城建档案规范化管理(教案)20140718

1、 玉林市城建档案馆 禤小华2014年7月18日目目 录录v二 城乡建设档案v三 城建档案管理的业务工作内容v四 城建档案管理的几个关键问题和对策v五 国家及行业规范标准v六 玉林市城建档案规范化管理情况介绍1 1 档案的起源档案的起源与分类与分类v 档案产生于各项社会实践活动，具有广泛的社会价值和档案产生于各项社会实践活动，具有广泛的社会价值和长远的历史价值。在现代各种档案的数量以惊人的速度增长远的历史价值。在现代各种档案的数量以惊人的速度增长，社会各个领域对档案信息的需求也普遍增长，档案工长，社会各个领域对档案信息的需求也普遍增长，档案工作已经发展成为一个复杂的、开放的、科学的管理系统，作已

2、经发展成为一个复杂的、开放的、科学的管理系统，并成为国家的一项专门事业。并成为国家的一项专门事业。1.1 1.1 档案的起源档案的起源 远在五千多年前，当人类发明了文字并用以记言记事时，档案就出现了。档案是人类由野蛮时代过渡到文明时代的产物，并伴随社会的发展而发展。 从古老的石刻、泥板、纸草、甲骨等档案到纸质档案的产生，再到近现代照片、影片、录音、录像等档案的出现，构成了丰富多彩的档案财富，记录着人类历史的足迹。1.1.2 2 档案的档案的分类分类v甲骨档案甲骨档案 v金石档案金石档案v简牍档案简牍档案v缣帛档案缣帛档案v纸质档案纸质档案v声像档案声像档案v电子档案电子档案革命历史档案展览按档

3、案的载体形式可以分为按档案的载体形式可以分为:甲骨档案 中国古代以龟甲、兽骨中国古代以龟甲、兽骨为载体的原始记录。主要为载体的原始记录。主要产生于商代后期产生于商代后期 的占卜的占卜活动。它是现存最早的中活动。它是现存最早的中国古代档案。国古代档案。金石档案 金石档案也称铭文档案金石档案也称铭文档案或题铭档案。它是以石头为或题铭档案。它是以石头为载体的书史铭文，广泛产生载体的书史铭文，广泛产生于古代东方各奴隶制国家。于古代东方各奴隶制国家。 在古代，纪功颂德、颁布宪令、在古代，纪功颂德、颁布宪令、誓盟立约以及一切重大事件誓盟立约以及一切重大事件, ,都要都要刻石述事，昭示方来。刻石述事，昭示方

4、来。简牍档案 简牍是对我国古代遗存下简牍是对我国古代遗存下来的写有文字的竹简和木牍的来的写有文字的竹简和木牍的概称。概称。辞源辞源中说：中说：“简牍，简牍，即书牍。古时无纸，书于木片即书牍。古时无纸，书于木片曰牍，书于竹版曰简。曰牍，书于竹版曰简。”缣帛档案 古代把重要文件书写在丝绢上，形成了缣帛档古代把重要文件书写在丝绢上，形成了缣帛档案。案。丝绢有质地柔软轻便、书写方便、传递轻，丝绢有质地柔软轻便、书写方便、传递轻，又可随意折叠、卷轴，易于保管、便于阅读等特又可随意折叠、卷轴，易于保管、便于阅读等特点。点。 明清时期以丝织品制成的各种档案材料，在中明清时期以丝织品制成的各种档案材料，在中国

5、第一历史档案馆多有收藏。国第一历史档案馆多有收藏。纸质档案 指以纸张为载体的档案,这是当前应用最广泛的档案载体类型。玉林市城建档案馆藏档案按国家住建部城建档案分类标准进行分类保存，总共约3.5万卷，其主要内容可分为四个方面： 城市规划档案城市规划档案 城市规划管理档案城市规划管理档案 工程竣工档案工程竣工档案 管线类档案管线类档案声像档案 以音响、形象等方以音响、形象等方式记录知识信息的特殊式记录知识信息的特殊载体形式的档案载体形式的档案, ,包括包括照片、影片、唱片、录照片、影片、唱片、录音、录像档案等。音、录像档案等。 声像档案具有真实记录性、声像档案具有真实记录性、选材典型性、视听形象性

