如何使用WORD的索引功能

1、插入索引和目录的一个前提是，你在文章中一定要把文章中将来要做目录的标题部分设置为标题格式。一般在格式工具栏，有文章内格式的设置，通常都是“正文”，你要做的就是根据文章的标题分级，把你文章中的小节的题目分别设置为大的就设置“标题1”，比它小的就设置“标题2”，依次类推。然后，你选择插入索引和目录，系统就自动提取这些设置了标题格式的标题为目录了！如何使用的索引功能索引是根据一定需要,把书刊中的主要概念或各种题名摘录下来,标明出处、页码,按一定次序分条排列,以供人查阅的资料。它是图书中重要内容的地址标记和查阅指南。设计科学编辑合理的索引不但可以使阅读者倍感方便，而且也是图书质量的重要标志之一。WOR

2、D就提供了图书编辑排版的索引功能，现将其使用方法介绍如下：如何标记文档中的索引项要编制索引，应该首先标记文档中的概念名词、短语和符号之类的索引项。索引的提出可以是书中的一处，也可以是书中相同内容的全部。如果标记了书中同一内容的所有索引项，可选择一种索引格式并编制完成，此后Word将收集索引项，按照字母顺序排序，引用页码，并会自动查找并删除同一页中的相同项，然后在文档中显示索引。以标记文中的“唯物主义”为例，先用鼠标选定文中“唯物主义”四字，然后执行“插入”菜单下的“索引和目录”，出现对话框后，选择“标记索引项”，出现下一个对话框后，选择“标记”最后执行“关闭”这时在原文中的“唯物主义”二字后面

3、将会出现“XE唯物主义”的标志，按一下工具栏上的“显示/隐藏”按钮，可把这一标记隐藏或显示出来。如果你要把本书中所有的出现“唯物主义”的地方索引出来，可在出现第二个对话框后，执行“标记全部”，这样全书中凡出现“唯物主义”的页面都会被标记出来。索引的格式可自行选择，排序方式有“笔划”和“拼音”两种，默认项是“笔划”。如何提出已标记的索引项当做完上面的索引标记之后，就可以提取所标记的索引了，其方法是，把光标移到书的最后边，然后执行“插入”菜单下的“索引和目录”,此时，一个索引就出现在光标处，如果你当初选择的是“标记全部”，则索引会标记出你所索引的某个词都出现在哪一页上。一个索引词在同一页中出现多次

4、，索引为节省页面，只会标记一次，并按笔画或拼音进行了排序。这样你就可以按照索引的提示查找有关页面的内容了。如果你要对生成的的索引格式进行编辑调整可在索引对话框中对有关项目进行选择、自定义或更改。通过选择相应的选项卡，选择不同的索引格式。如何将、*、之类的符号标记为索引项首先选定文档中的单个符号。然后执行索引命令，在出现的对话框中的“主索引项”框中，紧随此符号键入“;#”，最后单击“标记”按钮。编制索引时，Word将符号放在索引的开始部份。如果所选索引格式包含用于字母组的标题，则符号将归为一组，置于数字标志#标题之下。既可以删除该数字符号，也可用“符号”等其他标题来替换它。如何更新索引、目录一般

5、情况下，要在输入全部文档内容之后再进行索引工作，如果此后又进行了内容的修改，原索引就不准确了，这就需要更新索引，其方法是，在要更新的索引中单击鼠标，然后按F9键。在更新整个索引后，将会丢失更新前完成的索引或添加的格式。如何处理索引的页码和文档中的页码不相符，如果出现这种情况。可单击索引后再按F9键，即可对其进行更新。如果进行了索引之后，文档中显示XE或TA域等隐藏文字，请单击“显示/隐藏”按钮可将隐藏，然后更新索引。如果文档包含以隐藏文字格式出现的分节符或分页符，则请删除隐藏文字格式，然后更新索引，这样页面显示就清晰美观了。WordXP高级功能应用之目录生成不少朋友在编制文档目录时是采用手工输

