学习分享-“管理者向上汇报的四堂课”

1、 学习(xux) 分享 导读： 管理者若要达到最高效的上传下达工作，汇报是必不可少的沟通方式。就形式而言，可分为事件(shjin)汇报、项目汇报、日常汇报等。 前三堂课，将为您分别讲述这三种形式的汇报该如何做，并附上“课后小结”供您复习。 最后一堂课“特别注意”，是管理者最容易犯的错误。 祝您学习愉快！共三十八页 管理者“向上(xingshng)汇报”的四堂课第一堂：事件汇报，如何报？第二堂：项目汇报，如何展开？第三堂：日常汇报，如何说？第四堂：特别注意！决定下一步的作为最先汇报坏消息符合“过去现在未来”的时间架构哪位经理的业绩报告更出彩？产品经理向上汇报的三个注意销售主管借“汇报”赢回老板信

2、任汇报要善于利用“碎片”时间日常工作汇报一分钟足够适当表功 不要隐形不要总让信息“姗姗来迟”汇报，不要因“小”自卑共三十八页决 定 下 一 步 的 作 为 第一堂课：事件汇报(hubo)，如何报？共三十八页 “关于这部分，你有什么想法？”现在有越来越多的状况，让老板忍不住想问下属这句话。 下属们报告时，都只提到“目前是这样的状况”、“客户是这么说的”、“那起案子出了状况”，却很少说出“我的看法是”把“现在该怎么处理”的问题抛给老板，自己都不提出对策。 下属的这种做法，仿佛在说：“我的工作范围只到这里，其余是主管该负责的。”这对老板而言，是很无奈的事。你应该不是这样的下属吧？ 请你就老板“希望你

3、加上自己的意见”的期待，回想一下自己的工作态度。至今每当完成业务，向老板报告时，你有没有加上自己对于后续工作的计划呢？还是只交代：“目前的状况就是这样。报告完毕。”就结束了呢？ 所谓的工作，如同推倒多米诺骨牌，一件案子的结束的瞬间(shn jin)，立刻联结到下一件案子的开始，一连串的骨牌就这么接连倒下，然后会在某个点成为某个关键骨牌的原动力。案子一个接一个往前进行，这就是工作。而要让下一个骨牌倒下，动力就在于“决定下一步的作为”，如果你报告的态度只是讲完现状就收工，很可能导致前方的关键骨牌无法倒下。共三十八页 你的工作态度是什么呢？有没有确保每一张骨牌都能顺利倒下呢？如果没有，你就应该在向上

4、报告的时候，加上自己对于下一步的计划。 譬如处理完客诉向老板报告结果的同时，提出你觉得该怎么做才能避免再次发生类似的客诉；又好比报告统计分析的结果时，针对数字异常的部分提出你觉得原因何在。在平日的工作中，就有许多机会让你练习向老板表达自己的意见，做得到与做不到这一点的人，在个人评价方面将形成相当大的落差。 请回想你平日的工作态度，当你找老板汇报事情时，是不是只顾着问：“现在该怎么处理呢？”这么做等于是把问题丢给老板，只会让老板觉得你自己没有负担起自己的职责。 找主管商量时，你记得(j de)这么说：“我想可能可以这么处理，您觉得呢？”就算你提出的不是非常有创意的对策也无所谓，因为你的所有意见都

5、可能成为老板思考对策的灵感来源。 平日向老板报告的时候，就是训练自主性的最好机会，记得加上自己的意见，尽全力好好表现。 共三十八页最 先 汇 报 坏 消 息第一堂课：事件(shjin)汇报，如何报？共三十八页 报喜不报忧在工作当中是不可取的。不能只汇报好消息，而不报告坏消息。在我看来 ，应该最先汇报“坏消息”，因为“坏消息”其实才是最重要(zhngyo)的消息。 有些人总是迫不及待地汇报很好消息，有了坏消息却不是装作不知道，就是推迟汇报的时间。好消息即使晚一点汇报也不会产生任何后果。但是坏消息就意味着投诉、事故、纷争，这些问题是要第一时间汇报的问题，是争分夺秒而且丝毫耽搁不得的问题，晚汇报1秒