6、、艺术选材典型性、视听形象性、艺术美感性、交流通用性的特点。声美感性、交流通用性的特点。声像档案在宣传教育、传播知识、像档案在宣传教育、传播知识、科学研究、艺术欣赏和历史凭证科学研究、艺术欣赏和历史凭证等方面具有重要作用。等方面具有重要作用。电子档案 电子档案是由计算机处理的档案，电子档案是由计算机处理的档案，是将实体档案信息以字节方式表示，是将实体档案信息以字节方式表示，通过软件和硬件以可被理解的文字、通过软件和硬件以可被理解的文字、数字、图像等方式显示的信息。数字、图像等方式显示的信息。 目前电子文件所采用的介质主目前电子文件所采用的介质主要有磁盘、磁带和光盘。电子档案要有磁盘、磁带和光盘

7、。电子档案归档主要用磁带和光盘。归档主要用磁带和光盘。目目 录录v二 城乡建设档案v三 城建档案管理的业务工作内容v四 城建档案管理的几个关键问题和对策v五 国家及行业规范标准v六 玉林市城建档案规范化管理情况介绍 2 城乡建设档案城乡建设档案定义 在住房和城乡规划、建设和管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像、电子文件、实物等各种形式和载体的历史记录，简称城建档案。2.1 城乡建设档案城建档案主要包括下列内容：v 1、工业与民用建筑工程档案；v 2、市政基础设施工程档案；v 3、公用基础设施工程档案；v 4、交通基础设施工程档案；v 5、园林建设、风景名胜建设工

8、程档案；v 6、市容环境卫生设施建设工程档案；v 7、城市防洪、抗震、人防工程档案；v 8、军事工程中，除军事禁区和军事管理区以 外的穿越城乡行政区域的地下管线和有关隐蔽工程的位置图。目目 录录v二 城乡建设档案v三 城建档案管理的业务工作内容v四 城建档案管理的几个关键问题和对策v五 国家及行业规范标准v六 玉林市城建档案规范化管理情况介绍3 3 城建档案管理机构的业务工作内容城建档案管理机构的业务工作内容v 1、业务指导；v 2、档案收集与移交；v 3、档案整理；v 4、档案编目；v 5、档案管理情况统计；v 6、档案鉴定；v 7、档案保管与保护；3 3 城建档案管理机构的业务工作内容城建

9、档案管理机构的业务工作内容v 8、电子文件与电子档案管理；v 9、声像档案管理；v 10、档案信息化建设与信息安全v 11、档案编研；v 12、档案信息公开与服务；v 13、档案管理综合评估。目目 录录v二 城乡建设档案v三 城建档案管理的业务工作内容v四 城建档案管理的几个关键问题v五 国家及行业规范标准v六 玉林市城建档案规范化管理情况介绍4 4 城建城建档案管理的几个关键问题及对策档案管理的几个关键问题及对策（一）城建档案收集、归档内容 （二）城建档案整理（三）城建档案日常保管4.1.1 4.1.1 定义定义术术 语：语： 建设工程项目建设工程项目指建筑、安装等形成固定资产的活动指建筑、

10、安装等形成固定资产的活动中，按照一个总体设计进行施工，独立组成的，在经中，按照一个总体设计进行施工，独立组成的，在经济上统一核算、行政上有独立组织形式。济上统一核算、行政上有独立组织形式。v 单项工程单项工程指建设项目中具有独立设计文件、可独指建设项目中具有独立设计文件、可独立组织施工，建成后可以独立发挥生产能力或工程效立组织施工，建成后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程。益的工程。v 单位工程单位工程指具有独立设计文件、可独立组织施工。指具有独立设计文件、可独立组织施工。但建成后不能独立发挥生产能力或工程效益的工程。但建成后不能独立发挥生产能力或工程效益的工程。 4.1.2 4.1.2 建

