高效的时间管理

1、 时间的特性时间的特性 对时间的分析对时间的分析 时间管理分析方法时间管理分析方法前言前言时间的相关定义时间的相关定义 80/2080/20原则原则 目标目标ABCABC原则原则 四象限法则四象限法则第一部分第一部分时间管理的原则时间管理的原则 目标与计划管理目标与计划管理 有效的自我有效的自我第二部分第二部分高效时间管理高效时间管理的方法的方法 有形的有形的 ( ( 自觉的自觉的) )1. 1. 接听电话接听电话6. 6. 沟通不足沟通不足2. 2. 打电话打电话7. 7. 办公室政治办公室政治3. 3. 会议会议8. 8. 资源不足资源不足4. 4. 打扰打扰9. 9. 阅读文件及邮件阅读

2、文件及邮件5. 5. 官僚作风官僚作风10. 10. 交通堵塞交通堵塞无形的 ( 不自觉)1. 欠缺周详计划6. 拖延2. 不懂分辨轻重缓急7. 善忘3. 过分注重细节8. 不懂授权4. 犹疑不决9. 欠缺组织5. 不懂得说不10. 健康欠佳1.1.2.2.3.3.4.4.5.5.v 以原则为重心，配合个人对使命的认知，兼顾重要性与急迫性，强调产品与产能的齐头并进；v 有效个人管理的六个标准： 1. 一致：使命与价值观、角色与目标、重点与计划、欲望与自制等应合谐一致； 2. 平衡：人应在事业、财富、生活、奉献等方面平行发展； 3. 有重心：以一周为单位订计划，每天应各有不同的优先目标，但要相互

3、呼应；最有价值的事先做； 4. 重人性：个人管理的目的在人而不在事； 5. 有弹性：应可因个人作用和需求的变化而调整； 6. 携带方便：管理工具应便于携带，随时记录与调整柯维时间管理法柯维时间管理法测验参见参考资料中时间管理测试汇总 总结你的时间掌控总结你的时间掌控1216“yes” 救命救命！你在时间管理上需改进812“yes” 48 “yes”04“yes”当心！当心！你需要重新审视你的时间行动指南可以可以！方向正确，但需要提高冲劲恭喜！恭喜！坚持并保留你的方法毫无弹性毫无弹性无法蓄积无法蓄积无法取代无法取代不能再生不能再生时间的特性时间的特性把每天要做的事列一份清单确定优先顺序，从最重要

4、的事情做起每天都这么做2个月后收到了25,000$的支票，说明了 什么？18:4718:47v人生人生7070古来稀，（假设你能活到古来稀，（假设你能活到100100岁）。岁）。请写出你签写前面表格的直接感受请写出你签写前面表格的直接感受v 你打算如何去度过？你打算如何去度过？时间价值分析法时间价值分析法v 时间价值表时间价值表：年收入（万元）年工作时间（天）日工作时间（小时）每天价值（元）每小时价值（元）每分钟价值（元）2254878.749.840.1642548157.4819.680.3362548236.2229.520.4882548314.9639.360.66102548393

5、.7049.200.80生理节奏法生理节奏法v 注意研究你精力最充沛、脑子最清楚的时段，在此时注意研究你精力最充沛、脑子最清楚的时段，在此时段做最有价值的事；段做最有价值的事；v 注意研究你注意力集中的时间有多长，在此时间内解注意研究你注意力集中的时间有多长，在此时间内解决问题；决问题；v 该休息的时候一定要休息，在你感到疲倦之前就休息，该休息的时候一定要休息，在你感到疲倦之前就休息，你每天清醒的时间，就多增加了你每天清醒的时间，就多增加了1 1小时。小时。v 以原则为重心，配合个人对使命的认知，兼顾重要性与急迫性，强调产品与产能的齐头并进；v 有效个人管理的六个标准： 1. 一致：使命与价值

6、观、角色与目标、重点与计划、欲望与自制等应合谐一致； 2. 平衡：人应在事业、财富、生活、奉献等方面平行发展； 3. 有重心：以一周为单位订计划，每天应各有不同的优先目标，但要相互呼应；最有价值的事先做； 4. 重人性：个人管理的目的在人而不在事； 5. 有弹性：应可因个人作用和需求的变化而调整； 6. 携带方便：管理工具应便于携带，随时记录与调整柯维时间管理法柯维时间管理法v 有效个人管理的四个步骤有效个人管理的四个步骤 确定角色：确定角色：确定你认为重要的角色；确定你认为重要的角色； 选择目标：选择目标：分别为每个角色确定未来一周要分别为每个角色确定未来一周要达成的目标；达成的目标； 安排

7、进度：安排进度：为这些目标确定完成时间；为这些目标确定完成时间； 逐日调整：逐日调整：每日清晨依据行事历，安排一天每日清晨依据行事历，安排一天做事的顺序。做事的顺序。 时间的特性时间的特性 对时间的分析对时间的分析 时间管理分析方法时间管理分析方法前言前言时间的相关定义时间的相关定义 80/2080/20原则原则 目标目标ABCABC原则原则 四象限法则四象限法则第一部分第一部分时间管理的原则时间管理的原则 目标与计划管理目标与计划管理 有效的自我有效的自我第二部分第二部分高效时间管理高效时间管理的方法的方法 n20%20%的工作占整个工作的工作占整个工作80%80%的价值的价值n集中集中80

