秘书礼仪接待培训课件：第28-29讲 第九章 会议和活动管理7-8 会中服务（项目1-5）

1、 第9章 会议和活动管理(7-9次课)2022/7/10.1本章的教学目的和要求 【知识目标】掌握会议的构成要素；掌握会议的分类、作用；掌握会务工作的内容、原则和程序；掌握会议筹备技巧。 【能力目标】能够讲述会议的构成要素；能够讲述会议的匪类；能够按照相关要求，组织会前、会中、会后服务；能够合理运用会议筹备技巧。 【项目或任务】以小组和联合组为单位承办“第二届全国养老服务职业教育与产业高端对话活动”，模拟筹备、组织“对话”大会，并积极参与会议全过程。 会议构成18项要素 会 议名 称 会 议主 题会 议议 题 会 议日 程 会 议 时 间会 议主持者 会 议组织者会 议经 费 会议文件材料会议

2、设备用品会 议环 境 会 议 地 点 会 议目 的 会议服务机构会 议成 果 会议秘书机构会议消耗材料 参会人员会议筹备组织(会务工作)的总体任务与内容以一次大型高级别会议为例养老产教对话活动共有5个环节28项任务会议的前期工作(6项)会议的文书工作(7项)会议的生活服务工作(6项)会议的保卫保密工作(4项)会后工作(5项)北京社会管理职业学院 秘书理论与实务课件1、制定会议计划，报请批准。 2、拟定会议程序和日程安排。 3、确定与会人员（出席与列席）及人员编组。 4、选定和布置会场，安排座次。 5、会议通知、报到签到、人数统计工作。 6、安排会议工作人员的分工与联络。会议的前期工作(6项)北

3、京社会管理职业学院 秘书理论与实务课件会前筹备 (10项工作)GO！ 北京社会管理职业学院 秘书理论与实务课件一、拟订会议计划并报请批准 二、拟订会议议程、日程三、提供会议地点的备选方案四、布置会场和安排座次五、发布会议信息六、安排会议食宿七、邀请会议嘉宾八、准备会议资料、会议用品九、安排会议礼仪服务十、检查会议常用视听设备是否正常一、拟订会议计划并报请批准1，往往是根据领导授意或领导班子的决定来提出会议计划2，会议计划应包括的主要内容 会议名称、任务及要达到的目的； 会议规模、参加会议人员及会期； 会议主要准备工作及分工； 会议经费预算。 北京社会管理职业学院 秘书理论与实务课件二、拟订会议

4、议程、日程（一）相关知识1，会议议题2，会议议程3，会议日程4，会议议题、议程、日程的作用（二）工作程序1，议程制订程序2，会议日程的编制方法（三）注意事项1，议程和日程的区别2，正确处理会议临时动议 北京社会管理职业学院 秘书理论与实务课件三、提供会议地点的备选方案（一）相关知识1，会议地点选择的要求2，会议酒店的类型划分（二）工作程序1，会议目的与形态2，会议的需求和与会人员的意愿3，列出清单、初定场地4，确认会议地点5，签订书面合同（三）注意事项1，广泛收集会议地点的信息2，实地考察会议地点的注意事项（四）相关链接1，会议类型与地点选择的关系2，会议地点选择的建议 北京社会管理职业学院

5、秘书理论与实务课件四、布置会场和安排座次（一）相关知识1，会场整体布局的要求2，主席台的座次和场内座次（二）工作程序1，会场整体布局安排2，主席台的座次和场内座次安排（三）相关链接1，会场整体布局的类型2，场内座位的区划 北京社会管理职业学院 秘书理论与实务课件1，会场整体布局的要求A.必须体现会议的主题和气氛B.根据会议的性质和形式创造出和谐的气氛C.中型和大型会议要保证一个中心，突出主持人和发言人。D.关于小型会场。2，会议座次A.是否设主席台B.主持人不能背向与会者C.关于上主席台的人数 励志 博学 正勤 笃行 乌鲁木齐职业大学人文学院院训 秘书理论与实务课件请帮助秘书高娜把名台签摆放正

