时间管理培训课程(PPT 161页)

1、 行政細節每天上課時間：每天上課時間：休息：休息：午餐：午餐：每天下課時間：每天下課時間：7 Hours(9:00)10:30-1045;15:00-15:2012:00-13:3017:30课程安排课程安排 暖场与态度调整暖场与态度调整 第一单元：认识时间管理第一单元：认识时间管理第二单元：学习时间管理原则第二单元：学习时间管理原则第三单元：合理规划工作时间第三单元：合理规划工作时间第四单元：建立个人效率系统第四单元：建立个人效率系统第五单元：完善时间管理的技巧第五单元：完善时间管理的技巧 第六单元：困难问题研讨第六单元：困难问题研讨破冰：寻找一个他 周哈里窗周哈里窗 你知你知 你不知你不知

2、 我我 知知 我我 不不 知知l 用用 开发潜能开发潜能公众我公众我隐私我隐私我背脊我背脊我潜能我潜能我行为循环行为循环 思思 维维 态度态度习惯习惯结果结果ACTION- - 学习的精义学习的精义 - - 生命在于行动生命在于行动 行动是快乐的源泉行动是快乐的源泉 我享受持续行动的快乐我享受持续行动的快乐 行动使我敏捷行动使我敏捷 行行 动使我高效动使我高效 行行 动给我自由动给我自由 行行 动给我力量动给我力量 行行 动给我富足动给我富足 行行 动给我健康动给我健康 行行 动创造行动动创造行动 我我 是行动典范是行动典范平均平均8080岁寿命岁寿命一寸光阴一寸金 1-20、60-80 不计

3、，余40 1年为1寸 睡眠 8小时 13.3年 26.7一日三餐 2.5小时 4.2年 22.5交通 1.5小时 2.5年 20电话 1小时 1.7年 18.3看电视、上网 3小时 5年 13.3看报、聊天 3小时 5年 8.3刷牙、洗脸、洗澡 1小时 1.7年 6.6休假、白日梦 闹情绪、身体不适2小时 3.3年 3.33.3“不能管理时间，便什么都不能管理不能管理时间，便什么都不能管理” 杜拉克杜拉克“管理管理”时间是不对的，管理的只能是你自己，因时间是不对的，管理的只能是你自己，因此此“时间时间 管理管理”就是就是“自我自我”管理；管理；很多人平常都在抱怨的所谓时间不够用的问题；其实并没

4、有所谓时间太多或时间不够的情形所在；一天就是二十四小时，不多也不少；不管你是谁，都是一样的；所谓时间太少，只是表示在这段时间里要做的事情太多，以致这段时间不允许而已；时间并不允许任何人去做每一件他的良知或幻觉告诉他们值得去做的事；“能够做”和“本来可以做”基本上并没有多大的差别存在待得晚晚一点就可以做完每一件事？谁偷偷了你的时间？为何活活得较久但较不愉快？ 对自己想要要的东西实际一点什么对你最重要什么对你最重要 你不会错过钱但却一直错失失时间钱可以多赚：时间却无法多赚钱可以多赚：时间却无法多赚四个主要的影响时间生产率障碍四个主要的影响时间生产率障碍人们并不尊重时间，他们不了解其重要性人们并不尊

5、重时间，他们不了解其重要性人们视时间为不可竭尽的资源，并未了解其人们视时间为不可竭尽的资源，并未了解其自然规律自然规律人们不善于检查提高时间管理办法，不知人们不善于检查提高时间管理办法，不知道道“重要重要”与与“紧要紧要”之区别之区别有时间观念的人不善于控制时间，他们不有时间观念的人不善于控制时间，他们不知怎样制定一个时间管理系统知怎样制定一个时间管理系统 为什么要做好时间管理？ 为什么要做好时间管理？为什么要做好时间管理？自我评价与检讨自我评价与检讨时间拖延测试的评估结果是：每一个“非常满意”评 4 分每一个“略表同意”评 3 分每一个“略表不同意”评 2 分每一个“极不同意”评 1 分。

