Lecture 1 Bacis of Business Letters(1)

1、2022-7-41lesson onelesson one basics of business basics of business lettersletters商务信函基础商务信函基础2022-7-42Learning ObjectivesAfter studying the lesson, you should be able tolKnow principles of business-letter writinglKnow parts of a business letterlLearn the styles of a business letterlLearn some gener

2、al tips of writing a business letter by studying sample letters2022-7-43 I. Business Letter-Writing1. Introduction to Business Letter-Writing Q:What do you think is the importance of business letter-writing?Key Terms: International trade Business correspondence Business negotiation2022-7-44II.Princi

3、ples of Business Letter-Writing 7 “C”s Courtesy 礼貌 Consideration 体谅 Completeness 完整 Clarity 清晰 Conciseness 简洁 Concreteness 具体 Correctness 正确2022-7-45What are the functions of all business letters? 1) To ask for and give a reply to an enquiry(询盘), offer(报盘), order(订单) or complaint(投诉). 2)To keep a re

4、cord of all the important facts for ready reference.2022-7-46HeadingReference NumberDate Inside Address Particular Address or Attention LineSalutation Subject Line or Caption _ _ _Complimentary CloseSignature c.c. Postscript Body of the letter2022-7-47HeadingDate: _ Inside Address_ Salutation: _ _ _

5、 _ _Complimentary Close,SignatureBody2022-7-48 Letterhead Date:_Inside Address_ _Salutation: _ _ _ Complimentary Close, SignatureBody2022-7-49 称称 呼呼结尾敬语结尾敬语正式正式 Gentlemen/Dear Sir (s)Dear MadamYour truly/faithfully/ sincerely/ cordially半正半正式式Dear Miss Jones (由由尊称和姓构成尊称和姓构成)Yours sincerely / cordiall

6、y非正非正式式Dear William (使用收信使用收信人的人的first name)Your sincerely/ truly/ lovingly The Complimentary Close (结尾敬语结尾敬语)结尾敬语仅仅是一种用于结束信函的礼仪方结尾敬语仅仅是一种用于结束信函的礼仪方式，结尾敬语必须与称呼配套。如：式，结尾敬语必须与称呼配套。如：2022-7-410 The Signature (签名)每一封信函都必须手写签名，为防止签名潦草，难以辨认，常在签名下打印署名人的姓名。假如称呼中使用了收信人的名字（first name), 写信人也必须使用自己的名字来签名，然后再在下面

7、打上全名。如：Very sincerely yours,(Signature)Henry Brown2022-7-411写信如果是女性，并且与收信人素不相识，一般在打印的署名前用括号注上Miss, Mrs. 或者Ms 字样，以便对方回信时选用适合的称呼。签名与结尾敬语对齐。有些官方和商务信函是由秘书或经授权的助理签名的。假如秘书或助理以自己个人名义为别人签名，那么，授权秘书或助理签名的人的姓名和头衔打印在秘书或助理的签名下面。以下是各种形式的签名：2022-7-412 以自己名义签名的个人 Yours sincerely, (Signature) (Miss) Edith Underwood

8、为其公司或部门签名的官员 Sincerely yours, Oriental Horizons Inc. (Signature ) Managing Director2022-7-413l秘书代表雇主签名 Very truly yours, (Signature) (Miss) Barbara Nolanl经特别授权的雇员的签名 Yours very truly, Mulsen Trading Co. Ltd. (Signature) pp Ralph L. Harris, Manager (pp = per pro 代表) 2022-7-4141) 1) 体谅原则体谅原则 一封有效的书信能给

9、收信人以深刻印象和影响，要想达到此目的，就应当设身处地为收件人着想，考虑他的要求、希望和利益等。 周密的思考有助于你更理解你的收件人，因此，你的要求将会更加实际和可以理解。写作时要注意以下问题：写作时要注意以下问题：(1)采取收信人的态度，即采取收信人的态度，即“You” attitude, ,避避免采取写信人的态度，即免采取写信人的态度，即“We” attitude。比较下列句子：比较下列句子：2022-7-415“We are pleased to announce that“You attitude” You will be pleased to know that 下面两封信是这两种态

