某大型集团公司公文管理手册

1、第一章 总 则第一条 为使某省某投资集团有限公司（以下简称“集团公司”）的公文处理工作制度化、规范化、科学化，建立规范、严谨、高效的公文处理程序，提高公文处理的效率和公文质量，按照*省人民政府国有资产监督管理委员会关于省属企业公文处理有关问题的通知的有关要求，结合集团公司实际，制定本办法。第二条 集团公司的公文（包括传真、电报），是集团公司在公务来往中形成的具有约束力、体式规范的文书，是维持集团公司正常运转不可缺少的重要工具。第三条 综合事务部负责集团公司公文处理和指导所属各企业公文处理工作，负责公文的统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。第四条 公文处理必须做到及时、准确、安全、规范

2、，必须严格执行有关保密法规，确保国家秘密和集团公司商业秘密的安全。第二章 公文种类第五条 集团公司的公文种类主要包括：（一）决议，适用于集团公司董事会按公司章程决定重大事项，部署集团公司全局工作；（二）决定，适用于对重要事情或重要行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销所属企业不适当的决定事项；（三）通告，适用于公布各有关方面应当遵守或周知的事项；（四）通知，适用于批转所属企业的公文，转发上级机关或不相隶属部门的公文，传达要求所属企业办理和有关单位周知或者要共同执行的事项，任免和聘用人员；（五）通报，适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况；（六）报告，适用于向上级机关或其他行业管理

3、部门汇报工作，反映情况，答复上级部门的询问；（七）请示，适用于向上级机关请求指示、批准；（八）批复，适用于批准所属企业请示的重要事项（不同意用“复函”）；（九）意见，适用于对重要问题提出见解和处理方法。可用于上行文、下行文和平行文；（十）函，适用于不相隶属部门、单位之间商洽工作，询问和答复问题；向无隶属关系的部门请求批准。答复所属企业一般审批事项的请示可以用“复函”；（十一）会议纪要，适用于记载和传达会议情况和决定事项。第六条集团公司向上级机关行文，常用“请示”、“报告”和“意见”。请求需答复的事项，必须用“请示”；汇报无需上级答复的事项，应用“报告”；回复对一般问题、事情的看法，可以用“意见

4、”。 第三章 公文格式第七条 集团公司公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送单位、印发单位和印发日期等部分组成。（一）涉及国家秘密和集团公司商业秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号；涉及商业秘密的文件可标明“秘密”；（二）紧急文件应根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”；（三）发文单位标识应由发文单位全称加“文件”二字，用套红大字居中印在公文首页上部；（四）发文字号应包括企业代字、年份

5、、序号组成。联合行文，只标明主办单位发文字号；（五）上报的请示，必须在首页注明签发人姓名，最后写上联系人及联系电话；（六）公文标题应准确简要地概括公文的主要内容，标明公文种类，标题中除法规性文件使用书名号外，一般不用标点符号；（七）公文如有附件，应当在正文之后，成文时间之前注明附件顺序和名称；（八）除会议纪要外，其他公文须加盖印章。联合上报公文，可由主办单位加盖印章；联合下发公文，联合发文单位都加盖印章；（九）成文时间，会议通过的决定、决议等以会议通过日期为准；领导签发的，以领导签发的日期为准；联合发文，以最后签发单位领导人的签发日期为准；一般信函、传真电报，以发出日期为准；（十）主送单位指公

6、文的主要受理单位，应当使用全称或规范化简称、统称。抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，应当使用全称或规范化简称、统称；（十一）公文应当标注主题词。上行文按照上级机关、单位的要求标注主题词；（十二）文字从左至右横写、横排；（十三）公文中各组成部分的标识规则，参照国家行政机关公文格式国家标准（GB/T9704-1999）执行；（十四）公文用纸采用国际标准A4型（ 210mm297mm），左侧装订。四章 行文规则 第八条 行文应当确有必要，注重效用。集团公司对所属企业行文，原则上只发到集团公司所属企业。第九条 集团公司向上级机关、单位正式行文，不得直接主送或抄送其领导和业务处室。公文