6、总分小于20分，表示你不是拖延者，或许只是偶尔有拖延总分在21-30分之间，表示你有拖延的毛病，但不太严重总分多于30分，表示你或许已患上严重的拖延毛病。 自我评价与检讨时间管理时间管理时 间 管 理第四代时间管理有效的时间管理系统包含以下五个步骤：有效的时间管理系统包含以下五个步骤： 1 1 明确你的价值观明确你的价值观2 2 确定你的目标确定你的目标3 3 对你的目标按优先级排序对你的目标按优先级排序4 4 明确你的任务明确你的任务5 5 对任务按优先级排序对任务按优先级排序时间管理系时间管理系统统价值观是我们想和做的基本原则，它是进行时间安排的最价值观是我们想和做的基本原则，它是进行时间

7、安排的最基本的因素。基本的因素。健康看牙医，洗澡，等等 家庭给家里打电话，等等 友谊买礼物，回信，参加聚餐，拜访朋友，等等 爱情准备烛光晚餐，等等 工作简报，电视节目，会议，整理材料，考试，等等 金钱夜间兼职的面试，等等 兴趣看演唱会，等等 重看一遍你对这些事件的排序，可以清楚地看出你把哪一项放在首位，把哪些放在无关紧要的地方。这就是你的价值观。 价值观价值观- 价价 值值 观观 列列 举举 做事有效率做事有效率 追求卓越追求卓越 专业能力强专业能力强 乐观进取乐观进取 服务他人服务他人 节俭节俭 身体健康身体健康 慷慨慷慨 诚实诚实 虚心请教虚心请教 主持正义主持正义 整齐清洁整齐清洁 追求

8、真实追求真实 领导地位领导地位 经济基础稳固经济基础稳固 忠实忠实 自食其力自食其力 爱家爱家 笃信宗教笃信宗教 操守操守 创意创意 团队精神团队精神 知识丰富知识丰富 自我期许自我期许 目标的设定目标的设定 明确自己的价值观明确自己的价值观 设定目标设定目标 制定阶段性步骤制定阶段性步骤 把握今日：最重要时刻把握今日：最重要时刻 长期长期中期中期 短期短期目标是我们的需求和愿望目标是我们的需求和愿望 我们想得到什么。它们直我们想得到什么。它们直 接源于我们的价值观。接源于我们的价值观。例如例如: : 任务表中有矛盾：星期二和星期三晚上，在公司开 会、兼职面试、看演唱会三者之间只能挑选两样，

9、必须舍弃一样。 它们分别代表什么？对它们如何排序，完全取决于你的价值观和目标。对它们如何排序，完全取决于你的价值观和目标。 目目 标标我的工作与目标核心時間核心時間1.1. 是作優先處理事件的時間是作優先處理事件的時間2.2. 使將優先秩序顛倒的寸機會降到最低使將優先秩序顛倒的寸機會降到最低3.3. 讓我們可以擬定開始時刻的進度讓我們可以擬定開始時刻的進度4.4. 讓我們可以安排事情的處理先後次序讓我們可以安排事情的處理先後次序5.5. 有助控制打擾有助控制打擾請勿打擾請勿打擾危險只处理一件事情明确的优先顺序只处理一件事情明确的优先顺序四象限工作性质分析急迫不 急 迫重要不重要I 紧急情况 迫

10、切的问题 限期完成的会议或工作II 准备工作计划 预防措施 价值观的澄清 人际关系的建立 增强自己的能力III 造成干扰的事、电话 信件、报告 会议 许多迫在眉睫的急事IV 忙碌琐碎的事 广告函件 电话 浪费时间逃避性活动 Do it ！ (定出时间）4D原则 Do it ！（马上就做） Dont do it。（别去做了）重重 要要 紧紧 迫迫 Delegate授权别人去做latternow紧急紧急不紧急不紧急 重要重要 不重要不重要 危机 急迫的问题 有期限压力的作业 防患未然 改进产能 建立人际关系 发掘新机会 规划、休闲 不速之客 某些电话 某些信件与报告 某些会议 必要而不重要的事 受

