档案利用工作ppt课件

1、档案利用任务西安市档案局 黄海绒.档案利用任务一、档案利用任务概述二、档案利用任务的途径与方式. 第一节 档案利用任务概述.一、档案利用任务的含义： 档案利用任务，亦称“档案利用效力、“档案提供利用 ，是档案部门将本馆室及其他单位所藏的档案信息资源，经过一定的方式进展开发并传送给利用者，为利用者提供效力，满足社会需求的一项任务。.档案与档案信息： 档案：档案，是指过去和如今的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接构成的对国家和社会有保管价值的各种文字、图表、声像等不同方式的历史纪录。 - 档案信息：档案信息是指档案的内容及表达档案内容的文字、图形等信息

2、。. 档案是由档案内容信息和记录档案内容信息的载体两部分组成。无论是内容信息还是载体信息都是具有原始性。 档案信息指档案的内容信息，人们可以经过信息处置手段将档案的内容信息文字、图形等转换到其它载体上，使其脱离原始载体。这时的档案内容信息仍具有原始性，由于它来源于档案，但是它的载体曾经不是原来的载体。就是说，载体的原始性曾经失去，只保管了内容信息的原始性。.档案利用任务与利用档案： 档案利用任务是档案部门经过一定的途径与方式提供档案； 利用档案是利用者为了研讨处理一定的问题而实践的运用档案；.二、档案利用任务的根本内容 1、熟习馆(室)藏档案内容和各种档案检索工具的运用方法，引见、报道本馆(室

3、)所藏档案的内容、成分和价值，引导利用者利用档案。 2、开发、发掘档案信息资源，为利用者利用档案作好必要预备。 3、开展各种方式的利用效力，向利用者提供所需求的档案信息；. 三、档案利用任务的指点思想 以效力社会开展，效力经济建立，效力科技、文化开展为目的，经过各种有效手段开发传送档案信息，最大限制地满足社会各方面对档案 信息的需求，充分实现档案 的价值。.四、档案利用任务的根本要求1、明确效力方向，坚决效力思想2、熟习档案，了解利用需求。3、运用先进技术手段，加速开发利用档案信息资源。4、做好对档案利用效果的搜集与分析研讨，运用反响机制，科学地开发档案信息资源。.检验档案检索效率的四项检验目

4、的：检全率查全率：被检索出的有关档案占符合利用者要求检索的档案的百分比。反映出检索的网络度，也称查全率、检出率。漏检率：根据利用者提出的检索要求，未能检索出的有关档案资料占参与检索的全部有关档案资料的百分比。检准率查准率：根据利用者提出的检索要求，检索出符合要求的有关档案资料占检索出的全部档案资料的百分比。反映出检索的专指度。.误检率：根据利用者提出的检索要求，检索出的无关档案资料占检索出的全部档案资料的百分比。计算公式：检全率 R=a/(a+c)100%漏检率 O=c/(a+c)100%检准率 P=a/(a+b)100%误检率 M=b/(a+b)100%公式中：a被检索出的有关档案资料； b

5、被检索出的无关档案资料； c未检索出的有关档案资料；.举例：测算某机关档案室某段时间档案检索效率如：被检出的有关资料档案 a=100 被检出的无关档案资料 b=30 未被检出的有关档案资料 c=10检全率 R=a/(a+c) 100% =100/100+10100%=91%漏检率 O=c/(a+c)100% =10/100+10100%=9%检准率 P=a/(a+b)100% =100/100+30100%=77%误检率 M=b/(a+b)100% =30/100+30100%=23%.5、正确处置档案利用任务几个方面的关系 正确处置利用任务与根底任务的关系正确处置利用与严密的关系 正确处置利

6、用档案与维护档案的关系 正确处置被动效力与自动效力的关系.五、档案利用任务的意义1、档案利用任务是档案任务的根本目的。2、档案利用任务可以检验和促进档案根底任务。3 、档案利用任务是对档案任务最有效、最实践的宣传。. 第二节 档案利用的途径与方式.一、档案利用的根本途径 第一、提供档案原件第二、提供档案复制件第三、提供经过开掘整理的档案信息资料.二、档案利用的方式一传统提供利用二自动开发利用.一传统提供利用 传统提供利用方式以查档室“窗口效力为典型。有档案阅览 ，档案外借，提供档案复制本，提供档案证明，信函、和网络查询等常用效力方式。.1、开设档案阅览室查档室 调档阅览 . 开架阅览. 2、档

7、案外借 档案外借，是档案部门为了某些特定利用者利用档案的特殊需求，按照一定的制度，将有关档案资料借给利用者带出档案馆室阅览和运用的一种利用方式。.档案外借效力应留意的问题：档案外借效力普通适用于机关、企事业单位档案部门，借阅档案的人员必需是本单位内部、而且短期内不会分开任务岗位或任务现场的利用者。借阅档案的范围和数量要适当控制。必需履行审批登记手续。. 3、提供档案复制本 提供档案复制本，是档案部门运用复印、打印、拍照、晒印、缩微、扫描、摄录、抄录等手段，制造与档案原件内容一样的各种复制件，为利用者提供效力的档案利用方式。 提供档案复制本，分为全录提供副本提供和节录提供两种方式。. 4、出具档

