绪论函电的概述

1、外贸英文函电外贸英文函电 International Business Communication 国际商务教研室国际经济与贸易学院联系方式联系方式主讲教师主讲教师陈永胜陈永胜3 在绪论中你要领会如下内容在绪论中你要领会如下内容:一、国际商务沟通要素二、外贸函电中心理学运用三、商务函电写作技巧和原则商务函电写作技巧和原则四、商务函电的学习方法4 一、国际商务沟通三要素一、国际商务沟通三要素1.沟通的基本问题Mindset2.沟通的基本原理Concern 3.沟通的基本要求Initiative55二、如何应用心理学的武器二、如何应用心理学的武器产品优势客户利益a.顺应环保潮流，纸张白度不高于84

2、度 有效保护阅读者眼睛，带来舒适感b.轻型纸比胶版纸重量轻1/3-1/4便于携带及阅读c.韧性好 ，纸张不易泛黄翻阅声音小，不容易破损，易保存d.切口有毛边保证这些纸张不会象小刀片划伤手e.油墨吸收性好不会弄脏手66练习：请写出你们公司所销售商品的特点及给客户带来的优惠77二、如何应用心理学的武器二、如何应用心理学的武器2. 互惠原理人们通常会以相同的方式报答他人为我们所做的一切。互惠原理在商业领域的应用：免费试用拒绝退让原则88二、如何应用心理学的武器二、如何应用心理学的武器3. 短缺原理可能会失去某种东西的想法在人们决策过程中发挥着重要作用。实际上，害怕失去某种东西的想法比希望得到同等价值

3、东西的想法对人们的激励作用更大。99二、如何运用心理学的武器二、如何运用心理学的武器4. 喜好原则：人们总是对某些熟悉的东西产生喜爱之情应用：了解文化、地域差异把握对方的使用语言、用词习惯尝试客户所在地的邮箱10三、商务函电写作原则三、商务函电写作原则l1.体谅体谅Considerationl体谅的重点在于要注重多站在对方立场上考虑问题。体谅的重点在于要注重多站在对方立场上考虑问题。 “We”- attitude e.g. We allow 2 percent discount for cash payment. “U”-attitude e.g. You can get 2 percent

4、discount when you pay cash.l2.谦恭谦恭 Courtesyl撰写商务函电时的恭谦不仅仅意味着礼貌，同时应真挚，撰写商务函电时的恭谦不仅仅意味着礼貌，同时应真挚，机敏，缜密，注重时常表达对阅信者的欣赏与感激。机敏，缜密，注重时常表达对阅信者的欣赏与感激。 sincere, tactful and appreciative e.g. You are requested to send me a price list for your T-shirts. Would you please send me a price list for your T-shirts?lWe

5、 have received your letter of Oct.7 with many thanks, and we take the pleasure of sending you our latest catalog. We wish to draw your attention to a special offer which we have made in it.l3.清晰清晰Clarity写信者应尽量清晰地表达自己的意思。写信者应尽量清晰地表达自己的意思。 Mr. White yesterday called our agent David saying that the mis

6、take was “his”.As to the steamers sailing from Hongkong to San Francisco, we have bimonthly direct services.The word “bimonthly” has two meanings: twice a month, or once two months. The reader will feel puzzled about the meaning.)l4.简要简要 Concisenessl简要和清楚经常是相辅而成的。摒弃信中的陈词简要和清楚经常是相辅而成的。摒弃信中的陈词滥调可使信更清楚

7、更简要。滥调可使信更清楚更简要。 Avoid “wordiness” and “clich” e.g We acknowledge the receipt of a letter dated August 27 from you. Thank you for your letter of August 27. We acknowledge the receipt of your letter of August 27 with thanks.l5.正确正确 Correctnessl正确意味着适当的语言、准确的语法、真实的信正确意味着适当的语言、准确的语法、真实的信息和精确可靠的数据。息和精确可

8、靠的数据。 Appropriate and grammatically correct language, factual information and accurate figures (such as specifications, quantity, price and unit, etc.)l6.完整完整 Completenessl一封商务函电应包括所有必要的信息。诸如收信人、一封商务函电应包括所有必要的信息。诸如收信人、寄信人，写信的目的、时间、地点。寄信人，写信的目的、时间、地点。 All necessary information (who, what, when, where

9、, how), and complete structure。l7.具体Concreteness 我公司专门经营中国纺织品出口业务。我公司专门经营中国纺织品出口业务。 We specialize in textiles We specialize in the export of textiles. 四、课程性质、职能和学习方法n1必修课，学分必修课，学分3分。分。n外贸函电外贸函电综合了英语的基础知识和涉外商务的相关知识综合了英语的基础知识和涉外商务的相关知识,是是一门系统性、模仿性、实践性和操作性都很强的课程。只有通一门系统性、模仿性、实践性和操作性都很强的课程。只有通过系统地学习、不断地

