项目文件的管控

1、工程文件的管控目录摘要：4一、文档限制中需明确的四个方面51、 做什么52、 谁来做53、 怎么做64、 如何限制6二、定义61工程文件：62工程治理文件：63采购文件：64厂商交工技术文件75工程文控中央：7三、工程文件分类及限制流程：73.1 、工程根底资料73.2 工程治理文件73.3 设计文件83.4 采购文件83.5 厂商文件93.6 厂商交工技术文件9四、工程文件治理与限制的重要性10五、工程文件治理限制难度及关键点115.1、 唯一接口115.2、 程序的执行115.3、 留底125.4、 签字确认125.5、 存档125.6、 电子邮箱12六、责任权限126.1、 责任权限：1

2、36.2、 工程经理：136.3、 工程设计经理：136.4、 采购经理：136.5、 质量工程师：146.6、 工程文控经理14七、工程文件治理限制常用电子软件147.1、 ProjectWise147.2、 edoc2文档治理系统147.3、 SecGateway文档治理系统15八、文件平安与保密的管控158.1、工程机密文件及信息主要涉及以下六个事项15九、总结：16十、参考文献：16摘要：随着国际承包市场不断扩大,国内企业对内对外承包的工程工程越来越多,尤其国际工程承包市场愈发呈现出全球化开展态势,工程的规模、范围和开放度逐步扩大,工程工程越发大型化、复杂化,工程所在地的政治、技术、文

3、化经济体制情况各有不同,导致国内企业对工程工程治理的限制难度不断增加,而工程文件的管控又是整个工程执行过程中一个必不可少的环节,是国内企业工程治理走向科学化、专业化、国际化的重要表达标准.工程治理体系主要含规划体系、实施体系、改良体系三局部,而文件的管控与三个体系相互支撑、相互促进,密不可分,不但保证了工程的有序执行,同时也为进一步提升企业的工程治理水平打下了坚实的根底,本文主要以EPC工程为例较详细的阐述了工程文件治理内涵、重要性和相关文件限制知识.关键词：工程文件分类、限制流程、文档限制重要性一、文档限制中需明确的四个方面在整个工程工程治理中,文档限制涵盖了工程工程设计、施工、管控和调解的

4、各个方面,它对于国际工程工程的质量保证和监管提供了必要的书面材料.文档限制要点主要是建立完善的文档一体化与现场限制体系,搭建基于工程工程治理的文档限制平台,完善文档限制的编码规那么和命名标准.1、做什么工程文件的管控具体需要做什么工作呢,这是我们首先要明白和解决的问题.大家需首先要对执行工程由总体熟悉,还要明确每个人在工程执行过程中的输入条件是什么,需要经过哪些操作和工作,输出成果额阶段成果又是什么,对于专业技术文件取舍要清楚,对于工程文档限制程序要清楚,在实施过程中工程文件限制的操作标准和考前须知等也要弄明白.2、谁来做明确各工程角色和智能是整个工程能否顺利实施的一个重要保证.因此文档限制程

5、序要明确各角色在文档限制中的主要责任是什么,保证每项工作责任到人.3、怎么做在文档限制体系中不仅要给出具体工作流程,阐述主要工作的步骤,而且要明确具体操作规那么以保证工程执行过程的一致性和完整性,预防人为因素带来的工程执行风险.4、如何限制在工程执行过程中难免会遇到各种因素的干扰和影响,遇到这样那样的问题,关键是如何解释发现,妥善处理问题,如和进一步完善限制程序,发现执行偏差应该采取什么样的限制流程,有谁完成有效限制等问题.二、定义1工程文件：是建设工程在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件.2工程治理文件：在工程执行过程中产生的合

6、同文本、工程规定、内部条件、 、信函、电子邮件、备忘录、会议纪要、工程进方案/费控周、月报、工程执行方案等.3米购文件：是自设计提出材料请购需求开始,经询价、报价、评标、定标、澄清、签订合同、厂商文件评阅、厂商文件交工、设备催交检验、运输、测试安装,最终保证设备试车成功,整个过程中的所有文件.4厂商交工技术文件是指工程总承包单位或设计、施工、采购等承包单位按国家现行的施工验收标准以及股份公司和专业公司有关规定,在施工和治理过程中所积累的并在工程交工时移交建设单位的工程交付、平安质量、使用性能及竣工图等质量见证文件的统称.5工程文控中央：是工程各类文件归口部门,信息处理、临时存储的场所,各工程应

7、依据工程规模组建工程文控中央,配备相应文控工程师、办公家具、IT设备.三、工程文件分类及限制流程：工程根底资料、工程治理文件、设计文件、采购文件、厂商文件、施工文件、开车文件、声像文件.工程文件的治理限制流程3.1 、工程根底资料主要是对工程前期文件的收集,如环境、水资源、职业病危害以及地震平安性的报告及批复；尤其如工程任务书、HAZOP分析报告、协议委托书以及工艺包等文件更要妥当保存备用.将以上文件分类整理装册,贴侧签,做卷内目录由工程部文控中央统一负责保管！3.2 工程治理文件其主要文件有： 、信函、会议纪要、工程进度报告及完工总结.首先文控人员将已按标准格式模版编制好的 信函等文件做好对