11、欢迎的活动 玩游戏 某些信件 某些电话 浪费时间之事 有趣的活动重要重要与与紧紧急急之区别之区别偏重第一类事务，结果偏重第一类事务，结果 压力 精疲力竭 危机处理 忙于收拾残局 偏重第二类事务，结果偏重第二类事务，结果 有远见，有理想有远见，有理想 平衡平衡 纪律纪律 自制自制 少有危机少有危机 偏重第三类事务，结果偏重第三类事务，结果 短视近利短视近利 危机处理危机处理 被视为巧言令色被视为巧言令色 轻视目标与计划轻视目标与计划 缺乏自制力，怪罪他人缺乏自制力，怪罪他人 人际关系浮泛，甚至破裂人际关系浮泛，甚至破裂 偏重第四类事务，结果偏重第四类事务，结果 全无责任感全无责任感 工作不保工作

12、不保 依赖他人或社会机构维生依赖他人或社会机构维生问题 共进午餐，讨论促销会策略 1.5H 商讨索赔案处理 1H 与华金公司讨论定价 3H 中实公司的合作意向书 2H 天际公司的货未到问题？ 上级要求上报三个月的业绩报表 2H 周五业务会提前 1H 阅读内部刊物 1H 打电话给12客户 30分钟 聆听电话留言 10分钟 完成文件归档 1H 人事部明天要上报新员工试工期表现结果报告 共进午餐，讨论促销会 策略 1.5H 商讨索赔案处理 1H重要 与华金公司讨论定价 3H 中实公司的合作意向书 2H 天际公司的货未到问题？ 上级要求上报三个月的业绩报表 2H 周五业务会提前 1H 阅读内部刊物 1

13、H 打电话给12客户 30分钟 聆听电话留言 10分钟 完成文件归档 1H 人事部明天要上报新员 工试工期表现结果报告不急不重要急 时间自然法则总结时间自然法则总结Parkingsons Law 帕金森原则时间象一根弹筋：设立期限时间象一根弹筋：设立期限Paretos Principle 帕雷托原则80%的结果来源的结果来源20%的努力的努力Concentration Enigmas 注意力之谜 注意力需要及时恢复注意力需要及时恢复Internal Energy Levels 内在能量水平有效地利用你的生物钟有效地利用你的生物钟Efficacy Efficiency 效能与效率 做正确之事，做

14、好它做正确之事，做好它留些缓行时间留些缓行时间重要工作，今天必須完成重要工作，今天必須完成重要工作，可以稍后再作重要工作，可以稍后再作可以授權，但寧願自己做可以授權，但寧願自己做預期外的工作預期外的工作A B CX工作類型工作類型ABCABC分析分析实际应用实际应用ABC分析法在实际运用上，您最好是分析法在实际运用上，您最好是12A(1)每天只计划每天只计划1-2项项A-任务任务(大约大约3小时小时)23B(2)再计划再计划2-3项项B-任务任务(大约大约1小时小时)其余其余C (3)其余保留其余保留C-任务任务(大约大约45分钟分钟) 6 8 10 12 14 16 18 20 22 24

15、2 4 6 8能力曲线能力曲线+50%能力100%- 50%时间生理能量状态的偏差生理能量状态的偏差个别差异及共通个别差异及共通性性个人每日韵个人每日韵律律 用正确的方法做错误之事 用正确的方法做正确之事用正确的方法做正确之事 用错误的方法做正确之事 用错误的方法做错误之事效能与效率避免分散注意力避免分散注意力锯齿效应锯齿效应100%时间干扰能力最佳休息值：最佳休息值：工作一小时后最多休息十分钟工作一小时后最多休息十分钟8 8分钟计划节省一小时分钟计划节省一小时 1.計劃本日的主要任務和核心時間 2.處理重要的文件往來- 與你的秘書就當日行事取得認同 3.核心時間 - 45分鐘 4.任務分派再

