时间管理(第二板)

1、时间(shjin)管理共五十六页时间(shjin)的概念任何人都没有无限多的时间(shjin)，同时每个人又拥有自己的全部时间。时间：一种被相等地分配给所有人的资源。共五十六页平均(pngjn)80岁寿命我们(w men)只有3年的时间去创造价值,我们(w men)如何管理它？一寸光阴一寸金1-20、60-80忽略不计，余40 5年为1节点 项目 每天耗时 40年耗时 结余睡眠 8小时 13.3年 26.7一日三餐 2.5小时 4.2年 22.5交通 1.5小时 2.5年 20电话 1小时 1.7年 18.3看电视、上网 3小时 5年 13.3看报、聊天 3小时 5年 8.3刷牙、洗脸、洗澡

2、1小时 1.7年 6.6休假、白日梦 闹情绪、身体不适2小时 3.3年 3.3共五十六页1、为什么要进行时间管理？2、什么是时间障碍 3、如何有效的控制(kngzh)时间 4、提高时间效力的7大法宝课程目标共五十六页认识(rn shi)时间障碍共五十六页时间管理只是常识，只要我把工作做好， 我的时间管理应该(ynggi)还不错！时间(shjin)管理的错误观念我在压力下表现较好，时间管理会令我失去我的优势！我有使用记事本和行事历，这还不够吗？共五十六页这个(zh ge)课程带给大家最重要的讯息是明白自己问题所在, 我们需要作出怎样的决定, 及我可以(ky)做些什么和要做些什么共五十六页下面用最

3、简单的办法测试你是否能掌握时间，你只需回答“Yes” Or “ No”.1 你通常工作很长时间吗？2 你通常把工作带回家吗？3 你感到很少花时间去做你想做的事吗？4 如果没有完成你所希望做的工作，你是否有负罪感？5 即使(jsh)没有出现严重问题或危机，你也经常感到工作有很多压力？6 你的案头有许多并不重要但长时间未处理的文件？7 你经常在做重要工作时被打断吗？8 你经常占用用餐时间工作吗？9 在上个月里，你是否忘记一些重要的约会？10 你时常把工作推到最后一分钟，然后很努力的去做完它们？11 你觉得找借口推延你不喜欢做的事容易吗？12 你总是感到需要做一些事情而保持繁忙吗？13 当你长休了一

4、段时间，你是否有负罪感？14 你常无暇阅读与工作有关的书籍？15 你是否太忙于一些琐碎的事而没有去做与目标一致的大事？16 你是否有沉醉于过去的成功或失败之中而没有着眼于未来？ 测测你的时间安排(npi)是否合理共五十六页 总结(zngji)你的时间掌控1316 “yes” 救命！你在时间管理上急需(jx)改进912“yes” 58 “yes”04“yes”当心！你需要重新审视你的时间行动指南可以！方向正确，但需要提高冲劲恭喜！坚持并保留你的方法共五十六页什么(shn me)是时间杀手?共五十六页时间(shjin)杀手的分类共五十六页时间杀手(sh shu)的分类共五十六页时间管理的三大(sn

5、 d)原则一、能不能取消它？二、能不能与别的工作合并？三、能不能简便(jinbin)的东西替代它？共五十六页 订立(dngl)目标完善计划分配时间权衡轻重权力下放自我约束持之以恒如何(rh)有效的运用时间共五十六页 制订长期目标、短期目标 根据目标的轻重, 安排优先次序 认清个人的活力周期, 再根据最有效的工作时间, 勾勒出“ 理想工作时间表” 以目标, 优先次序, 理想工作时间表这三块积木为基础, 订好一天(y tin)、一个月、全年的工作计划计划组成(z chn)的基础共五十六页成功就等于(dngy)目标，其他的一切都是这句话的注解。美国潜能大师伯恩崔西语为什么需要(xyo)目标？共五十六

6、页哈佛大学有一个非常(fichng)著名的25年跟踪调查：对象是一群智力、学历、环境都差不多的年轻人，调查发现 ：27%的人没有目标60目标模糊10有清晰但较短期的目标3有清晰且长期的目标为什么需要(xyo)目标？共五十六页25年后调查发现 ：27%的人没有(mi yu)目标 60目标模糊 10有清晰但较短期的目标 3有清晰且长期的目标 社会(shhu)的最底层，抱怨整个世界社会的中下层面安稳地生活与工作成为各行业的专业人士成为社会各界的顶尖人士为什么需要目标？共五十六页1、个人目标(mbio) 2、事业目标长期的目标(mbio)应该是可以鼓励自己和推动自己!长期目标共五十六页项目计划日常(r

