建设项目档案管理控制措施

1、第 PAGE15 页 共 NUMPAGES15 页建立工程档案管理控制措施建立工程档案管理的控制措施(一存在问题1.文件材料形成不标准、不完好、不及时、不准确2.档案搜集制度不严，搜集不及时，造成文件散失3.档案整理不标准，各参建单位标准不一4.建立期档案保管条件差，保护意识弱，造成档案损毁、散失原因分析p ：2.档案意识薄弱，重视程度不高3.档案工作的专业性 (二明确责任1、建立单位工程法人：对工程档案工作负总责。负责制定工程档案管理各项制度、标准、程序，并组织协调工程管理相关部门和参建单位施行。与参建单位签订合同、协议时应设立专门条款，明确工程文件档案管理责任。包括工程文件形成的质量要求、

2、归档范围、整理标准、归档时间、归档套数、介质、格式、费用及违约责任等内容。监理合同条款还应明确监理单位对所监理工程的文件和档案的审查、检查责任。对参建单位进展合同履约考核时，应对工程文件管理条款的履行情况做出评价。合同款支付审批时应审查工程文件的归档情况。建立工程文件管理和归档考核机制，对工程文件的形成、积累和归档情况等进展考核，履行工程档案法人验收和移交。将工程档案信息化纳入工程管理信息化建立，统筹规划，同步施行。按档案行政管理部门和主管部门相关要求，做好工程档案登记、验收的申报和准备工作。2、参建单位：包括勘察、设计、施工、监理、检测、设备制造等单位。详细负责建立符合建立单位要求的文件管理

3、制度，报建立单位确认。负责所承当工程或任务的工程文件的搜集、整理和归档工作。监理单位负责对所监理工程的归档文件、开工图的完好性、准确性、有效性、系统性和标准性进展审核，并形成记录。工程实行总承包的，总承包单位负责工程总承包范围内工程文件的搜集、整理和归档工作的统筹协调。各分包单位负责其分包局部文件的搜集、整理，并提交总承包单位汇总，或在总承包单位协调下直接向建立单位档案管理机构归档。参建单位应装备满足工作需要、符合平安保管要求的设施设备，确保工程文件的平安。3、各行业系统主管部门：负责制定本行业系统建立工程档案工作标准、制度并组织施行，对本行业系统建立单位的工程档案管理工作进展监视、指导、检查

4、。组织或配合档案行政管理部门搞好建立工程档案的验收工作。4、建立工程审批和主管部门：负责将工程档案管理工作纳入工程投资建立方案和工程领导责任制及工程管理环节，对工程档案工作负有监管职责。5、各级档案行政管理部门：负责对本行政区域内的建立工程档案实行监视指导，统筹规划、组织协调，并详细负责权责清单中规定的行政区域内重大建立工程档案的登记、指导、验收工作。建立单位对建立工程档案管理的控制措施1、建立健全组织体系主要包括两个方面的内容，一是要建立管理网络，二是要明确职责分工。2、制定规章制度为保证各施工、监理单位以及建立单位各部门在文件的形成、积累、整理、归档过程中有据可依，建立单位还应制定有关的档

5、案业务标准，其中比拟重要的有工程档案管理方法、分类方案、归档范围和保管期限表3、纳入合同管理建立单位在签订勘测、设计、施工、监理等协议(合同)时，要在合同中对工程档案的质量、份数、移交工作、违约责任，也可以单独签定开工文件编制和档案移交合同。在监理合同中除了要求监理单位做好自身形成文件的积累、整理、归档工作外，还要负责对施工单位文件材料的形成和管理进展监视。4、施行全过程控制建立工程档案工作浸透于工程建立的每个阶段、每道程序、每个工作环节之中，各工程建立单位应对工程档案实行全过程管理。工程前期准备阶段预先谋划。工程开工时统一标准工程施行阶段实时监控。工程交工、开工阶段总结反应施工、监理单位对建

6、立工程档案工作的控制措施1、落实管理职责。2、建立工地档案室。3、推行预立卷制度。4、监理单位对档案工作质量施行实时监控。会计档案管理方法解读一背景和过程财政部、国家档案局对原会计档案管理方法财会字199832号进展了修订，以财政部、国家档案局令第79号发布了新的会计档案管理方法以下简称新管理方法，将于20_年1月1日起施行。调整重点原方法21条，新管理方法共31条，主要作了以下调整：一是完善了会计档案的定义和范围。二是增加并明确了电子会计档案的管理要求。三是完善了会计档案的销毁程序。四是明确了会计档案出境的管理要求。五是调整了会计档案的定期保管期限，并延长了会计档案向单位档案管理机构移交的期

7、限。三调整内容1、完善了会计档案的定义和范围会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。旧方法会计档案是指单位在进展会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。新方法归档范围：(一)会计凭证，包括原始凭证、记账凭证；(二)会计账簿，包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿；(三)财务会计报告，包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告；(四)其他会计资料，包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档

8、案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。去除：汇总凭证、其他会计凭证三调整内容2、提出电子会计档案概念第三条明确：“通过计算机等电子设备形成、传输和存储的会计档案是电子会计档案”3、明确电子会计档案的管理要求1第七条：明确“单位可以利用计算机、网络通信等现代信息技术手段管理睬计档案。” 这与原方法中的“具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案。”不同，不需报备。2提出电子会计资料可仅以电子形式归档保存的条件一是形成的电子会计资料来真实有效，由计算机等电子设备形

