供应商管理程序(暂行)

1、供应商管理程序编号:HNZY/GL-CG-03-a.0页数：1/111 目的为规范供应商的管理，确保其供应的产品符合公司的需求。2适用范围适用于公司及卷烟厂A类、B类供应商的评审、延伸管理及档案管理。3定义3.1供应商资质：指供应商在资信、质量、服务、价格等方面的综合能力，包括工商 经营许可资格、守法经营的信誉、产品（服务）的质量和管理水平、售后服务的 质量、产品（服务）的价格、公司的经营状况等方面。3.2资格评审：对供应商的资质是否满足公司要求所进行的全面系统的取证、评估、 认定的活动。3.3集中采购：是指由公司统一评审并组织实施的采购。3.4授权采购：是指由公司评审后授权卷烟厂实施的采购。

2、3.5自行采购：是指由公司授权卷烟厂自行组织评审并实施的采购。4职责项目采购方式管理部门组织评审机构审核审批管理类别卷烟材辅料集中采购物资供应部供应商管理（资质认证）委员会办公室供应商管理（资质认证）委员会A类授权采购物资供应部卷烟厂零配件（卷烟生产与动能设备）集中采购生产管理部授权采购生产管理部卷烟厂烟叶及烟叶加工企业集中采购原料供应部技术中心原料供应部供应商管理（资质认证）委员会B类专卖设备集中采购生产管理部生产管理部设备（生产、动能、计量器具、工程）招标或比质比价采购生产管理部卷烟厂公司（卷烟厂）招（投）标管理委员会办公室，或者公司（卷烟公司（卷烟 厂）招（投） 标管理委员 会或者公司C

3、类科研检测仪器、实验用品技术中心2007-01-01 实施2006-12-26 发布通讯、计算机、视频、GPS、软件信息中心卷烟厂厂）相关部门（卷烟厂相关领导保安、消防、放射性物品、劳保用品安全保卫部卷烟厂熏蒸杀虫、消毒原料供应部卷烟厂文娱、宣传设备思想政治工作部卷烟厂车辆力公室卷烟厂生活后勤设施后勤服务中心卷烟厂促销品市场营销部办公用品、低值易耗品物资供应部卷烟厂运输、咨询、广告、保险等服务类项目公司相关部门卷烟厂供应商目录发布与管理A类供应商管理（资质认证）委员会办公室B类C类公司（卷烟厂）招（投）标管理委员会办公室或者相关部门页数：2/11供应商评级A类供应商管理（资质认证）委员会办公室

4、供应商管理程序编号：HNZY/GL-CG-03-a.0B类供应商管理（资质认证）委员会办公室和管理部门C类公司（卷烟厂）招（投）标管理委员会办公室供应商档案管理管理部门供应商延伸管理管理部门5内容5.1供应商评审5.1.1 流程5.1.2新供应商的提出5.1.2.1根据实际需要，物资供应部或生产管理部负责寻找新的供应商，并对供应商 的资信情况进行调查。5.1.2.2物资供应部或生产管理部负责督促新供应商按要求填写“供应商基本情况调 查表”，并要求其提供有效的相关证明资料。零备件和不需打样的材辅料，新 供应商需要提供实物样品。5.1.2.3供方委托代理人须持供方的法人授权委托书。5.1.2.4采

5、购周期在一年以上的物资或零配件纳入招标或比质比价采购范围。5.1.3资料确认5.1.3.1新供应商资料收集齐全后，物资供应部或生产管理部对新增供应商经营的合 法性进行确认。5.1.3.2资料经确认符合要求后，物资供应部或生产管理部填写供应商评审申请表”， 并将新增供应商基本情况填写在“申请理由”栏内，经部长审核、公司分管 领导审批后交供应商管理（资质认证）委员会办公室。5.1.3.3当存在多家新供应商进行选择时，由公司分管领导选择确认1-2家新供应商 进行评审。5.1.4现场评审5.1.4.1供应商管理（资质认证）委员会办公室根据物资供应部或生产管理部提交的 新供应商相关资料，确定是否进行供应

6、商现场评审。5.1.4.2零备件和不需打样的材辅料在样品评审合格后进入现场评审（见5.1.5.6）。5.1.4.3现场评审计划的制定与队伍的组建5.1.4.3.1供应商管理（资质认证）委员会办公室牵头组建现场评审小组。评审小组 由以下部门中选择人员组成：综合计划部（企业管理部）、物资供应部或 生产管理部、技术中心、财务管理部、法律改革部、审计部、监察部（必 要时卷烟厂参与），供应商管理（资质认证）委员会办公室人员担任组长。5.1.4.3.2供应商管理（资质认证）委员会办公室填写供应商现场评审计划表”发 至每位小组成员，召集小组成员会议，通报现场评审计划，安排相关工作。5.1.4.4现场评审（认

