最新版经典集团公司档案管理制度方案

1、集团公司档案管理制度方案第一节总则笫一条为加强集团公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，维护集团公司的合法权益，根据中华人民共和国档案法和国家有关建筑企业档案管理的法律、法规及有关规定，特制订本办法。第二条本公司档案是指公司筹建以来的在各项活动中直接形成的,对本公司以及对国家、社会具有利用、保存价值的不同内容、形式、载体的各种文件材料。笫三条本管理办法适用于集团公司文书档案、科技档案、实物档案和其他非纸质载体的档案，公司人事档案和会计档案分别由人力资源管理中XC和财务管理中XC管理，不在本办法管理范围内，可参照本办法执行。笫四条凡有查考利用价值的能反映集团公司工作活动的文件材料均属归档范围，

2、公司归档文件主要分为四类：（一）文书档案又称管理性档案，足指企业在领导和行政管理等项活动中形成的具有保存备查价值的文件，包括分、子公司和项目部的管理性文件；（二）牙斗技档案指企业从事生产、牙斗研、基建和管理活动中形成的有价值的科技文件材料，本公司的科技档案包括工程经营档案和工程竣工档案；（三）声像和电子档案集团公司各种活动中形成的具有保存价值的照片、录音带、录像带、电子档案等非纸质载体的声像和电子档案；（四）实物档案集团公司具有保存价值的奖杯、奖牌、奖旗、奖状、证书、重要赠品等。第五条集团公司档案实行统一领导、分级管理原则。集团办公室下设档案室，统一领导集团公司档案管理工作；各部门、分公司、子

3、公可（下称“各单位）、各项目部（包括夕卜地项目邰）均应设专（兼）职资料员，负责本项目的文件资料归档工作，在业务上接受档案室专职档案管理员指导和监督。第六条集团公司档案工作的主要任务是贯彻执行档案工作有关法律、法规、规章，建立健全公司档案管理规章制度，收集整理各类具有保存价值的文件资料，按照要求进行归档，为生产经营活动提供凭证和参考依据。第七条归档案冬的质量要符合文书档案案冬格式（GB9705-88）.建筑工程资料管理规程（DBJO1-51-2003）和照片档案管理规范（GB/T11822-2000）等标准要求（外地项目如有变化则执行地方标准）。笫八条本规定由臬团办公室负责解释。第二节职责范围第

4、九条集团办公室职责（一）作为集团公司档案管理工作的主管部门，负责整个公司档案管理监督和指导工作；（二）负责对公司各单位档案管理工作进行考核、评价；（三）负责公司级和本部门文件的收集、积累、立卷和归档工作。笫十条档案室档案管理员职责（一）建立健全本公司的档案工作规章制度，贯彻执行档案工作相关的法律、法规和方针政茱；（二）负责制定档案工作计划，协调、组织并开展档案管理工作，对各郃门及下属单位进行业务监督、指导和培训；（三）负责集团公司各部门文书档案的收集归档工作。负责收集工程郃移交的所有工程项目的竣工科技档案及市场部的经营档案。做好集团公司归档档案的接收、借出、阅览萼手续的办理和监督工作，负责开展

5、档案宣传报道、参考咨询工作，积极做好公司档案利用工作；（四）指导、监督、检查、各单位专（兼）职资料员做好文件资料积累、立卷和归档工作；（五）研究和审查有关公司档案保存价值、保管期限的原则和标准，监督审议有关公司档案的销毁问题；（六）负责公司档案的保密和安全管理工作，维护公司经济利益。笫条各部门专（兼）职资料员职责（一）负责各部门文书档案的收集、整理，按照档案管理要求及时归档；（二）工程部应设专职资料员，负责本部门文档和科档工作。具体监督、指导下属各项目部（包括夕卜地项目部）做好文件资料的收集、整理工作。接收已完工项目所交来的工程竣工档案的审查工作，如有问题限时整改，达到要求后向集团公司档案室办

6、理移交手续。第十二条各项目部（包括夕卜地项目部）专职资料员职责（一）负责本项目部各类管理和施工资料的收集、整理工作；（二）负责项目部文书档案和竣工档案的归档工作，并接受集团工程公司资料员的监督和指导。项目竣工后一个月内将所有工程竣工档案整理完毕后交到集团公司工程部资料员处，并办理相关移交手续。笫三节文书档案归档管理办法第十三条文书档案范围(各单位归档具体内容见附件1)：上级机关的文件材料；上级机关召开的需要本公司贯彻执行的会议的主要文件材料；上级机关下发的属于本公司的主管业务并要执行的文件，以及普发的非本公司主管业务但需要贯彻执行的法规性文件；上级机关转发本公司的文件；本公司代上级机关草拟的并

