华天动力协同OA系统8.0说明书--文档中心v1.0

1、华天动力协同OA系统Office Automation说明书文档中心大连华天软件有限公司版本控制版本号内容修改人修改日期1.0拟稿胡月珠2018-05-23 华天动力协同OA办公系统文档中心，通过方便、快捷、易用的操作，为广大企业用户提供了用来创建和管理大批量文档的功能。本模块适合办公室等专门负责文档管理的部门使用。文档的相关设置在系统管理基础数据设置文档设置中有文档管理员设置、文档模块设置、文档类型维护、文档模板设置、项目规则维护、关键字管理六项设置，下面我们分别介绍下使用方法：文档管理员设置文档管理员拥有文档中心下各个文档夹的最高权限。点击文档管理员设置，设置管理员后保存即可。文档模块设置

2、系统默认在文档中心下给予了知识管理、下载中心、电子期刊、规章制度四个模块，用户还可以根据需要在建立相应的文档模块与其并列存在。点击【新建】按钮，填写模块名称，点击【保存】后创建此模块，管理员还可以对此进行修改、删除以及设置根目录属性等操作。注意：在创建此模块后，需要到权限组中设置下对应的权限菜单方能显示出来。文档类型维护文档类型维护是用来显示在文档中心上传文件所对应的图标类型，此设置中不仅支持小图标上传，还支持图标选择。（一般默认即可，不需要额外添加文件类型）文件模板设置模板设置功能，可以建立Microsoft Word文档和Microsoft Excel文档的模板类型，将我们常用的模板格式编

3、辑进入，并能实现修改和访问权限的控制；此模板建立后在指定的文件夹下只能新建该模板类型的文件，方便调用。（文档设定可在文档中心建立对应文件类型时，直接调用标准样式）项目规则维护项目规则的作用是将常用的文件目录层级关系建立出来，便于日后直接套用。在建立项目规则之前需要先确定项目规则的类别，让其具体划分到类别中。在建立项目规则时可以指定项目的所属类别，并设置其修改权限和可见权限。设置好父文件夹后点击下一步；根据具体的上级文件夹建立子文件夹（可建立多个），并在建立时可以选择是否为必选文件夹，如果选择则在调用此项目规则时此子文件夹必须套用，如果不选择可选择套用；同时在建立子文件夹时可以设置这个文件夹是否

4、要设置为固定的文件模板；如此类推设置完整个项目规则保存即可。关键字管理管理员可在此处设置关键字内容，用于普通用户在文档中心中创建文件夹或文件时进行关键字的提醒和选择。文档中心文档的使用是单位各部门在系统中存放各类文件的一个模块。在这里用户可以上传文件、为文件设置相应的文件夹和文件路径、设置文件的相关属性、对文件进行编辑、查询等。（文档中心单位内共用的文档存储模块，只要有相应的权限，即可进行查看或编辑。）文档中心中默认包含知识管理、下载中心、电子期刊、规章制度等内容，其使用方法相同，这里只以知识管理为例，做下介绍。画面相关说明：新建文件夹：可建立目录，指定该文件夹对应权限控制人员，并可启用版本控

5、制、使用项目规则创建文件夹；上传文件：可将文件直接上传；新建文件：可建立Microsoft Word文档、Microsoft Excel工作簿、Microsoft PowerPoint演示文稿、HTML网页文件、文本文件、WPS文字、WPS表格及从文件模板创建文件。删除：可以删除文件。设置排序：可以设置文件和文件夹的排序号。打包下载：勾选文件或文件夹，点击【打包下载】按钮，可以将被选文件或文件夹打成压缩包下载到本地。转存：将此文件移动到文件柜或文档中心其他的文件目录下；上传ZIP&RAR文件：可以上传ZIP、RAR压缩包。所选文件发送：可以将所选择的文件以附件的形式附在所要发送的短消息、通知、

6、新闻、公告、图片新闻、文件、头条新闻、电子邮件中。查询：可按照文件名、关键字、创建人、最后修改人、文件编号、创建日期、修改日期等进行查询；树形结构隐藏：可将树形结构隐藏。新建文件夹点击【新建文件夹】按钮，打开画面：2.1.1.1文件夹基础设置文件夹名称：填写文件夹名称。为了防止特殊字符清空文件名的现象发生，文件夹的命名里限制使用. - / ?* &%$#!这些特殊的字符。上级文件夹：显示上级文件夹路径。关键字：可以填写简介的关键字方便查询。启用文件编号设置：选中启用文件编号设置一项，在画面多出文件编号一项，可以手动填写编号来对新建的文件编号。2.1.1.2文件夹权限设置权限设置：完全控制：拥有

7、新建文件夹的全部权限，包括修改、访问、下载全部权限。修改权限：拥有文件夹的修改权限，不包括删除权限。访问权限：拥有文件夹下文档的查看权限。下载：勾选后修改权限和访问权限的人可下载文件夹中的文件。更新提醒：文件夹有更新的情况可以选择提醒方式。2.1.1.3启用版本控制新建文件夹时可以勾选启用版本控制的功能，版本的编号规则可根据实际情况点击追加公司名、追加部门编号、追加年、追加月、追加日、追加内容来编辑版本编号。启用版本控制后的文件夹上传的文件，如果进行了多次在线编辑，则每次编辑的文件都会保存为一个历史版本，点击文件【属性】可查看此文件的历史版本文件内容。2.1.1.4规则设置新建文件夹中的规则设