7、chng)运作计划 ( 编写每月工作报告)每周的行事安排每日需要完成的工作短期(dun q)目标短期的目标应该是现实的!共五十六页Specific - 明确的Measurable - 可以量度(lingd)的Achievable - 可以达成的Realistic - 实际可行的Time Bound - 有时间性的计划目标(mbio)的原则共五十六页命中是偶然(u rn)的，打不中是必然的！如 果 没 有 目 标共五十六页1、明 确 的 目 标2、工 作 排 列 优 先 次 序大石头小沙子(sh zi)水杯子(bi zi)理论共五十六页区分(qfn)优先工作紧急(jnj) 重要 防患未然 改进产

8、能 建立人际关系 发掘新机会 规划、休闲 繁琐的工作 某些信件 某些电话 浪费时间之事 有趣的活动 危机 急迫的问题 有期限压力的计划 不速之客 某些电话 某些信件与报告 某些会议 必要而不重要的事 受欢迎的活动不紧急 不重要共五十六页紧急(jnj) 重要(zhngyo) 不重要 偏重第一类事务，结果 压力 精疲力竭 危机处理 忙于收拾残局不紧急压力人共五十六页 偏重第三类事务，结果 短视近利 危机处理 被视为巧言令色 轻视目标(mbio)与计划 缺乏自制力，怪罪他人 人际关系浮泛，甚至破裂紧急(jnj)重要不重要不紧急 无聊人共五十六页紧急(jnj)重要(zhngyo)不重要不紧急偏重第四类

9、事务，结果 全无责任感 工作不保 依赖他人或社会机构维生无用人共五十六页紧急(jnj)重要(zhngyo)不重要不紧急 偏重第二类事务，结果 有远见，有理想 平衡 纪律 自制 少有危机从容人共五十六页如何制订(zhdng)计划共五十六页将目标写下来 - 是什么目标? 要达致什么的成果? 行动 要做些什么? 次序 - 哪些应该先做/哪些为后? 订下完成日期 及排列优先次序时间估计(gj) 每项的行动需要多长时间? 灵活性 有没有预留时间给不可估计的突发事情时间表 甚么时候处理甚么事项？如何制定工作(gngzu)计划共五十六页几点开始工作? 能不能早点开始? 有没有任何让你分心,以致无法完成目标的

10、事情?, 能不能早点开始? 你完全不受干扰的最长时段有多久? ( 不要把午饭也放进去)你最有效率和最没有效率是什么时候(sh hou)? 你将当天的主要目标完成到什么程度? 你会照着优先次序的书面计划做事吗? 你在适当的时间做适当的事吗?你在怎么处理不应该做的事? 可不可以授权? 手边的工作要如何做得更有成效, 更为简化, 并减少细节? 你花的时间与你的优先次序是否相称?看看你的工作日志(rzh), 然后问自己:共五十六页The main thing is to keep the main thing the main thing at all times- 哲学家 施格兰最重要的是我们必须(

11、bx)常常把最重要的事列为最重要共五十六页 你所花费的努力中，通常有百分之二十已决定了最后的结果。因此(ync)，专心在少数能影响结果的事务上，将有助于在短时间内达到要的成果。请记着 : 巴雷德“80/20”定理(dngl)共五十六页立 即 行 动 ! 1、改 变 你 的 习 惯 行为科学研究表明：一个人一天(y tin)的行为只有5是属于非习惯性的，而95的行为都是习惯性的。罗曼罗兰名言：性情(xng qng)即命运 ! 共五十六页立 即 行 动 ! 2、修 正 你 的 态 度 时光对有些人像张满的风帆，而对另一些人却像爬行(pxng)的蜗牛。共五十六页增加时间(shjin)效力的 “7大法

