ERP流程描述系列培训课件

1、流程描述培训湖南用友软件有限公司实施部：吴广2010-8-30第1页，共42页。流程描述培训的目的和内容了解和掌握流程说明编写的规范了解和掌握流程图绘制的规范了解流程图绘制及流程说明编写的步骤以及要求第2页，共42页。一致性原则完整性原则具体性原则 流程图绘制的总体原则流程步骤的绘制要符合企业管理现状，现在怎么做就怎么绘制出来，不加入任何个人的想法。打破了经营管理的“部门”的概念，强调业务过程本身的完整性，充分体现该项业务如何发生、处理、记录和报告的自始至终这样一个过程。每个流程步骤应尽量具体，两个不同工作内容的应该拆分成两个工作步骤，不要合并。第3页，共42页。流程图实例示例第4页，共42页

2、。流程说明实例示例第5页，共42页。目录一、流程说明规范介绍 1、流程说明标题 2、流程说明正文二、流程绘制规范介绍 1、流程图背景 2、流程图主体 3、流程图形说明三、流程绘制及说明应准备的资料四、绘制步骤以及要求第6页，共42页。标题标题填写“流程名称”,字体：宋体，字号：36号。每一个流程说明Word文档对应一个流程图，该文档命名规则与流程图的VISIO文件名相同，存在相同目录下。示例第7页，共42页。目录一、流程说明规范介绍 1、流程说明标题 2、流程说明正文二、流程绘制规范介绍 1、流程图背景 2、流程图主体 3、流程图形说明三、流程绘制及说明应准备的资料四、绘制步骤以及要求第8页，

3、共42页。流程说明正文主要内容示例第9页，共42页。一、流程简介流程内容：描述流程的主要活动、运作原则流程起止点：描述流程的开始和结束活动术语解释：描述特定使用的词汇流程说明正文部分为宋体10号字。示例第10页，共42页。示例二、流程涉及部门及职责1、在“流程涉及部门及职责”处，如果已经有现成的岗位职责及规定，在流程文字说明中需要再次体现，不能建立引用。2、在“流程参与部门及职责”处，除“公司领导”的职责不用描述外，其他涉及的部门职责均需描述。 第11页，共42页。示例三、流程依据的管理制度、工作标准及体系文件在“制度”下列示相关文件时，每个文件在一行显示，不要出现一行显示多个文件，每一行内必

4、须标明文件编号。第12页，共42页。示例四、流程相关的表单和记录在“记录”中列示的全部内容，要在流程图中清晰的绘制，并且名称必须完全一致。且流程图中所有标识为的文档，必须在文字描述中的记录中体现。第13页，共42页。示例五、流程关键环节对本流程的绩效影响比较大或易产生风险的关键环节进行说明。第14页，共42页。示例六、流程存在的问题和改进建议问题和建议应分项列出，不要在一行中列出所有事项。第15页，共42页。示例七、信息系统的使用情况描述使用的信息系统名称，应用的主要功能。第16页，共42页。八、其它需要说明的事项描述前面未能叙述到的信息。第17页，共42页。目录一、流程说明规范介绍 1、流程

5、说明标题 2、流程说明正文二、流程绘制规范介绍 1、流程图背景 2、流程图主体 3、流程图形说明三、流程绘制及说明应准备的资料四、绘制步骤以及要求第18页，共42页。流程图实例示例流程图背景第19页，共42页。LOGO： XYNH+湘钢LOGO(企标)编 号： 部门+流程+编码审 核: 审核人业务主管部门：该流程的主要负责部门业务参与部门：参与该流程的部门活动说明：该流程图起止过程与范围文字说明标题： 该流程图对应的三级流程编号，如“XYNH-XS-02-01”。如果该流程是二级 以下的流程此处填写对应的二级流程编号+本流程编码。生效时间：流程开始使用时间，格式yyyy-mm-dd版本：由项目