6、入的方法，真是太遗憾了，因为他们并不知道，目录原来是可以自动生成的！而且，自动生成的目录具有自由变换版式、自动更新以及可链接到相应的页面等优势，绝非手工输入可比。一、利用大纲级别自动生成目录如果要插入目录，请单击“插入”菜单，指向“引用”-“索引和目录”，出现“索引和目录”的画面，点击“目录”标签，倘若直接按下“确定”按钮，则会以黑体字提示“错误！未找到目录项”。那么何谓“目录项”呢？目录项即文档中用来显示成为目录内容的一段或一行文本。因此，要想自动显示目录，必先定义目录项。目录项的定义很简单，点击“视图”-“大纲”切换至大纲模式，如下图所示，大纲模式下文档各段落的级别显示得清楚，选定文章标题

7、，将之定义为“1级”，接着依次选定需要设置为目录项的文字，将之逐一定义为“2级”。当然，若有必要，可继续定义“3级”目录项。标题2黑体-B0个文坛独行者大粥#42级T*#=T=匕r:从斓翩那一刻起，一直在迷惑：究竟哪一个虹彫更真实?眼前的她瘦勳:口+J也讦是因为从骨子里往外疯长的重庆女性特有的彖情与坂逆、率直与敢言，也T口+J0如反年5月，自称是半个上海人的虬鬆旦煎携新书或阿难礼来到上海思若好口+J。新倒阿难施言情+问题口+J记者：新长篇昭阿难是範詆的小说?据湖南文艺出版社编辑谢不周介绍,口A定义完毕，点击“视图”f“页面”回至页面模式，将光标插入文档中欲创建目录处,再次执行“插入”f“引用”

8、f“索引和目录”，出现“索引和目录”画面，点击“目录”标签，则显示如图：标题2黑体标题2黑体上面一共只定义了二个级别的目录项，因此将上图“显示级别”中的数字改为“2”。“显示页码”与“页码右对齐”这二项推荐选择，前者的作用是自动显示目录项所在的页面，后者的作用是为了显示美观。“制表符前导符”即目录项与右对齐的页码之间区域的显示符号，可下拉选择；此外，有多种目录显示格式可供选择，下拉“格式”就可以看到了。最后点“确定”，如图所示，目录就这样生成了，包括页码都自动显示出来了。按住键，点击某目录项，当前页面自动跳转至该目录项所在的页码，很方便吧？A巨口灌环司內虫如性孙嘶应原嘶那纫邑一直在F霑菌调，说

9、话时又亢又亮的眼睛；传媒甲BU區使用这种方法生成目录还有一个好处，如果你想更改目录项，可以切换至大纲模式调整目录项的内容与级别，然后点击一下图中所示的按钮，目录就可以自动更新了得来全不费功夫！二、标记索引项自动生成目录第二种实现自动生成目录的方法是标记索引项，即预先将每个目录项标记成为一个索引项，最后实现目录的生成。具体的操作方法是：在页面模式下，选定文章中的第一个目录项，也就是文章的标题，执行“插入”-“引用”-“索引和目录”，出现“索引和目录”画面后点击“索引”标签，接着点击“标记索引项”按鈕，显示这样的窗口：按下“标记”标记文章标题“一个文坛独行者”为主索引项，这时文中标题出现如下字样（

10、引号内的内容）：“XE一个文坛独行者”接下来定义的是次索引项，操作方法同上，但在标记时应当注意：你所选定的文本内容在默认情况下会出现在“主索引项”而不是“次索引项”中，请在“次索引项”中输入你选定的文本“新作阿难：言情+问题”，同时在“主索引项”中输入刚才标记过的“一个文坛独行者”，这时该次索引项后出现如下内容：XE一位文坛独行者:新作阿难：言情+问题”对了，这些标记的主次索引项其实是一个域，因此可以不必重复操作，将引号内的内容直接拷贝至下一个次索引项后即可，要改动的只是其中的文字内容。如此，可快速地将所有主次索引项一一标记完毕。F面的事情就简单了，依次选择菜单“插入”一“引用”一“索引和目录

11、”，在弹出的窗口中设定：将“栏数”数值改为“1”，在“页码右对齐”前面打上“丁”，将“制表符前导符”下拉为点线，“格式”选用默认的“来自模板”。按一下“确定”，目录自动生成！这种方法可以随心所欲拷贝、移动、修改域中的内容，造就了索引项标记的灵活性，因此更新目录也很方便，但是无法直接链接至目录项所在的页面。当然，通过“交叉引用”功能可以引补这一缺陷，不过已不在本文的讨论行列，故此略去。【已解决】中如何设置页码从任意页开始算起呢？年月日星期五下午一、分开目录与正文不管你的目录有多少页，首先要做的就是将你的目录与正文分开（作用就如同将目录与正文分别存为两个文件一样，可以分别进行不同的操作），操作是将