16、確定- 與同事訂約會計劃 5.午餐時工作 6.次重要任務/會議 7.核心時間 8.優先次序較后的電話 9.簽文件10.長期計劃11.檢查明天的事12.回家！每日個人的組織安排每日個人的組織安排 理解时间、分析你的时间理解时间、分析你的时间订定每日工作计划订定每日工作计划工作计划-为每天的2-3件事项留出完整的时间 规划成功 规划成功 规划成功 规划成功 规划成功 今日事今日毕今日事今日毕习作:在进入工作以前，在进入工作以前，您该从容地对当天做好准备您该从容地对当天做好准备在进入工作以前，在进入工作以前，您该从容地对当天做好准备您该从容地对当天做好准备个人成效effectiveefficient

17、明确于结果：快、好高效A nice manager A good manager An effective manager脾气好工作愉快、有结果一个有成效的经理人A型竞争的攻击的成果數據動作快工作作工作作風風B型冷靜的放鬆的品質取向好好先生動作慢工作作風工作作風A型潛在的問題1.工作控制不良2.缺少授權3.對優先次序的不確定4.時間計劃有偏差5.犧牲品質的可能6.與人相處的問題A型行動重點1.建立實際的目標2.加強授權3.改善優先次序和時間計劃4.維持適當的品質5.投資時間與人交流B型潛在的問題1.受壓力才計劃2.不實際的品質標準3.不清楚的授權4.鬆懈的團隊控制5.放棄數量的可能B型行動重點

18、1.設立緊湊的目標2.計劃較高的輸出3.建立實際的數量標準4.較明確的授權5.較嚴密的團隊控制較理想的工作作風1. 控制的A型2. 投資時間在人際關係3. 追求品質制定时间管理系统制定时间管理系统 建立系统，包括：计划表、每日目标、优先次序、完成期限 计划一定要写下来，记忆力有时会出错，强迫自己按期限完成工作 没有没有计划计划，怎么办？，怎么办？ 立即改变 立即改变立即改变立即改变立即改变立即改变立即改变立即改变立即改变立即改变测试:压力控制能力为了合理安排你的办公桌，请考虑以下因素：为了合理安排你的办公桌，请考虑以下因素：你手能够着的区域你的办公桌经常性工作区域手够不着的区域经常性工作区域包

19、括： 工作台面 抽屉 电脑 文件档 电话 文具这个区域是你安置日常工作这个区域是你安置日常工作设备的地方，如果你坐在桌设备的地方，如果你坐在桌边，面对你的办公桌，那么边，面对你的办公桌，那么上述东西是你抬手可及的。上述东西是你抬手可及的。可及区域可及区域你的外延工作区域包括： 收件格 出件格 重要文档（重要客户档案） 日历 字典 电脑磁盘这个区域虽然并非伸手可及，但只要伸长胳膊就能够着。不可及区域不可及区域包括你的存档、库存资料： 书架 文件柜 宣传资料我们必须站起来才能到达这个区域。最好是在我们坐在办公桌前看不见的地方，否则只会起干扰作用。你的“待办”格里有多少文件？“待办”是什么意思？难道

20、这不意味着优柔寡断吗？收件出件待办文档案头工作你用什么样的流程系统来处理和安排你的案头工作？最常见用的包括：办公桌管理系统老板HEA项目客户建议C个人阅读跟进文档12345678.31案头管理案头管理I) 清理你的书桌。除了目前手头正在做的工作，不应该有任何别的东西滞留在桌面。ii) 用一个收件盘。iii)将收件按以下类别归类：重要而紧急的（今天核心时间处理的）重要但不紧急的（注上处理日期，放入“跟进”文档）授权废纸篓iv) 限制信息流量，避免复印没必要的文件。v) 建立个人文档系统。除了有一个“跟进”文档外，还应该有一个管理文档，其中包括一些重要的分类。 决定在拟订计划、作决定、给予成果回馈

21、时，何种资料派得上用场，然后作到资料方便取用、具有可靠性与适宜性 进行必要的沟通后，抓住必须资料，避免超过需要量 预期作好评估，将资料分配的优先次序标准化 当下就处理，每天送来的文件中，有80%可在一开始处理时丢弃，一般主管平均只丢弃20% 别做任何你可以授权给别人做的事 设计简化文件处理的系统 ，减少复本，用标准格式 资料不全资料不全文件繁杂文件繁杂存档建立一个简单的文档系统要考虑以下原则：1.1.什么东西需要存档？什么东西需要存档？ 原则上说，只是对将来有用的东西才值得存档。其他的就应该扔掉。正常情况下，你不必保留会议备忘录、杂志、感谢条、留言等。你可以把这些存入“跟进”文档中31天的某一

