要包括：按照政策要求对达到脱贫要求的农户，依照核实情况和程序进行脱贫，办理相关手续等文件资料根据精准扶贫户脱贫经验的历史价值确定保管期限，典型的 永久、一般的30年七、市场经营类1市场营销档案（以客户、竞争对手为保管单位专题动态管理的材料）1.1客户档案原始资料。主要有：交易过程中的合同、谈判记录、可行性研究报告和报审及批准文件；客

34、户的法人营业执照、营业执照、事业法人营业执照的副本复印件；客户履约能力证明资料复印件；客户的法定代表人或合同承办人的职务资格证明、个人身份证明、介绍信、授权委托书的原件或复印件；客户担保人的担保能力和主体资格证明资料的复印件；双方签订或履行合同的往来电报、电传、信函、电话记录等书面材料和视听材料；签证、公证等文书材料；合同正本、副本及变更、解除合同的书面协议；标的的验收记录；交接、收付标的、款项的原始凭证复印件等材料，重要客户为 永久、一般客户为 定期1.2核心客户情报档案。对影响当地事业战略安全发展的核心客户应建立业务部门情报收集、报告制度，重点收集客户发展预期、主要负责人和核心人才、知识产

35、权、技术创新、成本构成、质量控制、关键设备、财务状况、同业商品价格变动、信用及诉讼等情报资料，重要客户为 永久、一般客户为 定期1.3客户资信调查报告。它是对客户档案原始资料和情报档案进行整理和分析基础上形成的综合反映客户资信情况的档案材料。从资信调查报告的形成过程和主要用途来看，它是由企业资信调查人员撰写的一种反映客户信用动因和信用能力的综合报告，是详细记录客户资信信息的载体。资信调查报告的主要内容有：被调查公司的概况；股东及管理层情况；财务状况；银行信用；付款记录；经营情况；实地调查结果；关联企业及关联方交易情况；公共记录；媒体披露及评语；对客户公司的总体评价；给予客户的授信建议等材料，核

36、心客户档案为 永久；30年合作客户档案为30年；潜在客户档案为10年2竞争对手档案。竞争对手档案建立与客户档案方法和要求相似，需要制定好竞争对手确认方法及标准；在竞争对手收集重点内容方面，要重点关注国家政策调整时对方的反应速度及措施、市场占有率、同类商品价格、成本、质量、生产能力、工艺装备、售后服务方法和能力；在情报收集工作要求更加及时、真实、快速反馈和决策者要马上精准处理、落实防范措施等材料。核心竞争对手档案为 永久、其他竞争对手为 30年八、人才户籍类1.重要名人、人物、专业（特殊技能）人才档案反映名人、重要人物等人才各方面情况的基本材料，包括名人自己填写、撰写的各种原始记录，组织考察形成

37、的各种文字及声像材料（或复印件），重要的 永久、一般的 30年2.人才承担、参加的科技创新、项目和新产品开发等经济、科技活动形成的有关文件和资料，重要的 永久、一般的 30年3.反映或影响人才生活、工作及社会环境的补充性材料，包括其亲属、社会关系、所在工作单位提供、撰写的与其有关的文字材料；各级组织部门、宣传机关对人才进行的宣传、评价性的文字材料、证书、奖品、奖状及声像材料，重要的 永久、一般或复印件的 10年4.反映行政村村民户籍、信用、健康档案材料。重要的 永久、一般 30年九、文化艺术类涉及村文化艺术档案（文学创作，艺术表演，美术、摄影，社会文化，艺术研究，艺术教育，文化交流，个人艺术等

38、活动中形成的具有保存价值的各种艺术材料，一项文化艺术创作一档）。1.文学创作材料（文学创作活动形成的材料、手稿与印刷本等材料）2.艺术表演材料（剧本、导演本、演出本、改编本、移植本、外国剧作译稿、导演、舞蹈编导材料、场记、舞台调度材料、舞谱材料、歌曲材料、旋律曲谱、钢琴谱、合唱谱、总谱、分谱材料、剧照、造型照、活动照、空景照、气氛照等）3.美术、摄影材料（各类绘画创作形成的草稿、定稿、作品照片等材料）4.雕塑形成的画稿、三维画稿、定稿等材料5.工艺美术活动、民间美术活动形成的材料6.书法篆刻、美术展览、摄影艺术等活动形成的材料上述文化艺术档案，重要的 永久、一般的 30年十、行业专题类1.拆迁