10、操练、模仿和实践过系统地学习、不断地操练、模仿和实践, 才能巩固所学的知才能巩固所学的知识识,最终达到能够正确翻译并能拟写相关的外贸信函。最终达到能够正确翻译并能拟写相关的外贸信函。n2. 学习该门课程的意义学习该门课程的意义n随着世界经济一体化及中国加入世界贸易组织随着世界经济一体化及中国加入世界贸易组织 , ,我国企业面临我国企业面临的国际竞争越来越残酷的国际竞争越来越残酷 , ,为了在竞争中取胜为了在竞争中取胜 , ,企业需要一批英企业需要一批英语运用能力强、外贸业务水平高的复合型人才。语运用能力强、外贸业务水平高的复合型人才。n在此形势下在此形势下 , ,越来越多的高校纷纷开设若干实用

11、性较强的课越来越多的高校纷纷开设若干实用性较强的课程程 , ,外贸英语函电则是当中最普通的一门。外贸英语函电则是当中最普通的一门。n3.3.学习方法学习方法How to learn this coursen1. 模仿模仿尽管当今外贸函电的格式和语言趋于简单化、尽管当今外贸函电的格式和语言趋于简单化、口语化口语化,但人们在撰写信函时但人们在撰写信函时,仍袭用着一定的仍袭用着一定的格式。格式。因此，首先得学习商业信函的格式因此，首先得学习商业信函的格式,弄清各部弄清各部分在信中的位置和书写方法分在信中的位置和书写方法,然在撰写信函时然在撰写信函时,可以直接模仿或套用自己喜欢的一种格式。可以直接模仿

12、或套用自己喜欢的一种格式。 n在商务信函中在商务信函中,很多的习惯用语和表达方式有很多的习惯用语和表达方式有很大的借鉴价值很大的借鉴价值,特别是开头用语和结束用语特别是开头用语和结束用语,值得学生学习和仿效。值得学生学习和仿效。n比如请对方早日答复的常用结束语有比如请对方早日答复的常用结束语有:nWe hope to hear from you soon.We look forward to hearing from you.Your prompt reply is eagerly awaited.We should appreciate your early reply.We look fo

13、rward to your early reply.Please let us have your reply at once.2.归纳诵记归纳诵记n由于外贸信函有其独特的语言特征和词汇特征由于外贸信函有其独特的语言特征和词汇特征,因此在学习外贸函电时因此在学习外贸函电时,可以归纳、总结所学可以归纳、总结所学过的常用词汇、短语和句型进行分门别类过的常用词汇、短语和句型进行分门别类,然然后花些时间背诵、记忆所归纳和总结的内容。后花些时间背诵、记忆所归纳和总结的内容。nExamples n(1)我们经营电器。我们经营电器。nWe handle electric goods.We deal (tra

14、de) in electric goods.We are in the business (trade,line)of electric goods.意义大同小异的句型还有意义大同小异的句型还有:We specialize in electric goods.We exclusively deal in electric goods.Electric goods fall (lie) within the scope of our business activities. n(2)Please (请放心请放心)a.我们会把一切准备好。我们会把一切准备好。(that we will get ev

15、erything ready)b.我们将装运无误。我们将装运无误。(that we will effect shipment without delay)c.我们会密切合作。我们会密切合作。(that we will closely cooperate with you)d.我们的产品能在你处打开销路。我们的产品能在你处打开销路。(that our products will find a good market at your end) 3.操练操练n在具备了一定的外贸英语词汇量在具备了一定的外贸英语词汇量,掌握了必要掌握了必要的外贸句型的外贸句型,了解了外贸实务的各个环节之后了解了外贸实务

16、的各个环节之后, 要练习如何撰写各种信函的形式。在操练过程要练习如何撰写各种信函的形式。在操练过程中中, 不仿由浅入深地分三步实施不仿由浅入深地分三步实施:从英汉互译入从英汉互译入手手,句子句子,再段落再段落,到全文。到全文。推荐书目和网站推荐书目和网站n一、有用网站：一、有用网站：n1，英语学习，英语学习n1）听力特快）听力特快 http:/ 国际商务英语函电国际商务英语函电，王碂，西安交通，王碂，西安交通大学出版社。大学出版社。n2，外贸英语函电外贸英语函电，易露霞，陈原，清华，易露霞，陈原，清华大学出版社。大学出版社。Chapter 1 商务信函的商务信函的构成构成与与格式格式Form