6、都有可能产生不可挽回的后果。 早知道早解决，如果能在事态还处于萌芽阶段的时候就发现并且汇报，就能够及时处理问题，以免其发展为燎原之势，一发而不可收。推迟汇报“坏消息”是有可能引起致命结果的。 所以请谨记：简单工作的另外一个方式是最先汇报“坏消息”。 共三十八页符合“过去现在(xinzi)未来”的 时 间 构 架第一堂课：事件汇报(hubo)，如何报？共三十八页 在担任三星公司部门主管期间，我曾经遭遇过一次“意外”。那时正将等离子面板输出某地市场，所有产品皆置于木箱中运送。然而货柜送达当天，从当地传来紧急通知。原来客户打开货柜一看，面板外的包装纸上全都结满了水珠，面板根本无法使用。最后就连客户的

7、工厂生产线也紧急停止，陷入相当棘手的情况，销售量暴跌。我当时也相当震惊，紧急打电话向姜常务报告。 不过现在回想起来，当时报告的内容根本没有任何的解决方案，不过是单纯传达“文字”而已。 “姜常务，客户打电话来，说我们公司的产品太潮湿，无法使用，生产线也因此停产。” “这样啊？为什么会出现水气(shu q)？” “目前还无法掌握详细内容。” “什么时候的产品出了问题？” “货柜中木箱一个都没有打开看过，所以还无法确定是什么时候生产的。” “那么，对于这些出现潮湿问题的面板，将如何处理？” “这必须和客服部协调过才知道。我们目前也还没想出解决办法。” 共三十八页 从这段对话来看，其实没有任何一条真正

8、有用的讯息。因为姜常务不断提出问题，而我只是重复“无法掌握”、“无法确定”、“还没有办法”的回答。在对话过程中，唯一汇报的只有“面板因为潮湿出现问题”，其余只是漫无边际的对话而已。最后姜常务终于按捺不住。 “文部门长，你这不是报告吧。当然短时间内无法确认所有的事情，但是至少也得先调查过为什么会发生这样的问题，还有该怎么(zn me)处理后，再来向我报告吧。” 现在看来，像这样没有任何对策的报告，根本无法称得上是报告。接下来的几年里，我也是经过一番困难曲折后，才懂得什么是一份完整的报告。 一份合格的报告必须符合“过去-现在-未来”的时间架构。就是过去发生了什么事情？在那过程中又出现了什么样的话题

9、？要原原本本展现出来；针对发生的问题，现在该采取什么行动，而在解决的过程中又将遭遇什么样的困难，以及该怎么做才能渡过这些难关？提出自己的看法和建议；好的报告还应着眼于未来的变化和挑战，甚至是在这种情况下公司的定位与前进的方向，如何改进、提升，怎样更好地因应？也要在结论中提起，以供公司高层决策。共三十八页 在这一连贯的过程中，完完全全展现出部属的业务能力、思考过程、对未来的预测能力、独创性与创意能力，甚至是应变能力与爆发力。 向老板汇报工作，并非单单报告过去发生的事情，而是为了公司的现在和未来做准备。它使我们(w men)在激烈的竞争中跨越险境，一步步走向模糊不清的未来。共三十八页课后小结： 事

10、件汇报 至于什么样的事情能称为事件，那要看自己的职权范围和上司的授权程度了，底线由你自己把握。像账款问题、人员安全、生产停止等事情，就属于必须马上汇报的事件。 在向领导汇报事件时，要做到以下几点： 第一，要及时，事件时有时效性的，尤其是一些突发事故。 第二，信息要全面，并由自己的判断，但要请上司拍板，需要动用资源时要请上司批准。 第三，事情有新的进展或者处理完成后要及时向上司反馈。 第四，汇报的方式一般是电话 ，因为(yn wi)它最快捷，但事后要根据情况准备一份文本报告。共三十八页哪 位 经 理 的 业 绩 报 告更 出 彩？ 第二(d r)堂课：项目汇报，如何展开？共三十八页 想要提高团队