22、天，并注明在哪一天扔掉。2.2.分类分类 当建立分类系统时，应考虑四方面因素： I) 储存类：这些可以被称作不常用文件，比如史料、年度资料等。这些 资料很少被用到，但需要作为文档来储存，以备有用。 II) 来件类：这些是需要及时处理的文件，分类系统应该确保能够快速正 确地对这类文件归档和处理。这类文件包括重要客户文件。 III) 提示类：这类文件应该直接放入“跟进”文档指定的那些天内，因为 这些文件直接与那一天的活动有关，需要及时跟进，比如销 售拜访、发出定单、召开会议等。 IV) 确立重点类：经常与桌面文档有关，用来表明使用频率。3.3.储存储存 用来起提示作用和安排优先次序的“跟进”文档和

23、桌面管理系统都可以放置 在桌面抬手可及的区域内。随时要处理的文件可以放置在伸胳膊够不着的区 域，不常用的文件最好储存在文件柜里。存档4.什么时候存档 使用频率取决于有多少文件需要存档。存档时间当然应该在每天的下午，因为存档不需要思想高度集中。最好你能每周做一次存档工作，在你的日记上写上哪一天做存档工作。5.设计文档 盒式存档：用来存放很重要的资料，例如公司的宣传资料等。 吊式存档：对存放客户档案和其他随时要处理的文档最合适。把最后进入的文件放在最上层，如果必要的话，在文档系统左边的表面贴上分类目录。 夹式存档：对存放“定单”和“常用文件”，比如帐单等有用。记住，你应该亲自做文档，不要忘记安全、

24、便于保存和更新等因素。 买一本日记买一本日记1、灵活性灵活性 你所买的日记最好是可以加页。灵活性通常指的是活页夹。活页夹必须是标准号码的。2、总体性、总体性 每周，每月和年度计划安排是必不可少的。3、大小、大小 最好能买一本足够大的日记本，使你能在上面做出全天的日程安排，包括你所有的 任务和工作。最佳尺寸选择为标准的A5，这个标准也最易于做复印。4、信息、信息 一本日记本也应包括注意事项，电话号码和其他一般性信息。5、任务、任务 一本好的日记也应该设置重要工作和工作目标的栏目，包括个人目标栏目。6、分页、分页 一本好的日记也应该有分页纸和分页栏目。7、竞争力、竞争力 人们经常回把一本好的日记系

25、统与办公系统相比。 随时检视随时检视练习：记录你的模式练习：记录你的模式准备合适的工具，如笔、空白时间表（最好以一刻钟或半小时为一刻）、计时器，详细记录自己的活动情况，坚持一周。如果全天记录有困难，可以分段记录，比如今天记录整个上午的情况，明天记录下午和晚上的情况，后天记录上午和中午的情况，等等，然后把它们综合起来。记录中要包括以下几点：活动的开始时间、结束时间、地点、自我感觉效率、是否按计划完活动的开始时间、结束时间、地点、自我感觉效率、是否按计划完成（或者：是否是计划安排的事情）、中途中断的次数、原因和长成（或者：是否是计划安排的事情）、中途中断的次数、原因和长短。短。 时间表可以参照下页

26、的格式： 时间 星期二 星期三 星期四 星期五 星期六 每天上班时间为8 点-18 点（含往来交通时间，中午有1小时休息） 08.00 08.30 09.00 09.30 10.00 10.30 11.00 11.30 12.00 。18.00 18.30 19.00 。 22.00 22.30 23.00 使用计划表To-Do ListTo-Do List待处理事项待处理事项Delegate to授权A/BTo-Do 事项Time 需Required 时跟进A.M. P.M. 6 7 8 9101112Daily Expenses 每日支出 1 2 3 4 5 6 7 8 910Appoin