17、and Structure of Business Lettersn1.商务信函的格式：商务信函的格式：n全齐头式全齐头式Full Block Formn缩进式缩进式Indented Stylen混合式混合式Modified Block Formn1) 全齐头式全齐头式n在全齐头式中，每行都从左边顶格开始。这一在全齐头式中，每行都从左边顶格开始。这一格式简单易于打字，是商业信函中最常用的格格式简单易于打字，是商业信函中最常用的格式。式。Marketing Department Huaqiang Company 200 Beijing Road， Changchun, Jilin, 130001

18、，China Sept. 12, 2006 Prof. Thompson Harvard University Boston, MA 02163 U.S.A. Dear Professor Thompson, To celebrate the fiftieth anniversary of the founding of our company, we request the honor of your presence at a reception which is to be held at Dayu Hotel, Changchun on September 30 from 7 p.m.

19、 to 9 in the evening. We would be glad if you could come. Yours faithfully, Mike Tangn2）缩进式）缩进式Indented Stylen信头、信内地址的每行文字均比上行向右缩进信头、信内地址的每行文字均比上行向右缩进一、两个字母，正文每段的首行向右缩进一、两个字母，正文每段的首行向右缩进4个个字母。字母。Harvard University Boston, MA 02163,U.S.A. Sept. 20, 2006 Mr. Mike Tang Marketing Department Huaqiang Com

20、pany 200 Beijing Road Changchun, Jilin 130001 China Dear Mr.Tang, Thank you very much for your invitation to join the fiftieth anniversary of the founding of your company at Dayu Hotel, Changchun on September 30. I will be happy to be there at 6:50 p.m. to take part in the reception, and look forwar

21、d to it with pleasure. Yours faithfully, Thompson n3）混合式）混合式n混合式也称半齐头式，使用这种格式时，只是日混合式也称半齐头式，使用这种格式时，只是日期、问候性的结尾及签名写在纸张的右方，其他期、问候性的结尾及签名写在纸张的右方，其他所有都从左边顶格写。所有都从左边顶格写。518 Main Street Rochester,NY 14612 U.S.A. July 8, 2006 Mr. Galen Smith ABC Company 5688 Sussex St. Buffalo, NY 14384 U.S.A. Dear Mr. Sm

22、ith, We enclose details of our inquiry for fur coats to be delivered before the end of August. Will you please give us your prices for the quantity named? Yours faithfully, Mark Johnson n2.商务信函的构成（如下图）商务信函的构成（如下图）BEIJING LIGHT INDUSTRIAL PRODUCTS IMP. & EXP. CORPORATION Tel:（010）66668888 E-mail:

23、 Your Ref: 038/te Our Ref: QYT/zcs April 9, 2006 P & H Company 8000 Lincoln Drive New York, NY 1122 U.S.A Attention: Import Dept. Dear Sirs, Subject: Leather Jackets 信头信头编号编号日期日期封内行名和封内行名和地址地址请某人注意称呼事由We thank you for your letter of March 28. As requested, we are sending you herewith a copy of o

24、ur latest price-list for your reference. Please note that all prices are understood to be subject to our final confirmation. We look forward to your specific enquiry. Yours faithfully, Z.G. Wang Manager ZGW/bk Encl.: as stated CC: our Branch Offices P.S. Your letter of April 2 has just arrived. We w

25、ill look into the matter and reply to you soon. 正正文文表示敬意的结尾表示敬意的结尾署名署名职务职务认认人记号人记号附件附件抄送抄送附言附言n1）信头）信头n几乎每一家商业公司都用带信头的信纸来写信。信头几乎每一家商业公司都用带信头的信纸来写信。信头往往是商务信函中最显著的要素，位于信纸的最上端。往往是商务信函中最显著的要素，位于信纸的最上端。它标明信是从何处来的。它标明信是从何处来的。n信头一般包括公司的名称、地址、电话、传真、因特信头一般包括公司的名称、地址、电话、传真、因特网和电子信箱地址的等。网和电子信箱地址的等。n2）编号）编号Refe

26、rencen企业每天都要处理很多信件，因此，有必要根据交易企业每天都要处理很多信件，因此，有必要根据交易的内容、办事人或时间等来分类，以便于对商务信函的内容、办事人或时间等来分类，以便于对商务信函存档管理。存档管理。组成部分分项示例1. China National Cereals, Oils & Foodstuffs Imp & Exp Corp.8 Jianguomen Nei DajieBeijing 10005, ChinaTelephone: 86-10-6526-8888Fax: 86-10-6527-6028E-mail: Our Ref. Your Ref. 2