11、业绩，业绩报告是最清晰的展示格式且最容易被上级所指导。若想提高报告的质量，就要不断练习如何精简报告的内容。无论采用哪种形式报告，都应优先陈述最重要的内容。 下面我们来看一下A和B两位经理写的“每月业绩报告”。 A经理的业绩报告 3月份(yufn)销售业绩有明显的下降，华东分公司下降了2%，华中分公司下降了9%，华南分公司提高了5%，华北分公司降低了1%，华西分公司下降了3%。按每周销售业绩计算，3月第一周提高了2%，第2周下降了4%，第3周下降了3%，第四周下降了3%。3月份销售情况不佳的原因在于经济不景气，本公司产品与竞争产品相比价格略高，促销活动结果不理想。共三十八页B经理的业绩报告 3月

12、份销量与去年同期相比下降了5.6%。 销量下降的原因 竞争公司推出新产品（产品名称：NEW）； 华中分公司销量下降（9%）； 经济发展停滞（与去年同期相比消费者心理指数下降5个百分点） 其他详细情况请参考附件 #1.各分公司每周销售业绩分析 #2.竞争公司新产品分析 #3.华中分公司销量下降的原因及对策 对比一看，B的业绩报告更加专业且简单明了(jin dn mn le)，其最核心的内容有两点，即3月份的销售业绩以及业绩提高或下降的原因。对这两点内容进行陈述之后，其他细节上的内容全部以附件形式做了额外的报告。 共三十八页产 品 经 理 向 上 汇 报 的三 个 注 意第二堂课：项目(xingm

13、)汇报，如何展开？共三十八页 作为方太公司的产品经理，我深知汇报的重要。每一个项目，我在向总经理进行汇报时，会做到以下几点。注意一：格外注意管理好自己的时间在时间上，要确立总经理确定优先级。向总经理汇报时，我会尽量选择在总经理不太忙的时候，并且将自己的那些“想当然”的理论给丢掉，用自己的事实说话。我会先做好调研，然后找到支持自己论点的事实，不会让“我觉着我认为”这些话语出现在我的语言中。此外，明确自己的任务的内容(nirng)、时间、目标和效果，不会说一些和自己工作不搭边的话题。注意二：在汇报时，我会将产品的市场运营风险作为汇报的重点“产品力是公司的竞争核心”，这是总经理和我特别强调的一句话。

14、在任何公司，任何品牌，产品力都是基础。所以总经理会亲自抓每个产品，而且还会参加关于产品研发的每个会议。此外，总经理还设定了七个点，每个关键点也是他必抓的项目。因为总经理承担的是高风险的市场运营风险，汇报的过程中，产品的市场前景和利润问题，永远是总经理关心的头等大事。 共三十八页注意三：汇报的沟通技巧上，还要知道“电梯法则” 这让我在汇报时，话语更加有力、简洁。这是迈克 沃尔佩提出的一个沟通法则，就是与所有的顾客(gk)沟通时，尽量将你的谈话内容缩短在几分钟以内，可以简短到只有几个字。 所以，有时候仅仅两三页的PPT就可以代替长篇大论的产品管理文档，把所要表达的内容简单、明了地概括进去。总经理也

15、会在这些简短明了的PPT里面找到他最关心的信息和有效的信息。 共三十八页销 售 主 管 借 “汇 报” 赢 回 老 板 信 任第二(d r)堂课：项目汇报，如何展开？共三十八页 陈风在一家豆制品公司任销售主管，为了取得老板的信任，扫除与老板沟通时候的障碍，并且让老板明白自己是一个能解决问题的好下属，陈风决定改变自己的工作方式和汇报方法。 陈风一改往日里走访市场不深入的毛病，不但把自己公司的产品在市场上的反应(fnyng)，以及暴露出来的每一问题、每一个细节都摸得一清二楚，还把竞争对手的产品特点以及市场反应(fnyng)弄了个明明白白，并且积累了大量的一线市场数据。另外，陈风还在改变了平日里给老