10、度的典范。第一封信是以下面两封信是这两种态度的典范。第一封信是以“We” attitude 的方式写的，而第二封信是以的方式写的，而第二封信是以 “You” attitude 的方式写的。的方式写的。2022-7-416 试对它们进行比较，看看它们给你的印象有什么不试对它们进行比较，看看它们给你的印象有什么不同。同。(a) May I express my thanks for the account you recently opened with our store. We are pleased to furnish a wide variety of products for the

11、home or individual. We trust you will take full advantage of our store services, for we have the largest stock in the city. Also we make deliveries of our customers purchases free of charge within thirty miles of our store. We welcome you to Johnsons. If we can be of additional service in any manner

12、, please call on us.2022-7-417 Translation: 让我对你最近在我公司开户一事表示感让我对你最近在我公司开户一事表示感谢。我们乐意提供家庭和个人使用的各种产谢。我们乐意提供家庭和个人使用的各种产品。品。 我们相信你会充分利用我们的服务的，我们相信你会充分利用我们的服务的，因为我公司所备货物时本地最充足的。同时，因为我公司所备货物时本地最充足的。同时，我们的顾客所购货物，在距离公司我们的顾客所购货物，在距离公司3030英里范英里范围内，可以免费送货。围内，可以免费送货。 我们欢迎你光临本公司。如果我们能在我们欢迎你光临本公司。如果我们能在其他方面为你服务，请

13、打电话给我们。其他方面为你服务，请打电话给我们。2022-7-418(b) Thank you for the account you recently opened at Johnsons. Serving you with your needs for clothing and home furnishings is a pleasure. You will find 34 departments at Johnsons stocked with a variety of quality items. And courteous sales clerks are here to assis

14、t you in selecting the merchandise that best meets your requirements. You are always welcome at Johnsons. Please call on us whenever you need additional service. 2022-7-419 Translation: 感谢你最近在约翰逊商店开户。为你服务、感谢你最近在约翰逊商店开户。为你服务、想你提供所需的衣着和室内家具与陈设品感想你提供所需的衣着和室内家具与陈设品感到高兴。到高兴。 你将看到约翰逊商店有你将看到约翰逊商店有3434个部门备有

15、各个部门备有各种高档货，彬彬有礼的售货员帮你挑选最称种高档货，彬彬有礼的售货员帮你挑选最称心的商品。心的商品。 永远欢迎你光顾约翰逊商店。有别的需永远欢迎你光顾约翰逊商店。有别的需要服务时，请随时光顾本店。要服务时，请随时光顾本店。2022-7-420 “You” attitude 并不是在一切场合下都适合并不是在一切场合下都适合表达表达“体谅体谅” 的，下列情况下使用的，下列情况下使用 “You” attitude 将会引起反感和不快：将会引起反感和不快：(1)(1)当对方有错误时当对方有错误时。例如：(a) Your letter of July 1, tells you plainly

16、that the goods you sent would reach us by the end of this month. (Improper) 贵方7月1日来函清楚地表明，贵方所寄货物将于本月底到达我方。(b) Im very glad to refer to your letter of July 1, from which we knew the goods we ordered would reach us by the end of this month. (Good)2022-7-421很高兴提及贵方很高兴提及贵方7 7月月1 1日来函，从中，我方日来函，从中，我方得知我方所

17、定货物将于本月底抵达我方。得知我方所定货物将于本月底抵达我方。(2)(2)当对方表示过不同意见时。例如：当对方表示过不同意见时。例如：(a) You are entirely wrong in your attitude. (Improper) 你方的态度是完全错误的。你方的态度是完全错误的。(b) We know you have analyzed the matter from two viewpoints, but there is still one aspect which extremely important and which is worthy of being discus

18、sed by both of us. (Good)2022-7-422 Translation: 我们知道，你方已从两个方面分析了这一事我们知道，你方已从两个方面分析了这一事件。但还有及其重要的一个方面需要我们双件。但还有及其重要的一个方面需要我们双方来商讨一下。方来商讨一下。(2) 尽量以积极的方式谈问题，避免以消极的尽量以积极的方式谈问题，避免以消极的方式谈问题。方式谈问题。 比较下列句子，看看哪一个更比较下列句子，看看哪一个更好些。好些。(a) We do not believe that you will have cause for dissatisfaction. 我们不相信你们会