11、设项目建设项目 单项工程单项工程 单位工程关联单位工程关联建设项目建设项目/工程项目工程项目单项工程单项工程2单项工程单项工程1单位单位工程工程b单位单位工程工程a单位单位工程工程II单位单位工程工程I4.1.3 4.1.3 项目文件收集总则项目文件收集总则v 项目建设单位项目建设单位 ( (业主、项目法人业主、项目法人) )负责组织、协调和指导勘负责组织、协调和指导勘察设计单位、施工单位和监理单位编制项目竣工文件和察设计单位、施工单位和监理单位编制项目竣工文件和整理项目文件。整理项目文件。v 在签订项目设计、施工及监理合同、协议时，应设立专在签订项目设计、施工及监理合同、协议时，应设立专门条

12、款，明确有关方面提交相应项目文件以及所提交文门条款，明确有关方面提交相应项目文件以及所提交文件的整理、归档责任。件的整理、归档责任。v 项目文件的收集、整理、归档和项目档案的移交应与项项目文件的收集、整理、归档和项目档案的移交应与项目的立项准备、建设和竣工验收同步进行。项目档案应目的立项准备、建设和竣工验收同步进行。项目档案应完整、准确、系统。完整、准确、系统。v 建设单位、勘察单位、设计单位、施工单位、监理单位建设单位、勘察单位、设计单位、施工单位、监理单位和材料、构件及设备供应单位应根据规范的要求，完成和材料、构件及设备供应单位应根据规范的要求，完成各自职责范围或合同规定的竣工文件的编制和

13、项目文件各自职责范围或合同规定的竣工文件的编制和项目文件整理、归档工作整理、归档工作4.1.4 4.1.4 项目文件各阶段文件收集及其责任项目文件各阶段文件收集及其责任(1)(1)项目准备阶段项目准备阶段 建设单位、勘察、设计单位建设单位、勘察、设计单位(2)(2)项目施工阶段项目施工阶段 总承包的、向几个单位发包的总承包的、向几个单位发包的 项目监理单位项目监理单位(3)(3)项目试运行阶段项目试运行阶段 试运行单位、试运行单位、项目器材供应、项目器材供应、 财务管理单位财务管理单位4.1.5 工程项目文件构成项目施工及竣工阶段项目施工及竣工阶段项目开工前及项目开工前及工程准备阶段工程准备阶

14、段项目试运行及项目试运行及竣工验收阶段竣工验收阶段项目项目竣工竣工图图项目项目监理监理文件文件项目项目施工施工文件文件工程项目文件工程项目文件项目竣工项目竣工验收文件验收文件项目竣工文件项目竣工文件项目前期文件项目前期文件4.1.6 4.1.6 建设项目文件材料归档范围建设项目文件材料归档范围v立项文件：v设计基础资料和设计文件： v项目管理文件：v施工技术文件和竣工图文件：v监理文件：v工艺设备文件：v科研文件：v涉外文件：v生产技术准备、试生产文件：v财务、器材管理文件：v竣工验收文件：4.1.7 城建档案收集注意事项v 第一第一 反映与项目有关的重要职能活动、具有查考利用价值反映与项目有

15、关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种载体的文件，应收集齐全，归入建设项目档案；的各种载体的文件，应收集齐全，归入建设项目档案；v 第二第二 要重点做好前期文件、隐蔽工程文件、监理文件、竣要重点做好前期文件、隐蔽工程文件、监理文件、竣工图文件和竣工验收文件的收集归档。工图文件和竣工验收文件的收集归档。v 第三第三 收集范围、时间收集范围、时间 各类文件应按文件形成的先后顺序或项目完成情况及时收各类文件应按文件形成的先后顺序或项目完成情况及时收集；引进技术、设备文件应首先由建设单位或接受委托集；引进技术、设备文件应首先由建设单位或接受委托的承包单位登记、归档再行译校、复制和分发使用的承包单位登

