物流英语(第二篇第一单元)

1、Part Logistics Business Correspondence第二篇 物流商务信函Unit OneBasic knowledge about Business L第一单元 商务书信基本知识 Pre-reading questions:1. How about the writing format of Chinese letters?2. In your opinion, is there any difference of writing format between English and Chinese letter? If there is, whats that?Wha

2、t is business letter?Business letters (including commonly-used E-mails now) are correspondences between companies which represent companies personality indirectly so that it is essential to write letters in a proper way. 什么是商务书信？什么是商务书信？ 商务书信（包括当今常用的电子邮件的形式）是公司之间往来的信函，间接代表着一个公司的形象，所以使用一种良好的体裁或形式是非常必

3、要的。 The Superscription Print the receivers name and address in the bottom right-hand corner. And write the senders name and address at the top left corner which was always printed already for special ones. The stamp is at the top right corner. And the category of mails is in the bottom left-hand 信封的

4、写法信封的写法 收信人的姓名、地址写在信封中央偏右下的地方，打印上去，一般不要手书。发信人的地址位于信封左上角，一般的专用信封上已印好此项内容。邮票贴在右上角，而左下角则可附加说明该信函的类别。Different kinds of mails: Ordinary Mail By Air Mail(Par Avion)Registered(Reg./R) Express Express Delivery Express Mail Service(EMS) Sample Printed Matter Local Urgent 表示信件类别的信封标志：表示信件类别的信封标志： Ordinary Ma

5、il 平信 By Air Mail(Par Avion) 航空 Registered(Reg./R) 挂号 Express 快件 Express Delivery 快递 Express Mail Service(EMS) 特快专递 Sample 样品 Printed Matter 印刷品 Local 本地 Urgent 急件Styles of English Business Letter 1. Block style：all paragraphs should begin flush with the left margin except the letter head which is a

6、lways printed in the top middle of the letter.2. Semi-block style: date and references are on right for the convenience of file and searching; complimentary closing and signature are in the middle with letter head and the others are on the left.3. Intended style is alternative one of the above two s

7、tyles with five to six spaces intended from the margin. 商务书信的形式商务书信的形式 1.齐头式: 除了Letterhead已印制于公司专用信纸的中央顶端，其他各项则集中于信纸的左端。 2.混合式：混合式把date（日期）和references（参照号）的位置固定在右边，以便归档、检索；complimentary closing（结束语）、signature（签名）同信头一起放中间去，其余部分放在信纸左端。 3. 缩行式：缩行式可以选择以上两者任意一个形式，只有正文起头处想内缩五、六个空格。date（日期）complimentary cl

8、osing（结束语）、signature（签名）放在右边。Components of English Business Letters 1. Letter head 2. Reference number 3. Date 4. Inside address 5. Attention the operators name 6. Salutation 7. SComponents of English Business Letters 8. Main body 9. Complimentary closing 10. Signature 11. Identification marks 12. E

9、nclosure 13. Carbon copy（C.C.） 14. Postscript (P.S.)商务信函的构成要素商务信函的构成要素 1.信头：信头事先印就，表示发信人的公司名称及地址。它还包括电话号码、电报挂号、专用电码（code）、电传和传真号码以及经营业务范围等。2.参考号码/编号：写信人为了便于归档分类而编的号。如：Our Ref.3.日期：日期与信头相隔三至六行。缩行式函中日期在信头下的右上角；齐头式函则在左上角。如：2nd March,2002/2 March,2002 或 March 2nd ,2002/March 2,2002。4. 信内地址：指收信人的姓名和地址。英文

10、信地址包括4部分：门牌号码和街（路）名；城市；县、州（省）名及邮政编码（post code or zip code）；国名。礼称甚多，男用“Mr.”或“Esq.(esquire)”,女用“Miss”、“Mrs.”或“Ms.”。 “Mr.”置于姓名前，而“Esq.”则在姓名之后，并加逗号，如：Mr. H. Jackson; H. Jackson, Esq.。5.经办人的姓名。商务信函的构成要素商务信函的构成要素 6.称呼：难以确定对方性别可用“Dear Madam or Sir”。若致函某个人如John Jackson 先生，则可用“Dear Mr.Jackson”。当收信人拥有某些特殊头衔时，