8、内传送单编号后提交至工程组由工程经理或设计经理审核签字；将签字好的文件下发至对应人员,同时更新文件索并扫描后放入效劳器,原件留存于文控中央保管提供利用3.3 设计文件关于设计文件,本文重点详示下施工图与竣工图文件的治理与限制施工图：根据各专业提供的图纸目录整理施工图纸文件,文控中央认真核对文件的图纸编号、图纸版次、名称、签署、图框图签是否正确,以及图面质量是否清楚,核对后交于工程经理或设计经理批准,期间可根据具体情况,也可先入库归档,待档案室验收后再进行复印整理等.将复印装订好的图纸加盖工程文件发布章依据工程实际规章加盖在蓝图还是底图,在准备硬拷贝的同时,准备一份电子幅员纸文件,电子版文件必须

9、与图纸命名编号等一一对应,保证图纸文件的唯一性.编制正式工程对外传送单经工程经理签发发至业主、现场或相关单位,最后文控人员应按专业、装置进行分类组卷更新文件索引,将所有文件电子版上传至文件治理系统软件提供利用保存至工程结束.至于竣工图需特别注意的是装订后要加盖工程验讫章以及竣工图专用章！3.4 采购文件根本流程：询价文件中的技术局部MR文件由设计专业人员完成,终版询价文件由采购工程师将设计和商务局部汇总,经采购经理/协调员审核确认后,发送纸版或电子文件给相应的厂商,文件的复印、装订、邮寄由文控人员协助完成.厂商在收到总包发出的询价文件后,必须在报价截止时间前将密封完好的报价文件送达采购经理/采

10、购工程师.在报价截止日期过后,采购经理/采购工程师组织开标、评标、澄清、谈判、确定中标厂商.其中,形成的技术评标报告TBA由设计专业人员负责完成,商务评标报告CBA由采购专业人员负责完成.TBA、CBA文件经采购经理、工程经理批准后,由文控工程师协助将开标记录、评标报告、澄清会议纪要、中标通知书等过程文件扫描上传至工程数据库并存档.采购经理/采购工程师根据技术评标报告、商务评标报告准备订货版询价文件,签订订货合同.采购文件分专业以订单号或询价文件号进行立卷治理,根据询价、报价、评标、澄清文件、厂商联络文件先后顺序整理、编制卷内目录,相应的电子文件要求上传工程数据库.需注意：Venderlist

11、厂商长名单和Bidderlist厂商短名单、TBA技术评价表、CBA商务评价表必须要有工程经理批准确认.所有采购过程文件必须依据订单号或询价文件号进行分类治理,另厂商的报价文件应及时组卷归档,以备审计.由采购工程师跟踪保密协议的签署,保证有效性.3.5 厂商文件根据限制过程,厂商文件分为两个阶段厂商过程文件和厂商交工文件厂商过程文件包括厂商文件交工前对所有过程版次文件评阅的限制及治理.工程文控人员务必做好厂商过程资料提交状态表,表中主要有但不仅限于厂商文件的评阅状态,文件往来收发的时间,厂商的名称和订单号,文件版次,图纸编号等.工程文控人员及时更新此文件状态表,尤其对往来的文件资料的评阅意见格

12、外标注其时间及文件属性.3.6 厂商交工技术文件执行合同的采买工程师及采购文控工程师负责接收供货厂商提交的交工文件,并对照技术协议审核其完整性,是否符合业主对于交工文件装订成册的要求,以及设计文件的版次是否正确、签字是否齐全进行审核,符合要求后通知厂商根据业主要求的份数邮寄至业主工程部接收确认.而电子版交工文件是利用经过打印且签字和盖章后的纸版交工文件扫描后刻制的光盘电子版交工文件须与纸版交工文件完全一致四、工程文件治理与限制的重要性4.1、 重要性在工程执行过程中,对工程文件进行标准、准确、高效的限制和治理,促进文件限制工作更加标准化、专业化、职能化,使工程文件能够更加有序性、可限制性、可追

13、溯性,到达竣工验收的要求,促进工程治理,保证工程进度.工程建设根本程序以EPC为例工程建议书可行性研究报告现场施工实施准备生产准备投产试运行技术引进施工图设计详细设计竣工验收总体设计初步设计根底设计后评价从工程建议书开始至最后的验收评定中间过程中会有大量的工程文件,施工合同,采买合同、设计变更、施工图、竣工图,施工方案,厂商交工文件、中间交接记录等等这些文件都是工程中必不可少的重要凭证,良好的文档管控好比工程执行过程中润滑剂1作为治理完善的工程文档,治理者完全可以依顺它的轨迹看清整个工程进展的脉络,同时通过对阶段性文档的把握使整个工程质量得到很好的掌控,指定一套完整有序的工程文档治理限制规定对