16、记、归档再行译校、复制和分发使用。4.1.7 城建档案收集注意事项v 第四第四 质量要求质量要求 注意归档文件应是原件注意归档文件应是原件建设单位产生的文件归档时应收集原始手稿和打印稿，签字盖章建设单位产生的文件归档时应收集原始手稿和打印稿，签字盖章方可归档方可归档建设单位作为直接收文单位，其文件归档应收集正本（原件）保建设单位作为直接收文单位，其文件归档应收集正本（原件）保存存文件发至上级主管单位，建设单位为间接接收单位，而且也没有文件发至上级主管单位，建设单位为间接接收单位，而且也没有抄送时，可归复印件。抄送时，可归复印件。施工单位移交给建设单位的文件，除原材料质量证明单和个别材施工单位移

17、交给建设单位的文件，除原材料质量证明单和个别材料试验报告可用复印件外，其余施工文件均应移交原始文件。料试验报告可用复印件外，其余施工文件均应移交原始文件。城建城建档案管理的几个关键问题及对策档案管理的几个关键问题及对策（一）城建档案收集、归档（二）城建档案整理（三）城建档案日常保管4.2 4.2 项目文件的整理要求项目文件的整理要求项目文件汇总由文件形成单位负责项目文件汇总由文件形成单位负责v建设单位建设单位v勘察设计单位勘察设计单位v监理单位监理单位v承办单位承办单位v施工单位施工单位4.2.3 图纸的组卷方法 图纸的组卷方法图纸的组卷方法v 反映同一单位工程的图纸数量少可组成一卷v 图纸数

18、量较多，可在同一单位工程内按不同专业组成若干案卷v 不同专业的图纸数量不一，组卷时可适当分卷或合并为一卷v 竣工图与施工图数量不一致（有增加或减少）时应重新填写目录，同时保留原施工图纸目录。4.2.3 图纸的组卷方法 图纸的组卷方法图纸的组卷方法v 反映同一单位工程的图纸数量少可组成一卷v 图纸数量较多，可在同一单位工程内按不同专业组成若干案卷v 不同专业的图纸数量不一，组卷时可适当分卷或合并为一卷v 竣工图与施工图数量不一致（有增加或减少）时应重新填写目录，同时保留原施工图纸目录。4.2.3 图纸的组卷方法 图纸的组卷方法图纸的组卷方法v 反映同一单位工程的图纸数量少可组成一卷v 图纸数量较

19、多，可在同一单位工程内按不同专业组成若干案卷v 不同专业的图纸数量不一，组卷时可适当分卷或合并为一卷v 竣工图与施工图数量不一致（有增加或减少）时应重新填写目录，同时保留原施工图纸目录。4.2 项目文件的组卷组卷原则和基本要求组卷原则和基本要求 组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特 点，保持卷内文件的有机点，保持卷内文件的有机联系；分类科学，组卷合理；法律性文件手续齐备，符合档案管理要联系；分类科学，组卷合理；法律性文件手续齐备，符合档案管理要求。求。v 管理性文件按问题时间组卷v 图纸按单位工程专业组卷v 施工文件按形成阶段（工序）组卷v 原材料、构件

20、及出厂证明、试验报告可按结构或批量分类组卷v 质量检查、评定记录按单位、分部、分项工程分类组卷v 组卷应根据文字、图表、图纸的数量，组成案卷。4.2.1 综合管理性文件组卷综合管理性文件的组卷方法综合管理性文件的组卷方法v 把反映不同问题的文件分开，同一问题形成的文件按时间顺序排列或重要程度排列v 如文件数量多，可按问题组成几个案卷；如数量不多，可组成一卷4.2.2 施工文件的组卷方法 施工文件的组卷方法施工文件的组卷方法v （1）整个单位工程和分部工程的工程质量评定表及统计表集中统一组卷；v （2）分项工程质量评定表及分项工程的各种工程质量检验报告单、试验检测报告按分项工程组卷，分项工程质量