6、确高娜原先排的主席台座次：应该这样摆放：主 席 台1 23 4 56 7 8 9 与会者与会者与会者与会者主 席 台与会者与会者与会者与会者1 23 4 56 7 8 9 北京社会管理职业学院 秘书理论与实务课件如果主席台不是9位而是8位呢？高娜原先排的主席台座次：应该这样摆放：主 席 台1 23 4 56 7 8 与会者与会者与会者与会者主 席 台与会者与会者与会者与会者23 4 51 6 7 8 北京社会管理职业学院 秘书理论与实务课件中型、大型会场整体布局的类型大小方形（1）大小方形（2）半园形（1） 北京社会管理职业学院 秘书理论与实务课件小型会场整体布局的类型（上）方拱形半园形（2）

7、半园形（3） 北京社会管理职业学院 秘书理论与实务课件小型会场整体布局的类型（下）椭园形园 形回字形T字形马蹄形长方形 北京社会管理职业学院 秘书理论与实务课件布置会场和安排座次的工作程序1,会场整体布局安排A.确定会场形式B.合理摆放桌椅C.布置附属设备 电源 照明 音响 影像 装饰2,座次安排A.主席台座次 职务高低；出席或列席；主持人；发言人；座次表编制及报审；名台签B.场内其他人员座次 小型会场 中型会议与大型会议 北京社会管理职业学院 秘书理论与实务课件2022/7/10.171 会场整体布局的要求A.必须体现会议的主题和气氛B.根据会议的性质和形式创造出和谐的气氛C.中型和大型会议

8、要保证一个中心，突出主持人和发言人。D.关于小型会场。1、印发会议证件。 2、协助领导撰写会议主题报告。 3、准备会议其他材料(发言、参考资料；影视资料等)。 4、编写印发会议简报。 5、会议中的文书的传递和处理工作。6、会议记录、决议、纪要。 7、会议文书的初步整理。会议的文书工作(7项)北京社会管理职业学院 秘书理论与实务课件1、会场各项服务。2、会议食宿安排。 3、会议财务管理。 4、交通工具的提供与管理。 5、文化生活安排与必要的商品服务。 6、医疗保健服务。会议的生活服务工作(6项)北京社会管理职业学院 秘书理论与实务课件1、会议文件的保密。 2、会场和代表住地的安全与防火、防盗等措

9、施的落实。3、交通的绝对安全。 4、警卫、治安工作。会议的保密保卫工作(4项)北京社会管理职业学院 秘书理论与实务课件1、整理记录、录音、录像等。 2、会议文件的清理和清退处理。 3、送别与会人员。 4、做好会议筹备组织的总结和表扬奖励工作。 5、文书立卷归档工作。此外，会议进行中的调度工作，记者招待会工作、会后的督促检查工作，也是很重要的。会后工作(5项)北京社会管理职业学院 秘书理论与实务课件提要2022/7/10.22会前筹备12P7-26名称议题筹备小组及分工议程及日程证件和指示标示与会人员会议通知会议资料和用具会议经费预算会场布置及布局拟定会议筹备方案拟定会议应急方案检查会议筹备情况

10、会中服务5P27-37会议接站及会议报到做会议记录编写会议简报会议突发事件处理娱乐活动安排其他服务工作会后落实5P38-46引导与会人员离开会场会议经费结算撰写会议纪要会议文件整理归档会议总结及效果评估项目一.会议接站及会议报到2022/7/10.23一、会议接站(一)组成接待小组并完善接站信息1.完善接站信息2.确保车辆安排3.完善人员分工4.提供详细路线图一、会议接站1.确定会议的类型2.确定会议的名称会议名称确定的方法确定会议名称注意事项会议名称确定的方法确定会议名称注意事项二、会议报到1.收集会议议题2.整理汇报根据上司批示确定会议议题初稿3.如何确定会议议题项目一.会议接站及会议报到

11、2022/7/10.24一、点名确认(内部会议)开幕式、领导来宾讲话、领导作报告、分组讨论、大会发言会议报到册:序号/姓名/工作单位/职务/备注等二、本人签到(邀请式会议)适应于邀请式会议,具有纪念意义三、凭证件报道(大中型会议)凭会议通知报道,换取出席证/代表证,之后进场.四、电子签到(大型会议)磁卡证项目一.会议接站及会议报到2022/7/10.25(一)组成接待小组并完善接站信息1.完善接站信息2.确保车辆安排3.完善人员分工4.提供详细路线图(二)接站工具1.车辆/接站安排表2.手提式扩音器3.工作证/胸牌4.接站条幅/接站牌(三)接站1.主动到车站/机场码头迎接2.注重接待者的服饰礼