27、. Date: 15th November, 20-信头时间n3）日期Daten（1）按日月年排列。如 12th October, 2001或 12 October 2001（英国英语） n（2）按月日年排列 （美国英语） 这时要注意:月份和日期之间不要用标点点开,年份之前,必须用逗号点开。如：January24, 2004 日期写法注意事项日期写法注意事项n月份最好用文字，如：月份最好用文字，如： 1.2nd May, 20- 2.2 May, 20- 3.September 21st, 20- 4.September 21, 20- 5.25 Aug. 20- 6.Oct. 10, 20-

28、 n避免月份用数字，如避免月份用数字，如11/12/20-注意标点符号日日 期期位置：位置：美式：在信头和收信人名称地址之间美式：在信头和收信人名称地址之间英式：通常在收信人名称地址之下英式：通常在收信人名称地址之下 均可以齐头，也可以靠右均可以齐头，也可以靠右写法：写法：美式：月美式：月-日日-年年英式：日英式：日-月月-年年美式日期举例美式日期举例信头日期收信人名称地址英式日期举例信头收信人地址日期称呼n4）封内地址）封内地址 Inside Addressn封内地址详细指明了信件的目的地。因为信封封内地址详细指明了信件的目的地。因为信封一般不予保留，所以封内需写地址。它通常放一般不予保留，

29、所以封内需写地址。它通常放在日期下面，与左界边对齐。在日期下面，与左界边对齐。名称、地址名称、地址A UK address: Air Environmental MechanicalEquipment Limited2076 West Main StreetDevon, EX14 0RAU.K. 公司名称门牌号街道城市邮编(在国家之前) )国家中文名称、地址举例中文名称、地址举例山西财经大学山西财经大学中国山西省太原市坞城南路696号单位名称地址由大到小中国地址名称用英文写中国地址名称用英文写Sinochem Jiangsu Import and Export CorporationJiang

30、su International Business Mansion50 Zhonghua Road, Nanjing210001, P.R. China 单位名称大楼名称门牌号街道城市邮编(在国家之前）国家n中国北京广安门南街中国北京广安门南街12号号n中国北方工业公司中国北方工业公司n邮编：邮编：100053n5）注意事项）注意事项 Attention Linen通常，当封内地址不包括收件人的姓名时，可通常，当封内地址不包括收件人的姓名时，可使用注意事项来标明具体的收件人。使用注意事项来标明具体的收件人。具体收信人具体收信人n位置：位置： 1. 收信人名称地址之下收信人名称地址之下 2. 齐

31、头式靠左，缩格式居中齐头式靠左，缩格式居中 n表示的是承办本信件的具体个人或部门表示的是承办本信件的具体个人或部门 1. Attention: Mr. H. A. Donnan, Export Manager 2. Attention of Mr. Cave 3. To the attention of Mr. Liu Ming 4. ATTN: Mr. Iversonn6）称呼）称呼Salutationn称呼是对收件人打招呼。称呼是对收件人打招呼。称称 呼呼n位置：位置：必须齐头必须齐头n正规场合下常用：正规场合下常用：对男士：对男士：Dear Sir, 或或Dear Sirs,或或Gent

32、lemen:对女士：对女士：Dear Madam, 或或Dear Mesdames,n建议使用：建议使用：Dear Mr. Johnson, 或或 Dear Jack,词首字母全大写，词首字母全大写，用逗号或不用标用逗号或不用标点符号点符号GentlemenGentlemen后用冒号后用冒号7. 事事 由由n位置：位置： 1.称呼和正文之间称呼和正文之间 2.齐头式靠左，缩格式居中齐头式靠左，缩格式居中n表示的是该信函的主题表示的是该信函的主题 1. Re: Your Order No.463 2. Subject: SHEEP WOOL 3. Contract No. 89048. 信文信文

33、 Body of a Lettern信的正文是每封信中最重要的部分。信的正文是每封信中最重要的部分。n1）正文的格式：）正文的格式：一般段与段之间空一行。如一般段与段之间空一行。如果信文过长，不要将签名硬挤在信件尾处。最果信文过长，不要将签名硬挤在信件尾处。最好再使用一张纸，并在第二张纸上打印至少一好再使用一张纸，并在第二张纸上打印至少一段文字，而不仅仅是签名段文字，而不仅仅是签名。n2）正文的内容：）正文的内容：应遵循三段式结构，即开头、应遵循三段式结构，即开头、中间部分、结尾。中间部分、结尾。 9. 信尾敬语信尾敬语n位置：位置： 齐头式靠左对齐，缩格式偏右齐头式靠左对齐，缩格式偏右n正规