39、档案2.信贷档案3.保险档案4.医保档案5.救助福利补贴档案6.殡葬档案7.地名档案8.勘界档案9.其他上述保管期限重要的 永久、一般的 定期十一、知识产权类在依法维护文学（艺术和科学）作品、表演艺术家的演出（录音和广播）、人们在一切领域中发明（科学发现）、农副产品研发、工业品外观设计、商标（服务标志、厂商名称和标记）、制止不正当竞争等权利专项活动而形成的文件材料。1.获奖成果档案 永久2.专利标准档案 永久3.商标名誉档案 永久4.非遗申报、文物古迹、传统生产生活物品等 永久十二、特殊载体类1.照片档案1.1上级领导来村视察、检查工作的照片 永久1.2国际友人、专家、学者等知名人士前来活动的

40、照片 永久1.3本村委会各种会议、重要活动形成的照片 永久1.4本村委会各种产品、奖状、证书、奖杯、锦旗等的拍摄照片 永久1.5反映村容、厂貌、市政项目建设等的照片 永久1.6新闻媒体刊登的反映本村情况的照片 永久2.电子档案类。凡对国家、社会和单位有保存价值的电子文件、数据，应严格执行国家档案局制定的电子文件归档与电子档案管理规范等要求纳入归档范围及时归档。3.胶片档案类。凡对国家、社会和单位有保存价值的胶片类文件资料，应严格执行国家档案局等有关部门制定的胶片档案管理办法要求和缩微胶片数字化技术规范。4.磁带档案类。磁带录音档案是由磁性层、带基、背面层、粘合剂、溶剂和助剂组成，改革开放初期在

41、社会各行各业使用范围很广（各级司法、宣传、文化、电台、电视台等部门磁带录音档案相对集中），凡是涉及村务活动的录音磁带要妥善保存，珍贵磁带录音档案在播放设备进入淘汰阶段，应及时将录音数据按规范要求转换其他存储方式保存。5.实物档案类。开展各项活动所获得重要的有保存价值的证书、奖旗、奖杯、奖牌及对外交流活动中获取的重要的纪念品。上述各类档案，重要的 永久、一般的 30年十三、委托寄存类1.具有村两委股权的企业、学校、养老院、幼儿园等委托寄存的档案，保管期限按寄存协议执行。2.社会组织、专家、村民捐赠和寄存档案部门的档案，按协商意见确定保管期限。3.村办企业、合作社等经济组织破产档案按判决书内容和村

42、档案制度确定保管期限。山东省行政村档案分类编号方案第一条 为进一步加强行政村档案管理，实现档案分类、收集、整理、归档、检索的标准化和规范化，更好地为领导决策和各项工作服务，根据中华人民共和国档案法村级档案管理办法（国家档案局、国家民政部和国家农业部令第12号）等档案法律法规及相关规章制定，结合全省农村档案工作实际，特制定本方案。第二条 本方案规定了行政村档案分类的原则和方法、档号标识、归档范围及保管期限。第三条 行政村各内设机构应按照本方案的规定，开展文件材料的收集、整理、归档工作，各类档案按照相关规定及时向村级档案室移交归档。行政村档案室应严格按照本方案的规定做好档案的接收、保管及利用工作。

43、接收、移交档案必须认真核对清点，并办理交接手续。第四条 档案分类的原则是以行政村职能活动中形成的各种门类和载体的全部档案为对象，依据工作职能、结合档案内容、组卷方式和载体形式特点，进行科学分类。本方案适用于行政村档案实体的分类、整理和排架管理。第五条 行政村全部档案设置一级类目12个，一级类目的类号统一采用“汉字声母法”的双字母代字标识，行政村档案材料较少的可适当减少。1.文书管理类（代号：WS）2.基建项目类（代号：JJ）3.设备仪器类（代号：SB）4.会计核算类（代号：KJ）5.自然资源类（代号：ZY）6.产业发展类（代号：CY）7.市场经营类（代号：SC）8.人才户籍类（代号：RC）9.

