党政机关公文格式要素

1、n 4月月16日，中共中央办公厅、国务院办公厅印发日，中共中央办公厅、国务院办公厅印发党政机关公文处理党政机关公文处理工作条例工作条例n 9月月15日，省委办公厅、省政府办公厅印发日，省委办公厅、省政府办公厅印发山东省党政机关公文山东省党政机关公文处理工作条例实施办法处理工作条例实施办法n 9月月28日，省委办公厅、省政府办公厅在济南召开全省党政机关公文日，省委办公厅、省政府办公厅在济南召开全省党政机关公文处理工作会议处理工作会议n 12月月6日，市委办公室、市政府办公室召开了全市党政机关公文处理日，市委办公室、市政府办公室召开了全市党政机关公文处理工作会议工作会议 第一节第一节 公文格式概述

2、公文格式概述n 一、公文格式的范畴：一、公文格式的范畴： n 1.公文的组成要素，以及这些要素在页面上的标注位置；n 2.承载公文的介质，主要包括纸张的开本、规格、印刷、装订等要求；n 3.公文数据的表现形式，包括文字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等的使用规范。 第一节第一节 公文格式概述公文格式概述n 二、公文格式的种类：二、公文格式的种类：n 根据公文载体的不同，分为文件格式、信函格式、电报格式、命令格式、纪要格式等。 文文 件件 格格 式式 信信 函函 格格 式式 第一节第一节 公文格式概述公文格式概述n 三、公文格式的基本要求：三、公文格式的基本要求：n 1.公文用纸：一般使用纸

3、张定量为60g/80g/的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度80%90%，横向耐折度15次，不透明度85%，pH值为7.59.5。 n 2.纸张大小：A4型纸： 210mm297mm。 第一节第一节 公文格式概述公文格式概述n 三、公文格式的基本三、公文格式的基本要求：要求：n 3.版面：公文用纸天头（上白边）为37mm，公文用纸订口（左白边）为28mm，版心尺寸为156225mm。 第一节第一节 公文格式概述公文格式概述n三、公文格式的基本要求：三、公文格式的基本要求：n 4.字体：如无特殊说明，公文各要素一般用3号仿宋体字。特定情况可作适当调整。n 5.行数和字数：一般每面排22行，每行排28个

4、字，并撑满版心。特定情况可作适当调整。n 6.公文应当双面印刷。n 7.公文应当左侧装订。第二节第二节 公文的通用格式公文的通用格式n 版头：版头：份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人。n 主体：主体：标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件。n 版记：版记：抄送机关、印发机关和印发日期、页码。n 公文由三部分组成：公文由三部分组成： 第二节第二节 公文的通用格式公文的通用格式n一、版头部分一、版头部分n 1. 1.份号：份号：公文的份数序号也就是每份公文的编号，根据印制份数，编流水号。公文份数序号是为了掌握公文的发放方向，便于公文的保

5、密管理，便于掌握公文的去向。 n 涉密公文一定要标注份号涉密公文一定要标注份号，如果发文机关认为有必要，如果发文机关认为有必要，也可对不涉密公文标注份号。也可对不涉密公文标注份号。n 如需标识份号，如需标识份号，一般用一般用6 6位阿拉伯数字顶格编排在版位阿拉伯数字顶格编排在版心左上角第心左上角第1 1行行。份号用黑色标注。份号用黑色标注。 第二节第二节 公文的通用格式公文的通用格式n一、版头部分一、版头部分n 2.2.秘级和保密期限：秘级和保密期限：涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，国家秘密分为秘密、机密秘密、机密和绝密绝密三种。n 如需标注密级和保密期限，如需标注密级和保密期限，一

6、般用一般用3 3号黑体字，顶格号黑体字，顶格编排在版心左上角份号之下编排在版心左上角份号之下；保密期限中的数字用阿拉伯；保密期限中的数字用阿拉伯数字。数字。 第二节第二节 公文的通用格式公文的通用格式n一、版头部分一、版头部分n 3. 3.紧急程度：紧急程度：紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“加急”。n 电报格式的公文紧急程度分为四级，从急到缓依次为：特提 、特急、加急、平急。n 如需标注紧急程度，如需标注紧急程度，一般用一般用3 3号黑体字，顶格编排在号黑体字，顶格编排在版心左上角版心左上角； 如需同时标注份号、密级和保密期限、紧如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号