7、被釆用的文件的定稿和样本；本公司的文件材料本公司召开的各类会议的文件材料，包括董事会、工作会议、专业会议等；本公司发布的包括转发及与其它机关联合颁发的各种正式文件的签发稿、印制稿、重要文件的修改稿；本公司及公司内部职能部门的工作规划、计划、总结；本公司检查各分公司工作或调查研究形成的重要材料；本公司汇总的统计报表及统计分析资料；本公司制定的工作条例、章程、制度等文件材料；本公司重要的介绍信及存根；本公司的干部任免、调配、人员编制、人事劳资、聘用、纪律检查、辞退等工作中形成的有关文件材料；本公司与有关单位釜订的各种行政类合同、协议书等文件材料；本公司的请示与上级机关的批复，下级单位的请示与本公司

8、的批复；本公司在外事活动中形成的有参考价值的文件资料;本公司的财产、物资、档案等交接凭证、清册；设备仪器的图样和技术文件，设备仪器安装、调试和验收过程中的技术性、凭证等文件材料，设备仪器的运行、维修记录、设备改进、改装和报废的文件材料等；质量管理、技术弓I进、技术改造和标准、计量、能源、环保、科技情报、科技档案等管理中的各种文件材料；物资、原材料采购、库存保管、供应和工具管理中形成的各种文件材料；公司各单位在管理活动中形成的其它重要文件材料。同级和非隶属单位的文件材料同级和非隶属单位颁发的非本公司主管业务但需要执行的法规文件；有关单位对本公司工作检查形成的重要文件；同级和非隶属单位与本机关联系

9、、协商工作的重要来往文件。（四）下级单位的文件材料（1）下级单位报送的重要的工作计戈叭报告、总结、统计、报表等；（2）下级单位报送的法规性备案文件。笫十四条归档时间（一）每年年初，档案室发出归档通知，各单位负责在四月底前将上年文件资料按要求整理好向档案室归档；（二）对某些专业文件或特殊载体的档案，或驻地分散在外的单位形成的档案，可在适当时间向档案室归档。（三）各项目部的文书档案在项目竣工结束后进行归档。笫十五条归档要求（一）归档的文件材料必须准确地反映公司生产、经营活动等各项活动的真实内容和历史过程；文件材料应亦全、完整；（二）归档中重要文件必须为原件，若为复印件，归档郃门必须在目录中说明原件

10、去处，废纸页面要加盖“作废”印章；（三）归档文件必须用蓝、黑暴水书写，底图用碳素墨水绘制；书写要工整、清晰；不能用建蓝曇水，圆珠笔、铅笔、彩笔书与；（四）归档单位应合理组卷，按序排列；为使于保管和查找，归档文件要进行编号，凡有文字的页均要编号，空白页不编号，页号位置在正页右上角，反页左上角；编号时应使用铅笔。（五）组卷后，归档单位要编写案卷封面、卷内文件、备考表。案冬封面一般为购买的制式牛皮纸封面，只需把所需要填写的文字套打到相对应的位置即可，不可手填（详见附表1）;冬内文件目录需要自己打印，其内容主要包括：质序号、文号、责任者、题名、日期、页次、备注（详见附表2）;各考表也为购买的制式牛皮纸

11、，手工填写即可（详见附表3）。（六）所有案卷均须装订成册，便于保管。装订时要剔除金属物，用棉线在左侧三孔装订，棉线装订结打在背面。装订线距左侧20mm,上下两孔分别距中孔80mm。（七）案卷背脊格式详见范例lo第十六条归档手续归档文件经档案室审查合格后，归档部门填写文书档案移交清单（详见附表4）一式两份，双方签字盖章，各留一份备査。卷内目录也应作为移交清单附件进行交接，并将移交清单及卷内目录电子版发送至档案室，进行统一管理。第十七条档案室整理要求档案室审查合格、接收文书档案后，按照“年度-部门”顺序排放，同时做好登记、统计和检索工作。第四节科技档案归档管理办法笫十八条归档范围及类别凡坦直接记述

12、和反映本单位科技和生产活动的，具有现实和长远保存价值的科技文件，都应列入归档范围，分类如下（各単位具体归档范围见附件2）：（）经营档案：公司经营活动前期进行市场调研、可行性研究、广告宣传工作中形成的重要文件材料；与相关方合作开发协议、意向书等重要文件；已中标工程在投标、中标及签订合同过程中产生的文件资料，未中标工程的具有较高参考价值的文件资料；工程竣工档案：包括建筑工程资料管理规程(DBJO1-51-2003)规定内容、文书档案(指会议纪要、收发文等)和竣工结算资料三邰分；其他类科技档案：包括设计底图、照片档案、重要设备仪器档案、技术革新或改造、公司招标等过程产生的文件资料。第十九条归档时间和