27、tmentsAppointments日程日程Monthly PlanMonthly Plan月度计划月度计划 Month Year 年 月Projects/GoalsProjects/Goals本月项目本月项目/ /目标目标A/B Business A/B Business 工工 作作 开始日开始日 Personal Personal 个人生活个人生活 下面是一份记录的空白样表：下面是一份记录的空白样表：_年_月_日星期_ 项目 地点 效率自评 计划 中断说明6:307:007:308:008:309:009:3010:0010:3011:0011:3012:0012:3013:00总结及行动

28、计划1. 建立主要职责范围及目标，得到认同2. 利用日记本，做好个人组织3. 上班前先做好当日工作计划4. 有效的授权及跟进5. 不参加无谓的会议，针对有意义的会议，要事先做好准备6. 于会议后有明确计划- 谁做什么及何时做？7. 整理桌面及文件8. 文件只经手一次9. 投资于员工上，花时间在人际关系上10. 积极争取佳绩11. 准时回家12. 拥有私人生活15项浪费时间的主要因素信息传递信息传递1、频繁的会议2、信息不足、或不清、或过多决策决策 优柔寡断或拖延组织组织1、混淆职责与职权2、办公室杂乱无章指挥指挥 无效的授权人力人力 0时间管理的障碍时间管理的障碍1.1.目標及优先次序不清目標

29、及优先次序不清2.2.電話干擾電話干擾3.3.個人組織能力差個人組織能力差4.4.毋須及無效的會議毋須及無效的會議5.5.“明日復明日明日復明日”的心態的心態6.6.突然的訪客突然的訪客7.7.危機管理危機管理8.8.缺乏權利下放缺乏權利下放9.9.在同一時刻內處理太多事情在同一時刻內處理太多事情10.10. 不好意思說不好意思說“不不”11. 11. 做事有頭無尾做事有頭無尾12. 12. 不做重点閱讀不做重点閱讀13. “13. “太多太多”社交活動社交活動教练的四个步骤教练的四个步骤1. 我說給你聽我說給你聽2. 你說給我聽你說給我聽3. 我做給你看我做給你看4. 你做給我看你做給我看放

30、弃喜欢做的事放弃怕失去控制的心理授权把任务交给人，培训他们并通知相关人员随时准备提供建议并进行解答组织下属学习分配工作学习分配工作授權1. 及早授權2. 指示清晰3. 安排跟进4. 保留安全時間5. 整個工作6. 放手a) 最好告诉你的属下为什么你选择向他授权负责这项工作。这能够给予属下信心，并清楚地知道工作的分工安排。b) 确保双方对工作目标达成共识，并确认被授权人有能力完成这项工作。c) 理清工作的优先次序，并让被授权人明白该项任务与他的其他工作的关系，让他认识到其重要性。d) 明确交代可用的资源，比如人力资源、时间、财权、设备等。e) 双方制定一个时间安排，包括起始时间、总结回顾时间和完

31、成工作的时间。并请记住将此列入你个人的时间日程安排。f) 双方须考虑总结回顾的程序，并就此达成一致 -记住，必须明确规定是什么、什么时候、如何做和在哪里做。授权的准则 一旦授权，不宜干涉 及时总结，按照共同认可的程序 总结经验，吸取教训 表扬公开，批评私下。授权的准则信信 心心能能力力 行动前等候行动前等候 先请示再行动先请示再行动 先建议再行动先建议再行动 先行动再立即汇报先行动再立即汇报 先行动再例行汇报先行动再例行汇报 行动后定期汇报行动后定期汇报 会议耗时会议耗时 把会议的目的、议程写下来，使与会者有备而来 只有必须参加的人才通知参加，避免浪费太多的人时间 务必准时开会与散会，制定应付

