普实AIO7培训(采购管理)

1、普实软件2www. 课程目标 系统相关参数设定 定义供应商主数据 创建和处理采购订单 对供应商评级 处理采购通知及收货对账的流程3www. 受训对象及前提 主要岗位：采购员、MIS 相关岗位：仓管、生管 间接岗位：会计 熟悉企业采购业务流程 了解采购需求及请购 了解价格管理、供应商管理4www. 讲师自我介绍普实软件普实软件0512-677762095www. 课程目录一模块概览二模块参数设定三基础资料及重点字段说明四日常作业程序及报表五工具及定期处理六期初上线及信息收集七复习题6www. 一、模块概览 功能概述 上线后系统效益 与其它模块关联 流程图 模块功能图7www. 功能概述一、模块概

2、览模块概览 供应商管理 价格管理、询价核价业务流程管控 请购、采购、接收、对账的业务流程管控 订单进度评估 供应商绩效评估8www. 上线后系统效益一、模块概览模块概览 优化采购流程及提高采购效率及正确性 降低停工待料率 降低企业资金占用 加强供应商绩效评估、提高采购质量 降低企业综合经营成本9www. 与其它模块关联一、模块概览模块概览制造数据物料需求生产管理项目管理基础资料10www. 流程图一、模块概览模块概览11www. 模块功能图一、模块概览模块概览1. 凭证2. 询价3. 查询4. 工具5. 资料12www. 二、参数设定 前序作业 通用设置 对象设置 凭证性质设置13www. 前

3、序作业二、参数设定参数设定 税收组 货币及汇率 部门、员工(采购员角色定义) 地址格式 付款条款14www. 通用设置二、参数设定参数设定在增加供应商时会以默认值的方式带入供应商信息设置正确后降低资料修改量路径：管理路径：管理 系统参数设置系统参数设置 通用设置通用设置15www. 对象设置二、参数设定参数设定单一企业，可不使用数据资源权限方式凭证支持审批使用快速工具栏的列表查询打开凭证即处于“新增”状态路径：管理路径：管理 系统参数设置系统参数设置 对象设置对象设置16www. 凭证性质(以订单为例)二、参数设定参数设定路径：管理路径：管理 凭证设置凭证设置 凭证性质设置凭证性质设置保留历史

4、记录次数获取订单税率的方式：1 从供应商资料2 从物料主数据允许授权删除记录必须基于前继凭证，如请购单更多设置说明，请查阅：http:/ 17www. 三、基础资料 供应商组 供应商 采购员(员工角色) 供应商物料价格 供应商物料目录编号 物料采购相关的参数18www. 供应商组三、基础资料基础资料示例：1 便于供应商分类管理2 便于采购数据分组统计3 抛转分录时，须用到设置的科目4 供应商编码时，可能会用到建供应商前，应先建立供应商组19www. 供应商(编码示例)三、基础资料基础资料01.电子材料02.五金材料03.化工材料04.包装材料05.09.其他系统最大支持系统最大支持码码固定固定

5、P + XX + XXP序号：01-99供应商是否可以供应商是否可以自动编码自动编码20www. 供应商(设置自动编码)三、基础资料基础资料如：P(1位) + 供应商组号(2位) + 流水号(2位) 必须激活生效1. 选择“供应商组”2. 点击至“代码”文本框3. 点击工具栏“自动编码”按钮4. 系统自动生成P0401的编码路径：管理路径：管理 系统参数设置系统参数设置 自定义编码自定义编码21www. 供应商-常规数据三、基础资料基础资料供应商组:抛转分录必须分组默认币种:下P/O时默认币种对应职员:默认采购员发运方式: P/O上默认的运输条款拥有者:数据资源的拥有者税 收 组:下P/O时默

6、认税率价格清单:下P/O时价格获取22www. 供应商-财务相关数据三、基础资料基础资料付款条款:下P/O时默认系统根据凭证日期+付款条款计算付款日期与总账科目的往来辅助核算相对应更多说明，请查阅：http:/ 23www. 供应商-列表返回至三、基础资料基础资料打开“供应商”窗体点击“快速查询”按钮选择“查询方案”弹出供应商列表还可以通过路径：采购 查询 供应商 供应商资料供应商通讯录24www. 采购员返回至三、基础资料基础资料采购:设置成采购员工才可在采购模块中选择到并使用。员工信息限制页内选项的默认值来自于员工对应【部门】信息。25www. 价格应用逻辑三、基础资料基础资料分量或分时特