8、置里面有三个选项：不绑定文件模板、使用文件模板、使用项目规则创建文件夹。1、不绑定文件模板：文件夹下可以上传、新建任何模板，文件模板不做控制。2、绑定文件模板：文件夹下只能上传、新建指定的文件模板。（此处选择的文件模板是在系统管理基础数据设置文档设置文件模板设置中设定，可调用已设好的文档格式）3、使用项目规则创建文件夹：可以【选择】所设置的项目规则（此处选择的项目规则是在系统管理基础数据设置文档设置项目规则设置中设定，可调用设好的项目规则目录）上传文件点击【上传文件】，打开画面，点击【浏览】按钮，选择本地文件上传到OA系统。新建文件可在对应文件夹下建立新文件。在画面单击新建文件按钮，弹出画面。

9、操作步骤：（1）在文件名输入框输入文件名称；（2）在文件格式下拉框选择文件类型；（3）在关键字输入框输入文件描述；（4）单击【保存】按钮，显示文件编辑画面；（5）内容编辑完成，点击【保存】按钮。文件的相关操作：每个文件后面都对应有 “编辑”、“查看”、“重命名”、“属性”、“日志”的操作。编辑，点击【编辑】按钮，弹出编辑画面，进行编辑。单击【保存】按钮，进行保存。查看，点击【查看】按钮，弹出文件查看画面。重命名，点击【重命名】按钮，弹出文件重命名画面，修改后保存即可。属性，点击【属性】按钮，弹出文件设置画面，可以修改文件的相关信息；日志，点击【日志】按钮，可查看此文件的操作日志。删除选择需要删

10、除的文件或者文件夹，点击【删除】按钮删除此文件或文件夹。设置排序可将文件或文件夹进行排序设置，点击设置排序按钮，在列表显示中多出排序列，写好排序号，点击保存排序按钮完成排序操作。文档中心的文档内容，默认是按发布时间排序的，如果有特别设置过排序的文档则优先设置排序的，然后再按时间排序。打包下载勾选文件或文件夹，点击【打包下载】按钮，可以将被选文件或文件夹打成压缩包下载到本地。转存选中需要转移存储路径的文件或者文件夹，点击【转存】按钮，弹出选择另存位置画面：选择目的路径，点击【移动】按钮或者【复制】按钮。移动是将所选文件移动到新的路径下，原路径下文件不保留；复制是复制一份到新路径下，原路径下的文件

11、保留。上传ZIP&RAR文件点击【上传ZIP&RAR文件】按钮，弹出上传画面，点击【浏览】按钮，选择ZIP或者RAR压缩包上传文件。发送文件选择需要发送的文件，点击列表里列出的项，文件可以作为附件，直接发送。搜索点击【搜索】按钮，可以根据文件名、关键字、创建人、最后修改人、文件编号、创建日期、修改日期项来查询文档隐藏树形结构点击树形结构隐藏按钮，可将树形结构进行隐藏。报表中心报表是企业管理的基本措施和途径，是企业的基本业务要求，也是实施BI战略的基础。华天动力协同OA的报表中心，为您提供了报表上传、查看的平台。可以帮助企业访问、格式化数据，并把数据信息以可靠和安全的方式呈现给使用者。深入洞察企

12、业运营状况，是企业发展的强大驱动力。（报表中心内的报表，是用报表工具预先设好，然后上传到报表中心模块。具体的报表制作方法有专门的文档进行说明。）如图所示，是以文件夹为单位整理上传的报表，单击左侧菜单树【费用报销】文件夹，右侧可见该文件夹下的所有报表。下面将对该模块下的功能一一介绍。新建报表文件夹为了方便管理，我们可以将报表进行分类放置，这时可以为报表创建一个文件夹，点击【新建文件夹】按钮，弹出画面：新建文件夹画面说明：文件夹名称：为您的文件夹输入一个合适的名称。上级文件夹：是否有上级文件夹，默认显示。文件夹描述：对该文件夹的描述。访问权限：可以设置访问该文件夹的人员。默认为：全体人员。修改权限

13、：可以设置修改该文件夹的人员。默认为：全体人员。当填好全部信息后，单击【保存】按钮即可。上传报表模板单击左侧树中要上传报表的文件夹，在该文件夹下点击【上传报表模板】按钮，弹出画面：上传报表模板画面说明：报表主题：填写此报表的主题。报表描述：填写此报表的说明描述内容。当前路径：显示此报表上传的文件夹夹路径。模板文件：上传.raq的模板文件。参数模板：上传.raq的参数模板文件。报表查询和查看单击【放大镜】按钮，可以按照报表的主题或名称、描述、创建人、创建日期等内容进行检索查询。在查询列表中点击报表的名称即可查看报表的内容。删除文件和文件夹当我们选择一个报表文件或整个报表文件时，单击【删除】按钮便会弹出删除的提示对话框，单击【确定】则删除所选文件或文件夹，单击【取消】则取消操作。设置排序点击【设置排序】按钮可以在报表列表上显示出排序列，在输入数字后点击【保存排序】按钮，完成报