16、板汇报工作的风格和方式。 第一，他自掏腰包买下竞争对手的产品样品交给老板亲自品尝，同时把竞争对手的产品价格及变化情况随时以邮件的方式汇报给老板； 第二，他把竞争对手的促销时间、采用的促销方式、促销效果等制成表格并写成详细的分析报告发给老板； 第三，他把公司的产品与竞争对手的产品做了深入的比较，不但找出了双方产品的优劣所在，还给老板提出自己的对策建议； 共三十八页 第四，他在每个季节前都发送一份数据翔实、分析具体、切实可行的工作报告，请老板指点，并在季度结束后上交一份完成情况的总结； 第五，他在公司的会议上，一改以往夸赞竞争对手的习惯，开始先汇报销售较好的几类产品和地区，随后找出销售最差的地区，

17、真诚地检讨自己工作的不足，并制订下一步的行动计划。 就这样，陈风工作了将近一年之后，慢慢地发现老板以前对自己不信任的态度有所转变，每当他向老板汇报工作时老板总是极富耐心，还时不时地提出问题(wnt)征求他的意见，并且夸奖他工作细致，处理问题(wnt)时有思路、有想法。当市场整体情况不好，陈风的业绩出现滑坡时，只注重工作结果而非过程的老板也不再发怒了，而是跟陈风站在一起解决问题(wnt)。 在日常工作中，千万不要忽视随时向领导汇报工作的作用，因为它能让领导认为你是一个能解决问题的人。你应该把每一次汇报工作都尽量做得完美无缺，让上司对你的信任和赏识慢慢加深。 当然，向领导汇报工作也是有技巧的。无论

18、是做口头的汇报，还是书面的汇报，都需要掌握以下几个技巧： 共三十八页思路要清晰 你在向领导汇报前，应该对汇报过程做仔细的梳理。先说什么，再说什么；哪些问题要简述，哪些问题该详细说明，必须要有个清晰的思路。否则，就很难打动领导。 重点要突出 无论哪一种工作都有自己的重点。因此，下属在向领导汇报问题的时候，应该掌握“事不过三”的原则，就是指汇报时注意每次只强调一个问题，只突出一个重点，最多不超过三个问题或三件事情。这样做不但有利于领导理清思路，迅速决断，而且能使领导对你的能力或效率产生好感。 去繁存简 所谓的去繁存简，就是要把一切不必要的话从汇报中删去。无论你是做书面汇报，还是口头汇报，都必须做到

19、去繁存简。因为它不仅是技巧，更是原则。 请领导点评 工作汇报之后，不要立刻一走了之，应该主动请领导对你的工作总结加以点评。无论最后领导给出何种的点评，差的也好，坏的也罢，下属都要以认真的精神、负责(fz)任的态度去细心地反思。因为，只有那些虚心接受领导点评的下属，才能再次被领导重用。 共三十八页课后小结： 项目汇报 在项目进行过程中，定期的汇报是必需的，他可以采用周报或半月报的方式。定期汇报不仅可以让上司知道你干活了，而且可以让上司帮你把握方向，知道你的难处，给你提供建议，尤其是在你提出资源需求时，能理解你，支持你。很多时候，上司不是不想给你资源，而是他认为你不需要资源。 项目完成(wn ch