8、%80%的精力做好的精力做好20%20%的工作的工作n投入投入20%20%的精力做另外的精力做另外80%80%的工作的工作n20的人掌握 的资源；n你书架上的书有 是你经常阅读的？n找出 关键问题，把80的精力放在上面；n把80的时间花在 重要的事情上，把80不重要的事情授权給别人去做。n列出全部工作项目列出全部工作项目n对工作按价值进行分类对工作按价值进行分类n分配自己的时间和精力分配自己的时间和精力常见误区：面面俱到都想做好完全主义都想做完平均分配时间和精力原则一：原则一：80/2080/20原则原则( (柏拉图原理）柏拉图原理）将大多数时间投入在能带来更高回报的工作上。将大多数时间投入在

9、能带来更高回报的工作上。运用柏拉图原理的三个步骤：运用柏拉图原理的三个步骤：确认要达成的确认要达成的目标目标确认达成目标下的确认达成目标下的关键重要活动关键重要活动重新安排时间，将重新安排时间，将更多时间更多时间投入在关键重要活动上投入在关键重要活动上A A：必须做的必须做的B B：应该做的应该做的C C：暂时可以不做的暂时可以不做的 原则三：四象限法则原则三：四象限法则( (优先原则）优先原则） 把每天要做的事列一份清单把每天要做的事列一份清单 确定优先顺序，从最重要的事做起确定优先顺序，从最重要的事做起 每天都这么做每天都这么做重要重要紧急紧急重要重要紧急紧急重要重要紧急紧急准备工作建立与

10、学生的关系学生干部的培养部门管理工作个人成长、学习危机有限期的任务安全事故重要重要紧急紧急不速之客不速之客某些会议某些会议某些电话某些电话很多流行活动很多流行活动打发时间的工作看报纸闲聊赌博看肥皂剧重要：你个人觉得有价值且对你的使命、价值观及首要目标有意义的活动。紧急：你或别人认为需要立刻处理的紧急事件或活动。活在第活在第IIII象限象限65-80%65-80%20-25%20-25%1%1%15%15%高效能人士的时间安排高效能人士的时间安排普通人的时间安排普通人的时间安排25-30%25-30%50-60%50-60%15%15%2-3%2-3%一般人群一般人群高绩效人员高绩效人员最大时间

11、管理迷思：最大时间管理迷思： 重要但不紧迫的事重要但不紧迫的事 30重要，重要，非紧急非紧急重要重要紧急紧急非重要非重要非紧急非紧急大多数人的做事习惯；穷于应付大多数人的做事习惯；穷于应付M1M1重要，紧急重要，紧急M3M3非重要非重要紧急紧急重要，重要，非紧急非紧急重要重要紧急紧急M3M3非重要非重要紧急紧急M2未能有效控制，M1扩大M1M1重要，紧急重要，紧急M4M4非重要非重要非紧急非紧急n不要总是做灭火员，尤其是灭自己的火；nII做得多了，I就自然做得少了；n寻求调整自己情绪的有效办法，提高工作效率；n比做“紧急且重要的事情”更重要的是把重要的事变成紧急的事去做；n勤于计划。好记性不如

12、烂笔头，并学会分解大的计划；n尽量将每件事情一次性做对。1.批改学生作业2.下个月要组织学生春游，打电话询问下个月的天气情况3.编写教案4.联系朋友，商量共进晚餐事宜5.浏览桌上堆积如山的教育杂志6.为下个月的教师研讨业务会议准备口头报告7.参加下午2点举行的会议，但议题不明8.与同事交流如何提高自己孩子学习成绩的方法9.据传自己任教的班级里某一学生有不良品行问题 请根据您认为的重要和紧急程度把这些任务分配到四象限中 时间的特性时间的特性 对时间的分析对时间的分析 时间管理分析方法时间管理分析方法前言前言时间的相关定义时间的相关定义 80/2080/20原则原则 目标目标ABCABC原则原则

13、四象限法则四象限法则第一部分第一部分时间管理的原则时间管理的原则 目标与计划管理目标与计划管理 有效的自我有效的自我第二部分第二部分高效时间管理高效时间管理的方法的方法 目标及其设定为什么要设定目标让生活的方向有一种目标感克服懒惰的心态专心致志产生热忱区分事情的轻重缓急节省很多时间,把时间摆在最有生产力的地方.可以省钱确认价值重要性有了目标以后,会提高有助于成长和进步主导价值观主导价值观角色角色目标目标Specific具体的 -目标具体明确，例如“我想要 当主任、得到硕士学位”等Measurable可衡量的 -效果可衡量，有助于衡量进度和观察结果Attainable可达到的 - 有挑战性的、通

14、过努力可达到的Relevant相关性 -目标要和该岗位工作职责相关联 Time-bound时限性 - 目标有时限性。教学质量目标：本年度本班期末考试成绩年级排名不低于第二名。师生关系目标：与班内至少8名同学成为朋友。个人发展目标：到8月15日完成我的下五年的职业发展计划，并在以后12个月内列出时间表,以确保目标的实现。 每个人写出一个自己将要完成的工作目标，注意运用SMART原则。目标设定与分解练习n写下任务n估计做事的时间长短n留些缓冲的时间给未预见的事情(60/40规则)n确定优先顺序,简化及授权n追踪与检讨你可以对第二天有较好的心理准备集中到重要事情上借着任务整合,合理的达成你想要得目标你可以控制你的人生目标或年度目标的进度养成良好的工作习惯养成良好的工作习惯个人管理个人管理团队管理团队管理n办公促效法n建立有效的办公环境n高效处理文档n善用零散时间n沟通促效法n处理干扰的原则n克服拖延n授权高效处理文档高效处理文档优化文件处理流程优化文件处理