19、有理由感到不满意。我们不相信你们会有理由感到不满意。2022-7-423(b) We feel sure that you will be entirely satisfied. 我们确信你们会感到满意的。我们确信你们会感到满意的。(c) Your order will be delayed for two weeks. 你方订货要延期两个星期才能发出。你方订货要延期两个星期才能发出。(d) Your order will be shipped in two weeks. 贵方订货两周内装船。贵方订货两周内装船。2022-7-4242 2）正确）正确 国际商务英语应用文必须正确，否则就会引国际

20、商务英语应用文必须正确，否则就会引起误解，甚至走入歧途。国际商务英语应用起误解，甚至走入歧途。国际商务英语应用文，特别是商务信函，常常是各种商贸文件文，特别是商务信函，常常是各种商贸文件如合同、协议的基础，所以，常常涉及到贸如合同、协议的基础，所以，常常涉及到贸易双方的权利和义务等。这一事实必须引起易双方的权利和义务等。这一事实必须引起作者的特别注意。作者的特别注意。 为保证商务应用文的正确性，作者应当记住为保证商务应用文的正确性，作者应当记住下列几点：下列几点：(1)(1)选择唯一准确的事实、词语和数据。如：选择唯一准确的事实、词语和数据。如：2022-7-425(a) You ask ve

21、ry short delivery for your order. 贵方要求短期内贵方所订货物。贵方要求短期内贵方所订货物。 但是，短语“short delivery” 指的是“重量短缺”，而非“迅速交货”。Revised: You require quick (prompt) delivery of your order. 贵方要求迅速交货。贵方要求迅速交货。(b) The goods supplied are exactly equal to the sample. 所供货物完全与样品相同。所供货物完全与样品相同。Revised: The sample represents as near

22、ly as possible what can supply. 此样品基本代表我们可供的上货物。此样品基本代表我们可供的上货物。2022-7-426Or: The sample is the nearest in size to the goods you need. 此样品的尺码最接近你们所需货物的尺码。此样品的尺码最接近你们所需货物的尺码。(c) All offers by telegram are open for five days. 所有电报开盘五天内有效。(没有解释和说明具体的五天)Revised: All offers by telegram are open for 5 day

23、s inclusive of the date of dispatch. 所有电报开盘从发电之日起五天内有效。所有电报开盘从发电之日起五天内有效。(d) This contract will come into effect from Oct.1. 此合同从此合同从10月月1日起生效。日起生效。未解答涵盖问题未解答涵盖问题2022-7-427Revised: This contract will come into effect from and including October 1, 2008. 本合同从本合同从20082008年年1010月月1 1日起，包括日起，包括1010月月1 1日

24、生效日生效。(2) 以实事求是的态度表明你要说的事，不要以实事求是的态度表明你要说的事，不要言过其实或者表达不够充分。如：言过其实或者表达不够充分。如：You shouldnt say (a) This product is absolutely the best on the market. Revised: This product is the best one we can supply. (是我们能供应的最佳产品之一是我们能供应的最佳产品之一)(b) It is the lowest price available to you.2022-7-428Revised: It is th

25、e lowest price we can offer to you now.(现在能提供给贵方的最低价现在能提供给贵方的最低价)(c) We assure you that this error will never occur.Revised: Well do all we can so that we may not repeat such an error. (一定尽力不一定尽力不再再) )(3)(3)在商务应用文写作时，要注意正确理解和在商务应用文写作时，要注意正确理解和使用商业术语。如：使用商业术语。如：l 价格术语价格术语2022-7-429 EXW (Export Works)

26、 工厂交货价工厂交货价 FCA (Free Carrier) 货交承运人货交承运人 FAS (Free Alongside Ship) 船边交货价船边交货价 FOB (Free on Board) 船上交货价，或离岸价船上交货价，或离岸价 CFR (Cost and Freight) 成本加运费成本加运费 CIF (Cost, Insurance and Freight) 成本成本加保险费、运费价，或加保险费、运费价，或(目的港目的港)到岸价到岸价 CPT (Carriage Paid To) 运费付至运费付至价价 CIP (Carriage and Insurance Paid To) 运运