12、仪3.核实身份信息4.做一些力所能及的事情项目二、做会议记录2022/7/10.26一、会议记录的格式1.会议的组织情况会议名称/时间/地点/人数/主持人/记录人发言/决议/问题/结论等二、会议记录的基本要求1.会议名称/时间/地点/会议性质2.会议主持人/出席会议人员/实到人数/迟到早退缺席人员姓名及职务/记录人3.记录会议发言及有关动态4.会议的结果:决定/决议/表决等事项三、会议记录的重点1.会议议题及有关活动2.讨论争议的焦点及各方主要见解3.权威人士和代表人士的言论4.会议决议或者议而未决的事项5.会议有影响的言论和活动项目二、做会议记录2022/7/10.27四、会议记录的整理1.

13、忠于讲话人/发言人的原意2.保持讲话人/发言人的风格3.整理全面/完善4.注意层次段落语句标点字迹避免错别字5.送讲话人/主持人或者召集人审阅6.录音记录稿的整理要注意辨别讲话人,不能张冠李戴五、会议记录的写作技巧1.快:记得快2.要:摘要记录3.省:正确使用缩略法4.代:简便代复杂的方法项目三、编写会议简报2022/7/10.28一、了解会议简报的特点1.简:简明2.快:及时3.新:内容新4.真:真实准确5.范围二、会议简报的写法1.简报头简报名称;期号;编印单位;印发日期2.报核按语/标题/导语/主体/结果/背景材料3.报尾发行范围/印刷份数项目四、会议突发事件处理2022/7/10.29

14、一、突发事件及会议突发事件特点突发事件（速度快，出乎意料；难以应对，非常规处理）突发事件特点:突发性；危害性；不确定性；紧迫性；影响性二、会议突发事件处理1.紧急医疗；紧急医疗系统；会场医务室；饭店紧急救护系统2.卫生问题；3.火灾；4.签证；5.盗窃等三、会议突发事件处理原则1.现场处置突发事件2.妥善处理善后工作3.做好现场的物品保管和日常维护工作4.大胆/果断;细致/稳妥2022/7/10.30项目五、娱乐活动安排和其他工作2022/7/10.31娱乐活动参观考察转接电话茶水饮料值班保密医疗卫生照相摄影提要2022/7/10.32会前筹备12P7-26名称议题筹备小组及分工议程及日程证件

15、和指示标示与会人员会议通知会议资料和用具会议经费预算会场布置及布局拟定会议筹备方案拟定会议应急方案检查会议筹备情况会中服务5P27-37会议接站及会议报到做会议记录编写会议简报会议突发事件处理娱乐活动安排其他服务工作会后落实5P38-46引导与会人员离开会场会议经费结算撰写会议纪要会议文件整理归档会议总结及效果评估会议资料的类型会议手册(会议日程、会议须知)会议文件资料会议通知、议程、会议名单、编组等管理性材料会 议 资 料 来宾资料 会务资料 沟通资料开会的请示、批件提交会议的文件、会上使用的文件、会议宣传性文件来宾登记表、接站表、住宿登记表、票务登记表、用餐分组表、会议讨论分组表、会议工作机构及其工作人员通讯录会议参考文件资料会议宣传文件资料各种记录各种会议协议合同 北京社会管理职业学院 秘书理论与实务课件会议用品的类型 指各类会议都需要的用品和设备A.会场内设备 (灯光、空调、音响、录音、摄像等)B.会上常用物品(会上办公用品)会议用品和设备 必备用品 特殊用品 指一些特殊类型的会议所需用品和设备选举会议谈判会议庆典会议展览会议 北京社会管理职业学院 秘书理论与实务课件发布会议信息（一）相关知识1，会议信息的内容2，会议信息的类型（二）工作程序1，传递会议通知信息2，分发传递会议文件3，沟通传递会议有关情况（三）注意事项1，发布会议信息前要