7、不得越级请示。因特殊情况必须越级请示时，应当抄送被越过的上级机关。“请示”应一文一事，应只写一个主送机关、单位，如需同时送其他机关、单位，应当抄送形式，但不得同时抄送下级单位。除领导直接交办的事项外，公文不得直接送领导个人。使用“报告”文种的公文，不得夹带请示事项。综合事务部是集团公司对外正式行文的部门；其他部门可行文向对口业务部门洽谈工作。转发上级机关、单位的文件，不必再抄送上级机关、单位。属于国有资产出资人职责范围的事项，集团公司向省国资委行文；属于公共管理的事务，集团公司向相关政府部门行文，同时抄送省国资委。第十条 公文的编号规则：（一）董事会决议按董事会任届编总序号，“届次”，并加编年

8、度序号；决议后应有参加会议董事签名；均用“某省某投资集团有限公司董事会文件”专用纸印发；（二）总经理办公会议纪要按年度顺序及会议时间编“2第期”。用“总经理办公会议纪要”的专用纸印发；（三）工作会议纪要按年度顺序编“2号”。用“工作会议纪要”的专用纸印发；（四）某省某投资集团有限公司文件正式文件发文字号为“*投集2号”；一般函件发文字号为“*投集函2号”，均用“某省某投资集团有限公司文件”专用纸印发；（五）中共某省某投资集团有限公司委员会文件发文字号用“*投集党2号”。用“中共某省某投资集团有限公司委员会文件”专用纸印发；（六）中共某省某投资集团有限公司纪律检查委员会文件发文字号用“*投集纪2

9、”号。用“中共某省某投资集团有限公司纪律检查委员会文件”专用纸印发；（七）某省某投资集团有限公司工会委员会文件发文字号用“*投集工会2”号。用“某省某投资集团有限公司工会委员会文件”专用纸印发。（八）某省某投资集团有限公司团委文件发文字号用“*投集团委2”号。用“某省某投资集团有限公司团委文件”专用纸印发。（九）其他类型的文件集团公司其他机构的文件，根据业务发展和管理的需要，另行确定。第十一条 草拟公文的基本要求：（一）符合集团公司的利益和有关法律、法规及其他有关规定；（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。草拟“请示”必须说理清晰透彻，要求明

10、确妥当；草拟“报告”必须综合情况，叙述完整而简练；草拟“意见”必须切合实际，有较强的针对性和可靠性；（三）公文的文种应当根据行文目的、集团公司与主送机关、单位的行文关系确定。标示公文紧急程度与密级，应事出有因，切合实际；（四）人名、地名、数字、引文、词句等使用要规范、准确；引用公文应当先列标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日；（五）结构层序数，第一层为“一”，“第二层为（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”；（六）应当使用国家法定计量单位；（七）公文标题、正文及附件等可使用规范简称。文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称，且文内简称必须统一。使

11、用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名；（八）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。 第五章 公文办理程序第一节 收文第十二条 公文办理分为收文和发文。收文的一般办理流程包括签收、登记、拟办、批办、承办、催办、立卷、归档、销毁等程序；发文办理程序一般包括草拟、会签、登记、审核、签发、打印、校对、印刷、用印、分发、归档、销毁等程序。第十三条 凡集团公司收到的各类文件（含所附的申报材料）、函件、信件或其他邮件（不含私人信件、包裹和各类报刊杂志），无论是通过公文交换站收到

12、的，或者由发文机关、单位派人送来的，或者通过邮递等其他途径送到集团公司的，均由综合事务部保密室统一签收。保密员对每天的收文进行登记、编号。集团公司领导及各部门直接收到的文件，应送保密室登记编号后再办理。个别急需办理的文件，经办人员在办理完毕后应尽快送保密室进行补登记。第十四条 综合事务部专责人员负责对当日来文提出分办意见，并由综合事务部主要负责人审核。对来文提出分办意见按如下原则掌握：（一）来文若属省委、省政府、各部门（办公厅）及其有关领导批转的文件、急件、批办件，或属重要政策性文件、涉及集团经营管理重大方面的文件，所属企业上报的请示，以及确实难以把握的文件，由综合事务部提出拟办意见，呈集团公

13、司有关领导阅批后再交有关部门办理；（二）对所属企业上报的其他文件、其他一般性文件，或有关部门送集团公司征求意见的稿件等，由综合事务部按照各部门职责直接送有关部门办理；（三）收文主送单位为集团公司部门的，一般视为反映情况或报告信息，只作传阅件处理，原则上不予正式办理。直接主送集团公司领导个人的文件，一般也按阅件处理。来文属于阅件的，由综合事务部核定该份文件的送阅范围后送集团公司领导和有关部门传阅；（四）对时间要求特别紧急的收文，可在送综合事务部审核的同时多送一份给有关职能部门或分管领导个人，有关职能部门可先行准备意见，在收到正式批办件后正式处理；（五）普发性的法律、法规及政府文件，可订阅有关政府