13、负责部门地产类经营档案由地产公司在每年四月归档；建筑类经营档案分为两郃分：经营活动前期形成的调研、宣传、合作意向、协议等文件由市场部于每年四月归档；由信息部负责的中标工程，其招投标文件由信息部在收到中标通知书后两周内整理完整移交公司档案室；其余中标工程的招投标文件均由市场部在收到中标通知书后两周内整理完整移交公司档案室。工程竣工档案：施工技术文件：在工程竣工验收后一个月内由工程部负责归档。结算资料：待工程竣工并结算完毕后，由合约部负责归档。其他科技档案在毎年四月由资料产生单位负责归档。第二十条归档要求及归档手续归档要求工程竣工档案归档内容严格按照本制度中附件2科技档案归档范围要求执行。归档中重

14、要文件(单位工程竣工验收记录表、分部竣工验收单、设计变更洽商等)必须为原件，若为复印件，归档部门必须在移交单或目录中说明原件去处。工程资料封面、冬内目录、分项目录、备考表都按照北京市建筑工程资料管理规程(DBJO1-51-2003)要求。归档单位应合理组卷，按序排列；为便于保管和査找，归档文件要进行编号，凡有文字的页均要编号，室白页不编号，页号位置在正页右下角，反页左下角，编号时应使用签字笔；图纸折叠后无论何种形式，页号一律编写在右下角。装订时要剔除金属物，用棉线在左侧三孔装订，棉线装订结打在背面。装订线距左侧20mm,上下两孔分别距中孔80mmo案卷脊背内容有项目名称、案冬题名、共盒，第盒，

15、下边有移交部门，详见范例2。如有郃分资料不能及时归档，工程资料员须催办、收缴，直至归档为止。移交手续经营档案：工程中标后招投标文件由中标工程负责部门移交工作。冬内目录格式可参照范例4,案卷背脊参照苑例5。集团档案室负责对所移交资料的内容及格式进行审核，如有问题限时整改，达到要求后，双方办理科技档案移交登记表，卷内文件目录作为此登记表的附件。如果发现问题确实解决不了，就须在移交单上注明。此移交表一式贰份，双方经办人、经理签字盖章后生效(表格样式详见附表5)。工程竣工档案：工程竣工验收后，工程部负责工程竣工档案的移交工作。集团档案室负责对所移交资料的内容及格式进行审核，如有问题限时整改，达到要求后

16、，双方办理科技档案移交登记表，如果发现问题确实解决不了，就须在移交单上注明。此移交表一式贰份，双方经办人、经理签字盖章后生效(表格样式详见附表5)。施工技术文件如果很多，需制作一张某工程资料归类索弓I表(格式参照范例3),将此表作为科技档案移交登记表的附件一并移交。第二条档案室管理要求档案室接收科技档案后按照工程名称进行分类分柜存放，建立相对应检索。第五节声像、电子档案归档管理办法第二十二条归档范围及分类凡集团公司在各项生产经营、行政管理过程中形成的具有保存价值的，以音像、形象等方式记录信息的照片、底片、录像带、光盘、和电子文档等，均属声像、电子档案范畴。公司声像、电子档案分为行政类和工程类两

17、大类。行政类声像、电子档案范围国家、部、市、中建总公司等领导同志、国内夕卜同行业或其他单位来本公司检査指导、参观访问等重大活动摄录的声像档案材料；集团公司对夕卜交流活动中形成的重要的声像材料；集团公司领导参加的社会、经营等外部活动中形成的重要的声像材料；荣获国家、省*、部、市、总公司、局级以上荣誉称号、奖杯、奖牌、奖旗、证书等声像材料；集团公司重要的行政工作会议、各种先进表彰会议，以及其他专业工作会议等活动形成的声像材料；反映集团公司历史、面貌、生活福利、重大的文体活动等形成的声像材料；对外宣传活动中形成的光盘、照片、录像带等声像材料；先进人物声像材料；其他具有保存价值的声像材料。工程类声像、

18、电子档案弛围工程项目竣工前、后及过程中形成的声像材料(由项目部自行拍摄)；工程竣工后，办公室联系专业摄像师给工程夕卜观拍照。反映本公司施工能力(包括技术装备、检测手段、架设工具等)、施工技术水平、施工组织设计(经监理签字审批认可)的声像材料；反映设备、工程质量事故实际情况的声像材料；工程设计效果图；其他具有保存价值的声像材料。笫二十三条归档时间及部门行政类声像材料：各职能部门应在重大活动完成一周内将声像资料进行归档，并有详细的内容介绍和文字说明，其中照片类档案还应有底片或电子图片。工程类声像材料：工程开工前及施工过程中的声像材料由项目管理部负责组织项目部拍摄，并将重要的声像材料在工程完工后一个