7、、密级和保密期限、紧急程度的顺序自急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。上而下分行排列。 第二节第二节 公文的通用格式公文的通用格式n一、版头部分一、版头部分n 4. 4.发文机关标志：发文机关标志：发文机关标志是公文版头部分的核心，用套红大字居中印在公文首页上半部，字体要庄重、规范、美观、大小适度（一般应小于上级机关的字体大小）。 第二节第二节 公文的通用格式公文的通用格式n一、版头部分一、版头部分n n 发文机关标志主要有两种形式：一是发文机关发文机关标志主要有两种形式：一是发文机关全称或全称或规范化简称后加规范化简称后加“文件文件”二字二字；二是发文机关全称或

8、规范；二是发文机关全称或规范化简称。字号以醒目美观为原则，字体大小一般不超过上化简称。字号以醒目美观为原则，字体大小一般不超过上级机关。级机关。n 发文机关标志上边缘至版心上边缘为发文机关标志上边缘至版心上边缘为35mm35mm。发文机关。发文机关标志推荐使用小标宋字体，颜色用红色。标志推荐使用小标宋字体，颜色用红色。 第二节第二节 公文的通用格式公文的通用格式n一、版头部分一、版头部分n n 联合行文时可并用联合发文机关名称，一般主办机关联合行文时可并用联合发文机关名称，一般主办机关名称排列在前；也可单独用主办机关名称。名称排列在前；也可单独用主办机关名称。n 联合上报公文一般不单独使用主办

9、机关名称联合上报公文一般不单独使用主办机关名称。因为联。因为联合上行文需要将所有联署机关签发人的姓名都标出，如果合上行文需要将所有联署机关签发人的姓名都标出，如果发文机关名称只用主办机关，这样与签发人的标注就不相发文机关名称只用主办机关，这样与签发人的标注就不相匹配。匹配。n 联合行文机关过多时，必须保证联合行文机关过多时，必须保证公文首页显示正文公文首页显示正文。 第二节第二节 公文的通用格式公文的通用格式n一、版头部分一、版头部分n 5. 5.发文字号：发文字号：由发文机关代字、年份和发文顺序号三个要素组成。机关代字要求准确、规范、精炼、无歧义、易识别，并固定使用，避免与上级机关、同级机关

10、的机关代字雷同。联合行文时只标注主办机关的发文字号。同一地区，避免不同机关的发文字号的机关代字重复。 第二节第二节 公文的通用格式公文的通用格式n一、版头部分一、版头部分n 发文字号编排在发文机关标志下空发文字号编排在发文机关标志下空2 2行位置，居中排布行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字；年份用全称年份、发文顺序号用阿拉伯数字；年份用全称4 4位，用六角位，用六角括号括号 括入；发文顺序括入；发文顺序号不编虚位，不号不编虚位，不加第字。加第字。 上行文发文上行文发文字号标识在发文字号标识在发文机关之下居左空机关之下居左空1 1字。字。 第二节第二节 公文的通用格式公文的通用格式n

11、一、版头部分一、版头部分n 6. 6.签发人：签发人：上报的公文需标识签发人姓名。这时发文字号标识在发文机关之下居左空1字，签发人姓名平行居右空1字。签发人用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字标注。 第二节第二节 公文的通用格式公文的通用格式n一、版头部分一、版头部分n 联合行文时有多个签联合行文时有多个签发人，签发人姓名按发文发人，签发人姓名按发文机关的顺序排列从左到右、机关的顺序排列从左到右、自上而下依次均匀顺排，自上而下依次均匀顺排，一般每行排一般每行排2 2个姓名个姓名，回，回行时与上一行第一个签发行时与上一行第一个签发人姓名对齐，最后一个签人姓名对齐，最后一个签发人姓名应与发文字号

12、处发人姓名应与发文字号处在同一行并使红色分隔丝在同一行并使红色分隔丝与之的距离为与之的距离为4mm4mm。 第二节第二节 公文的通用格式公文的通用格式n二、公文主体二、公文主体n 1. 1.公文标题：公文标题：标题由发文机关名称、事由和文种组成，应当准确、扼要概括公文的主要内容。4个以上（含4个）机关联合行文时，标题中发文机关名称可简略。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。 第二节第二节 公文的通用格式公文的通用格式n二、公文主体二、公文主体 n 公文标题公文标题一般用一般用2 2号小标宋字体号小标宋字体，编排于，编排于红色分隔线红色分隔线下空下空2 2行行的位置，分一行或