7、殊价格特殊价格供应商默认价格清单启用分量分时特殊价格启用特殊价格启用特殊清单内的单价手工在凭证上录入单价YNYNYN26www. 供应商物料价格三、基础资料基础资料打开“供应商”窗体【特定】菜单【特殊价格】录入供应商的料件价格录入完成后，点击【更新】默认录入未税单默认录入未税单价，若要录入价，若要录入【含税单价含税单价】，则要使用控件设则要使用控件设置，将置，将【税后单税后单价价】列打开。列打开。注意：注意：有审批时，不可在有审批时，不可在“特殊价格特殊价格(基于供应商基于供应商)”更改或更改或维护，必须要打开明细行进入供应商特殊价格维护，因为其维护，必须要打开明细行进入供应商特殊价格维护，因

8、为其不是凭证，只是一个快捷显示列表，不能支持不是凭证，只是一个快捷显示列表，不能支持27www. 供应商物料价格(分量)三、基础资料基础资料双击【特殊价格】行头在表格中录入数量及价格选择【价格模式】录入完成后，点击【更新】价格模式价格模式【分量计价分量计价】：分量计价：分量计价28www. 供应商物料价格(分时)三、基础资料基础资料双击【特殊价格】行头在表格中录入数量及价格选择【价格模式】录入完成后，点击【更新】价格模式价格模式【分时计价分时计价】：分时计价：分时计价说明：每行价格所对应的说明：每行价格所对应的时间段是：从本行的日期时间段是：从本行的日期（包括该日期）开始至距（包括该日期）开始

9、至距本行日期最近的日期之前本行日期最近的日期之前（不包括该时间）结束。（不包括该时间）结束。例如：第一行的时间段是例如：第一行的时间段是从从2011-1-1至至2011-1-3129www. 供应商物料目录编号三、基础资料基础资料M01002物料编号物料编号 供应商供应商 供应商目录编号供应商目录编号若供应商也使用若供应商也使用ERP，也存在物料编号；目录编号则可以将企业内部的，也存在物料编号；目录编号则可以将企业内部的ERP物料编号物料编号自动翻译自动翻译成供应商的成供应商的ERP物料编号，减少沟通成本。物料编号，减少沟通成本。长江金属公司 大华贸易公司海通金属市场 AL10-0019033

10、001A320010030www. 物料主数据上的采购数据三、基础资料基础资料度量转换:转换率参照的计量是库存单位1采购单位 = n库存单位采购物料:设置成采购物料才可在采购模块中使用接受途程: 任意 直接接收 暂收+接收 暂收+检验+接收接受时的偏差处理: 数量偏差处理 单价偏差处理 31www. 物料扩展数据上的采购数据三、基础资料基础资料采购员:使用请购工具时,方便采购员识别供应商:便于系统自动生成采购订单提前期:便于自动推算需求日期需求日期 = 下单日 + 固定提前期供应策略:【采购订单】在制作时，定击【特定/匹配供应数量】【MRP规划池下达】时，自动匹配供应数量32www. 四、日常

11、作业程序及报表 采购询价、核价程序 请购 采购订单 暂收送检、来料检验判定、验退 采购收货、采购退货、调整 采购费用、扣款 采购对账 应付发票33www. 询价【用途】日常作业程序及报表日常作业程序及报表 得到供应商最新报价，反映物料价格走势 将供应商报价导入至特殊价格清单 供应商同一物料的价格比较 供应商历史报价查询 下达采购订单时有最近价格程序目的 非核价体系的请购 核价制的采购体系，每月例行征询价格 零星请购 国际基础物料价格变化巨大作业时机34www. 询价【流程】 日常作业程序及报表日常作业程序及报表请购需求特殊价格清单询价单1.先确定待询价的物料2.再确定向哪些供应商询发放给供应商

12、开始录入询价结果完成价格评估填充至特殊价格待询价的请购明细询价结果跟催明细供应商报价明细供应商报价统计表35www. 询价【开始询价】日常作业程序及报表日常作业程序及报表制单分发至供应商询价开始录入报价完成价格评估填充特殊价格DORC36www. 询价【录入询价结果】日常作业程序及报表日常作业程序及报表路径：询价单路径：询价单 【菜单菜单】特定特定 价格结果录入价格结果录入37www. 询价【价格评估】日常作业程序及报表日常作业程序及报表路径：询价单路径：询价单 【菜单菜单】特定特定 物料价格评估物料价格评估38www. 询价【填充特殊价格】 日常作业程序及报表日常作业程序及报表路径：采购管理