11、应称呼其相应的头衔。如：Dr.(Doctor),Prof(Professor),Sir, Rev.(Reverend)等。Messrs.是Mr.的复数形式，它被用来称谓两个或两个以上的收信人，如（Messrs. Paul Smith &Macdonald Evans） 或是以人名命名的公司，如：（Messrs. Williams & Co.）7.主题：业务函一事一函为好，可在称呼下方两行的中央打标题加底线。如： Subject: Short-weight claim,2000M/T Aliette.8. 正文：通常的业务函首段回顾前函，中段转入本题，末段提出要求。通篇上下应注意三点：明确、简洁

12、、达礼。9. 结束语：尾词表示信的结束。英国多用“Yours faithfully”,美国则为“Yours truly”或“Sincerely yours”。10. 签名：手签，在签字下方打上签字人姓名、职务。若某雇员代负责人签，应注以per procreation；per pro；P. pro. 或P. P.以示代理，如：per pro: Guangzhou Trading Company。商务信函的构成要素商务信函的构成要素 11.识别记号：写上书信者与打字员姓名的头一个字母。如：RI/WN。 12.附件：随信同寄有附件。简写为Encl. 或Enc. 如：Encls:4 Invoices。

13、 13.副本抄送：写信人如需将本函抄送有关人或单位，可以在签名左下方打上c.c.字样并注明抄送单位如：c.c. Bank of America, Washington。 14.（P.S.）附笔：补充说明内容。The Three Cs for Business Writing 1. Courtesy 2. Clarity 3. C商务信函三原则商务信函三原则 1. 礼貌 不必在信函中过分强调礼貌的重要性。其中迅速是最重要的。严格遵守时间受到那些厌恶长时间等待的顾客的欢迎。 与此相抵触肯定是错误的。商务活动中肯定存在差异，但是运用外交手段和策略可以克服和解决，不会出现误解。2. 清楚 首先，必须确

14、认信函意思清楚，不会引起误解。信函意思模糊会给双方都带来麻烦，而解释不可避免会浪费时间。 其次，当你确定要说的话后用简洁明了的言语来表达。商务信函语言表达必须直接简要。3. 简洁 信函简洁不一定简短。有时候一封信要说一堆事情，篇幅肯定长。如果简洁和礼貌产生了冲突，那么简洁需要让让步。一般来说，短句子要比长句子更清晰准确。Complete the tasks 1. Write your address in English. 2. Write an application letter to Mr. Smith the manager of the personnel department of

15、 ABC Logistics CTasks格式：齐头式格式：齐头式/混合式混合式/缩行式缩行式信头：本人名字和地址信头：本人名字和地址封内地址：美国纽约市第封内地址：美国纽约市第50大街大街10号号Harper & Row出版公出版公司司 John Morris 邮编：邮编：NY10022写信日期：实际日期写信日期：实际日期信文内容：信文内容：o 从朋友处看到从朋友处看到成功的商务沟通成功的商务沟通一书。一书。o 为提高写作水平欲购一本。为提高写作水平欲购一本。o 请出版商尽快告知付款方式请出版商尽快告知付款方式o 希望希望9月底收到此书月底收到此书 xxx xxx xxx Mr. John

16、Morris Harper & Row Publishing, No. 10 Fiftieth Avenue, New York, NY10022 U.S.A Helena White OSullivan Building Baltimore, Maryland 10026 USA Our Ref.: Your Ref.: September 17th,2014 Mr. John Morris Harper & Row Publishing, No. 10 The Fiftieth Avenue, New York, NY10022 Attention: Mr. Joe Green Dear Mr. Morris, Ive read the book Successful Business Communication at my