工作达人的7个高效率法则

1、Spring huang 2012.12.08Reporter : Spring huangDept. : MFG-ENGDate : 2013/01/18Spring huang 2012.12.08工作達人工作達人的的7 7個高效率法則個高效率法則工作者的終極型態工作者的終極型態: : 更有效率地工作、更有時間更有效率地工作、更有時間玩玩Spring huang 2012.12.08法则一：有效管理时间法则一：有效管理时间3.為每項工作設定截止期限為每項工作設定截止期限, ,思考如何在時限思考如何在時限內內做完做完2.有勇气舍棄不重要的事有勇气舍棄不重要的事. 優先度較高的工作優先度較高的

2、工作, ,安排在不受干擾的黃金時安排在不受干擾的黃金時段段 將零碎出現的可用時間將零碎出現的可用時間, ,做最大的應用做最大的應用 禁止盡快完成的模糊禁止盡快完成的模糊描述描述, ,明確規定何人、明確規定何人、在何時、完成何事在何時、完成何事放棄把事情做完為止的觀念放棄把事情做完為止的觀念,改變為在期限內把工作做完改變為在期限內把工作做完Spring huang 2012.12.08法則二法則二: :例行事務標准化例行事務標准化1.不需要頭腦的不需要頭腦的【例行作業型例行作業型】 ，建立標準化流程，徹，建立標準化流程，徹底單純化，步驟化，傻瓜化，模式化，底單純化，步驟化，傻瓜化，模式化，誰做都

3、一樣好誰做都一樣好2.將可標準化的工作事物，建立架構，將可標準化的工作事物，建立架構，模式，流程，範本，完全手冊，模式，流程，範本，完全手冊，Check List等等等等. 避免重複摸索花時間做無意義避免重複摸索花時間做無意義的例行事物，可省下時間投入到更加有的例行事物，可省下時間投入到更加有價值和意義的價值和意義的【思考思考型型】事物事物3.活用活用PDCA循環，不斷更新完善各項循環，不斷更新完善各項標準標準Spring huang 2012.12.08法則三法則三: :有計劃展開工作有計劃展開工作抱持目的意識抱持目的意識, ,掌握全局掌握全局, ,從目標倒推計劃從目標倒推計劃擁有擁有3 3

4、種能力種能力, ,讓你的工作有計劃的開展讓你的工作有計劃的開展. .1. 1.俯視全局俯視全局, ,掌握整體狀況的能力掌握整體狀況的能力. .2. 2.將困難工作細分將困難工作細分, ,分段設定目標的能力分段設定目標的能力. .3. 3.管理過程管理過程, ,預防問題再發生的能力預防問題再發生的能力. .把工作做完把工作做完, ,做好做好, ,訂目標的訂目標的3 3技巧技巧. .1. 1.為工作設定期限為工作設定期限. .2. 2.有明確的有明確的可量化的可量化的目標目標. .3. 3.寫下來，可視化寫下來，可視化. .，持續檢討，持續檢討复杂的问题，只要拆解成几个小问题，就容易抓住复杂的问题

5、，只要拆解成几个小问题，就容易抓住问题的难点和重点，进而各个突破，就容易解决了。问题的难点和重点，进而各个突破，就容易解决了。Spring huang 2012.12.08法則四法則四: :聰明因應突發狀況聰明因應突發狀況 授權授權, ,委托委托, ,拒拒絕絕, ,不讓突發狀況打亂工作節奏不讓突發狀況打亂工作節奏1.1.讓對方相信讓對方相信, ,你有能力把事情做好你有能力把事情做好, ,才放才放心托付於他心托付於他2.2.學會婉拒別人學會婉拒別人, ,為對方構思兩個替代方案為對方構思兩個替代方案3.3.思考如何運用寶貴的時間思考如何運用寶貴的時間, ,產出比別人更產出比別人更的成果的成果授權授

6、權6 6技巧技巧Spring huang 2012.12.08法則五法則五: :打造高效能辦公空間打造高效能辦公空間環境環境, ,資料井井有條資料井井有條, ,避免混亂與錯誤避免混亂與錯誤1. 1.整理將我們歸零整理將我們歸零, ,保持在隨時都能保持在隨時都能啟啟動的狀態動的狀態2. 2.整理整理辦公桌兩要點兩要點: :桌面只放常用物品桌面只放常用物品, ,依照重要性的緊急性的原則擺放依照重要性的緊急性的原則擺放. .使用後歸位使用後歸位, ,所有的物品都需要有固定的位置所有的物品都需要有固定的位置, ,才能在需要時馬上才能在需要時馬上找到找到.3. 3.把握統一管理原則把握統一管理原則, ,

7、將所有資料都放在同一部電腦里將所有資料都放在同一部電腦里, ,不論在家里、不論在家里、 辦公室、辦公室、 出門在外出門在外, ,都只用同一部電腦都只用同一部電腦 報紙、雜志、談話、影像資訊、需要不同的整理方式報紙、雜志、談話、影像資訊、需要不同的整理方式 妥善建立分類、索引、只留下有用的資訊妥善建立分類、索引、只留下有用的資訊, ,捨棄不用的文件捨棄不用的文件Spring huang 2012.12.08法則六法則六: :明快溝通與決策明快溝通與決策清楚表達清楚表達, ,仔細聆聽仔細聆聽, ,為自己和他人省時間為自己和他人省時間提升工作不只是个人的时间管理与规划，提升工作不只是个人的时间管理与

8、规划，沟通沟通也是一个重要的角色。也是一个重要的角色。有效率的表達，聆聽，會議等技巧，不但讓你保有時間，而且有助于節省有效率的表達，聆聽，會議等技巧，不但讓你保有時間，而且有助于節省對方時間。對方時間。愈是優秀工作者，愈應該通過溝通取得協助。在專長領域內替隊友補位，愈是優秀工作者，愈應該通過溝通取得協助。在專長領域內替隊友補位，不但是有效率工作之道，也是團隊合作成功之道不但是有效率工作之道，也是團隊合作成功之道學會學會SD說話法，說話法，凡事先說重點凡事先說重點, ,再講細節再講細節, ,以結論一句話開頭以結論一句話開頭, ,再將說再將說明相關內容明相關內容Spring huang 2012.

9、12.08法則七法則七: :自我提升與成長自我提升與成長工作有效率工作有效率, ,是為是了讓下班後的生活更充實是為是了讓下班後的生活更充實Spring huang 2012.12.08个人学习感悟个人学习感悟1.效率最大的殺手，就是為了處理緊急的事情而忽略重要的事效率最大的殺手，就是為了處理緊急的事情而忽略重要的事2.用目標用目標倒推投入時間與資源。倒推投入時間與資源。用目標來管理時間用目標來管理時間和调配资源和调配资源3.保持溝通的效率，最重要的是必須清楚保持溝通的效率，最重要的是必須清楚目的目的及了及了解解沟通对象沟通对象，構思對方能理解的溝通方式，構思對方能理解的溝通方式4.活用活用PDCA循環，使自己各方面持續不斷提高循環，使自己各方面持續不斷提高5.善用工作模式化處理例行重複的事物，節省時間