13、路径：采购管理 工具工具 特殊价格生成向导特殊价格生成向导(从询价从询价)条件选择设置数据预览完成39www. 询价【报表】 日常作业程序及报表日常作业程序及报表路径：采购管理路径：采购管理 工具工具 特殊价格生成向导特殊价格生成向导(从询价从询价)4 待询价的请购明细4 询价结果跟催明细4 供应商报价明细（延迟天数、填充、选用）4 供应商报价统计表(分发次数、回复率、延迟率、选用率)4 供应商物料报价调幅表4 供应商报价比较表（交叉表）4 物料询价统计表（如同ABC盘点，统计次数及频率）40www. 请购【用途】日常作业程序及报表日常作业程序及报表 收集并整合需求、给采购提供需求 满足审批流

14、程，规范企业请购形为 提高采购员办公效率 申请人可跟踪请购状态程序目的 超耗用料的额外零星需求 计划采购时所遗漏的需求 订货点物料产生的需求 非正常的其它需求，如客户的额外订单作业时机41www. 请购【流程】日常作业程序及报表日常作业程序及报表订货点需求零星需求请购单草稿1.物料、数量、需求日期2.需求来源合理性未清请购明细请购跟踪表请购物料统计固定资产需求审批流程YN请购单询价采购订单其它补货需求42www. 请购【需求来源】日常作业程序及报表日常作业程序及报表 订货点需求 零星需求 固定资产需求 其他补货需求43www. 请购【制单要点】日常作业程序及报表日常作业程序及报表请购单要点：物

15、料编码、数量、需求日期在哪设定？请购的审批流程44www. 请购【审批流程】日常作业程序及报表日常作业程序及报表路径：公共路径：公共 / 工作流设定工作流设定45www. 请购【下达采购订单】日常作业程序及报表日常作业程序及报表路径：采购路径：采购 / 工具工具 / 采购订单生成向导（从请购）采购订单生成向导（从请购）条件选择设置数据预览完成46www. 请购【报表】日常作业程序及报表日常作业程序及报表4 未清的请购明细4 请购跟催明细4 请购单明细（延迟天数、填充、选用）4 供应商请购单统计表(分发次数、回复率、延迟率、选用率)4 物料请购单统计表（如同ABC盘点，统计次数及频率）47www

16、. 采购订单【用途】日常作业程序及报表日常作业程序及报表 正式的物资购销合同 与供应商约定物料、数量、价格、交期 完成请购需求 供应商送货、仓库收货的依据 供应商数据统计的基础程序目的 MRP产生需求时 生效的请购需求 销售订单中的采购件 零星采购作业时机48www. 采购订单【流程】日常作业程序及报表日常作业程序及报表请购单MRP采购订单草稿收货途程：直收暂收 + 收货暂收 + 检验 + 收货未清采购明细采购跟踪表采购物料统计销售订单审批流程YN采购订单暂收送检收货IQC验退YN订单跟催49www. 采购订单【制单要点】日常作业程序及报表日常作业程序及报表必须填写：供应商、物料、数量、单价、

17、需求日期数量未清数量凭证状态行状态字段字段 意义意义订货的数量供应商欠交的数量O正常 C关闭 L锁定 A冲销O正常 C关闭 X注销 A冲销在哪设定？供应商默认值50www. 采购订单【默认值来源】日常作业程序及报表日常作业程序及报表联系人、电话币种付款条款对应职员送货地址数量单价税率默认仓库需求日期字段字段 来源来源【供应商信息】上联系人【供应商信息】上的币种【供应商信息】付款条款【供应商信息】默认采购员送货地址录入数量、其它模块导入、匹配供应数量（物料扩展数据）单价税率默认仓库需求日期51www. 采购订单【订单变更】日常作业程序及报表日常作业程序及报表路径：采购路径：采购 订单订单/【菜单

18、菜单】特定特定/1. 行编辑2. 变更操作3. 修改单价注意：订单行如果被关闭了，则不能进行行编辑，需要把订单行恢复后再编辑52www. 采购订单【批量操作】日常作业程序及报表日常作业程序及报表路径：采购路径：采购 管理管理/工具工具/采购订单批量操作向导采购订单批量操作向导条件设置设置数据查看数据执行53www. 采购订单【报表】日常作业程序及报表日常作业程序及报表4 未清的采购订单明细4 采购跟催明细4 采购单明细（延迟天数、填充、选用）4 供应商采购单统计表(分发次数、回复率、延迟率、选用率)4 物料采购单统计表（如同ABC盘点，统计次数及频率）54www. 暂收送检及判定【用途】 检验