13、多行的位置，分一行或多行居中居中排布；排布；n 回行时要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距回行时要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应使用恰当，标题排列应使用梯形或菱形梯形或菱形，不应使用上下长度一，不应使用上下长度一样的长方形或上下长、中间短的沙漏形。样的长方形或上下长、中间短的沙漏形。 第二节第二节 公文的通用格式公文的通用格式n二、公文主体二、公文主体n 2. 2.主送机关：主送机关：是公文的主要受理机关。主送机关应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。其中，使用简称要规范、准确，机关的规范化简称和统称应由上级机关明确，不得随意编造机关简称。n 使用统称，包

14、括的地区、部门、单位要齐全，称谓使用统称，包括的地区、部门、单位要齐全，称谓要准确。要准确。 第二节第二节 公文的通用格式公文的通用格式n二、公文主体二、公文主体n 3. 3.公文正文：公文正文：是公文的主体和核心所在，用来表述公文的内容，公文首页须显示正文。n 一般公文的一般公文的首个盖章页应当同时显示正文、发文机首个盖章页应当同时显示正文、发文机关署名和印章关署名和印章。n 正文中标题字号的使用：文种结构层次依次可以用正文中标题字号的使用：文种结构层次依次可以用“一、一、” “” “（一）（一）” “1.” “” “1.” “（1 1）” ” 标注，一般一标注，一般一级标题用黑体字，二级标

15、题用楷体，三级和四级和正文一级标题用黑体字，二级标题用楷体，三级和四级和正文一样用样用3 3号仿宋。号仿宋。 第二节第二节 公文的通用格式公文的通用格式n二、公文主体二、公文主体n 4. 4.附件说明：附件说明：是公文附件的顺序号和名称。公文正文中的一些内容，如图表、名单、规定等，如穿插在公文正文中，往往隔断公文前后的联系而造成阅读上的不便，需将其从公文正文中抽出来作为公文的附件单独表述，即附件。 第二节第二节 公文的通用格式公文的通用格式n二、公文主体二、公文主体n 公文附件是正公文附件是正文内容的组成部分，文内容的组成部分，与正文具有同等效与正文具有同等效力。在力。在正文下空正文下空1 1

16、行左空行左空2 2字字位置编位置编排排“附件附件”二字，二字，后标全角冒号和附后标全角冒号和附件名称。如有顺序件名称。如有顺序号，使用阿拉伯数号，使用阿拉伯数字标注，字标注，附件名称附件名称后不加标点符号后不加标点符号。 第二节第二节 公文的通用格式公文的通用格式n二、公文主体二、公文主体n 5. 5.发文机关署名：应当用发文机关发文机关署名：应当用发文机关全称或规全称或规范化简称范化简称。特殊情况如议案、命令（令）等文种。特殊情况如议案、命令（令）等文种需要由机关负责人署名的，应当写明需要由机关负责人署名的，应当写明职务职务。n n 单一机关行文单一机关行文时，发文机关署名时，发文机关署名在

17、成文日期之上、在成文日期之上、以成文日期为准居以成文日期为准居中编排中编排。n 联合行文时，应联合行文时，应将各发文机关署名按将各发文机关署名按发文机关顺序排列在发文机关顺序排列在相应位置，并使印章相应位置，并使印章加盖其上。加盖其上。 如长于发文机如长于发文机关署名，应使其右关署名，应使其右空空2字编排，并相字编排，并相应增加发文机关署应增加发文机关署名右空字数。名右空字数。 不加盖印章的公文，不加盖印章的公文，单一机关行文时，在正文单一机关行文时，在正文下空下空1行右空行右空2字字编排发文编排发文机关署名，在发文机关署机关署名，在发文机关署名下名下1行编排成文日期，行编排成文日期，成文日期

18、首字比发文机关成文日期首字比发文机关署 名 首 字 右 移署 名 首 字 右 移 2 字 ；字 ； 第二节第二节 公文的通用格式公文的通用格式n二、公文主体二、公文主体n 6. 6.成文日期成文日期: :是公文的是公文的生效时间生效时间，是党政机关，是党政机关公文生效的重要标志。公文生效的重要标志。n 成文日期确定的原则和标注位置有成文日期确定的原则和标注位置有2 2种：一是会议通种：一是会议通过的决议、决定等以过的决议、决定等以会议正式通过的日期为准会议正式通过的日期为准，成文日期，成文日期编排在公文标题之下，写全年、月、日，用（）括起来。编排在公文标题之下，写全年、月、日，用（）括起来。二