19、月内随竣工资料一起归档；工程竣工后的整体外观声像材料由集团办公室负责组织拍摄，在拍摄完成后一周内完成归档。（三）声像材料若在公司规定的时间内不能及时归档，负责归档单位应以书面的形式与明原因，经主管领导签字后交档案室备案。第二十四条归档质量要求（一）各职能郃门交至档案室的声像材料必须完整、并全；（二）归档的光盘、照片及相对应的底片必须清晰，无戈，J痕。第二十五条交接手续声像资料经档案室审查合格后，归档单位填写移交清单（格式见附表6）式两份，双方签字，各留一份备查。第二十六条档案室管理要求（一）档案室扌妾收声像材料时，档案管理人员应认真查看，特别是光金、磁等，应对其质量予以确认；（二）声像、电子档

20、案的保管应放斐专门的保管装具，不得与其它类档案混装；（三）档案室做好声像、电子档案的登记、统计和检索工作。行政类声像、电子档案按接收时间顺序及事件进行编排，其中底片及照片按接收的先后次序分别流水编号；工程类声像、电子档案按项目及接收顺序进行编排。第六节实物档案归档管理办法笫二十七条实物档案归档范围实物档案是指公司员工及各郃门在从事生产、经营等活动中，受到表彰而荣获的具有保存价值的奖牌、奖杯、奖旗、证书、奖状、认证证书、营业执照或在对夕卜交流活动中接收的重要赠品等不同载体材料。第二十八条归档要求及手续（一）实物档案材料应在每项活动结束后，首先由主办单位向集团办公室移交，集团办公室再作出陈列或归档

21、决定。公司任何单位及个人不得以任何理由自行保存、私自转让或销毁应归档的实物档案。（二）对陈列的超出有效期限的实物档案，集团办公室要及时向档案室归档，并办理归档手续。归档的实物档案材料应完好、齐全，对有缺损的实物档案在归档交接记录中必须写明。（三）实物材料归档时，移交单位应填写移交目录（附表7）,办理移交手续。第二十九条档案室管理要求（一）实物档案按年代-类别分别排列保管，建立相对应的检索目录。（二）对实物档案的保管进行定期检查，发现污损、变形的实物档案应及时补救。第七节档案室管理制度笫三十条档案统计和检索工作要求（一）档案室在接收各类档案时，必须认真核对档案数量和质量，做好详细的交接记录。（二

22、）档案室在接收档案后应做好统计工作，统计数据以原始记录为依据，做到准确、可靠，同时做好档案利用统计工作，每年年底应能准确统计档案室基本工作情况。（三）档案室应做好检索工作，按照档案类别编制档案检索目录，详细记录档案排放位置，对科技档案还应建立“工程项目总表”，记录科技档案重要内容，确保查找时能迅速定位。（四）库房内柜架排列应科学有序，便于查找。柜架编号应从左至右不间断。特殊载体材料的档案要有专用装具保存。笫三-一条档案室环境及安全要求（一）保存档案必须有专门的库房，并且具有良好的卫生环境和防盗、防火、防尘、防光、防虫、防潮、防鼠、防污染等安全措施。（二）照片、磁带等特殊载体的档案应设有专柜保管

23、，库房内要有调温、调湿、防火、防污染等措施。（三）库房的温度应控制在14-24C,相对湿度控制在45-60%之间，特殊载体的档案分柜保管，按其具体要求执行。（四）档案库房应有灭火器材与设施，要会同消防部门定期检査灭火器的效能，对不合格的器材应及进更换。（五）档案库房禁止烟火，禁止存放易燃、助燃、易爆物品及其他滋生微生物和昆虫等物品。笫三十二条档案保密制度（一）档案的保管，要根据密级采取相对应的保密措施，并要定期检查核对档案数量，对借出的档案要及时收回，防止丢失、损坏、失密和泄密。（二）档案工作人员和借阅档案人员，都要严守保密制度，严禁向夕卜泄露冇关机密性的档案内容，不该说的绝对不说，不该借阅的

