商务电子邮件礼仪精ppt课件

1、商务电子邮件撰写礼仪职场系列培训.电子邮件的格式目 录电子邮件的礼仪规范其他本卷须知收件人、抄送人的选择.商务电子邮件的格式 .电子邮件的格式：内容构成：称谓、问候、正文、祝颂语、署名、日期格式上的要求：1称谓：称谓顶格写在第一行，然后，再在后面加上冒号，表示下面有话要说2问候语：问候语要写在称谓的下一行，空两格。它可以独立成为一段与书信格式一样.格式上的要求：3正文：正文普通分为衔接语、主体文、总括语三个部分。每一个部分开头都应另起一行，空两格落笔 4祝颂语：祝颂语是表示致敬或祝贺一类的话，如“此致、“祝等。它可以紧接着正文写，也可以独占一行，空两格写。另外，在写与“此致和“祝相配套的“敬礼

2、、“安康一类表示祝愿的话语时，普通要另起一行顶格写.格式上的要求： 5署名：写完信之后，在信的右下角写上发信人的姓名叫做署名如邮件已设置自动签名，可省略6日期 发信的日期可写在具名的后边，也可以另起一行因电子邮件的即时性，可省略.商务电子邮件的礼仪规范.一、电子邮件是一种商务文本，该当仔细撰写：1. 主题要明确收件人见到它便对整个电子邮件一目了然了 2. 言语要流畅尽量别写生僻字、异体字。援用数据、资料最好标明出处，以便核对 3.邮件的内容要简约内容该当简明扼要，愈短愈好.二、电子邮件该当防止滥用，不发无意义的邮件假设无必要，随便不要向他人乱发电子邮件 收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一

3、下，往往还是必不可少的.第三，电子邮件该当留意编码问题 商界人士在运用中文向除了中国内地之外的其他国家和地域的华人发出电子邮件时，必需同时用英文注明本人所运用的中文编码系统，以保证对方可以收到本人的邮件。.第四，电子邮件该当慎选花哨功能对电子邮件修饰过多，难免会使其容量增大，收发时间增长，既浪费时间又浪费金钱，而且往往会给人以华而不实之感。电子邮件的收件人所拥有的软件不一定可以支持上述功能。这样一来，他所收到的那个电子邮件就很有能够会大大地背叛了发件人的初衷，因此使之前功尽弃。 .收件人、抄送人的区别.收件人、抄送人的区别：在功能上无特别区别在指向上有所区别：主要是为了区分收件人的主次用。收件

4、人：指的是他邮件的主送人，可以是一个或多个抄送人：需求告知的人，比如其他相关人员、 跨级、指点.有关主送、抄送机关的规范 一关于主送 该当根据邮件的内容及发文、收文部门或个人为简便，以下一致称为“主送人、“抄送人的隶属关系及职权范围确定主送人。 上行文向上级请示该当坚持一个主送人的作法，不能多头主送。多头主送往往呵斥受文人之间相互推诿或产生矛盾、抵触，反而不利于尽快处理问题。.有关主送、抄送机关的规范 确定上行文主送人的规范是： 1请示：普通只写一个主送人，需求同时送其他人的，该当用抄送方式。 2受双重指点：发送上行文时，该当根据任务内容，即针对详细公务活动的职权归属写明主送人和抄送人。 3除

5、上级担任人直接交办的事项外，不要随意向上级担任人报送“请示、“意见和“报告。 .有关主送、抄送机关的规范 二关于抄送 抄送人是指除主送人外需求执行或知晓内容的其他人。抄送范围得当，有助于公文处置，否那么将贻误沟通或呵斥人力、物力的浪费。 .有关主送、抄送机关的规范 1该当抄送的情况 1除主送人外，需求执行或知晓公文的其他人员，应列为抄送人； 2向下级或者本系统的重要行文，该当同时抄送直接上级部门； 3上级部门向受双重指点的下级机关行文，必要时该当抄送其另一个上级部门； 4隔级沟通：下级因特殊情况必需越级请示时，应抄送被越过的上级；上级越级向下级行文时，可以抄送受文人的直接上级。 .有关主送、抄

6、送机关的规范 2不该当抄送的情况 1请示邮件不得抄送其下级部门或个人； 2接受抄送公文的部门或个人不用再向其他机关转抄、转送； 3凡与公文办理无关的单位一概不予抄送。 .电子邮件的其他重要事项.邮件主题 假设一次要和对方讨论的事情是不同的主题，建议分开不同的电邮传送也就是说，每封信的主题最好只需一个，这样对方会比较好针对单纯的主题加以回信。.商务邮件的修辞 撰写商务电邮前，无妨想到此时是面对着对方，而不是面对键盘与屏幕，这样可以让语气暖和一点；书写时要比口语对话再略微正式一点想象对方看了他的信之后能够有的观念，也就是要在他人的思索里思索了解对方和他一样都是大忙人，讲重点即可多一点体恤，想方法让

7、他的电邮，看起来简短扼要，有亲和力但不失礼。.邮件构造：第一段与最后一段是重点 电子邮件的撰写，应该掌握由上而下的重点，也就是说，重点在最前面的第一段假设信件很长，最好在结尾的部分，再度强调第一段的重点。.要求：自动说出他等待对方做的事情 当他想要收件者采取行动时，假设电邮的内容长，在信件的一开场，就阐明他的要求假设内容很短，不超越一个屏幕可以读完的范围，就直接在信件内容的结尾提出要求即可。.日期：邮件的日期与时间要明确 在电邮中提到的日期与时间，一定要详细，他说的下个月或是下周三究竟是什么时候?因此最好改成下周三(如3月7日)下个月(如8月)，时间也要明确，是上午还是下午?是以本人或对方的时区为准?以免双方认知不同而产生误解。.回复邮件： 假设他回复对方的来信时，运用对方的主旨回复，让对方知道这是来自于他的回复。此外，假设想要在主旨点出回复的重点，可以在邮件本文内容里写上回复主旨：XXXXXX让对方知道这是回复哪一封信。.风格： 检查本人写的电邮时，试试看读出声音，对话式的写作风格轻松但不失礼，而且也比较自然顺畅。 .语感: 1.采用自动的语气。让收信者知道，是谁应该来做