6、组统一制定.(统一定为：1.0)流程图表头流程图背景修改说明示例第20页，共42页。目录一、流程说明规范介绍 1、流程说明标题 2、流程说明正文二、流程绘制规范介绍 1、流程图背景 2、流程图主体 3、流程图形说明三、流程绘制及说明应准备的资料四、绘制步骤以及要求第21页，共42页。流程图实例流程图主体示例第22页，共42页。流程图主体说明流程图顶端标题栏填入流程图的名称，格式也是“流程编号流程名称”，双击即可填入文字，字体为14号宋体加粗，左对齐。每个流程文件中绘制一个流程图；页名称与流程图名称一致。为保持流程图美观及易于装订，流程图大小规定如下：左边界3格上边界与背景的距离=2格下边界3格

7、图形大小需占整体页面三分之二以上第23页，共42页。目录一、流程说明规范介绍 1、流程说明标题 2、流程说明正文二、流程绘制规范介绍 1、流程图背景 2、流程图主体 3、流程图形说明三、流程绘制及说明应准备的资料四、绘制步骤以及要求第24页，共42页。编号图形名称编号图形名称1职能带区7信息系统/电子存档2最低一级工作步骤8非电子存档3引用/拆分的流程图9批注/文字说明4文件/表单10页码索引5判断/决策11结束6连接线流程图绘制工具包括11个图形第25页，共42页。图形1图形名称： 职能带区 图形作用：在增加职能部门时使用 使用说明和标准：每个流程参与部门占一列，若某一流程主要在某一部门内完

8、成，可以将部门下的班组作为一列，班组名称应放在第二行 公司领导单独占一列，统一称作“公司领导”。在流程步骤中写明高层的职务，如“总经理”等，但不能出现“财务经理”、“生产经理”的职能带。职能带中业务主导部门在左边，参与部门在右边 ，其中，“公司领导”在最左边。流程图形讲解职能带区第26页，共42页。图形1图形名称： 职能带区 图形作用：在增加部门时使用 使用说明和标准：部门名称应使用正式全称，不能用简称。字体为默认12号宋体加粗，若第二行有班组，班组字体为10号宋体加粗。选中职能带，在顶部横向推动，可以改变职能带的横向宽度。在“业务参与部门”中，列出具体业务参与部门；参与部门如果很多并且的活动

9、完全一致，可归结写为如”生产各部门”。流程图形讲解职能带区(续)第27页，共42页。图形2图形名称： 最低一级的操作步骤 图形作用：在描述一个流程时使用操作步骤描述工作过程使用说明和标准：上方框填入操作此项工作的岗位名称，不是姓名；下方框简要填入工作内容，如：“填写费用报销单 ”，应尽量简明，一般不超过15个字。字体为默认8号宋体。每个步骤都要加上顺序的编号。图形必须放在职能栏内，不能跨越两个职能栏，即不能跨越竖线。使用默认图形大小，若需改变框图大小，则图形的横行宽度不可以改变，可以纵向高度加高。负责岗位07 工作内容流程图形讲解最低一级的操作步骤第28页，共42页。图形3图形名称：引用/拆分

10、的流程图 图形作用：在流程图中，当需用引用别的流程图时使用；或流程图中某一环节较复杂，可以进一步拆分成子流程图时使用使用说明和标准：填入所引用/拆分的流程图编号和名称，它是流程图中的一个步骤，也有步骤编号。当使用这一图形时，我们默认所引用/拆分的流程图已经完成相应的操作步骤。引用时，必须跟所引用流程图的主管部门沟通确认引用的流程图已经存在，并且所引用流程图的内容已经包括了相应的工作步骤。使用默认图形大小，若需要改变图形大小，图形横向宽度度不可以改变，纵向高度可以加高。引用/拆分的流程图不用单建一个职能栏。字体为默认8号宋体。流程图形讲解引用/拆分的流程图第29页，共42页。图形4图形名称： 文

11、件/表单 图形作用：工作步骤中直接用到的文件/表单，或工作步骤中产生的文件/表单 使用说明和标准：填入文件/表单的名称，包括纸张的或是电子的，应使用正式的全称。此形状不是单独的工作步骤，必须与“最低一级操作步骤”或“引用/拆分的流程图”一起使用，一般紧贴在以上两个图形的下方。使用默认的图形大小，横向宽度与所属工作步骤的图形一样，纵向可以加高。每一个文件/表单独占一行流程图形讲解文件/表单第30页，共42页。图形5图形名称： 判断/决策 图形作用：在出现情况判断或进行审核审批时使用 使用说明和标准：此图形也作为工作步骤之一，内容填入具体的判断事项，并应加以编号。如本步骤为审核，应直接使用判断框，

