公文写作与行文规范

1、 公文写作公文写作 与与 行文规范行文规范 公文的概念即公务文书，是国家机关及其他社会组织在行使职权和实施管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是进行公务活动的重要工具。 文字上：字词准确精练，语法严谨规范； 内容上：观点客观鲜明，材料充分有力； 形式上：文种选用正确，格式符合规范； 程序上：严格遵照流程，沟通协调到位。 不明觉厉不明觉厉人艰不拆人艰不拆 党政机关使用的文种主要有15种，即：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。 公文种类 指导工作，传达意图。 联系工作，交流情况。 请示工作，答复问题。 总结工作，推广经验。 记载

2、工作，积累史料。 公文的作用从行文角度讲，文种使用应注意把握以下几个原则：1.行文必须要有行文文种。2.使用的文种必须是“法定文种”。3.行文不仅要用“法定文种”，而且要使用与行文关系吻合、与行文方向一致、与公文内容相符的文种。文 种 使 用 要 正 确文种选用常见的几大问题（单位）关于报送（单位）关于报送 20122012年工作年工作总结总结及及20132013年工作年工作要点要点的的报告报告1.缺少文种（单位）关于报送（单位）关于报送 20122012年工作年工作总结总结及及20132013年工作年工作要点要点2.使用非法定文种（单位）关于（情况）的汇报（单位）关于（工作）的实施方案（单位

3、）关于的（工作）计划（单位）关于（问题）的建议（单位）关于（问题）的答复 总结、方案、计划、规划、纲要，以及规章制度类的条例、规定、办法、规则、准则、细则等，不能直接行文，若要行文，需用“法定文种”作载体。一般来说，将其报送上级机关阅知的用报告，报请上级机关审定的用请示，提请同级人大审议的用议案，印发下级机关执行和知晓的用通知。 行文文种必须是 “法定文种”3.文种重叠（单位）关于（情况）的请示报告（单位）关于（情况）的意见报告4.生造文种（单位）关于（情况）的说明情况报告、总结报告、申请报告、任免通知、汇报等5.文种作为公文标题函、通知（会议通知或开会通知）、请示、报告等6.文种混用日常行文

4、中此类问题比较常见，主要表现为请示报告不分、请示与函不分、公告通告乱用、决议和会议纪要等同等请示与报告的六大区别 “请示”和“函”都可以用来请求批准,但“请示”用于向“上级机关”请求批准,“函”则是不相隶属机关或平级单位交流工作的文种。 请示与函的区别公告与通告的区别 第一，内容属性不同。公告用于“向国内外宣布重要事项或者法定事项”，兼有消息性和知照性的特点；与公告相比，通告的内容是“在一定范围内应当遵守或周知的事项”，具有鲜明的执行性、知照性。 第二，告启的范围不同。公告面向国内外的广大读者、听众，告启面广；通告的告启面则相对较窄，只是面向“一定范围内的”的有关单位和人员。 第三，使用权限不

5、同。公告通常是党和国家高级领导机关宣布某些重大事项时才用，新华社、司法机关以及其他一些政府部门也可以根据授权使用公告。而通告则适用于各级行政机关和企事业单位。纪要和决议的区别 1. 纪要内容有轻有重，上至国家大事下至日常工作均可写入会议纪要之中，而决议必须是重大问题、重大事件。 2.纪要可以把各种不同观点反映进去，而决议只能写多数与会者都同意而且表决通过的观点。 3.一篇纪要可以把会议通过的或作出的所有决定都概括进去，而决议只能写一个问题或一个方面的问题。 4.纪要虽有一定的权威性，但决议的权威性更强。公文格式o依据：中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发党政机关公文处理工作条例的通知（中办发2

6、01214号）；o中华人民共和国国家标准党政机关公文格式（GB/T 9704-2012），2012年6月29日发布，2012年7月1日实施。 公文格式要素划分版头、主体、版记版 头o公文首页红色分隔线以上的部分。公文首页红色分隔线以上的部分。o包括：份号、密级和保密期限、紧急程度、包括：份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、版头中发文机关标志、发文字号、签发人、版头中的分隔线。的分隔线。“涉密公文应当涉密公文应当标注份号标注份号”。用用3 3号黑体阿拉号黑体阿拉伯数字顶格编伯数字顶格编排在版心左上排在版心左上角第一行。角第一行。 密级和保密期限的密级和保密期限的标注要

