新版GSP信息采购中心岗位职责及工作流程(共8页)

1、信息(xnx)采购中心岗位职责信息(xnx)采购中心 编制(binzh)四人岗位描述：负责股份公司 全部信息包括：原材料、原料包装、原辅材料、西药、饮片、医疗器械、劳保行政办公用品、设施设备、机器配件、零部件、水暖器材及固定资产，最新的国家对企业有关政策的信息等收集，询价、制做计划采购单、信息保管等工作，为公司领导能掌握集团内部各类信息提供第一手资料，为公司采购部、物流部（包括呼市药厂）提供最新的价位信息及采购计划，监督各部门依照采购计划执行，从而以最低的采购成本获取经济利益最大的产品。以保证企业的经济效益不断增长。信息采购中心主任：直接上级：分管副总岗位职责：主持本信息中心的全面工作。负责对

2、本信息采购中心询价员的询价工作的全过程进行全面监督并负领导责任。不定期对询价员的询价工作进行抽查，根据信息采购中心专用信箱及询价员询价过程的原始汇总数据对所发生的询价进行审核确认。对各类信息(xnx)进行备份(bi fn)。以上工作相关(xinggun)内容须进行保密。信息采购员（一）直接上级：信息采购中心主任岗位职责：一、负责乌地区原材料的采购信息询价（根据生产订单下达时间）。二、内包材的采购信息询价包括：复合膜、铝箔、双铝、PVC硬片、PVC膜、塑料瓶（15克瓶、36克瓶）、空心胶囊、给药器（外用溃疡散）。（根据生产订单下达时间）三、外包材的采购信息询价包括：外包装的套盒（瓶签、说明书、小

3、盒、中盒）、大箱。（根据生产订单下达时间）四、负责保管原材料供应商合法资质证照。（复印件）五、负责保管原材料、内包材、外包材所发生业务的合同（可以为传真件）。六、负责收集地区所有固定资产的信息，包括：购进年限、使用年限，使用单位等。并且按年度整理编辑、存档，并及时更新。此项工作每年进行一次。七、对以上工作相关内容须进行保密。信息采购员兼包装设计员（二）直接上级：信息采购中心主任岗位职责：一、负责(fz)对地区(dq)各部门(bmn)所需劳保用品及办公用品等采购进行购前询价、制做计划采购单。二、负责对乌地区股份公司、药厂、等单位所需印刷品、各种机器耗材进行印刷、购买，更换前的询价工作。三、定期更

4、新工作范围内所需要的信息。并对相关信息进行备份。四、负责公司产品的包装、后期印刷制做等宣传资料的设计、制作与创新。以公司VI手册为标准，设计符合要求的公司胸牌、水杯、手提袋等日常宣传用品；并负责收集、整理日常工作中的包装文稿及重要文档等工作。五、负责保管生产品种的各类电子版文稿以及询价所发生的电话记录及各类原始数据。六、以上工作相关内容须进行保密。信息采购员（三）直接上级：信息采购中心主任岗位职责：一、负责对公司使用的大型机器设备的基本信息进行采集并保管。负责进行购前询价工作、制做计划采购单。二、负责对使用机器的零部件、配件、轴承、水暖器材等基本信息的采集、保管，并负责购前询价工作，制做计划采

5、购单。三、负责收集国家对企业有关政策方面最新的各类信息，以备领导随时查阅。四、定期更新工作范围内所需要的信息。并对相关信息进行备份。五、负责整理询价所发生的电话记录及各类原始数据，并归档留存。六、以上工作相关内容须进行保密。信息(xnx)采购员（四）直接(zhji)上级：信息采购中心主任(zhrn)岗位职责：根据乌地区两大药品超市小组提供的购进计划，负责对西药、中药饮片、医疗器械采购进行购前询价并制做计划采购单，通知采购部门采购。一负责对新发生的西药及医疗器械供货商进行采购方面的谈判，以保证最合理的价格购进最好的产品。根据乌地区两大药品超市小组提供的购进计划，负责对西药、中药饮片、医疗器械采购

6、进行购前询价并制做计划采购单，通知采购部门采购。对各类信息进行备份。以上工作相关内容须进行保密。工作流程：原材料、内包材、外包材询价：药厂所需原材料、内包材、外包材采购信息由信息采购员根据乌市药厂或呼市药厂物料部提供的询价采购单询价，询价采购单上必须注明所询原材料的库存数量及所要定购数量，信息采购中心可根据库存适当调整定购数量。询价采购单可以是网上传送或传真发送的形式，询价员以电子询价函的方式发给公司原材料及各类包装、内、外包材等供应商进行询价。供应商把各自的供货价格发到询价员的专用信箱中，询价员的信箱为保密的形式，密码由询价员、信息采购中心主任及分管副总所掌握。由询价员负责把几家供应商的供货