9、成和传输；真实二是使用的会计核算系统可以准确、完好、有效接收和读取电子会计资料，可以输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序；准确、完好、可用 三是使用的电子档案管理系统可以有效接收、管理、利用电子会计档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系；准确、完好、可用 四是采取有效措施，防止电子会计档案被篡改；平安五是建立电子会计档案备份制度，可以有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响；平安六是形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案；准确、完好、可用

10、 七是电子会计资料附有符合中华人民共和国电子签名_法规定的电子签名_。单位内部生成的电子会计资料仅以电子形式归档保存必须同时满足第一至六项规定；单位外部接收的电子会计资料仅以电子形式归档保存必须同时满足第一至七项规定。4、会计档案移交时间新方法明确：当年形成的会计档案，在会计年度终了可由单位会计机构临时保管一年，再移交档案管理机构。因工作需要确需推延移交、由会计机构临时保管的，应当经档案机构或档案工作人员所属机构同意，且最多不超过三年。临时保管期间，会计资料的保管应当符合国家有关规定，且出纳人员不得兼管会计档案。5、会计档案定期保管期限的变化会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分

11、为年、年、年、年、年类。旧方法会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年。新方法其中会计凭证、会计账簿等主要会计档案的最低保管期限已延长至30年，其他辅助会计资料的最低保管期限延长至10年。新方法规定的保管期限为最低保管期限，各单位可自行设置，但不的低于新方法的规定。6、会计档案鉴定销毁单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见 旧方法，但未明确销毁前的鉴定工作和有关责任，单位应当定期对已到保管期限的会计档案进展鉴定，并形成会计档案鉴定意见书。经鉴定，仍需继续保存的会计档案，应当重新划定保管期限；对保管期满，确无保存价值的会计档案，可以销毁。新方法7、明确会计档案出境

12、管理要求原方法：我国境内所有单位的会计档案不得携带出境。新方法：单位的会计档案及其复制件需要携带、寄运或者传输至境外的，应当按照国家有关规定执行。四新旧方法衔接1新方法与旧方法规定的最低保管期限不一致的，按照新方法规定执行。2未到旧方法规定的最低保管期限的会计档案，应按照新方法的规定重新划定保管期限。3已到旧方法规定的最低保管期限，并已于20_年12月31日前鉴定可以销毁但尚未进展销毁的会计档案，因按照新方法的规定组织销毁；已到旧方法规定的最低保管期限，并已于20_年12月31日前鉴定予以继续保管的会计档案，应按照新方法确定继续保管期限。4已到旧方法规定的最低保管期限，但20_年12月31日前

13、尚未进展鉴定的会计档案，应按照新方法的规定进展鉴定，确定销毁会继续保管。确定销毁的，应按照新方法的规定组织销毁；确定继续保管的，应按照新方法确定继续保管期限。5单位如在新方法施行前已利用现代信息技术手段开展会计核算和会计档案管理，其有关工作符合企业会计信息化标准财会【20_】20号的要求，所形成的、尚未移交本单位档案机构统一保管的会计资料符合新方法第八、九条规定的电子会计档案归档条件的，可仅以电子形式归档保管。20_年以前形成的会计资料一律按照旧方法的规定归档保管。6各单位根据新方法仅以电子形式保存会计档案的，原那么上应从一个完好会计年度的年初开场执行，以保证其年度会计档案保管形式的一致性。三

14、、归档文件整理规那么解读一背景介绍归档文件整理规那么(DA/T 22-20_0)作为文书档案保存的纸质文件材料不再立卷 ,以单份文件为单位进展整理 归档文件整理规那么(DA/T 2220_ )二主要调整内容1、适用范围不同本标准适用于各级机关、团体和其他社会组织。立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。20_0版本标准适用于各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织对应作为文书档案保存的归档文件的整理。其他门类档案可以参照执.20_版 纸质文件材料纸质和电子文件材料 2、明确件的构成：归档文件一般以每份文件为一件。正文、附件为一件；文件正本与定稿包括法律法规

15、等重要文件的历次修改稿为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件；报表、名册、图册等一册本为一件作为文件附件时除外；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；来文与复文请示与批复、报告与批示、函与复函等一般独立成件，也可为一件。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。3、分类方法详细化将文件按其形成年度分类。跨年度一般应以文件签发日期为准。对于方案、总结、预算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按文件签发日期断定所属年度。跨年度形成的会议

16、文件归入闭幕年。跨年度办理的文件归入办结年。当形成年度无法考证时，年度为其归档年度，并在附注项加以说明。按机构(问题)分类将文件按其形成或承办机构(问题)分类。机构分类法与问题分类法应选择其一适用，不能同时采用。采用机构分类的，应根据文件形成或承办机构对归档文件进展分类，涉及多部门形成的归档文件，归入文件主办部门。采用问题分类的，应按照文件内容所反映的问题对归档文件进展分类。4、强调及时归档归档文件排列归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。20_0版归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按时间结合事由排列。同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列 20_版5、增

17、加“档号”档号的构造：全宗号-档案门类代码年度-保管期限-机构问题代码-件号上、下位代码之间用“-”连接，同一级代码之间用“”隔开。如“Z109-WS2022-Y-BGS-0001”6、归档章7、归档文件目录件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注20_0版序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注 20_版修整归档文件装订前，应对不符合要求的文件材料进展修整。归档文件已破损的，应按照DA/T 25-20_0予以修复；字迹模糊或易退变的，应予复制。归档文件应按照保管期限要求去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。对于幅面过大的文件，应在不影响其日后使用效果的前提下进展折叠。装订用于装订的材料，不能包含或产生可能损害归档文件的物质。不使用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封等装订材料进展装订。永久保管的归档文件，宜采取线装法装订。页数较少的，使用直角装订或缝纫机轧边装订，文件较厚的，使