20、ng)后，要有一个总结报告。在写总结报告时，要做到两点：一是要有有力的数据，因为在表功讨赏的时候，一定要有硬货；二是多用表格、图形、模型，这能让上司很快地明白你的意思，还可以展示你技巧方面的特长，提高你在上司心中的形象。 共三十八页课后小结： 项目汇报一般采用如下方式： 第一，邮件。项目汇报采用邮件方式居多，因为它既快捷，又不需要面对面地进行说明，对汇报人和上司的时空限制小。邮件的正文只需列出工作的内容和进展就可以了，简单明了，而附件是详细的项目内容。这样一来，上司一眼就能知道进展如何，到哪一步了，而他如果想知道详情，也可以看附件，两不耽误。 第二，纸稿。纸质项目汇报的第一页是项目进展情况，第

21、二页是目录，之后才是具体内容。这样安排顺序的内容也很简单，就是方便上司先了解项目的整体情况，再了解详细情况 。如果你是领导，你肯定也希望下属这么汇报。 第三，PPT。如果需要当面汇报项目进展情况，特别(tbi)是在项目结束后进行总结汇报，你最好准备一个漂亮的PPT. 共三十八页汇 报 要 善 于 利 用 “碎 片”时间(shjin)第三(d sn)堂课：日常汇报，如何说？共三十八页 老板交给你一项工作，用心一点的主管在老板要求汇报之前，就会主动做出出色(chs)的汇报。善于汇报工作的人是善于利用“碎片”时间的人，比如走廊上的擦肩而过时、午休碰面时、临近下班时等。 老板也不可能一天到晚都在考虑拜

22、托给你的事情，可能只是在某一瞬间突然想到“不知那事办得怎么样了”。如果一个人能够抓住那样的瞬间，哪怕只是汇报三言两语，那他也是个出色的主管。老板会因为这三言两语的汇报而感到安心，汇报的主管也能节约制作具体报告书的时间，同时给老板留下好印象。这就是出色的报告。 不管有什么理由，如果主管不去汇报工作的话，那么把工作交给他的人就会感到焦急。见面的时候，可能就会生气地说：“那事到底怎么样了？”对那主管的印象当然也就大打折扣。 善于汇报和不善于汇报的背后其实隐藏着非常重要的一样东西是否拥有一颗设身处地为对方着想的心。如果一个人能够设身处地去想，“对方是什么样的心情在等待呢？”“我要尽快汇报免得他担心”，

23、就算不刻意去做，也能做到抓住机会去汇报。 如果没有抓住机会，证明了你没有“体贴”交代工作的人。有了体贴的心，就不用担心会掉队。 共三十八页日常(rchng)工作汇报一分钟足够第三堂课：日常(rchng)汇报，如何说？共三十八页 在一家(y ji)公司周五的总结会上，领导让企划部主管说一说本周的工作总结，以下是她的言行： 被领导点名后，她说：“感谢领导对我们企划部的关心，万一总结的不够全面，还请领导海涵过去的一周我们每个人都很辛苦，尤其是”她挨个表扬了下属，两分钟过去了。这时候她才开始总结了部门的工作进展，“海南的那个案子进展得不太顺利，客户的诉求总是变来变去”接下来她开始抱怨海南客户是怎么来回

24、变动的。最后被领导打断，她才停下来。 这是非常常见的公司总结会。可见，客套、口头禅、抱怨占据了人们发言的三分之二多的时间，真正有价值的言论寥寥无几。其实这个汇报，一分钟就足够了。 拿上面这个例子来说，这位企划部主管可以这样汇报： 海南的案子是我们本周的重点，海南客户的特点是易变，我们部门齐心协力，派亲和力最强的小张直接和客户直接对接，让比较有浪漫色彩的小苏负责文案。现在客户比较满意，如您有兴趣，我可以把文案会后交给您的助理。 共三十八页课后小结： 日常汇报 有的公司有晨会和周例会，所以日常汇报在会上就可以完成了。但是要记住，不要太烦琐，因为上司一般比较忙，而日常汇报最忌讳的就是说了半天也说不到