19、供应商送来的物料是否合格程序目的 供应商送货上门时作业时机55www. 暂收送检及判定【流程】日常作业程序及报表日常作业程序及报表采购订单供应商送货N录入判定结果采购收货单验收合格YN暂收送检单录入验收缺陷Y开具验退单确定数量及单价打印收货凭证56www. 暂收送检及判定【制单要点】必须引用采购订单必须填写：供应商、物料、数量、需求日期必须做质量登记57www. 暂收送检及判定【验退】必须引用暂收送检单必须填写：供应商、物料、数量、需求日期58www. 暂收送检及判定【质量确认】做好验退单之后再回到之前的暂收送检单，做质量确认路径：采购路径：采购 暂收单暂收单/菜单菜单【特定特定】/质量确认质

20、量确认59www. 暂收送检及判定【报表】4 未清的采购暂收明细4 采购暂收跟催明细4 采购暂收明细（延迟天数、填充、选用）4 供应商采购暂收单统计表(分发次数、回复率、延迟率、选用率)4 物料采购暂收单统计表（如同ABC盘点，统计次数及频率）60www. 收退货及结账数量调整【用途】日常作业程序及报表日常作业程序及报表 确认实际收退货情况 记录收到（或退货）的货品的数量、价格、供应商 应付发票的依据 供应商数据统计的基础程序目的 物料到达公司，并且验货入库 出库退货给供应商作业时机61www. 收退货及结账数量调整【流程】已质量确认的送检单采购收货单N应付发票免对账采购退货单对账单Y调整单6

21、2www. 收退货及结账数量调整【制单要点】必须填写：供应商、物料、数量、单价63www. 收退货及结账数量调整【调整单】调整单必须引用收货单。数量不是修改收货的数量而是调整收货单可开票数64www. 收退货及结账数量调整【报表】4 未清收退货明细4 收退货明细4 供应商收退货汇总4 物料收退货汇总65www. 采购费用、扣款【用途】日常作业程序及报表日常作业程序及报表 用来定义收退货业务额外产生的费用程序目的 采购收货退货过程中，有其它一些费用产生时作业时机66www. 采购费用、扣款【定义费用】路径：采购路径：采购 收货单收货单/菜单菜单【特定特定】/定义费用定义费用以收货单为例：定义费用

22、后开发票应选择其他应付发票67www. 采购费用、扣款【扣款单】以收货单为例：扣款单开发票应选择其他应付发票，生成的费用是负的路径：采购路径：采购 收货单收货单/菜单菜单【特定特定】/扣款单扣款单68www. 采购对帐【用途】日常作业程序及报表日常作业程序及报表 统计物料收货的情况 跟踪订单到货情况，了解订单完成情况 和供应商核对数量，如发现差异，可以及时处理 为供应商正确开票做好准备 采购收退货单已创建作业时机程序目的69www. 采购对帐【流程】采购收货单采购退货单对账单应付发票70www. 采购对帐【制单要点】供应商必须要填对账单必须基于收货单和退货单制作71www. 应付发票【用途】日

23、常作业程序及报表日常作业程序及报表 付费的依据 具有将收退货数据传递至发票的功能 订单查询发票的功能 采购收退货单已创建 采购对账单已创建作业时机程序目的72www. 应付发票【流程】采购收货单采购退货单对账单应付发票免对账NY73www. 应付发票【制单要点】应付发票必须引用收货单、退货单或对账单。供应商必须要填。74www. 应付发票的行舍入和未税舍入【目的】因企业实际开票的不确定性，会影响系统进行四舍五入的计算值，导致产生实际开票金额与应收发票金额不一致的情况，但这种差值很小，一般为几分钱。考虑到资金类单据金额变动，应该影响相应的库存类单据的金额(一般为采购类)，特此建议以下操作：主单上

24、的舍入不要用，所有的操作调整：都通过未税舍入与行舍入来解决，即保证主细表金额一致。75www. 应付发票的行舍入和未税舍入【行舍入】注意：税额前的勾要去掉选中一行，输入行舍入（ ERP系统与实际发票的差额），实际操作的时候按照实际情况输入值行舍入的作用是是用来调整总金额与实际发票一致，保证实际总金额准确一致。76www. 应付发票的行舍入和未税舍入【未税舍入】未税舍入未税舍入的作用是的作用是用用来调整来调整未税额未税额和和税额税额，保证此两项，保证此两项分配与实际发票一致。分配与实际发票一致。选中一行，输入未税舍入（ ERP系统与实际发票的差额），实际操作的时候按照实际情况输入值77www. 应付发票【报表】4 未清的应付发票4 应付发票明细4 应付发票总明细78www. 五、工具及定期处理 采购订单生成向