21、评定表置于相应的分项工程施工记录及质量检验报告之上；4.2.2 施工文件的组卷方法施工文件的组卷方法施工文件的组卷方法v （3）原材料试验报告、合格证等按批量形成，能区分工程部位的归入分项工程部位，不能区分按单位工程统一组卷；v （4）围绕具体单位（项）工程的会议记要监理文件等，可按单位（项）工程组卷；v （5）施工中遇到的非正常情况记录及对工程质量影响分析，施工中如发生质量事故，经处理补救后达到设计要求的认可证明材料应注意归档；4.2.2 施工文件的组卷方法 施工文件的组卷方法施工文件的组卷方法v （6）重大的质量事故处理形成的文件要单独组卷；v （7）设备部分文件材料单独组卷；v （8）设

22、备安装、调试文件、设备随机文件按台套集中组卷，外文设备文件拟写案卷题名时，应翻译中文题名。4.2.2 施工文件的组卷方法施工文件组卷顺序：施工文件组卷顺序：管理管理依据依据建筑建筑安装安装检测检测 实验记录实验记录评定评定验收验收4.2.3 图纸的组卷方法 图纸的组卷方法图纸的组卷方法v 反映同一单位工程的图纸数量少可组成一卷v 图纸数量较多，可在同一单位工程内按不同专业组成若干案卷v 不同专业的图纸数量不一，组卷时可适当分卷或合并为一卷v 竣工图与施工图数量不一致（有增加或减少）时应重新填写目录，同时保留原施工图纸目录。4.2.4 工程变更文件的组卷方法工程变更文件的组卷方法工程变更文件的组

23、卷方法v 如修改通知单数量少可组成一卷，卷内可按文号排列；如修改通知单数量少可组成一卷，卷内可按文号排列；v 如数量多，则要按文号或专业（标段或单位工程）分别组卷。如数量多，则要按文号或专业（标段或单位工程）分别组卷。v 工程联系单可按文种组卷（做法与修改通知单相同）。工程联系单可按文种组卷（做法与修改通知单相同）。4.2.5 监理文件的组卷方法（1 1）项目监理依据性文件的整理：）项目监理依据性文件的整理：v 应在项目批准实施后整理归档，按专业的先后顺序排列。应在项目批准实施后整理归档，按专业的先后顺序排列。（2 2）项目监理工作性文件的整理：）项目监理工作性文件的整理：v 监理过程中产生的

24、文件材料，应按文种（或专业）监理过程中产生的文件材料，应按文种（或专业）时间整理组卷。时间整理组卷。v 如变更支付、进度款支付、索赔支付要分别单独组卷，同时把过程文如变更支付、进度款支付、索赔支付要分别单独组卷，同时把过程文件材料作为附件一并归档。件材料作为附件一并归档。v 监理月报按年度组卷监理月报按年度组卷v 与项目有关的来往文件应整理归档与项目有关的来往文件应整理归档v 与工程有关的但没有批文、没有结果的报告应单独组卷与工程有关的但没有批文、没有结果的报告应单独组卷4.2.6 设备文件的组卷方法v设备文件的组卷方法设备文件的组卷方法 1 1、依据性、依据性2 2、开箱验收、开箱验收3 3

25、、随机图样、随机图样4 4、安装调试、安装调试5 5、运行维修等顺序排列。、运行维修等顺序排列。 4.2.7 组卷需知注意：注意：卷内文件一般文字在前，图样在后；卷内文件一般文字在前，图样在后；译文在前，原文在后；译文在前，原文在后；正件在前，附件在后；正件在前，附件在后；印件在前，定印件在前，定( (草草) )稿在后。稿在后。城建城建档案管理的几个关键问题及对策档案管理的几个关键问题及对策（一）城建档案收集、归档（二）城建档案整理（三）城建档案日常管理4.3.1 城建档案日常管理档案库房档案库房 库房即存放档案的空间场所库库房即存放档案的空间场所库4.3.2 城建档案日常管理v档案库房相关制