14、刊物，或直接印发有关单位执行，不必层层转发。一般性通知事项，可用电话、传真、电子邮件通知的，不发正式文件；（六）对于需要两个以上部门协同办理的文件，拟办意见中应明确主办部门、会办部门，分办意见经分管领导批阅后送有关部门办理。第十五条 综合事务部主要负责人核定文件的分办处理意见后，交保密员进行登记，并在当天将收文送出，或通知有关部门领取。各部门应指定专人负责对各类文件进行签收。各部门应及时指定人员办理收到的文件。对由本部门独立办理的文件，属急件的，应即收即办；属于一般件的，应在1-3个工作日内提出呈批意见，呈集团公司分管领导审批后办理；对于可直接起草文稿对来文进行答复的，原则上应在2-4个工作日

15、内起草完毕呈集团公司分管领导审批。对于部分需要一段时间方可办理完毕的文件，各部门可根据本部门工作安排办理，不受前述时间限制，但应本着效率原则，抓紧办理。第十六条 对于需要两个以上部门协作办理的文件，会办部门应在主办部门要求的合理时间内完成，主办部门收到会办部门反馈意见后2个工作日内，将汇总的办理意见呈集团公司分管领导审批。对需要所属企业协作的文件，由主办部门本着讲求效率原则，负责与所属企业协调、催办，原则上应在集团分管领导签发之日起7个工作日内办结。 对于要求限期答复的来文，原则上应在来文要求的期限届满前2个工作日呈集团分管领导审批。第十七条 各部门收到的传阅文件，应在当天阅签完毕并交回保密室

16、。因工作繁忙、部门领导出差等原因不能按期阅签的，应先退回保密室，待时间许可时再借阅，以免影响其他部门阅文。对于阅件转办件的，有关部门应按前述办文程序进行办理。第二节呈批文件第十八条 各部门送集团公司有关领导审批的呈批件，应由部门主要负责人签字、盖部门印章，并由综合事务部转呈，综合事务部专责人员应对呈批件进行审核。如属于非发文呈批件，主要审核是否附齐了相关材料；如属呈批发文稿件，则按本办法发文管理要求进行审核。呈送集团有关领导审批的文件应做到资料齐整，并按照以下顺序附上有关文件和资料：（一）文件呈批表或草拟的文稿；（二）来文；（三）有关部门的征求意见原稿；（四）有关政策依据等材料。对于由两个以上

17、部门办理的文件，主办部门在整理、提出拟办意见或草拟文稿时，对会办部门的意见在拟办意见中采纳与否，应加以说明和如实反映。第十九条 为便于文件的传递、办理、跟踪等环节的衔接，集团公司领导批阅后的文件统一交综合事务部，再退回各部门。各部门员工因公出差或外出开会后起草的工作汇报或参加会议的情况报告，原则上应在外出回来后3个工作日内呈集团公司领导审阅。第二十条 审批公文，主批人应明确签署意见，并签上姓名和日期，其他审批人圈阅或签上姓名，应当视为同意。拟稿、修改和签批公文，应当使用钢笔或签字笔，不得使用圆珠笔、铅笔或红色笔。第三节发文办理第二十一条 各部门呈送集团公司有关领导审批签发的文稿，除领导要求或紧

18、急事项外，原则上先送综合事务部在发文前进行审核，审核的重点是：是否确需要行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法规定等。第二十二条 集团公司的发文，设立签发人制度。（一）集团公司对外的发文，按如下安排处理：向省委、省国资委党委关于党务工作的请示和报告，由集团公司党委书记签发；向省政府、省国资委的请示，以及必须由集团公司法人代表签发的文件，由集团公司董事长签发；向省政府、省国资委关于投资、经营、管理等方面的文件（请示除外），由集团公司总经理签发；向其他上级机关上报的公文，其他对外公文，按照集团公司领导班子工作分工由有关领导签发。（二）集团公司对内的发文，按如下安排处理：对所属企业的批复文件由集团公司根据工作分工党委书记、董事长、总经理签发。对所属企业的其他发文，按照集团公司领导班子工作分工由有关领导签发。（三）有关签发人因出差或其他原因无法签发的急件，由综合事务部电话请示有关签发人后，按照党委书记、董事长、总经理、副总经理的顺序，分别由后者先代为签发，