7、证）内容包括：基本经营资质、产品价格、技术能力和质量保 证能力等的评审。5.1.4.4.1基本经营资质认证评估：物资供应部或生产管理部负责，主要对新供 应商基本经营资质的认定和组织动态跟踪评估，将结果记录在供应商基 本经营资质评审表”上。5.1.4.4.2技术能力评估：技术中心负责，主要对供应商技术装备、工艺控制能 力、检测仪器等方面的评估，将评估结果记录在供应商技术能力评审表” 上。5.1.4.4.3质量保证能力评估：综合计划部（企业管理部）负责，主要对供应商 质量管理体系的有效性进行评估，将评估结果记录在供应商质量保证能 力评审表上。5.1.4.4.4价格评估：审计部负责，主要对辅料价格进

8、行现场调研与评估，将评 估结果记录在供应商价格评审表”上。5.1.4.4.5以上四项评估的结论判定分合格”、“基本合格”与不合格”三种。 各项评估内容符合评估要求，无较大的偏差，则判定为合格”；各项评 估内容基本符合评估要求，少数项有些偏差，但不影响所供产品的质量和 公司资信，或经改进后能保证所供产品质量，则判定为基本合格”；各 项评估内容中某些项有严重偏差，直接影响所供产品质量和公司资信，则 判定为不合格”。5.1.4.5现场审核供应商管理程序编号：HNZY/GL-CG-03-a.0页数：5/115.1.4.5.1现场认证包括首次会议、现场审核和末次会议三个阶段。5.1.4.5.2首次会议由

9、评审小组组长向新供应商介绍此次审核人员、审核目的、人员 分组、各组审核要求及需供应商配合的事宜。5.1.4.5.3现场审核由各组按供应商现场评审计划表”的内容和要求进行。5.1.4.5.4现场审核完成后，各小组总结审核发现的问题和整改建议并填写相关评估 表格。5.1.4.5.5审核组长召开审核组内部协调会议，对发现的问题和整改建议进行综合汇 总，填写供应商现场评审结果报告单”。四个评审小组的现场评估均达 至U 基本合格”及以上的，则现场评审判定为合格”。5.1.4.5.6末次会议由评审（认证）小组组长向新供应商沟通现场评审情况，并反馈 被评审方供应商现场评审结论表”一份。5.1.5样品评审5.

10、1.5.1材辅料现场评审完成后，双方签订技术保密协议”，技术中心向新供应商出 具授权打样委托书”并提供相关材辅料的技术资料及样品。5.1.5.2新供应商打样后将样品送物资供应部。5.1.5.3物资供应部将样品移交给技术中心进行检测与试用。技术中心填写供应商 样品评审结果报告单”送供应商管理（资质认证）委员会办公室和物资供应 部各一份，并由物资供应部反馈新供应商一份。5.1.5.4样品评审主要从感官、仪器检测、试用三个方面进行，判定结论分合格、 与不合格”两种。打样样品与原样品完全一致，且试用正常则判定为合 格”；打样样品与原样品有偏差，或者试用不正常则判定为不合格”5.1.5.5打样可最多三次

11、，三次打样均不合格者则取消评审资格。5.1.5.6零配件和不需打样的材辅料的样品评审在现场评审之前完成，新供应商提供 实物，由生产管理部或技术中心组织进行实物检测和试用，生产管理部或技 术中心填写供应商样品评审结果报告单”。5.1.6 综合评审5.1.6.1供应商管理（资质认证）委员会办公室在样品评审完成后5个工作日内，综 合现场评审结论和样品评审结论对新供应商进行综合评审，填写供应商综 合评审结果报告单”。5.1.6.2综合评审结论分“合格”、“不合格”两类。现场评审和样品评审均判定为“合 格”者，则综合评审判定为“合格”。5.1.7供应商资格审批供应商综合评审结论表”经供应商管理（资质认证

12、）委员会办公室主任审 核后报公司供应商管理委员会进行审批。5.1.7.2经审批同意的供应商才能正式成为公司合格供应商。5.1.8发布与归档5.1.8.1合格供应商由供应商管理（资质认证）委员会办公室纳入“合格供应商目录”。合格供应商目录”经供应商管理（资质认证）委员会办公室主任审批后发 布。5.1.8.3供应商的档案资料由管理部门归档保存。5.1.9材辅料供应商临时评审5.1.9.1供应商临时评审的提出：5.1.9.1.1供应商提供产品的进货质量出现重大问题或连续批不合格时，技术中心 （卷烟厂质量监督检测站）可提出供应商临时评审申请。5.1.9.1.2供应商提供产品的使用质量出现重大问题或连续

13、、重复质量问题时，生产 管理部（卷烟厂）可提出供应商临时评审申请。5.1.9.1.3供应商生产工艺过程发生改变或原材料调整时，技术中心可提出供应商临 时评审申请。5.1.9.1.4供应商提供的产品对公司的职业健康安全、环境保护出现重大风险和危害 时，安全保卫部可提出供应商临时评审申请。5.1.9.1.5供应商资质出现重大变更（包括法人变更），物资供应部可提出供应商临 时评审申请。5.1.9.2提出部门填写供应商评审申请表”，经部门负责人审核和公司分管领导同意 后交供应商管理（资质认证）委员会办公室。5.1.9.3供应商临时评审由供应商管理（资质认证）委员会办公室按5.1.4要求组织进 行。5.