32、干扰的办法 控制会议议题，要求大家不要离题 一定要有效追踪执行会中完成的所有决议，以备下次会议讨论 怎么办？不良會議特徵如下：沒有目的感沒有目的感敵對、政治化、衝突敵對、政治化、衝突不平均的貢獻不平均的貢獻時間控制差，晚開始時間控制差，晚開始 - - 晚結束晚結束缺少準備缺少準備沒有認同的結果或行動沒有認同的結果或行動太長太長干擾多干擾多太多人參加或不對的人參加太多人參加或不對的人參加偏離議程偏離議程會議管理會議管理1. 1. 目標目標- 單一目的- 在議題中清楚地陳述出來2. 2. 參與者參與者- 活躍/有價值的參與- 或只是在一旁聽- 全職/半職- 準備適當的資料3. 3. 格式格式- 會

33、議的形式- 影響到后勤/程序4. 4. 議程議程- 日期 / 時間 / 會場 / 參與者5. 5. 會議記錄會議記錄 - 結論總結6. 6. 會場會場- 佈置 / 設備 / 點心飲料穦某穦某會議的準備會議的準備在准备会议时，请记住以下要点：1.会议的目的是什么？ 2.谁是参加会议的人？ 3.会议的形式4.议事日程 日期 时间 地点 参加会议人的名单 时间安排5.会议总结 6.会议召开地点 会议安排（座位安排、休息室、会议室的大小、通风设备、室内 温度等） 设备（白板、投影仪、文具等） 点心（咖啡、茶、饮用水、三餐安排）准备会议的准则主席權主席權陳述會議目的開始及結束時間控制維持秩序使大家專心聽

34、確保優先議題討論的進行事實、解釋、結論化解衝突時間管制制止小組會議安靜先生和废话先生總結行動和負責權激勵授權決策建立關係溝通會議管理談判培訓和發展社交培养说培养说“不不”的能力的能力NO！NO！NO！ 时时 光光 大大 盗盗 打扰打扰 （电话或没有预约）（电话或没有预约） 重要性次序无所调整重要性次序无所调整 没有目标、次序和计划没有目标、次序和计划 叫人同一时间完成多项工作却懂得拒绝叫人同一时间完成多项工作却懂得拒绝 个人缺乏组织能力个人缺乏组织能力 缺乏自律缺乏自律 会议会议 资料不完整或有所延误资料不完整或有所延误 文书工作和繁文缛节文书工作和繁文缛节 分不清责任和权力分不清责任和权力

35、同时设立个人与组织的重要工作目标，为例行工作建立完成标准，设定完成期限 学习专注的技巧，避免分心及自我干扰。克服做事拖延的坏习惯； 认识真正的朋友不会因为坦率的解释而被触怒 出示双方同意的优先次序清单来拒绝老板 别人会替那些没有优先次序的人决定优先次序 缺乏自律将阻碍减到最低将阻碍减到最低問題電話打擾開會老板等等 . .怎么办怎么办？ 利用清静时间、过滤电话、安排专门接电话的时间 学习并演练终止谈话的技巧 增加授权，把电话转交给被授权处理 电话打扰电话打扰干扰干扰老板老板应该和管理层就其主要的认识和程序取得合作和达成一致。来访者来访者最好让来访者意识到，要想见到一方法是事先和你约好。电话和传真

36、电话和传真秘书们难以应付想通过电话和我们交谈的人，有一部分原因是因为他们回答电话的方法有问题。要避免说“抱歉，他不在”，或“他不在座位上”这类的话，因为对方的下一个问题肯定是“那他在那里？”这就会引发一场长时间的、没必要的扯淡。传真并不意味着一定是紧急的，传真的内容才能决定这件事是否紧急。将传真放在中心位置，处理传真就像处理任何其他文件一样，并只能通过收件盘或信箱分发处理。 征得主管同意后，准备一份工作责任清单，其中要说明责和职权 坚持获得与责任对等的职权，你有义务获得执行任务的权力 拟出明确的工作项目说明，内容要详细，涵盖个人所有的职责 权责混淆权责混淆这 样 办！自我懷疑者自我懷疑者過度的交際者過度的交際者次序顛倒者次序顛倒者做白日夢者做白日夢者計劃者計劃者拖延者的類型拖延的範圍1.不愉快的任務2.與人有關的任務3.大型方案/任務4.小任務5