业主档案课件ppt

1、业主档案管理Page 2业主档案管理的目的业主档案管理的目的规范业主档案日常管理确保业主资料的完整性和保密性确保业主资料的有效利用Page 3业主档案的建立业主档案的后期更新维护业主档案的管理Page 4业主档案的建立业主档案的建立1.缴纳契税凭证复印件 3.缴纳物业费凭证复印件5.业主身份证复印件7.收楼流程办理单9.业（住）户登记表11.防火责任书13.业主承诺书15.银行划扣协议书17.装修申请书2.专项维修资金交款凭证（回单）4.业主委托书/公证书/委托人身份证复印件6.前期物业服务协议8.房屋钥匙签收确认书10.收楼物品确认表12.楼宇情况反馈表14.钥匙托管承诺书16.收楼业户回访

2、记录表业主档案的内容（清单）Page 5业主档案的建立业主档案的建立 客户服务部在交楼时收集存档业主资料，主要包括:收楼通知书、业主身份证复印件、收楼流程办理单、缴纳物业费凭证复印件、专项维修资金缴纳凭证、物品领用登记表、前期物业服务协议、业主承诺书、房屋钥匙签收确认书、楼宇情况反馈表等。 客户服务部在业主提出装修申请后，及时收集装修相关资料，主要包括：装修备案登记表、装修承诺书、装修图纸、装修施工单位营业执照及资质证书复印件、装修负责人及装修工人身份证复印件、装修许可证等。 Page 6业主档案的建立业主档案的建立 客户服务部在服务工作中即时收集日常管理资料，包括：费用催缴通知函、物品放行条

3、、钥匙委托书等。 客户服务部在为业主办理房屋所有权变更资料时，即时收集新业主的房产证复印件、身份证复印件等过户资料。 客户服务部收集资料时，必须认真核对，关键资料填写必须清晰、准确，缺一不可，资料收集齐全后方可装入业主档案袋。业主档案的后期更新维护业主档案的后期更新维护n 物业服务中心应设立档案室保存客服档案，业主档案由客户服务部定期更新，涉及门禁卡信息须同步更新。n 客服前台负责业主档案资料的收集和更新并及时移交综合管理部存档。n 业主资料有增加或删减内容的，档案管理人员须及时修改卷宗目录。n 业主资料的变更信息由所属管家负责随时收集,并在收集后一日内将更改信息以书面形式告知业主档案管理员。

4、n 楼宇管家与业主档案管理员一起每半年对业主资料进行一次详细核对，并将核对情况及时更新。Page 7业主档案的管理业主档案的管理n 业主档案由客服前台负责建立、补充、整理等管理工作，客户服务部负责人对此项工作进行检查、监督与评估。n 客户服务部部要有详细、准确的业主基础/装修/电子档案目录(一式两份,两份保持同步更新)，由客户服务部负责人与业主档案管理员各持一份（业主档案管理员每季度向管家部负责人递交新的业主档案清单）,以此作为检查档案完整性的依据。n 业主档案单独存放在一个文件柜中，钥匙由业主档案管理员管理。Page 8业主档案的管理业主档案的管理n 业主档案管理员应每月定时对档案进行一次清点，并将清点情况写进月度工作总结中。n 装修档案也是业主档案的一部分，最终应归入业主档案中，但在装修期间为方便管理，另档保存，待装修完成、业主入住后，对档案进行清理，有必要保存的档案统一归入业主基础档案中，同时取消该装修档案。n 客服前台使用的业主资料仅限于业主的姓名、常用联络手机、家