44、文化艺术类（代号：WY)10.行业专题类（代号：HZ）11.知识产权类（代号：ZC）12.特殊载体类（代号：TS）13.委托寄存类（代号：WT）第六条 二级及以下类目设置方法如下：1.文书档案类的二级类目，归档文件整理方法一般按照“年度问题保管期限”，先按档案内容区分为党建群团、基层选举、综治安全、财务审计、卫生健康、教育民政、土地房产、精准扶贫、农业生产、项目设备等十个方面管理属性的文件材料。2.基建项目类的二级类目，主要内容分为水利、道路、桥梁、涉农、村庄规划等项目；基建项目较少的行政村可不设二级类目。3.设备仪器类的二级类目，主要内容分为生产设备、机动设备、精密仪器类；设备仪器少的行政村

45、可不设置二级类目。4.会计核算类的二级类目，主要内容分为凭证、账簿、报表、其他。5.自然资源类的二级类目，主要内容分为土地及流转、林产及流转、房产、矿山等资产。6.产业发展类的二级类目，主要内容分为普查活动、养殖种植、精准扶贫。7.市场营销类的二级类目，主要内容分为市场营销、竞争对手；产业少的行政村可以不设二级类目。8.人才户籍类的二级类目，主要内容分为人才资料、村民户籍、信用、健康资料。9.文化艺术类的二级类目，主要内容分为文学创作、艺术表演、美术摄影、雕塑书法、其他。文化艺术活动少的行政村可不设二级类目。10.行业专题类的二级类目，按照行业规范设置二级类目。11.知识产权类的二级类目，主要

46、内容分为成果、专利、标准、商标；知识产权少的行政村可不设二级类目。12.特殊载体类的二级类目，按载体介质、形式、尺寸等方式设置二级类目。13.委托寄存类的二级类目，根据行政村委托寄存档案的实际情况设置二级类目。第七条 一般二级及其以下类目的类号均采用二位阿拉伯数字标识。第八条 档号结构为全宗号分类号案卷号（件号）。因暂时不进馆，目前全宗号不设置，档号只包括分类号、案卷号（件号），档号中左边为上位代码，右边为下位代码，连写时上、下位代码之间用“”(短横) 相隔。分类号中表示不同级位用间隔符号“”分开，行政村分类号中的一级类号的代字与二级类目代号直接连写。行政村可参考本方案制定本村档案业务管理制度

47、，历史档案能够实现及时查阅功能的，原则上档案不需要重新整理，制度修订之后形成的归档文件材料整理可执行新的分类编号方案。山东省行政村档案室内部制度范文行政村档案工作责任追究制度 第一条 为加强行政村档案工作管理，有效地保护和利用档案，根据国家有关档案工作的法律、法规，特制订本制度。 第二条 本制度适用于行政村全体村民。 第三条 责任追究制度是指对违反档案工作法律法规及有关规章制度、限时办结制度，不履行或者不正确履行职责，带来不良影响，贻误管理工作，或者损害行政村利益等行为予以责任追究的制度。 第四条 责任追究应坚持实事求是、客观公正、有责必问、有错必纠和教育与惩处相结合等原则。第五条 未依法对各

48、种门类、各种载体档案实行集中统一管理，依据有关法律、法规，追究分管档案工作领导人的责任，并接受同级或上级档案管理部门的考核，实行评优评先工作一票否决。第六条 将公务活动中的应当归档的文件资料，据为已用或拒绝向档案部门移交的，追究主管人员的直接责任，并限期改正，对限期内不改正者给予考核，实行评优评先工作一票否决。第七条 所保存的档案存在安全隐患，知情而不采取有效保护措施的，追究主管负责人和直接责任人的责任，并责令迅速采取有效挽救措施；造成档案损毁的，视情节给予行政处分和经济处罚。第八条 因玩忽职守造成档案丢失、失密及其他损失的，追究相关人员的责任，给予行政处分，并依据档案的价值，责令赔偿损失。

49、第九条 未经批准，擅自提供、抄录、公布、销毁属于行政村所有档案的，追究直接负责的主管人员或其他直接责任人的责任，给予行政处分。第十条 涂改、伪造档案的，追究直接责任者和相关人员的行政责任或经济责任。第十一条 擅自出卖或转让档案的，给予警告、罚款，并没收非法所得。第十二条 不按规定办理档案登记，追究主管负责人和直接责任人的责任，责令限期改正。 第十三条 行政村所属单位或本部部门责任，由行政村予以追究；本单位及所属部门工作人员责任，由本单位予以追究。 第十四条 上述所列各条内容中，如有构成犯罪的，依法追究刑事责任。 2.行政村档案室保密制度 第一条档案室是负责档案保密工作的专门组织，根据国家有关规