19、是经机关负责人签发的公文，以二是经机关负责人签发的公文，以签发日期为准签发日期为准（联合行（联合行文以最后签发的机关负责人签发的日期为准）。文以最后签发的机关负责人签发的日期为准）。 成文日期在公文成文日期在公文正文或附件说明的正文或附件说明的右下方右空右下方右空4字编字编排，排，用阿拉伯数字用阿拉伯数字将年、月、日标全将年、月、日标全，年份应标全称，年份应标全称，月、日不编虚位。月、日不编虚位。n 不加盖印章的不加盖印章的公文，在发文机关公文，在发文机关署名下署名下1行编排成文行编排成文日期，首字比发文日期，首字比发文机关署名右移机关署名右移2字。字。 第二节第二节 公文的通用格式公文的通用

20、格式n二、公文主体二、公文主体n 7. 7. 印章印章: :印章是公文生效的标志，是鉴定公文真伪最重要的依据之一。上行文，一定要加盖印章。有特定发文机关标志的普发性公文可以不加盖印章。纪要不加盖印章。 第二节第二节 公文的通用格式公文的通用格式n 单一机关行文时，印章端正、居中下压成文日期，单一机关行文时，印章端正、居中下压成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置中心偏下位置，印章，印章顶顶端应上距正文一行之内端应上距正文一行之内。不得出现空白印章。不得出现空白印章。n 第二节第二节 公文的通用格式公文的通用格式n 联合上行文，发文机关只署名主办机关时

21、，可以只联合上行文，发文机关只署名主办机关时，可以只加盖主办机关印章。联合下行文时，所有联署机关均须加加盖主办机关印章。联合下行文时，所有联署机关均须加盖印章。盖印章。n 第二节第二节 公文的通用格式公文的通用格式n 联合行文时，应联合行文时，应将各发文机关署名按将各发文机关署名按发文机关顺序整齐排发文机关顺序整齐排列在相应位置，并使列在相应位置，并使印章加盖其上，印章加盖其上，最后最后一个印章端正、居中一个印章端正、居中下压发文机关署名和下压发文机关署名和成文日期成文日期，印章之间，印章之间排列整齐、互不相交排列整齐、互不相交相切，每排印章两端相切，每排印章两端不得超出版心，每排不得超出版心

22、，每排最多放三个印章。最多放三个印章。 第二节第二节 公文的通用格式公文的通用格式n二、公文主体二、公文主体 8.8.附注附注: : 一般是对公文的发放范围、使用时需注意的事项加以说明 请示件应当在附注的位置上标注请示件应当在附注的位置上标注联系人和联系方式联系人和联系方式。 如有附注如有附注居左空居左空2 2字加圆括号编排在成文日期下字加圆括号编排在成文日期下1 1行行。 第二节第二节 公文的通用格式公文的通用格式n三、版记三、版记n 版记应置于公文最后一面，版记的最后一个要素置于最后一行。这样是为了方便阅文和查询。n 版记中的分隔线版记中的分隔线与版心等宽与版心等宽，首条分隔线和末条分，首

23、条分隔线和末条分隔线用粗线，中间的分隔线用细线。隔线用粗线，中间的分隔线用细线。n 首条分隔线位于版记中首条分隔线位于版记中第一个要素之上第一个要素之上，末条分隔线，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合与公文最后一面的版心下边缘重合。第二节第二节 公文的通用格式公文的通用格式n三三、版记版记n 1. 1. 抄送机关：抄送机关：是指除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，可以是上级、平级、下级及不相隶属机关。n 公文的抄送范围应当严格按照工作需要确定，不能公文的抄送范围应当严格按照工作需要确定，不能滥抄也不能错抄和漏抄。滥抄也不能错抄和漏抄。n 在排列顺序上一般按机关性质和隶属关系确

24、定，依照在排列顺序上一般按机关性质和隶属关系确定，依照先上级、再平级、后下级先上级、再平级、后下级的次序。的次序。第二节第二节 公文的通用格式公文的通用格式n三三、版记版记n 如有抄送机关，一般用如有抄送机关，一般用4 4号仿宋体字号仿宋体字，编排在，编排在印发机印发机关和印发日期之上一行关和印发日期之上一行，左右各空一字编排左右各空一字编排。“抄送抄送”二二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。n 如需把主送机关移至版记，除将抄送二字改为主送外，如需把主送机关