14、1.10供应商评级5.1.10.1每年供应商管理（资质认证）委员会办公室组织对合格供应商进行一次动态 评估。5.1.10.2供应商评级内容包括：实物质量、价格和服务质量评估，由相关部门进行评 估。5.1.10.3卷烟厂每月对供应商所供应产品的实物质量、服务质量进行记录，并填写“供 应商供货质量评估表”，每季度汇总一次并填写月季度供应商供货质量评估 汇总表”，经卷烟厂分管领导签字确认后于次月15日前报供应商管理（资质 认证）委员会办公室。5.1.10.4物资供应部、生产管理部每年将各个供应商所供应每种产品的价格情况进行 汇总，填写年度供应商供货价格评估汇总表”经审计部评估后报供应商管 理（资质认

15、证）委员会办公室。湖南中烟工业公司供应商管理程序编号：HNZY/GL-CG-03-a.0页数：7/115.1.10.5评分细则：实物质量40分。在进货或生产中发现质量问题，但没影响到生产， 扣2分/次；因质量问题而影响到生产，或造成了经济损失，根据影响的大 小或损失的多少扣540分/次。服务质量30分。合同制行力、到货及时 性、数量满足度10分，一般问题扣2分/次，重大问题扣510分/次； 问题处理的效果与及时性、急需物品的快速反应能力10分，一般问题扣2 分/次，重大问题扣510分/次；技术交流、技术服务等售后服务工作10 分，一般问题扣2分/次，重大问题扣510分/次。价格30分。价格纵

16、横向比较可比性好、质价比优30分，一般问题扣2分/次，重大问题扣5 30分/次。5.1.10.6供应商管理（资质认证）委员会办公室每年进行汇总评估，计算出各供应商 评级的年度汇总得分，并填写年度供应商评级汇总表”，拿出供应商等级初 评结果。5.1.10.7召开供应商管理委员会年度会议，对各供应商等级初评结果进行讨论、调整 与审批。5.1.10.8某种供货全年综合评分在65分及以下，或者某次某个单项评分低于标准分值 半的，则取消该供应商对该产品的供货资格。5.1.10.9某种供货全年的综合评分在95分及以上的为供应该产品的星级供应商， 或者某种供货有多个供应商，全年综合评分均没达到95分，评分最

17、高的为供 应该产品的星级供应商，连续两年评为星级的供应商则为二星级供应商”， 依此类推，但最高为三星级供应商”。5.1.10.10被评上星级”的供应商，公司将在资金支付、新产品开发中优先考虑； 被评为三星级”的供应商，供应商管理（资质认证）委员会办公室可以根 据实际情况向供应商管理（资质认证）委员会申请为该供应商增加该产品的 业务计划，经供应商管理（资质认证）委员会批准后由物资供应部执行。5.1.11管理纪律及考核办法5.1.11.1供方不得私自进入生产现场和仓库，经物资供应部许可，方能与其他职能部 门联系工作。5.1.11.2对于与供应商的技术交流，由物资供应部负责组织相关部门技术人员进行。

18、5.1.11.3物资供应部收集、整理卷烟材辅料质量问题信息，并向供应商进行反馈。5.1.11.4评审（认证）时，各评审（认证）人员须客观公正，认真负责，并对各自评 审（认证）的项目负责；评审（认证）员出现重大失误或评审（认证）过程 有失公正、弄虚作假，影响公司利益或公司形象，将按工作质量事故进行处 理。5.1.12相关部门、各卷烟厂须按要求及时填报相关报表。授权采购和自行采购供应商的管理5.2.1凡公司授权卷烟厂采购的物资，其供应商由公司统一评审，卷烟厂在公司发布的 合格供应商目录中选择进行采购。供应商管理程序编号：HNZY/GL-CG-03-a.0页数：8/115.2.2卷烟厂自行采购物资的