50、定和行政村实际负责纸质档案、电子档案及各种载体档案的定密、降密和解密工作。 第二条凡属密级档案，应由档案部门统一保管。 第三条档案部门应当认真执行保密制度，完善保密措施，明确职责，确保档案机密的绝对安全。 第四条利用者借阅密级档案，须经本村主要领导批准，并只限于在档案阅览室利用。 第五条行政村在对外经济、技术交流与合作中需要提供档案资料的，必须由保密组织审查，并经主要领导批准同意。凡需提供涉密档案资料的，应以一定形式明确当事人须承担的保密义务和责任。 第六条因资产与产权变动而转让档案的，应依据国家有关规定做好保密工作，确保国家和行政村机密安全。 第七条利用者必须维护档案机密的安全，不得在个人笔

51、记本上记录档案机密，不得扩散档案机密。 第八条任何人不得携带涉密档案或其复印件外出参观、游览、探亲访友和出入其他不利于档案保密的场所。 第九条采取现代保密技术防护手段，防治档案机密泄露。 第十条档案文件的降密和解密必须按有关规定执行，档案人员不得私自确定档案降密和解密的日期与范围。 第十一条对泄漏档案机密的，应按有关规定视情予以处理；构成犯罪的，依法追究刑事责任。 3.行政村档案接收制度 第一条 为做好档案接收工作，规范接收程序，确保接收案卷质量，特制订本制度。 第二条 档案接收之前，档案馆（室）与移交部门、单位共同做好各项准备工作。 第三条 在接收电子档案时，应对电子文件的真实性、完整性、有

52、效性、可读性进行检验。确保实体档案、电子档案及相关说明一致后，方可归档。 第四条 对接收的实体档案资料，须进行消毒处理后，方可入库上架。 第五条 在接收实体档案时，应检查所移交的档案资料是否为原件，对无法提供原件的，应在移交清册中注明。 第六条 交接档案时，须办理移交手续，接受与移交双方根据移交清册 逐一清点核对，并签字盖章，移交清册归档后，永久保存。 第七条 对个人捐赠档案，在履行移交手续后，向捐赠者颁发荣誉证书，并给予相应奖励。 4.行政村档案保管制度 第一条 档案是行政村重要资产，为确保档案安全，特制订本制度。 第二条 档案保管必须严格执行收集、整理、利用、鉴定与销毁等有关制度和规定，确

53、保其真实、完整、安全。 第三条 各类档案在形成材料已难以改变的情况下，主动采取防护措施，延长使用寿命。 第四条 电子档案必须做好复制和备份工作，有条件的行政村对复制和备份要实行异地保管。 第五条 档案使用时严禁雨淋、受潮等，禁止在阳光下阅读档案。 第六条 档案受潮后，禁止阳光曝晒，要在阴凉通风处晾干。 第七条 档案按档号排放，档案柜编顺序号，档案馆（室）悬挂相关档案资料管理规章和制度。 第八条 借出的档案必须按时归还，归还后必须放回原处。 5.档案利用制度 第一条 为充分发挥档案资源优势，提高档案开发利用水平，积极服务各项工作，特制订本制度。 第二条 档案馆（室）是行政村档案开发利用的管理部门

54、，要紧紧围绕行政村中心工作，充分挖掘档案资源的内在价值，做好开发、利用、编研工作，提高档案利用水平。档案信息开发、利用工作必须严格执行保密规定，建立健全并严格执行档案查阅手续和审批制度，手续完备。 第三条 档案馆（室）应根据档案利用者的合理需求，不断完善档案检索系统，提供方便、快捷的检索服务。 第四条 档案馆（室）做好馆（室）藏档案利用信息的记录和登记工作，并定期进行档案利用数据的统计和分析工作。 第五条 档案利用者应将利用效果信息反馈给档案馆（室），填写利用效果反馈表，有利用成果的，须提交相关成果原件，未反馈利用信息的，由档案管理人员负责查访工作。 第六条 档案馆（室）要认真做好档案利用效果

55、信息反馈统计工作，组织开展利用成果、案例汇编业务，通过档案编研产品宣传利用成果，做好成果的应用转化工作。 第七条 档案管理人员应及时发现档案利用过程中存在的问题，制定整改措施，切实提高档案开发、利用价值。 第八条 行政村档案馆（室）应积极开展档案信息编研和提供咨询服务工作。 6.档案库房管理制度 第一条 为加强档案库房的科学管理，确保库房保护工作安全可靠，保障档案安全，特制订本制度。 第二条 档案库房管理要严格执行国家档案局档案库房技术管理规定，做好档案库房的管理工作，新建的档案库房应符合国家档案局档案馆建筑设计规范。 第三条 档案库房必须与办公室、技术室、阅览室实行四分开，声像档案要配备磁屏