25、移至版记，除将抄送二字改为主送外，编排方法同抄送机关。既有抄送机关又有主送机关时，应编排方法同抄送机关。既有抄送机关又有主送机关时，应当将主送机关置于抄送机关上一行，之间当将主送机关置于抄送机关上一行，之间不加分隔线不加分隔线。第二节第二节 公文的通用格式公文的通用格式n三三、版记版记n 2. 2. 印发机关和印发日期：印发机关和印发日期：印发机关是指公文的印制主管部门，一般是各党政机关办公厅（室）或文秘部门。发文机关没有专门的办公厅（室）的，发文机关就是印发机关。 n 印发机关和印发日期一般用印发机关和印发日期一般用4 4号仿宋体字号仿宋体字，编排在末，编排在末条分隔线之上，条分隔线之上，印

26、发机关左空一字印发机关左空一字，印发日期右空一字印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即不编不编虚位（即不编0101），后加），后加“印发印发”二字。二字。n 版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。期用一条细分隔线隔开。第二节第二节 公文的通用格式公文的通用格式 三三、版记版记n 3. 3.页码页码n 一般用一般用4 4号半角宋体阿拉伯数字号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一

27、字线上距版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘边缘7mm7mm。单页码居右空一字单页码居右空一字，双页码居左空一字双页码居左空一字。公文。公文的版记页前有空白页的，的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码空白页和版记页均不编排页码。n 公文的公文的附件附件与正文一起装订时，与正文一起装订时，页码应当连续页码应当连续编排。编排。第三节第三节 公文的特定格式公文的特定格式n一、信函格式一、信函格式n 公文的信函格式是被广泛采用的一种公文特殊格式。主要用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或执行的事项，报送方案，商洽、询问、答复或者说明某件具体事项。信函格式相对简

28、单，易操作，在各级行政机关的公文中广泛应用，常用于通知、批复、函等文种的公文中。第三节第三节 公文的特定格式公文的特定格式n一、信函格式一、信函格式n 1. 1.发文机关标志：发文机关标志：发文机关标志使用发文机关全称或规范化简称，其上边缘至上页边为30mm，推荐用红色小标宋字体，字号大小由发文机关酌定，以版心为准居中排布。联合行文时，使用主办机关标志。n 2. 2.红色分隔线：红色分隔线：发文机关标志下4mm处为一条红色双线（上粗下细），距下页边20mm处为一条红色双线（上细下粗），线长均为170mm，均以版心为准居中。第三节第三节 公文的特定格式公文的特定格式n一、信函格式一、信函格式n

29、3. 3.份号、密级和保密期限、紧急程度：份号、密级和保密期限、紧急程度：如需标识份号，顶格居版心左边缘编排在第一条红色双线下；如需同时标注密级和保密期限、紧急程度，密级和保密期限顶格编排在份号下1行，紧急程度顶格编排在密级和保密期限下1行。n 4. 4.发文字号：发文字号：发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下。发文字号与红色双线的距离为3号汉字高度的7/8。第三节第三节 公文的特定格式公文的特定格式n一、信函格式一、信函格式n 5. 5.标题：标题：标题居中编排，与其上最后一个要素相距2行。n 6. 6.页码：页码：信函格式公文首页不显示页码，由第2页开始标注。只有2页的信函式公文

30、，第2页可以不显示页码。n 7. 7.版记：版记：信函格式公文的版记中不加印发机关、印发日期及分隔线。第三节第三节 公文的特定格式公文的特定格式n二、命令格式二、命令格式n 命令格式的公文，适用范围有特殊的限制。一般用于公布行政法规和政府规章。第三节第三节 公文的特定格式公文的特定格式n二、命令格式二、命令格式n 发文机关标志是发文机关全称加命令或令组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为35，推荐使用红色小标宋。发文机关标志下空两行集中编排令号，令号下空两行编排正文。在正文下空两行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空二字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。第三节第三节 公文的特定格式公文的特定格式n三、纪要格式三、纪要格式n 纪要适用于记载会议主要情况和议定事项。各级党政机关办公会和专题会讨论议定的事项都是本机关的决策事项，要以纪要的形式印发公文，作为指导开展工作的依据。第三节第三节 公文的特定格式公文的特定格式n三、纪要格式三、纪要格式n 1. 1.纪要标志：纪要标志：由“XXXXXX纪要”组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使