19、供应商由卷烟厂自行评审、管理。5.3 供应商延伸管理5.3.1管理部门应将所采购物资的实物、服务等质量情况汇总后通知相关供应商，督促 供应商及时采取有效的纠正措施，并负责跟踪评定。5.3.2如发现重复性的质量问题，管理部门应提出申请，对供应商进行重新评审。5.3.3遇到材料换版时，管理部门应对供应商处的旧版材料的处置情况进行检查，必要 时，技术中心可提前对新版材料进行检验。5.3.4供应商提供的产品在投入使用过程中发生安全与环境事故或存在安全隐患的，使 用部门应予记录，并反馈归口采购部门及安全保卫部。5.3.5相关部门对供应商提出的改进意见，管理部门应要求供应商进行改进。6记录记录编号记录名称

20、保存处保存 时间HNZY/GL-CG-03-a.0/01.0供应商基本情况调查表供应商管理（资质认证） 委员会办公室、管理部门供应 商资 格取消一 年HNZY/GL-CG-03-a.0/02.0供应商评审申请表供应商管理（资质认证）委 员会办公室、管理部门HNZY/GL-CG-03-a.0/03.0供应商现场评审计划表供应商管理（资质认证）委 员会办公室HNZY/GL-CG-03-a.0/04.0供应商基本经营资质评审表供应商管理（资质认证）委 员会办公室HNZY/GL-CG-03-a.0/05.0供应商技术能力评审表供应商管理（资质认证） 委员会办公室HNZY/GL-CG-03-a.0/06

21、.0供应商质量保证能力评审表供应商管理（资质认证）委 员会办公室HNZY/GL-CG-03-a.0/07.0供应商价格评审表供应商管理（资质认证）委 员会办公室HNZY/GL-CG-03-a.0/08.0供应商现场评审结果报告单供应商管理（资质认证）委 员会办公室HNZY/GL-CG-03-a.0/09.0供应商样品评审结果报告单供应商管理（资质认证）委 员会办公室、技术中心HNZY/GL-CG-03-a.0/10.0供应商综合评审结果报告单供应商管理（资质认证）委 员会办公室HNZY/GL-CG-03-a.0/11.0合格供应商目录供应商管理（资质认证）委 员会办公室、管理部门五年HNZY/

22、GL-CG-03-a.0/12.0供应商供货质量评估表卷烟厂一年IK&8r1折 1折 W2匚 x要SH K点 S姻 首口Kg Hd也江 Z右 陋册 想浦 SH K点 S姻 首口K蜻 2J 45 SH姻 口KLJ 坦W鸟I&ssrnooCNOO WMUMffis 100供应商基本情况调查表公司全称公司网址详细地址电子邮箱法定代表人性另U联系人性另U经营范围注册资金经营方式经营期限创立日期公司注册号发照机关发证日期公司税号发照机关发证日期营业收入前年净 利 润前年行业位置口超大集团口大型公司去年去年中等公司小型公司留存（公司行政章）（财务专用章）（发票专用章）附件：公司简介；公司营业执照、税务登记

23、证、特种行业经营许可证、组织机构代码证复印件；代理人法人供应商申请表编号：HNZY/GL-CG-03-a.0/02.0申请部门类别新增供应商供应商临时评审（认证）申请理由及可供选择供应商名单：部门负责人：日期：公司 分管 领导 意见日期：供应 商管 理委 员会 办公 室意 见日期：供应商现场评审计划表编号：HNZY/GL-CG-03-a.0/03.0公司名称供货名称详细地址法定代表人委托代理人联系电话评审时间评审小组组长联系电话组员评审内容及要求审核员经 营 资质查企业营业执照、税务登记证、组织机构代码证（特种行业经营许可证） 等原件是否齐全有效；查企业近两年的经营业绩、人员结构及资产状况是否

24、良好；查企业的合作伙伴，确定是否诚信经营。技 术 能 力查企业的生产设备是否符合生产所供应产品的要求；查企业设备的工艺控制能力和生产环境是否符合生产所供应产品的工 艺、质量要求；查企业的检测仪器是否满足产品的质量检测要求。质量保证能力查企业质量管理体系外审与内审情况，确定运行的有效性；查企业的采购与服务程序，确定运行的合理性与有效性；查企业的生产过程控制程序，确定运行的合理性与有效性；4 .查企业的不合格品控制程序，确定运行的合理性与有效性；价 格 评 审1 .查企业的会计报表及财务管理资料，确定财务管理的规范性；查企业产品的成本构成情况，确定成本的合理性；查同行业内其它企业的产品价格情况，确定产品价格的合理性。编号：HNZY/GL-CG-03-a.0/04.0经 营 资 格公司全称法定人代表详细地址委托代理人经营范H经营方式经营期限公司类型发照机关发正日期公司注册号公司税号税证有效期发照机关发正日期开户银行帐号其它经营证件名称许可内容发正机关有效期限经 营 规 模注册资金资产总额固定资产净值员工人数专业技术人员人数营业收入前年去年平均利润前年去年平均同行业定位