出差费用报销培训(Trip)

1、2022年6月11日星期六SAP 出差管理系统- 适用于出差费用报销更新于2011年3月1日page 2 出差流程有业务需求的出差需要出差需要出差提交出差申请并得到相应的批准出差申请出差申请不在不在范围内范围内提交出差时间地点，预定机票，酒店以及租车等计划和计划和预定出差预定出差出差出差 出差人填写出差报销，审批者审核并批准填写填写出差数据出差数据出差人打印出差费用报销单提交确定确定费用报销费用报销审核并将报销费用入账以待支付，费用入到相应成本中心财务控制财务控制及付款及付款 出差申请出差申请 计划出差计划出差 出差费用报销出差费用报销2022年6月11日星期六填写出差申请SAP出差申请审批流

2、程出差申请不批准不批准邮件审批者批准海外出差?Y批准批准不批准不批准若不批邮件通知若不批邮件通知邮件二级审批者批准Y批准批准Npage 4 选择正确的Transaction Code 使用 SAP transaction code “TRIP” (出差管理页面) 来填写出差申请及出差费用报销. 使用 SAP transaction code “PR04” (周费用报告)来填写非出差的费用报销. 关于 Transaction code的区分 - 过夜或乘坐飞机的出差 出差申请: 需要 Transaction code: TRIP- 当天来回和不需要乘坐飞机的出差 出差申请: 不需要 Transa

3、ction code: PR04page 5 SAP TM (Travel Management)新用户的建立你需要通过如下链接提供一些基础信息: http:/:88/EmpInfo/Inquire.aspx当你的申请得到审批者的批准之后，Li Danchun 或者 Fifi Lu 会在SAP中建立你的TM账号. 同时会在SAP中建立你的基础信息以及申请TM权限.如果你是新的SAP用户，你的SAP初始密码是: TYCO1234如果你忘记你的SAP密码, 你可以通过如下链接进行重置:https:/ 6 SAP TM (Travel Management)新用户的建立 如果你还没有安装SAP软件，

4、你需要先下载SAP Gui进行安装并登录. 通过如下内部网页进入TE软件库: http:/ 选择适当位置的服务器 选择 SAP Gui 和 SAPLogonPad 然后向下并点击 INSTALL NOW 按钮 你也可以寻求当地 IT Helpdesk的帮忙page 7 登录 SAP在桌面上双击图标1.选择选择 “PR2- Finance/Treasury”2.点击点击 “Log On”page 8 登录 SAP3.输入输入”ZH”会登录到中文界面会登录到中文界面 空白会登录到英文界面空白会登录到英文界面1. 输入你的员工号输入你的员工号2. 输入密码输入密码page 9 SAP主界面导航（输入

5、导航（输入T-Code的地方）的地方）page 10 设置你的打印机SU3步骤步骤1: 输入你的打印机名称输入你的打印机名称步骤步骤2: 点击点击 “保存保存”page 11 输入T-Code (Transaction Code)输入输入T-Code “TRIP”page 12 差旅主界面page 13 检查你的设置点击这里查询你的点击这里查询你的TM个人代码个人代码选择第选择第2和第和第3项，项，然后点击然后点击 page 14 创建出差申请点击创建差旅请求点击创建差旅请求查看所有出差记录查看所有出差记录page 15 创建出差申请步骤步骤1. 必填项目区域必填项目区域如果同一天包含两个出差

6、的话，需指明如果同一天包含两个出差的话，需指明详细时间点详细时间点 原因处需写明详细目的原因处需写明详细目的步骤步骤2. 选择正确的出行类别选择正确的出行类别page 16 出行类别 国内出差选择第一项或最后一项 国外出差选择“经济舱”或“商务舱“不同的出行类别不同的出行类别定义（中国）定义（中国）1旅行（不搭乘飞机） *不搭乘飞机的国内旅行 2低成本交通工具旅行N/A3经济舱旅行搭乘经济舱的国外旅行4豪华经济舱旅行N/A5头等舱旅行N/A6商务舱旅行搭乘商务舱的国外旅行 7和差旅无关的费用N/A8国内旅行（搭乘飞机） *搭乘飞机的国内旅行page 17 增加目的地点击点击“增加目的地增加目的