14、工程执行十分必要,其作用有以下六个方面.其一,它是工程治理者了解开发进度、存在的问题和预期目标的治理依据.第二,大多数EPC工程设有不同的装置如炼油版块.文档治理限制那么是不同装置之间往来联系的重要凭证.第三,提供一套完整清楚的文档,会很大保证了工程开发的质量.第四,工程文档是系统治理员、操作员、用户、治理者和其他相关人员了解系统如何工作的培训与参考资料；第五,工程文档将为系统维护人员提供维护支持；第六,工程文档作为重要的历史档案将成为新工程的开发资源.五、工程文件治理限制难度及关键点以云南13000万吨/年炼油工程、国内单系列炼油规模最大,涉及工程主项装置多达69个,上百个供给商,5个主设计

15、院分包设计,业主多个PMT团队进行治理.对于总包而言对这样一个大而复杂的EPC工程进行系统全面的文件治理限制难度还是很大的.那么我们如何完成有效的限制呢,主要来说就是要抓住限制点.5.1、 唯一接口文控中央作为工程部对外唯一接口,所有工程文件必须通过文控中央来进行处理.5.2、 程序的执行文控中央根据业主制定的文件要求,完成编制统一的图纸文件发送程序以及最终竣工文件编制要求,由工程总负责人批准并得到业主工程部确认后下发至各分包院及各厂商按此程序执行5.3、 留底文控中央务必留存好文件往来的发送记录信函, 、变更报告,评审意见,图纸等等并编制文件状态登记表,及时更新定期发各部门查阅.5.4、 签

16、字确认所有文件信息的往来传送与接收务必需由签字确认记录如对业主、厂商、各分包、总包单位等,以免查无所依.5.5、 存档工程执行过程中的所有文件必须保存一套完整的电子版PDF,而图纸类文件、设计变更、重要设备的质量证实文件、订货合同等这些重要文件,文控中央必须留存一份原件,后期档案验收,结算等非常有必要！5.6、 电子邮箱需设置专用工程邮箱,电子邮件的收发,与业主、厂商、施工单位、分包商往来的电子邮件均要通过专用邮箱处理六、责任权限大工程的组织机构图公司主管领导工程总经理6.1、 责任权限：以下描述仅定义说明与工程治理文件限制相关的职位责任,不代表此岗位的全部责任权限.6.2、 工程经理：负责整

17、个工程程序文件的审批,及重要文件的签署工作,并对全体工程成员予以监督跟进,保证文件治理体系系统顺利执行.6.3、 工程设计经理：负责所有工程设计文件的审阅和批复工作,对各专业设计人员对文件治理规定的认真实施与否予以监督指正,保证文件治理限制细那么的执行,保证设计文件的质量,尤其是图纸类文件.6.4、 采购经理：负责全部工程采购文件的审阅、签发工作；保证厂商文件往来信息准确,程序顺畅.监督其下属采买人员按工程文件限制规定标准采购文件治理,核准厂商文件编号规定6.5、 质量工程师：主要负责工程的标准标准格式、图签审批工作,监督全体工程成员使用.负责组织工程部内部的质量会议,完善文件限制治理流程,提

18、交有关记录；负责各单位接口文件质量的治理工作.6.6、 工程文控经理负责工程文控中央的建立、运行和维护,包括软件的安装使用、文控体系的筹划实施和优化工作.负责文件限制程序的编制,工程文件编号规定的编制,并保证其顺利应运在工程执行过程中.负责组织文控人员的培训工作.七、工程文件治理限制常用电子软件7.1、 ProjectWise提供了一个流程化、标准化的工程全过程(生命周期)治理系统,保证工程的团队、信息根据工作流程一体化地协同工作过程.并且为工程工程内容的治理提供了一个集成的协同环境,可以精确有效地治理各种A/E/C(Architecture/Engineer/Construction)文件内

19、容,并通过良好的平安访问机制,使工程各个参与方在一个统一的平台上协同工作.7.2、 edoc2文档治理系统通过edoc2企业可以更高效地治理文档的整个生命周期：创立、修改、版本控制、审批程序、存储、查询、重用以及归档.edoc2完整的产品线可以适应任何规模和复杂程度的公司体系.7.3、 SecGateway文档治理系统从文件在企业的使用流程入手,将数据泄露防护与企业现有OA系统、文件服务系统、ERP系统、CRM系统等企业应用系统完美结合,对通过网关的文档数据进行透明加解密工作,有效解决文档在脱离企业应用系统环境后的平安问题.为企业部署的所有应用系统提供有效的平安保证.2八、文件平安与保密的管控任何工程都会有秘密资料,而此关系到工程参建方的权利和利益,必须要依照特定程序的规定,在一定时间内只限一定范围的工程人员知悉的事项,文件保密在工程保密过程中起着至关重要的作用,所有工程人员必须且都有保守工程秘密的任务8.1、 工程机密文件及信息主要涉及以下六个事项1、 涉及工程重大决策中的秘密事项.2、 尚未辅助实施的工程规划、方案、决策等3、 工程内部掌握的合同、技术协议、可行性报告、商务报价等信息4、