联想集团会议组织和管理制度 (2)

1、会议的组织和管理2000年8月1 会议的组织和管理 目录一、会前准备二、会务实施三、会后总结和决算四、中小型会议的会务管理目录2 会议的组织和管理 会前准备 - 目录会前准备 策划案的内容 Team小组 会场勘察 起草协议 会务分工 制定会议费预算3 会议的组织和管理 会前准备 - 策划案的内容会务工作是围绕会议的内容、形式进行的目的、主题、时间、参会人员（类型、人数）、地点、会议日程、议程、人员分工、各项工作负责人、各项活动的推进时间等策划案的内容4 会议的组织和管理 会前准备 - 策划案的内容案例：99年代理会及联欢会策划实施案5 会议的组织和管理 会前准备 - 策划案的内容会务工作要保证

2、策划案的顺利实现6 会议的组织和管理 会前准备 - 成立TEAM组组织落实，成立TEAM组7 会议的组织和管理 会前准备 - 会场勘察会场勘察会场院勘察俗称“踩点”是会前必须要做的基础性工作8 会议的组织和管理 会前准备 - 会场勘察原则勘察原则：会务工作为会议内容服务以策划案为依据，方便操 作、节约资金，保证会议 顺利进行9 注意 事项 会议的组织和管理 会前准备 - 会场勘察 会场方面宾馆的软硬件10 注意 事项 会议的组织和管理 会前准备 - 会场勘察 餐饮方面租车问题价格问题11起草协议的内容和注意事项 会议的组织和管理 会前准备 - 起草协议 协议是会务组与宾馆合作的基础和标准，要细

3、致、全面、对等、漏洞。12 会议的组织和管理 会前准备 - 起草协议 1、 会议日期2、 住房标准及费用3、 场地安排及费用内容涉及13 会议的组织和管理 会前准备 - 起草协议 4、 餐饮及费用5、 甲方对乙方的规定6、 乙方对甲方的规定7、 结算等内容涉及14 会前准备 - 起草协议 会议的组织和管理 案例：2000与成都银河 王朝酒店的协议15 会议的组织和管理 会前准备 - 会务组的分工会务组的分工16 会议的组织和管理 会前准备 - 会务组的分工案例：99代理会人员分 工职责17 会议的组织和管理 会前准备 - 会务组的分工案例：2000年代理会邀请信内容：1、前言2、会议日程3、注

4、意事项4、入住宾馆地点及电话5、回执18 会议的组织和管理 会前准备 - 会务组的分工 工作认真负责、细心、耐心 沟通协调能力强 任劳任怨能连续作战 服从分配协作意识好 原则性强 应变能力强对会务人员的要求19 会议的组织和管理 会前准备 - 制定会议预算会议费预算的制定必须注意的问题年初有预算；全面、精细、节约；距开会日期前两周，做出预算送审批； 20 会议的组织和管理 会前准备 - 制定会议预算会议费预算的制定必须注意的问题 距开会日期前一周，务必汇出 所需款项；提前行文，写明规则。21 会议的组织和管理 会前准备 - 制定会议预算案例：99年代理会预算表 99年代理会费用申 请文件22

5、会议的组织和管理 案例案例：西安活动费用使用 审批、报销规定 关于参加西安活 动的人员通知23 会议的组织和管理 会务的实施会务的实施 会务组：出发时 间及工作内容 签到注意事项 会议期间的工作 会议结束的工作24 会议的组织和管理 会务的实施 - 出发时间 会务组的工作 提前两天出发 熟悉环境检查工作 熟悉各自接口人 购物及准备工作 开预备会 25 注意 事项 会议的组织和管理 会务的实施 - 签到 关键点：住房钥匙签到台住房分配其它26 会议的组织和管理 会务的实施 - 签到 案例： 签到程序界面演示27 会议的组织和管理 会务的实施 - 开会期间开会期间的工作 与餐厅的联系 与会场的联系 与服务台的联系 与客房部的联系 处理突发事件28 会议的组织和管理 会务的实施 - 会议结束会议结束的工作 1 退房； 整理物品； 结帐； 回收问卷。29 会议的组织和管理 会务的实施 - 会议结束案例：意见反馈样式30 会议的组织和管理 会后总结和决算总结经验教训，表彰先进会后的总结和决算案例：汇款、99年总结、公 务人员考核标准31 会议的组织和管理 会后总结和决算统计分析参会情况会后的总结和决算案例：2000年代理会分析32 会议的组织和管理 会后总结和决算会议费的报销、决算和分摊会后的