7、地”按钮以按钮以增加其他目的地增加其他目的地如果填写错误可以点击如果填写错误可以点击“删删除目的地除目的地”page 18 申请出差借款点击点击“预付款预付款”按钮，填写按钮，填写需借款金额（不得超过预算需借款金额（不得超过预算中自己支付的金额）中自己支付的金额）如果你填写错误，可以点击如果你填写错误，可以点击“删除预付款删除预付款”不要勾选不要勾选“现金现金”项目项目我们只支付人民币，所以不我们只支付人民币，所以不要更改币种要更改币种page 19 成本分摊如果你需要将费用分摊到其他部门，如果你需要将费用分摊到其他部门，可以填写此项，但需承担费用部门经可以填写此项，但需承担费用部门经理的批准

8、。如果不需要分摊，可以忽理的批准。如果不需要分摊，可以忽略此处。略此处。点击按钮点击按钮 以填写需承担费以填写需承担费用的百分比和成本中心用的百分比和成本中心点击按钮点击按钮 以完成以完成page 20 备注如果你有其他需备注信息，如果你有其他需备注信息，可以填写在可以填写在“说明说明”里里page 21 估算成本根据根据 T&E Policy按项目填写出差预按项目填写出差预算金额算金额估算成本要与预算总金额填写一致估算成本要与预算总金额填写一致page 22 预览出差申请预览出差申请预览出差申请page 23 预览出差申请预览后点此反回以保存预览后点此反回以保存page 24 保存并

9、提交出差申请点击点击 “保存保存”按钮，出差申请会直接发送至审批者处按钮，出差申请会直接发送至审批者处进行审批进行审批 点击一次点击一次“保存保存”，系统就会发一封件给你的，系统就会发一封件给你的审批者审批者page 25 出差状态各种状态的定义详细在下页各种状态的定义详细在下页page 26 出差状态状态状态定义定义更改旅行请求出差申请在等待被批准修正旅行请求按照审批者的要求，出差申请需要更改更改批准的旅行请求出差申请已经被批准，你可以去出差了创建差旅费报表还未填写出差费用报告更改差旅费报表出差费用报告在等待被批准修正旅行费用报表按照审批者的要求，出差费用报告需要更改更改批准旅行费用报表出差

10、费用报告已经被批准，你可以将所有发票附在打印出来的出差费用报告后提交给财务了page 27 2022年6月11日星期六创建出差费用报告出差费用报告审批流程费用报告不批准不批准批准批准N邮件二级审批Y邮件审批者审批超过限额?Y批准批准不批准不批准若不批准该费用若不批准该费用page 29 创建出差费用报告你应该在出差结束之后的你应该在出差结束之后的30天内填写出差费用报销天内填写出差费用报销.请注意：这是填写出差费用报销的唯一有效途径请注意：这是填写出差费用报销的唯一有效途径page 30 创建出差费用报告 如果你出差之前有出差借款的，当你点击“创建差旅费报表”时，系统会跳出如下界面（更改过去的

11、过账触发调整过账，你真想改变差旅数据）,请选择“是”以进行后续操作. 点击点击 “是是”page 31 创建出差费用报告一般差旅数据由出差申请中的数据产生一般差旅数据由出差申请中的数据产生 从下拉单中选择不同的费用类型从下拉单中选择不同的费用类型page 32 选择费用类型步骤步骤1: 在下拉单中在下拉单中选择正确费用类型选择正确费用类型步骤步骤3: 选择与发票选择与发票一致的日期一致的日期步骤步骤2: 填写与发票一致的金额填写与发票一致的金额步骤步骤4: 若有需要填写附加信息若有需要填写附加信息步骤步骤5: 点出点出“传输传输” 以确认该项费用以确认该项费用page 33 预览出差费用报告如

