公司合同文件档案管理制度

1、欢迎下载欢迎下载公司合同文件档案管理制度第一条 为加强对合同档案的科学管理，有效地保护和利用档案，结合本公司实际情况，特制定本制度。第二条 合同档案的归档范围。( l ）企业交易合同及其随附材料。( 2 ）合同履行中形成的文件材料。( 3 ）合同纠纷处理中形成的文件材料。( 4 ）其他与合同管理相关的文件材料。以上合同材料包括合同、合同管理中形成的信函、决定、会议记录、立计划、审批意见、可行性报告资信、调查报告、鉴定书、公证书、工作总及相关音像资料和计算机文档、软件等材料。第三条 合同档案的管理体制。( l ）合同档案工实行集中与分散管理相结合的体制。由总经理办公室负责主体档案的管理，并对其他

2、部门的档案管理工作进行督促和指导。( 2 ）企业法律部门为合同档案整理保管的专门部门，如有必要应配备专兼职人员负责合同档案管理工作。( 3 ）根据有关档案法规规定的精神，各部门形成的合同文件材料原则上本部门负责立卷和归档，并定期向企业档案部门移交保管。( 4 ）企业应有库房或场地和必要的设施及保护设备保管档案，确保档案安全。暂不具备档案安全保管条件时，要委托有关档案部门代为保管。第四条 合同档案的归档时间。( l ）办理完毕的合同，按工作阶段性进行归档。( 2 ）按年形成的合同，第二年上半年归档。( 3 ）凡是有法律效用的合同材料，一生效就归档。( 4 ）凡是有机密性的合同，随时形成，随时归档

3、。( 5 ）工程项目，科研课题，鉴定，竣工验收后，三个月内归档。第五条 合同档案的点收管理。合同档案移送归档时，依如下原则点收：( l ）检查文件的本文及附件是否完整，如有短少，应即追查归入。( 2 ）文件如经抽存，应有管理部门主管的签认。( 3 ）文件的处理手续是否完备，如有遗漏，应即退回经办部门补办。( 4 ）与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应即退回经办部门。( 5 ）发现随附材料含有贵重物品或有价证券等，应退回经办部门， 经办门应送指定保管部门签收后，将文件移送归档。第六条 合同档案的归档要求。( l ）合同材料完整齐全。( 2 ）系统、条理、保持有机联系。凡是归档合同材料，均要按

4、其不同特征组卷，尽量保持它的内在联系，区分它们不同的保存价值。合同分类准确、立卷合理。( 3 ）立卷要求将合同的正件与附件、印件与定稿、请示与批复等统一立卷，不得分散。( 4 ）在进行卷内合同排列时，要合理安排合同的先后次序，按时间先后排列。对于同一事情的同一合同，应统一规定进行，例如，正件与附件，应正件在前，附件在后等。( 5 ）由档案部门对业务部门加以指导，协助业务部门共同做好旧档的组织工作。办理移交手续时，双方应在移交清册上签字。第七条 合同档案的立卷管理。( 1 ）区分合同，确定立档单位。( 2 ）分类。依据合同来源、时间、题目、内容、字母顺序，将合同分成若干层次和类别。( 3 ）归档

5、前将合同资料分类，分组放置在待办卷宗内。( 4 ）合同案卷排列。立卷按永久、长期、短期分别组卷，卷内文件把正文、底稿、附件请示和批复放在一起，编制案卷目录和案内目录， 并复印出四至五份。( 5 ）整理案卷，使之厚度适宜，控制在 1 一 2cm 之间，材料过窄应加衬边，材料过宽应折叠整齐；字迹难辨认的，应附抄件；以每一案卷的标题应书写端正。( 6 ）对所有合同档案系统排列，确定保管期限，编制档案目录（卡片）, 按一定次序排列和存放。( 7 ）每年对合同档案进行一次清理。( 8 ）清除不必要保存的合同随附材料。( 9 ）对破损和褪色的合同材料进行修补和复制。第八条 合同档案的保管工作。( l ）防

6、止合同档案的损坏，维护档案的安全。( 2 ）设立专门地点或专用库房或专用文件库保存合同档案。( 3 ）做好合同档案室的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害防高温、防强光等工作，门窗应结实牢固。第九条 合同档案的鉴定工作。( 1 ）从合同档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面鉴别档案的价值。( 2 ）确定各类合同档案的保管期限。合同档案保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限的，保管期限从长。第十条 合同档案的销毁管理。( l ）对已履行完毕没有留存意义的合同档案，应认真鉴定，编制销毁清该清册永久保存。( 2 ）办理销毁手续，经董事会或总经理批准后，方能销毁。( 3 ）销毁时要

7、有二人以上监销，并在清册上签字。( 4 ）企业终止、解散时，合同档案应移交控股股东或主管部门或当地XX 档案管理机构。第十一条 企业应采取严密管理措施，防止合同档案失密和泄密。第十二条 合同档案借阅管理。( l ）凡需使用合同档案者，均须填写文件调阅单，依据调阅权限和档案密级，经总经理办公室签批后方能调阅。( 2 ）借阅档案应在“档案借阅登记簿”上登记，注明借阅档案的名称、密级、借阅方式、数量、期限。( 3 ）合同档案一般仅供在档案室阅看，未履行完毕的合同档案一般不允外借。( 4 ）若情况特殊需要外借，则必须得到总经理或董事长批准并应按之办理登记手续；外借期限不得超过三天，到期归还；如需再借，

8、应办卖借手续。( 5 ）借阅合同档案者应爱护档案，确保合同档案的完整性，不得擅自涂、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，发现遗失或损坏，应及时报告总经理办公室。( 6 ）外单位借阅合同档案，应持有单位介绍信，经总经理或董事长批准方可借阅，且不得带离档案室。其抄摘内容也须总经理同意且审核后方能出。第十三条 合同档案的利用管理。企业内合同档案利用的方式有：( l ）提供合同档案原件或复印件作为起草依据。( 2 ）提供合同档案作为同类合同交易的可行论证依据。( 3 ）提供合同档案查询同类合同交易涉及的法律法规和国家政策等。( 4 ）档案管理人员主动通过对档案的归纳整理，向各部门、员工提供公档案编研信息服