25、点子上。 通常，你只需要说明现状和结果就可以了，因为如果上司关心，他自己会主动问的。不过，你准备时就要好好备课了，不光要知道现状和结果，还要知道原因、可能出现的问题、解决办法等，特别是对于(duy)领导可能会问的问题，更要心中有数，做到有备无患。共三十八页适当表功(bio n) 不要隐形第四堂课：特 别 注 意！共三十八页 雨薇是济南一家中型企业的销售主管。她到这家公司已经一年了，可不知道为什么，自己似乎总是难以得到老板的肯定。刚进公司做销售主管时，因为才转行，不懂销售技巧，几个月下来，没做出什么成绩。一次开会时，老板当着同事的面问：“你到底在忙些什么？你可要努力了！” 她开始调整工作方法，并

26、时常向前辈请教。工作逐渐有了起色，并得到了同事们的好评。可是，雨薇是一个不善于在领导面前表功的人，她相信可以用自己的业绩和实力赢得老板的重视和肯定。但事与愿违，老板对她的努力总是视而不见，从来没说过赞赏和鼓励的话，而且公司里所有的先进也都与她无缘。有同事建议她去和老板好好聊聊，可是性格使然，他见到领导就浑身不自在。在如何与老板相处的问题上，雨薇陷入了郁闷之中。 在职场之上，很多人出于对老板的生疏和恐惧感，见老板时一举一动都不自然，即便是必要的工作汇报，也多愿意用书面报告，以免被老师当面(dng min)责问。时间久了，和老板的隔膜也越来越深。记住，当你完成了一件很棘手的任务，首先 得向你的老板

27、汇报，让他知道你有一个好脑袋和快到斩乱麻的能力，不是只会吃干饭。 不要等出了纰漏才想到去找老板，做老板的都喜欢能干的下属，如果你一贯精明干练，即使万一惹了麻烦，老板也能够宽大为怀，予以谅解。最怕的是，你每次报告老板的都是败走麦城的坏消息，这样，你在老板心目中的印象一定很糟糕。共三十八页不 要 总 让 信 息 “姗 姗 来 迟”第四堂课：特 别 注 意！共三十八页 一家电子公司的老总说起自己手下的一个分公司经理。这个经理上任几个月了，没有给他打过一次电话，也没有发过一封邮件。这让他很奇怪也很疑惑，于是便打电话过去询问情况：“你在那边工作得怎么样了？有没有遇到什么问题？为什么连电话也不打一个呢？”

28、 这个经理回答道：“我来这边工作后一直都很忙，需要解决的问题太多了，我每天起早贪黑的，但还没有什么结果，所以不好意思给您打电话。” 这位经理的话听起来很有道理，但他却忽略了很重要的一点：作为领导，他们常常面临选择或者遇到困难，这个时候他们更需要下属及时汇报工作，提供准确的参考信息，以便进行下一步的工作和战略调整。如果下属的信息总是(zn sh)“姗姗来迟”，那么领导的心中难免会忐忑不安，不能及时有效地作出工作决策，以应对复杂多变的市场变化。 上边提到的分公司经理，平时不打电话汇报，在需要促销资源的时候，几乎一天一个电话，非常积极。老总对此很是不满：“平时有什么事，从来不及时汇报，时间一长，我几

29、乎忘了他的存在了。结果到了促销的时候，电话比谁的都多，这个时候要资源的又不是他一个人，哪能那么快就解决了。再说，他所在的区域也不是公司高度重视的核心区域，有那么着急吗？”共三十八页 既然老板是这样的想法，这个经理不能及时地获得他想要的资源也就在情理之中了。这也难怪领导会这样做，因为你平时工作中极少汇报，不理领导，领导自然也想不起来你。这样一来，你和领导之间的距离无形之中就拉大了，关系也会更加生疏。相反，如果你平时经常(jngchng)汇报，让领导时时心里有数，你和领导之间的距离自然就能够拉近许多。其实，你在工作中任劳任怨，每天加班加点，非常敬业，只因为没能做到步步汇报，领导根本不知道你在干什么，吃亏的还是你自己。 主动汇报就是为了让领导能够及时了解你的工作动态，从而获得准确有效的资料，做出正确的判断。事实上，