7、价格汇总后进行分析对比，以上一次采购价格为依据，若价格浮动大或有变化的以及所询原材料每公斤价格达到1000元以上的特定品种可随时告知分管副总，由分管副总定夺。汇总后的表格留存，以备分管副总随时查阅；在选择合适的价格后，由信息采购员制做计划采购单，信息采购中心主任根据信箱的原始数据进行确认审核。计划采购单一份以电子版的方式发往总经理的OA网址，一份以传真的方式发给乌市药厂或呼市药厂物流部。由乌市药厂或呼市药厂物流部具体负责采购事宜、付款、制做合同及后继催货等工作；上述采购生效后，询价员负责把询价单、询价汇总表、合同（为传真件）归档收存，以备随时查阅。如有乌市药厂或金山药厂所需特定品种及内供品种在

8、以往固定商家有价位方面变化时，必须请示分管领导以及和两地物流部沟通，以保证价格合理、质量过关。物流部须严把质量关，来货如有质量问题可由物流部负责与供应商联系，以便及时处理。物流部在财务报账时必须附有信息采购中心询价的计划采购单，并由分管副总签字审批否则财务中心不与认可。 劳保用品及办公用品：根据(gnj)药厂、药品(yopn)超市、股份公司等各部门(bmn)提供的由分管副总签字的询价申请单及物料计划单进行询价，询价包括：询问价格，制定价格及商定开何种发票等问题。询价结束后由询价员制定计划采购单，信息采购中心主任根据询价员询价过程的原始数据对所询价格进行审核确认。计划采购单以传真等方式发给采购部

9、。由采购部负责购买、付款及开发票等事宜。询价员负责将询价过程的电话记录及各类原始数据进行整理，并归档留存，以备随时查阅。以上询价如无特殊情况必须在一天之内完成，各部门可根据自己提出的计划时间与采购部联系所购物品，信息中心将不在负责具体催要事情。如有药厂或股份公司临时所需数额较小的，根据实际情况由采购部临时自行采购，采购完成后所购买物品价格信息以书面或电话的方式交由信息采购中心备案，并补签由分管副总审批的询价申请单。以上采购，采购部须严把质量关，若所购物品质量与所询价格有差异可及时与信息采购中心联系，以便及时调整、更换。采购部在财务报账时必须附有信息采购询价的计划采购单，并经由分管副总签字，否则

10、财务中心不与认可。三、包装设计、印刷(ynshu)流程：1、包装(bozhung)设计：根据领导(ln do)指令填写包装设计申请表一式两份，包装设计员按照包装设计申请表要求，依据局令第24号、药品标准、药品批件、药品变更批件等相关内容对格式、颜色、字体、排版进行包装设计。设计完成（代理产品由代理商确认后），包装设计员需进行初校对后传给药厂质量部包装审核员进行审核。审核完成的电子版样稿由包装设计员留存供日后使用。2、包装备案：包装设计人员将审核无误后的包装样稿电子版传给公司负责备案人员进行包装备案。3、包装印刷：根据生产计划定单将所需备案后的包装整理制作完成，签字后将样稿传给质量管理部包装审核

11、员处进行审核，确认无误签字后方可印刷。由包装设计人员向包装印刷商提供标准样稿的电子版。审核签字稿一式两份，一份药厂质量部存档，一份信息采购员处留存以备下次询价用。包装印刷商排版后，印刷商以实际样品或签字稿进行审核，厂家不再进行复审。如印刷商有特殊要求，可以为其提供审核帮助。四、机器设备、零部件、轴承(zhuchng)股份公司( fn n s)各部门、药厂(yo chn)、超市等所需构置水暖器材、建筑材料、机器设备、机器设备零部件及化验室用物品由分管副总签字后进行询价。询价单上详细注明所询机器设备，零部件的具体型号，生产厂家。询价员根据上述要求进行询价并制做计划采购单，信息采购中心主任可根据询价

12、员询价的原始数据进行审核。计划采购单以传真等方式发给采购部进行采购。询价员负责：询价、制定计划采购单、商谈开何种形式的发票。具体采购，付款，开发票等由药厂采购部负责。少量、急需的零星水暖器材及轴承、各类零部件等由采购人员可根据实际情况临时自行采购，采购完成后所购买物品信息以书面或电话的方式交由信息采购中心备案并补签由分管副总审批的计划采购单。询价结果后，询价员负责将整理过的原始的电话询价记录及各类数据进行归档留存，以备领导查问。采购部严把质量关，若所购各类零部件、轴承、水暖器材等型号、大小与所要求的不符，采购部可及时与信息采购中心联系，以便及时调整。采购部在财务报账时必须附有信息采购中心询价的

13、计划采购单，并由分管副总签字审批，否则财务中心不与认可。五、西药、饮片、医疗器械：乌地区两大超市的验收员在每周一、周五晚把各组长提供的缺货计划报到信息采购中心，计划可以为传真等方式。询价员当晚根据各组长所报的计划制做询价汇总表。每周二、周五的上午以电话的方式和各商家进行询价。询价分为现金开票与增值税开票两种方式。询价完成后制做询价汇总表及计划采购单，询价汇总表保留以备有问题时查询。计划采购单以传真的方式发给药品超市采购人员进行采购。此工作要求在一个上午内务必完成，以免耽误药品超市购进时间。询价员负责：询价，制做计划采购单。药品超市采购人员负责按照计划采购单上所询价格及目录进行采购，并负责付款及后期开发票等事宜。采购中如有临时更换品种，变动价格等问题，采购员可及时与信息采购中心联系，以便及时更改计划采购单。采购部在财务中心