12、果你填完费用报告，你可以点击如果你填完费用报告，你可以点击 “结结果果” 以预览费用报告的明细以预览费用报告的明细page 34 预览出差费用报告若没问题返回提交若没问题返回提交page 35 保存并提交出差费用报告步骤步骤1: 点击点击 以保存并提交出差以保存并提交出差费用报告费用报告步骤步骤2: 选择选择 “出差已完成出差已完成/出差出差报告已记录报告已记录”和和 “待结算待结算”步骤步骤3: 点击点击 以提交以提交 page 36 批准后的出差费用报告状态“更改批准旅行费用报表更改批准旅行费用报表”表示你的出差费用报告已被批准，你可以附上所有发票及附件并将已被表示你的出差费用报告已被批准

13、，你可以附上所有发票及附件并将已被批准的费用报告提交给财务批准的费用报告提交给财务page 37 打印出差费用报告点击点击“更改批准旅行费用报表更改批准旅行费用报表”page 38 打印出差费用报告点击点击 “结果结果” 以预览出差费用报告页面以预览出差费用报告页面page 39 打印出差费用报告打印出差费用报告并附上原始发票一起打印出差费用报告并附上原始发票一起提交（打印方法二选一）提交（打印方法二选一）page 40 2022年6月11日星期六费用类型详细描述费用类型填写要求page 42 私车公用步骤步骤 2: 点击点击 “结果结果” 以以预览报销金额预览报销金额步骤步骤1: 填写整月公

14、里数填写整月公里数步骤步骤 3: 显示报销金额，显示报销金额，提交时需附上相关明细提交时需附上相关明细及发票及发票page 43 私车公用 (调整) 只有当发票不足时填写负数以调整总报销金额，不可填写正数金额项page 44 汽油费下拉单中选择下拉单中选择 “汽油费汽油费”填写原因填写原因填写起止公里数填写起止公里数点击点击 “传输传输” 或回车或回车page 45 飞机票 由个人支付的飞机票可以报销，但需提供行政的确认. 如果飞机票由公司支付，则报销时不需要填写.下拉单中选择下拉单中选择“机票机票”填写金额填写金额填写起止地点填写起止地点点击点击 “传输传输” 或回车或回车填写日期填写日期选

15、择选择 “员工自付员工自付” 如果有个人支付如果有个人支付page 46 早餐 国内出差早餐限额为：每人每餐60元人民币下拉单中选择下拉单中选择“早餐早餐”填写金额填写金额任何超过限额的费用均需提供任何超过限额的费用均需提供特别特别“原因原因”，以避免引起退，以避免引起退单单点击点击“传输传输”或回车或回车填写日期填写日期page 47 午餐 国内出差午餐限额为：每人每餐90元人民币下拉单中选择下拉单中选择“中餐中餐”填写金额填写金额点击点击“传输传输”或回车或回车填写日期填写日期page 48 任何超过限额的费用均需提供任何超过限额的费用均需提供特别特别“原因原因”，以避免引起退，以避免引起

16、退单单晚餐 国内出差晚餐限额为：每人每餐120元人民币下拉单中选择下拉单中选择“晚餐晚餐”填写金额填写金额点击点击“传输传输”或回车或回车填写日期填写日期page 49 任何超过限额的费用均需提供任何超过限额的费用均需提供特别特别“原因原因”，以避免引起退，以避免引起退单单每日餐费 (仅适用于国外出差) 国外出差每日餐费限额为：每人每天50美元填写汇率或使用填写汇率或使用SAP系统中的汇率系统中的汇率选择币种选择币种下拉单中选择下拉单中选择“餐费餐费-每天每天”填写金额填写金额点击点击“传输传输”或回车或回车填写日期填写日期page 50 任何超过限额的费用均需提供任何超过限额的费用均需提供特

17、别特别“原因原因”，以避免引起退，以避免引起退单单误餐费 非出差时在当地产生的误餐费用下拉单中选择下拉单中选择“误餐费误餐费”填写金额填写金额填写详细填写详细“原因原因”点击点击“传输传输”或回车或回车填写日期填写日期page 51 业务招待费参与者包括参与者包括TE员工与其他客人员工与其他客人 由参与者由参与者TE员工中职位最高的人支付并且报销员工中职位最高的人支付并且报销在在“原因原因”处写下具体业务目的处写下具体业务目的1.Type of Expense 指用餐类型，如晚餐指用餐类型，如晚餐2.Establishment Name 指用餐酒店名称指用餐酒店名称3.Name of Cust