27、费、保险费付至费、保险费付至2022-7-430 DAF (Delivered At Frontier) 边境交货价边境交货价 DES (Delivered Ex Ship) 目的港船上交货价目的港船上交货价 DEQ (Delivered Ex Quay) 目的港码头交货价目的港码头交货价 DDU (Delivered Duty Unpaid) 未完税交货价未完税交货价 DDP (Delivered Duty Paid) 完税后交货价完税后交货价l装运术语装运术语lPartial shipment (s) to be prohibited 不准不准分批装运分批装运lShipment not l

28、ater than May 1. 五月一日前五月一日前装船装船 （包括五月一日）（包括五月一日）2022-7-431lShipment before MAY 1. 五月一日前装船五月一日前装船 ( (不不包括五月一日包括五月一日) )lTwo equal monthly shipments-during June and July. 六、七两月内分两批平均装六、七两月内分两批平均装运运lMinimum of each lot to be 500 cases. 每每批至少批至少500箱。箱。u报盘术语报盘术语uPrice subject to change (alteration) with o

29、r without notice.无论是否事先通知，价格无论是否事先通知，价格随时变动随时变动2022-7-432uSubject to our (final) confirmation.以我方以我方( (最后最后) )确认为准。确认为准。uSubject to the goods being unsold on receipt of your reply.此盘以接到贵方答复此盘以接到贵方答复时货未售出为有效。时货未售出为有效。uSubject to market fluctuation. (价格价格)随市随市价变动而变动。价变动而变动。p数量和质量术语数量和质量术语pInspection b

30、y the buyer at the destination to be final.以买方在目的地的检以买方在目的地的检验为最后依据。验为最后依据。2022-7-433pPublic surveyors weight at the landing port to be final. 以卸货港公证人的重量为最以卸货港公证人的重量为最后依据。后依据。pSubject to a variation plus or minus of 5 percent. 容许溢装或短装容许溢装或短装5%5%为条件。为条件。 此外，句子的结构、单词的拼写、标点的使此外，句子的结构、单词的拼写、标点的使用、大写字母的使

31、用均应正确。用、大写字母的使用均应正确。2022-7-4342. The layout of a letter (信函的格式)英语中有几种不同却可以接受的信函格式。四种信函格式分别是缩进式、齐头式、混合式、及半齐头式。1)Indented Style (缩进式) The main feature in the indented style is that each line of the “Inside name Name and Address” should be indented, and the first line of each paragraph should be indent

32、ed 3-8 spaces.传统的缩进式的特点：传统的缩进式的特点：(1)(1) 信头、封内地址在换行时，下一行要比上一行往右信头、封内地址在换行时，下一行要比上一行往右缩进缩进2-32-3个字母的位置；个字母的位置；(2)(2) 每一个段落开始一行，一般都从左边空白边缘往右每一个段落开始一行，一般都从左边空白边缘往右缩进缩进3-83-8个字母的位置；也可与称呼的最后一个字个字母的位置；也可与称呼的最后一个字母对齐，各段第一行往右缩进时应相互对齐；母对齐，各段第一行往右缩进时应相互对齐；2022-7-435(3) 两个段落之间一般不隔行，但也可隔1-2行；(4) 结尾敬语可正好居中，也可置于中

33、间偏右，缩进式不太便于打印，因此现代英语信函中不常用。2）Full or Extreme Block Style (全齐头式) Every part of such a letter is typed from the left margin. 全齐头式的特点是信的每一行都左齐，信头、全齐头式的特点是信的每一行都左齐，信头、发文编号、日期、封内名称和地址、称呼、事发文编号、日期、封内名称和地址、称呼、事由标题以及正文的段与段之间要间隔由标题以及正文的段与段之间要间隔1-21-2行。行。2022-7-4363) Modified Block Style (改良齐头式)特点：段落不缩进；日期、结尾

34、敬语、签名部分等置于中间偏右；其他部分每行开头都与左边边缘对齐。4) Semi-block Style with Indented Paragraphs (混合式)2022-7-437Qiang Xie English Department Guangdong Peizheng College 510830Guangzhou, Guangdong, China (收信人姓名等在中央或稍右收信人姓名等在中央或稍右) Prof. John Wise London Economics School 56 Wood Street London, E.C.4, England (无标点无标点)3. Addressing an Envelope (信封的写法)1) 平头式The Blocked Style2022-7-438Zhejiang Machinery Imp. &Exp. Cop. 102 Beij