12、宝” 共五十六页你的工作环境是怎么样? 有什么方法能使你的办公(bn gng)环境可以令你感到愉快和增加效率? 1. 你的办公桌共五十六页将所有可以吸引你视线的东西全挪开将你每天必须用的文具放在上面 ( 电话, 时间表, 笔记本, 日历(rl), 笔座.)将你要用的器材放在容易找到的地方把可以鼓励自己的金玉良言放在你抬头可以看到的地方改善工作(gngzu)环境共五十六页1、将一些(yxi)你知道不会作出反应的信件抛弃 2、利用文件夹来将不同的文件归档改善工作(gngzu)环境共五十六页所有的文件和书信应只分成三类: 马上处理只作参考(cnko)归档2. 归档(gudng)共五十六页一些你需要今

13、天马上完成的事情 - DO NOW一些你需要这个星期完成的工作 - FILE一些你需要归档(gudng)的文件 - FILE 有空才阅读的书本 - READ 需要传阅的文件 - PASS ON 一些文件需要等待资料完成 - PROGRESS归档(gudng)系统共五十六页如果找不到要通话的对方 - 切记要留言, 并说明事情(sh qing)的严重性, 以确保对方回电打电话之前, 要把事情重点写下来要谈比较复杂的事情, 可以先将文件传真给对方先看, 减少详细解释的时间备有有关文件自设时限3、如何(rh)处理电话共五十六页每次召开任何会议前, 必须要紧记以下几点: 我是否一定(ydng)要出席这个

14、会议 会议之前应派发议程 说明开会的目的 如果你是主席, 你应鼓励发言和要求言之有 物 , 要避免发言同事偏离主题 最好设定一个时限, 以方便大家安排工作4. 处理(chl)会议共五十六页授权的定义和原因委派授权是一个向下级(xij)分配工作的过程, 它通常与一个经理的责任以及决策权利有关 委派授权可以帮助你节约时间的有力武器 委派授权可以增强一个经理的聪明才智 5. 授权(shuqun)共五十六页委派授权(shuqun)技巧解释所分配工作的重要性订出需要的结果订出下属的权利范围(fnwi)及规定达到完成工作限期的共识询问下属的意见及疑问订出跟进时间表肯定成就, 提高士气共五十六页 如果你从来

15、不懂得拒绝工作，导致工作量超出(choch)负荷时，你的工作品质势必会大受影响。NO！NO！NO！6. 要懂得(dng de)说不共五十六页说“不”应该是有礼貌(lmo) 要给对方的清晰的解释 给对方另外的选择和建议 要有技巧(jqio)的说“不”共五十六页为什么我们会拖延?不知道如何或从何入手不知道为什么要做? 不喜欢去处理 个人情绪及健康问题 缺乏奖励没有迫切性找借口过分忧虑忙碌(mngl)过后7. 处理拖延(tuyn)心态共五十六页问题文件(wnjin)洗牌著手工作时间行动每次只处理一项工作(gngzu)- 即时去做- 交付下属去做- 把工作分成若干部分- 订出工作时间改善拖延方法共五十

16、六页建立自信 - 跟自己说 “ 我一定可以做到”设立目标找出与自己相关的地方- 对自己的好处储蓄时间全力再战自我奖励立完工期限时刻提醒(t xng)自己事情的重要性有充分的准备, 才会把事情做好时间就是金钱改善拖延(tuyn)方法共五十六页总结(zngji)希望(xwng)你能够: 看到自己的问题在那里 要改变生活的习惯和工作方式 订立目标, 策略, 行动去应付每一个挑战 在自己所能控制的情况下, 把握每分钟 在不能完全自己控制的情况下, 把负面的影响 减到最低共五十六页在新的天地(tind)里, 你会.有清晰的目标, 知道自己在做什么和要做什么 分辨事情的先后(xinhu)次序 知道自己是否

17、朝着目标前进 选择做对的事, 而不是说只念着把事情做对 讲求效率, 以最少的资源追求最大的成效 计划每天,每周, 每年要做的事情 估计需要完成时间, 并编排时间表行事共五十六页懂得在适当时候(sh hou)说 “ 不”建立一套方法和技巧减少打扰缩短必须要做的事所花的时间抗拒拖延求取生活和工作平衡共五十六页 随时检视自己的时间管理状况，如果觉得不满意(mny)，可重新检查自身的时间管理方法，发现问题点后再做调整。随时(sush)检视共五十六页谢谢(xi xie)大家的积极参与!共五十六页内容摘要时间管理。我们只有3年的时间去创造价值,我们如何管理它。我在压力下表现较好，时间管理会令我失去我的优势