12、光标定位到正文第一个字之前，使用“插入”菜单中的“分隔符”命令，进入后在“分隔符”窗口下部“分节符类型”选项栏中点选“下一页”，确定后退出。这时文档就分为目录与正文两节。接下来要做的就是分别设置不同的格式了。二、分别设置首先分别将光标定位在目录与正文所在页，再分别使用“文件”菜单中的“页面设置”命令，进入后在“页面设置”窗口选择“版式”选项页，在该页下部“应用于”下拉选项框中选择“本节”，确定后退出（通常插入分节符后该处系统默认为本节，为保操作无误最好用此步骤分别确认一下）。由于目录与正文唯一的页面区别就在于有没有页码，所以只要对页码格式进行设置就可以了，不需要再对其它格式进行设置。首先删除目

13、录的页码（如果原来就没有可以不用进行该步），接着将光标定位在正文所在页，使用“视图”菜单中的“页眉与页脚”命令，进入后在“页眉与页脚”对话框中点击“链接到前一个”按钮（工具栏中第九个按钮）取消链接，再点选“设置页码格式”按钮（第四个按钮）进入后，在“页码格式”对话框下部“页码编排”选项栏中勾选“起始页码”，并根据你的要求在“起始页码”后的空白框中选择正文第一页的页码，本例中是1，确定后退出。这样就完成了目录与正文页码的设置，使用分隔符可以将文档分成若干个部份分别进行设置，可以应用于很多方面，你可以试试不同的设置操作。创建目录：先将光标定位到你要放置目录的地方，使用“插入”菜单中“引用”菜单下的

14、“索引与目录”命令（较低的版本可以直接使用“插入”菜单中的“插入目录”命令），进入后在“索引与目录”窗口中选择“目录”选项页，进行相应的设置后就可以插入目录了。但是这个操作有一个前提就是你已经在正文中已经将各个标题文字都设置成了标题（样式框工具按钮中有标题一、标题二、标题三几种样式）的样式，系统才能进行识别进而自动完成目录提取操作，反之如果你的正文里所有文字的样式均为正文或其它不是标题的样式的话，系统会告诉你“错误，没有找到目录项”不能完成此项操作。这是进行创建目录命令一定要注意的地方，一定要保证的标题文字采用的都是标题样式，否则就不能进行目录创建。或者在文档中：1在.要插入页码的任意页的前一

15、页末定位光标，并插入“分隔符”“下一页”，此时光标定位到了下页首；2执.行“视图/页眉和页脚”打开页眉/页脚，在“页眉和页脚”工具栏上单击“在页眉和页脚间切换”按钮，将光标切换到该页页脚；3在.“页眉和页脚”工具栏上单击关闭“链接到前一个”按钮（页脚右上方“与上一节相同”6个字消失）；4执.行“插入/页码”命令，完成从本页开始的页码插入（前面页面没有页码，为空白）。希望对你有所帮助！二、页码从任意页开始1、将光标定位于需要开始编页码的页首位置。2、选择“插入-分隔符”，打开“分隔符”对话框，在“分隔符类型”下单击选中“下一页”单选钮。3、选择“视图-页眉和页脚”，并将光标定位于页脚处。4、在“

16、页眉和页脚”工具栏中依次进行以下操作：单击“同前”按钮，断开同前一节的链接。单击“插入页码”按钮，再单击“页码格式”按钮，打开“页码格式”对话框。在“起始页码”后的框中键入相应起始数字。单击“关闭”按钮。随意在插入页码201年007月30日星期五01:52P.M.一、直接在整个文档中插入，这个比较简单，点击插入页码首页显示页码格式选择所要插入的数字格式，并选择起始页码为1点击确定就可以了。、分多部分插入（即将文档分成多个部分，每部分插入的页码不一样或者某一部分不插入），在此以分两部分为例来说明，其他可以依次类推。如一个5页的文档要从第3页开始插入页码，前边两页不插入。步骤如下：将鼠标移至第二页最后的位置，然后点击插入分隔符分节符类型选为“下一页”，点击确定，此时鼠标移动到了第三页；点击插入页码首页显示页码格式选择所要插入的数字格式，并选择起始页码为1，点击确定就可以了。这时我们可以看到从第三页开始页码分别为