24、纟色对不借，不该复制的绝对不复制。（三）凡因违反档案保密制度，造成失、泄密事故，将视情节轻重按照公司保密管理办法给予批评教育或纪律处分，直至追究法律责任。第八节档案查阅制度笫三十三条对于案冬的查阅应从严控制，一般副本和资料能满足查阅要求的就不动用案卷原本。笫三十四条各子公司和项目部确需查阅档案材料时，先在借阅档案登记簿上注明相关内容后，然后按档案借阅审批权限之规定，经相关领导审批后,方可在档案室查阅。第三十五条查阅案卷时，不得污损、涂改、圈点、拆卷、抽页，不准摘抄或向夕卜泄露查阅范围以夕卜的内容。第三十六条查阅人员只限在档案室查阅档案，只能查阅、摘抄与内容相关的档案。第九节档案借阅制度第三十七

25、条档案借阅者借阅前必须严格履行审批手纟卖，认真逐项填写借阅档案登记薄，公司档案按重要程度分为三级，各级借阅审批权限详见附件3O第三十八条借阅人应对所借档案高度兔责，必须妥善保管，任何人不得私自拆装，撕页、涂改、杠画、污损、摘抄、复制、转借、泄密、丢失档案。第三十九条外单位借阅本公司档案，须持单位介绍信，经公司主管领导批准后，方可借阅，并认真履行登记手续。笫四十条员工调出公司时，应及时到档案室归还所借档案，并由档案室工作人员恣认。笫四一条档案归还时，档案管理人员必须认真核对，确认无误后，双方签字认可，并注明归还时间。第四十二条对到期未还的借档人员，档案管理人有权令其限期归还，追查原因。对污损、丢

26、失、涂改档案等责任事件，档案室要及时向领导报告。第四十三条因违反档案借阅制度造成事故的，将视情节轻重给予处罚。情节严重者，按照中华人民共和国档案法规定，追究其法律责任。第十节档案鉴定与销毁制度第四十四条公司根据国家和有关部门的规定，编制档案保管期限表，档案保管期限分为永久、长期（1650年左右）、短期（15年以下）三种。（一）对公司有长远利用价值的档案应为永久保存；（二）对公司在一定时朝内有利用价值的档案分别为长期或短期保存；凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。第四十五条对已超过保管期限的档案销毁前必须进行鉴定，鉴定工作由档案管理人员提出书面申请，经相关专业技术人员和主管副总裁

27、鉴定，填与鉴定报告，提出保存或销毁意见。笫四十六条鉴定工作应该定期进行，具体由公司根据实际需要确定。笫四十七条档案鉴定要求保管期限划定准确，保管质量达到标准规定，鉴定中发现档案不准确、不完整时，公司应及时责成有关郃门和人员负责修改和补充。第四十八条销毁档案必须严格掌握，惧重从事，销毁前要造具清册，提出销毁报告，经主管领导审批,必要时经集团公司总裁批准后方可销毁。销毁档案，要指定两人监销，监销人员要在销毁清册上签字。第一节不归档文件的管理规定第四十九条不归档文件材料的范围上级机关的文件材料机关普发的供参阅不办理的文件；上级机关发来的供参阅的抄证和征求意见未定稿的文件材料；上级机关任免、奖惩非本公

28、司人员的文件材料。本公司的文件材料重复多余文件；无参考价值的事务性、临时性的公文；未经会议讨论或未经领导审阅、签发的未生效的文件、电报、草稿和一放性文件的历次修改稿；无特殊价值的信件；公司内郃互相抄送供参考的无保存价值的文件材料；非公司主管领导的工作记录本。下级单位的文件材料下级单位送来的参阅文件、简报、情况反映，不应抄送或不必备案的文件材料；越级和非隶属单位抄送的，一放不需要办理的文件材料；下级单位抄报本公司备案的一放性文件材料。笫五十条不归档的文件材料的处理办法每年立卷归档时清理出的不归档文件材料，应加强保管一至二年，防止丢失和泄密，对无参考利用价值的文件材料应及时组织销毁。销毁不同密级文

29、件材料应按有关保密规定办理，一般文件材料，可釆用简便方法进行注册登记(在收发文本注明销毁)，经本部门主管领导批准后销毁。第十二节档案管理考核和奖罚制度第五条公司档案工作应纳入公司全年工作计划，纳入公司管理工作程序，纳入各部门和有关人员的职责范围，与奖金和效益挂钩。第五十二条集团办公室每季度对各职能部门和各单位的文件资料收集和管理情况进行监督检查，作为季度工作考评的依据。对公司档案的收集、整理和利用做出显著成绩和贡献的人员，公司给予一定的表扬和奖励。第五十三条工程郃对项目部档案的监督管理（一）工程郃与项目郃签订项目管理目标委托书时，应明确工程资料归档的相关责任和出现问题时的扣罚事项；在项目竣工结算