26、度档案库房相关制度进出库制度（人员出入库登记表、档案出入库登记表）档案库房设备配置定期检查、盘点库房温湿控制档案“十防” 防火、防盗、防震、防虫、 防光、防潮、防霉、防高温、防有害气体、防有害生物等“十防”工作。 4.3.3 城建档案日常管理除湿设备：除湿机灵 香 草4.3.3 城建档案日常管理二氧化碳灭火器感温报警装置感烟报警装置4.3.3 城建档案日常管理档案消毒机消毒柜4.3.4 城建档案查询档案查询的手段档案查询的手段 1 1、手工检索、手工检索 2 2、计算机检索、计算机检索目目 录录v二 城乡建设档案v三 城建档案管理的业务工作内容v四 城建档案管理的几个关键问题v五 国家及行业规

27、范标准v六 玉林市城建档案规范化管理情况介绍5 5 国家及行业规范标准国家及行业规范标准v5.1 5.1 国家标准规范国家标准规范v5.2 5.2 行业标准规范行业标准规范5.1 5.1 国家标准规范国家标准规范城市建设档案著录规范城市建设档案著录规范 （GB/T 50323-2001）建设工程文件归档整理规范建设工程文件归档整理规范 （GB/T50328-2001）5.2 5.2 行业标准规范行业标准规范建设电子文件与电子档案管理规范建设电子文件与电子档案管理规范（CJJ/T 117-2007）城建档案业务管理规范城建档案业务管理规范（CJJ/T 158-2011）目目 录录v二 城乡建设档

28、案v三 城建档案管理的业务工作内容v四 城建档案管理的几个关键问题v五 国家及行业规范标准v六 玉林市城建档案规范化管理情况介绍6 6 玉林市城建档案规范化管理情况介绍玉林市城建档案规范化管理情况介绍v6.1 6.1 基本情况基本情况v6.2 6.2 办事程序办事程序v6.3 6.3 当前的设想当前的设想v6.4 6.4 有关的建议有关的建议6.1 6.1 单位基本情况单位基本情况v 基本情况基本情况 市城建档案馆成立于市城建档案馆成立于19981998年，参公事业单位，是玉林年，参公事业单位，是玉林市住房和城乡规划建设委员会下属正科级的二层机构，在编市住房和城乡规划建设委员会下属正科级的二层

29、机构，在编3 3人，聘用人，聘用4 4人，整理档案人员为主要为在校学生实习和临时人，整理档案人员为主要为在校学生实习和临时聘用人员。聘用人员。v 设备配备设备配备 办公电脑办公电脑7 7台，打印复印扫描合体机台，打印复印扫描合体机1 1台。档案库房面积近台。档案库房面积近300300平方米，库房内档案柜平方米，库房内档案柜760760格，除湿机格，除湿机4 4台，库房内安装有台，库房内安装有消防及防盗监控器。消防及防盗监控器。v 馆藏情况馆藏情况 馆内库藏馆内库藏3 3万卷，包括建设项目选址意见书、建设用地规划万卷，包括建设项目选址意见书、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证的审批档案、工程竣工档案，许可证、建设工程规划许可证的审批档案、工程竣工档案，拆迁、市政等管理档案；另外，存档中还有各时期的规划图、拆迁、市政等管理档案；另外，存档中还有各时期的规划图、地形图、航测图、地籍图、地下管线普查图纸等。地形图、航测图、地籍图、地下管线普查图纸等。6.2 6.2 城建档案业务流程城建档案业务流程4321签订建设档案工程责任报送书签订建设档案工程责任报送书施工阶段施工阶段 业务指导业务指导提交档案提交档案竣工竣工 档案形成档案形成6.2.1 6.2.1 建设工程档案归集工作流程建设工程档案归集工作流程 6.2.2 6.2.2 城建档案接收入库办事流程城建档案接收入库办