8、案证明 出具档案证明，是档案馆室根据利用者的需求，为证明某种事项、问题在本馆室保管的档案中有无记载和如何记载而提供书面证明资料的效力方式。. 5、信函、和网络查询 信函、和网上查询，是利用者经过信函、或经过网络提出查档需求，由档案部门提供相应查档效力的利用方式。.传统提供利用方式的特点： 第一、以提供档案原件或复制件为主； 第二、对档案部门来说，是被动式效力；. 二自动开发利用 自动开发利用是档案部门针对本单位或社会对档案信息的需求，利用保管档案的优势，开掘馆室藏资源，经过一定方式方法自动向外报道或提供利用档案信息的档案利用效力方式。其详细方式有印发公布档案目录、提供档案编研资料、举行档案史料

9、陈列展览、档案信息上网、开放档案、公布档案等。. 1、公布档案目录 公布档案目录是档案部门根据一定专题，编制印发档案目录，自动向社会或有关部门报道、传播档案信息的一种档案利用效力方式。. 2、开放档案 开放档案是国家档案馆将超越一定保管期限的档案向社会公开提供广泛利用的一项方针政策。. 做好档案开放任务的根本要求： 明确开放档案的范围； 做好根底任务，为开放档案发明条件； 第一、做好到期档案的鉴定任务。 第二、编制开放档案检索工具。 建立开放档案的各项管理制度； 积极宣传开放档案的内容和开放效果；. 3、公布档案 公布档案是指国家授权的档案馆或者有关机关以及非国有档案的一切者，经过一定方式初次

10、向社会公开档案的全部或者部分原文，或者档案记载的特定内容，以使档案内容被社会知晓的行为。.公布档案的方式： 在正式的合法的出版物上发表；在各级国家广播电视台和电视台播放；经过公众计算机信息网络传播；在公开场所宣读，播放；出版发行档案史料、资料；向社会公开出卖、分发或者张贴档案复制件；展览、公开陈列档案或者其复制件。.4、档案信息上网 档案信息上网，指档案馆、档案室将可公开利用的档案内容信息上载到局域网或因特网，用户只需按照有关要求或程序操作，即可查阅所需档案信息。.5、政府信息公开查询利用1行政机关政府信息公开查询利用2005年12月10日 公布2007年4月5日 公布2021年4月11日 公

11、布 第一、建立健全政府信息公开的制度； 第二、做好信息整理任务；政府信息划分为应自动公开、依恳求公开、免于公开三类。 第三、积极做好信息公开任务，有条件的行政机关要设置公共查阅室或公共查阅点，方便公众进展政府信息的检索、查询和复制。. 确定的信息公开的方式：1、政府网站；2、各级国家综合档案馆；3、政府公报或者报刊、电视、广播等新闻媒体；4、公开栏、电子屏幕、电子触摸屏等设备；5、政府信息公开效力热线；6、政府新闻发布会；7、其他便于公众及时、准确获得信息的方式。.2档案馆已公开现行文件利用 已公开非涉密现行文件： 第一、非的可公开文件； 第二、未到进馆期限，按规定应保管在构成单位的文件； 第

12、三、具有时效性的文件；. 确定各级国家综合档案馆为各级政府自动公开政府信息的方式之一.莲湖区人民政府政务效力中心.6、举行档案展览 举行档案展览，是档案部门为了配合各项任务的需求，按照一定的主题，以文字、图片、档案复制品的陈列展出为手段，系统地提示、引见档案馆藏、室藏有关档案内容的一种效力方式。 .展览的特点：一是具有自动性：展览是档案部门自动向利用者引见档案内容的效力方式。二是具有系统性：展出的档案信息主题突出、内容集中,使利用者能得到系统的信息。三是具有广泛性：展览能吸引众多利用者，效力面广，提高了档案资源的利用率。四是具有多样性：举行展览时可根据需求决议时间长短、规模大小、内容多少、方式

13、多样、不拘一格。五是具有生动性：图文并茂、笼统直观，能给人留下深化印象。.构成展览的根本要素： 主题、内容、展品、艺术方式.举行展览的根本程序： 一、研讨确定主题和根本内容； 二、选择和征集展品，包括文字资料、图片、音像资料、档案复制品及其他实物展品； 三、拟定展览大纲和陈列的详细方案； 四、进展艺术方式的设计和陈列设备的设计和制造； 五、布展现场安装布置； 六、开展前的各项预备； 七、正式展出。. 国家档案局于2005年公布档案行业规范。指出：档案馆开展爱国主义教育以举行各种方式的根本陈列和展览为主，同时兼顾其他多种教育方式，即还可经过举行报告会、演讲会、讨论会、夏令营等活动，制造播放电视专题片等开展爱国主义教育活动。.7、开展档案编研任务 档案编研任务，是以馆室藏档案文献为主要对象，以自动提供档案信息内容为主要目的，在深化研讨的根底上，按照一定的标题要求，对档案文献进展搜集、挑选和不同性质、不同层次的加工，使之转化为不