12、而非在“最低一级操作步骤”图形下再加判断框。 判断结果统一使用“是”与“否”；不能使用“YES”NO”。使用此图形，必须而且只能出现两种决策/判断结果；应该只有一个信息入口，两个信息出口。流程图形讲解判断/决策第31页，共42页。图形6图形名称： 连线 图形作用：连接两个图形之间的关系，箭头表示流程进行的方向。使用说明和标准：线条与图形的连接点只能是同一个业务方向，同一点上不能同时出现信息流入和信息流出，可以有多个信息流入或多个信息流出。两个图形之间选择连接点时，应该遵循“最少曲折”原则。选择连线并双击，可以在连线上加上文字。连线应该连到图上的连接点，不应连到另一条线上。流程图形讲解连线第32

13、页，共42页。图形7图形名称：信息系统/ 电子存档 图形作用：一个工作步骤需要借助信息系统完成时，或是完成的工作表单以电子文档的形式存储时使用 使用说明和标准：此图形不能单独作为独立的工作步骤使用。若是借助信息系统完成工作的，应附属在“操作步骤”图形侧下面，并用连线将其与所属“操作步骤”图形连接。在此图形中填入信息系统的名称，比如“新中大系统”。若是电子存档，应附属在“文件/表单”图形侧下面，并用连线将其与所属“文件/表单”图形连接。流程图形讲解信息系统/电子存档第33页，共42页。图形8图形名称： 非电子文档存储 图形作用：产生的结果需要以非电子形式进行存档时使用使用说明和标准：此图形不是独

14、立的工作步骤，必须附属在“文件/表单”侧下面，用连线将此图与所属“文件/表单”图形连接。流程图形讲解非电子文档存储第34页，共42页。图形9图形名称： 批注/文字说明 图形作用：需要对工作步骤进行补充说明时使用 使用说明和标准：此图不是独立的工作步骤，必须附属在其他图形上。字体使用默认8号宋体。此图可以跨越两个职能栏，可以与所附属的图形不在同一个职能栏。流程图形讲解批注/文字说明第35页，共42页。图形10图形名称： 页码索引 图形作用：当流程图较长，没法在一页中绘制出来，需要多页绘制时使用 使用说明和标准：拖动此图出来后，选择所要连接的页码，在所连接的页码右上角出现同样的图形，就是页码之间的

15、连接关系。此图为第一个页码的结尾图，是所连接页码的开始图，用连线与其他图形连接。流程图形讲解页码索引第36页，共42页。图形11图形名称： 流程结束 图形作用：一个流程图结束时使用，表明此流程图到此结束。使用说明和标准：在图形中填入“结束”两字，使用默认8号字体。注意，流程开始时不需要用此图形来说明流程开始，流程图的第一个步骤视为流程开始。在经过判断后结束的，需要出现“结束”图形；如果流程有肯定的结果，则不需要出现“结束”。“结束”在流程图中不需要标注步骤号。 流程图形讲解流程结束第37页，共42页。目录一、流程说明规范介绍 1、流程说明标题 2、流程说明正文二、流程绘制规范介绍 1、流程图背景 2、流程图主体 3、流程图形说明三、流程绘制及说明应准备的资料四、绘制步骤以及要求第38页，共42页。绘制流程图考虑的内容表单或文件的种类、内容、频度、张数有关联的部门，有关联的人表单、文件的填写方法、填写时机表单与管理运行的关系参考项目第39页，共42页。目录一、流程说明规范介绍 1、流程说明标题 2、流程说明正文二、流程绘制规范介绍 1、流程图背景 2、流程图主体 3、流程图形说明三、流程绘制及说明应准备的资料四、绘制步骤以及要求第40页，共42页。流程描述建议步骤1、整理手头资料，包括所使用的各种表单、文件、制度等；2、在纸上写出实际的工作