34、场合下常用：正规场合下常用：1.Yours faithfully,2.Yours truly,3.Faithfully yours,4.Truly yours,n建议使用：建议使用：Yours sincerely, 或或 Sincerely yours第二个单词小写，第二个单词小写，结尾用逗号或不结尾用逗号或不用标点符号用标点符号称呼与结尾敬语的对应关系称呼与结尾敬语的对应关系Salutation Close Occasion Dear Sir(s) Dear Sir or Madam (Mmes) Yours faithfully Faithfully yours Standard and

35、formal closure Gentlemen Ladies/Gentlemen Yours (very) truly Very truly yours Used by Americans Dear Mr. Malone Yours sincerely/ Sincerely Best wishes (U.K.) Best regards/ Regards (U.S.) Less formal and between persons known to each other 建议使用10。落款。落款结尾敬语手写签名打印签名职务 公司名称11。附件。附件n位置：位置： 落款之下，左对齐落款之下，左

36、对齐n说明该信件有附件说明该信件有附件 1. Enclosure 2. Enc. 3. Encl. As Stated 4. Enclosure: Brochure12。抄送。抄送n位置：位置： 附件之下，左对齐附件之下，左对齐n表示该信件同时抄送给他人表示该信件同时抄送给他人 1 明 抄 ：明 抄 ： c c M a r k e t i n g Department 2. 暗抄：暗抄：bcc Mr. Simpson Carbon copy,Carbon copy,收信人知道收信人知道被抄送被抄送Blind carbon copy,Blind carbon copy,收信人不知道被抄收信人不知

37、道被抄送，只出现在发给送，只出现在发给被抄送人的信件里被抄送人的信件里n13）附言）附言n在商务信件中，附言通常用于作为强调某件事在商务信件中，附言通常用于作为强调某件事的一种手法，一般以的一种手法，一般以P.S.开头。开头。We thank you for your letter of March 28. As requested, we are sending you herewith a copy of our latest price-list for your reference. Please note that all prices are understood to be su

38、bject to our final confirmation. We look forward to your specific enquiry. Yours faithfully, Z.G. Wang Manager ZGW/bk Encl.: as stated CC: our Branch Offices P.S. Your letter of April 2 has just arrived. We will look into the matter and reply to you soon. 正正文文表示敬意的结尾表示敬意的结尾署名署名职务职务认认人记号人记号附件附件抄送抄送附言

39、附言Parts of a Business Letter 信件组成部分信件组成部分Essential Parts 必要部分必要部分1. The letterhead 信头信头2. The date line 日期日期3. The inside name and address 收信人名称地收信人名称地址址4. The salutation 称呼称呼5. The body of the letter 信文信文6. The complimentary close 结尾敬语结尾敬语7. The signature 落款落款Optional Parts 附加部分附加部分8. The attention

40、 line 具体收信人具体收信人9. The subject line 事由事由10. The reference notation 案号案号11. The enclosure 附件附件12. The carbon copy notation 抄送抄送13. The postscript 附言附言14. 信封格式 信封格式不一信封格式不一, 根据收信人名称地址的根据收信人名称地址的写法通常分两种格式：写法通常分两种格式： 缩进格式缩进格式：收信人名称地址逐行右缩：收信人名称地址逐行右缩 齐头式齐头式：收信人名称地址左端对齐：收信人名称地址左端对齐缩格式举例写信人名称地址收信人名称收信人名称地址

41、：地址：逐行右逐行右缩缩齐头式举例CHINA NATIONAL CEREALS, OILS AND FOODSTUFFS IMP & EXP CORP. 11th Floor, Jingxin Bldg. 2A Dong San Huan Beilu stamp Beijing, Peoples Republic of China EL MAR PACKING COMPANY 12 MAIN STREET, FRESNO CALIFORNia, USA Confidential Par Avion 写信人名称地址收信人名称地收信人名称地址：左端对址：左端对齐齐三、传真Facsimilesn1.传真的特点传真的特点n传真是一种方便、快捷的通讯方式，运用广泛。传真是一种方便、快捷的通讯方式，运用广泛。n它具有使用简单方便、传送内容丰富和价格便宜等特它具有使用简单方便、传送内容丰富和价格便宜等特点。点。三、传真三、传真 FacsimilesSmith Bros.co.Ltd 120 Estover Road,Playmouth,UK Tel: 5482203 Fax:5482673 Date: May 20,2004FAXTo:Shanghai Jinxi Imp.&Exp.CorpATTN: Wu Ying,