企业部门单位采购管理制度

1、 采购管理制度采购管理制度一、 目的为了进一步加强公司制度管理，健全公司采购管理制度，监督和控制不必要的开支，保证采购工作的正常化、规范化，特制定此制度。二、 工作程序（一） 采购原则：1.为统一限量、控制用品规格以及节约经费开支，所有办公用品的购买，都应由行政部统一负责。行政部要根据办公物品库存量情况，各部门申请数量以及消耗水平，确定订购数量，并做出费用预算，交由财务部审核。2.采购必须坚持“秉公办事、维护公司利益”的原则，并综合考虑“质量、价格”的竞争，择优选取。3.物料采购应尽量采用打款方式为付款条件与供应商洽谈。（二）采购申请1.采购之前，采购经办人依照所购物件的品名、规格、数量，需求

2、日期及注意事项填写物品申请单或采购订单。2.紧急采购时，由行政部在物品申请单上注明“紧急采购”字样，以便采购人员及时处理。3.若撤销采购，应立即通知行政部采购人员，以免造成不必要的损失。（三）采购流程各部门必须在每月25日以前向行政部交采购计划，采购经办人统一在物品申请单或采购订单内填写所购物品的估算价格、数量、规格和总金额。经行政部与财务部审核以后，报总裁审批签字后方能进行采购。采购物品定单经总裁审批后复印一份交与财务部。(四) 采购经办人职责1建立供应商资料与价格记录。2. 做好采购市场行情的经常性调查。3. 询价、比价、议价及定购作业。4. 所购物品的品质、数量异常的处理及交期进度的控制

3、。5. 做好平时的采购记录及对帐工作。（五）采购方式1. 集中计划采购：凡属日常办公用品必须集中购买,每月采购一次。2. 长期报价采购：凡生产物料须选定供应商议定长期供货价格。（六）采购实施1.物品申请单或者采购订单批准签字且到财务部备案后，办理借支采购金额或通知财务办理汇款手续。 2. 行政部按核准的物品申请单或采购订单 参考市场行情、过去采购记录或厂方提的报价，请购事项的缓急向供应商下单并以电话或传真确定交货日期或到市场采购。3. 所有采购物品必需由保管人员验收合格签字后，才能办理入仓手续。（七）采购过程1.验货：所采购的办公用品到货后，由保管人员按送货单进行验收，经核对（名称、规格、数量

4、、单价、金额、质量等）无误后，在送货单上（一式二联）签字验收，然后将送货联留存归类，另一送货回单联交送货人带回送货单位做结算凭据。行政部对供货延迟、验收不合格等问题，应及时与供应商协商并上报处置，寻找替代品或变更购买计划。2付款：行政部收到供货单位发票后，物品采购无论金额多少，一律由经办人签字，财务经理审核，经财务总监、分管副总裁、总裁核准签字后方可报销；物料采购付款必须见供应商提供送货单及公司开具的入库单、采购定单、收款收据等单据方可结款。3. 分发：办公物品由公司统一采购、分发给各个部门。各部门须做好登记工作，写明日期、品名、规格与数量等。4保管：办公物品进转入库后，由管理员按物品种类、规格、等级、存放次序、不得混乱堆放，并由管理员在办公用品收发系统上进行登记，以便清楚地掌握办公物品库存情况。（八）采购经办人行为规范1. 采购人员应本着质优价廉的基本原则，经过多方询价、议价、比价后填写定“采购定单或物品采购订单”。2. 采购经办人应尽职尽责，不能接受供应商任何形式的馈赠、回扣或贿赂；对违反规定的行为，应追究有关责任人纪律责任，由此造成的损失由责任人赔偿，并按公司规定进行处罚；若因严重失职或严重违反采购原则者，给予辞退，情节严重者提交公安机关处理。三、公司所有采购一律由行政部执行，