18、omer 需提供应邀公司全称需提供应邀公司全称4.Guests 和和 TE Employee需提供全名和职位需提供全名和职位下拉单中选择下拉单中选择“业务招待费业务招待费”填写金额填写金额点击点击“传输传输”或回车或回车填写日期填写日期page 52 会务餐费参与者都是参与者都是TE员工员工由参与者中职位最高的人支付并且报销由参与者中职位最高的人支付并且报销在在“原因原因”处写下具体业务目的处写下具体业务目的1.Type of Expense 指用餐类型，如晚餐指用餐类型，如晚餐2.Establishment Name 指用餐酒店名称指用餐酒店名称3.TE Employee需提供全名和职位需提

19、供全名和职位下拉单中选择下拉单中选择“业务招待费业务招待费”填写金额填写金额点击点击“传输传输”或回车或回车填写日期填写日期page 53 会务费-非餐费 需提供会议议程下拉单中选择下拉单中选择“会务费会务费-非餐费非餐费”填写金额填写金额填写详细填写详细“原因原因”点击点击“传输传输”或回车或回车填写日期填写日期page 54 住宿费填写入住城市名称填写入住城市名称点这里自动设置下一天点这里自动设置下一天如果住宿金额超过限额，请在如果住宿金额超过限额，请在“原因原因”处填写处填写具体理由，以供审批者参考批准具体理由，以供审批者参考批准下拉单中选择下拉单中选择“酒店住宿酒店住宿”填写金额填写金

20、额点击点击“传输传输”或回车或回车填写日期填写日期page 55 复制并设置下一日期Next date was be Setpage 56 洗衣费 出差超过四个晚上可以报销洗衣费在下拉单中选择在下拉单中选择“洗衣费洗衣费”填写金额填写金额如果出差不超过四个晚上，如果出差不超过四个晚上，需要在需要在“备注备注”中提供理由中提供理由点击点击“传输传输”或回车或回车填写日期填写日期page 57 火车/汽车/轮船票下拉单中选择下拉单中选择“火车火车/汽车汽车/轮船票轮船票”填写金额填写金额填写详细填写详细“描述描述”点击点击“传输传输”或回车或回车填写日期填写日期填写起止地点填写起止地点page 5

21、8 市内交通费填写详细填写详细“原因原因”填写出租车详细内容填写出租车详细内容下拉单中选择下拉单中选择“市内交通费市内交通费”填写金额填写金额点击点击“传输传输”或回车或回车填写日期填写日期page 59 城际交通费填写详细填写详细“原因原因”填写出租车详细内容填写出租车详细内容下拉单中选择下拉单中选择“城际交通费城际交通费”填写金额填写金额点击点击“传输传输”或回车或回车填写日期填写日期page 60 礼品-非政府部门 & 政府部门 非政府部门礼品需提供“礼品申报单” 政府部门礼品需提供“5157”表下拉单中选择下拉单中选择“礼品礼品-非政府部门非政府部门”填写金额填写金额下拉单中选

22、择下拉单中选择“礼品礼品-政府部门政府部门”填写金额填写金额page 61 手机费需指明手机费所属月份需指明手机费所属月份如果有相关说明可以写在如果有相关说明可以写在“备注备注”中中下拉单中选择下拉单中选择“手机费手机费”填写金额填写金额点击点击“传输传输”或回车或回车填写日期填写日期page 62 办公用品填写填写“描述描述”及及“原因原因”下拉单中选择下拉单中选择“办公用品办公用品”填写金额填写金额点击点击“传输传输”或回车或回车填写日期填写日期page 63 停车费填写填写 “原因原因”及及“城市城市”下拉单中选择下拉单中选择“停车费停车费”填写金额填写金额点击点击“传输传输”或回车或回车填写日期填写日期page 64 快件费填写填写 “描述描述”及及“原因原因”下拉单中选择下拉单中选择“快件费快件费”填写金额填写金额点击点击