56、蔽设施或设备，有条件的单位底图库房与档案库房要分开。 第四条 档案库房面积须满足档案发展和存放需要，预留一定存储空间，荣誉档案具有陈列或展示区域。 第五条 档案库房是档案馆（室）工作重地，档案库房实行统一管理，借阅者和无关人员不准进入库房内。库房的钥匙不得随身携带离开办公室，备用钥匙由档案馆（室）负责人单独妥善保管，没有特殊情况，不能使用。 第六条 库房应根据档案载体、保管形式控制温、湿度，温度应控制在14-24（）,相对湿度控制在45%-60%（），每日认真做好温、湿度的监控与登记工作。 第七条 档案柜架排列合理、通风良好。库房内要符合防火、防盗、防尘、防磁、防强光、防潮、防霉、防虫、防高温

57、、防有害气体等“十防”技术要求，定期检查，发现异常及时报告，并采取应对措施。 第八条 库房内禁止存放易燃易爆品及与档案工作无关的物品，库区和库内应配备专用的消防器材，并定期检查，确保其应有的效能。 第九条 库房及环境区保持清洁卫生，区域内禁烟、禁食，严禁在库房及过渡间堆放杂物， 保证库房及区域内整齐、美观，每周一清扫，每月一大扫除。 第十条 入库档案要认真核对，对其消毒后方可入库，存放位置应与库位号相符。 第十一条 档案管理人员每年六月份对档案的资料和数量、质量、存放位置进行检查，年底进行全面检查，做到帐物相符，发现字迹褪变、纸张破损或其他异常情况，及时进行修复或复制，并做好登记。任何人不得伪

58、造或擅自销毁档案。 第十二条 调阅档案要严格履行手续，档案员根据借阅申请单，调出档案资料，利用后，及时归还原处，档案资料收进、移出库房应做好登记。 第十三条 档案人员严格执行保卫保密规定，库房内的电器设备应经常检查，下班前应检查库房门窗是否关闭，严格控制电源，人走拉闸断电。 第十四条 库房环境安全自动监视设备、消防监控设备、网络温湿度消毒智能监控系统、门禁系统要及时检查，发现异常应联系及时恢复。7.档案统计制度 第一条 为确保档案管理在控，充分发挥档案资源的开发利用等服务工作，特制订本制度。 第二条 档案统计工作要坚持实事求是的原则，以原始记录为依据，做到及时、准确、连续地反映馆（室）藏档案的

59、真实情况。 第三条 建立健全各种登记账册，对档案人员情况、馆（室）藏档案数量情况，档案接收、移出、归档、鉴定、销毁情况及提供利用、信息反馈、编研、检索工具编制等各项工作情况要及时、准确登记。 第四条 档案馆（室）要指定专人负责档案统计工作，每年按要求进行填写，统计结果不得随意扩大知悉范围。 第五条 定期对统计资料进行分析研究，提供有价值的统计信息，为研究和加强档案管理工作提供依据，为各项工作提供高效服务。 第六条 档案统计工作中产生的各种数据、报表应及时归档，确保统计工作的连续性和完整性。8.档案馆（室）消防安全制度 第一条 为确保档案馆（室）消防安全，依据国家有关消防法规，特制订本制度。 第

60、二条 成立档案馆（室）消防安全工作领导小组，明确消防安全负责人，严格履行消防安全职责，编制档案馆（室）消防安全应急预案。 第三条 开展消防安全宣传教育，组织消防培训和演练，增强消防意识，做好安全防范。 第四条 消防安全疏散标志应醒目、完整，消防安全通道出口畅通。 第五条 严禁在档案馆（室）内吸烟和携带易燃、易爆物品入馆。使用电气设备要注意安全，下班时要切断电源。 第六条 每日做好防火巡查记录，发现隐患，及时整改。对严格履行消防安全职责者予以表扬，对违反消防安全规定者予以批评教育，情节严重者予以处罚。 第七条 每月对馆（室）内的消防器材进行检验，确保器材完好、有效。 第八条 每年应做好消防安全设