7、求：密级保密标注要求：密级保密期限，一般用期限，一般用3 3号黑体字，号黑体字，顶格标注在版心左上角顶格标注在版心左上角第二行。标注无保密期第二行。标注无保密期限的密级，不加限的密级，不加“”，只标注密级，两字之间只标注密级，两字之间间隔一字距离。密级一间隔一字距离。密级一般分为绝密、机密和秘般分为绝密、机密和秘密。密。 紧急程度的标注要紧急程度的标注要求：一般用求：一般用3 3号黑体字。号黑体字。如果紧急程度与密级同如果紧急程度与密级同时标注，密级在上，紧时标注，密级在上，紧急程度在下。急程度在下。变为变为“加急加急” 发 文 机 关 名 称发 文 机 关 名 称可以使用全称，可以使用全称，

8、也 可 以 使 用 规也 可 以 使 用 规范 化 简 称 。 发范 化 简 称 。 发文 机 关 标 志 居文 机 关 标 志 居中 排 布 ， 上 边中 排 布 ， 上 边缘 与 版 心 上 边缘 与 版 心 上 边缘相距缘相距35 mm，一 般 使 用 小 标一 般 使 用 小 标宋 体 字 ， 颜 色宋 体 字 ， 颜 色为 红 色 ， 以 醒为 红 色 ， 以 醒目 、 美 观 、 庄目 、 美 观 、 庄重为原则重为原则 。35mm 标注标注“文件文件”二字的变二字的变化化:过去，发文机关名称之后过去，发文机关名称之后要加要加文件文件二字。现在，二字。现在，可加可不加。可加可不加。

9、 联 合 行 文 时 ，联 合 行 文 时 ，如 需 同 时 标 注如 需 同 时 标 注联 署 发 文 机 关联 署 发 文 机 关名 称 ， 一 般 应名 称 ， 一 般 应当 将 主 办 机 关当 将 主 办 机 关名称排列在前；名称排列在前；如 有如 有 “ 文 件文 件 ”二 字 ， 应 当 置二 字 ， 应 当 置于 发 文 机 关 名于 发 文 机 关 名称 右 侧 ， 以 联称 右 侧 ， 以 联署 发 文 机 关 名署 发 文 机 关 名称 为 准 上 下 居称 为 准 上 下 居中排布。中排布。 间空两行间空两行相距相距4mm 发文字号由发文机关代字发文字号由发文机关代字+

10、 +年份年份+ +顺序顺序号组成。用号组成。用3 3号仿宋体字居中编排在号仿宋体字居中编排在发文机关标志下空两行位置，发文发文机关标志下空两行位置，发文字号下边缘与版头分隔线相距字号下边缘与版头分隔线相距4mm4mm（版头分隔线与版心等宽）。（版头分隔线与版心等宽）。 间空两行间空两行相距相距4mm括年份的括号应用括年份的括号应用 “六角括号六角括号” ，不能使用方括号，不能使用方括号 或或方头括号方头括号【 】。 发文序号不加发文序号不加“第第”字，字，不编虚位（如不编虚位（如1 1不编为不编为0101）。）。间空两行间空两行35mm 上行文要标注签发人姓名，上行文要标注签发人姓名，发文字号

11、在左，签发人姓名发文字号在左，签发人姓名在右，两端各空一字。在右，两端各空一字。 7上行文发文字号和签发人的标注规范上行文发文字号和签发人的标注规范 用用3 3号楷体字号楷体字格格 式式 要要 规规 范范 “签发人签发人”三字用三字用3 3号仿号仿宋体字，后用全角冒号。宋体字，后用全角冒号。 格格 式式 要要 规规 范范 7上行文发文字号和签发人的标注规范上行文发文字号和签发人的标注规范 如有多个签发人，签发人姓如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次排从左到右、自上而下依次排列。一般每行排两个姓名，列。一般每行排两个姓名，回行时与上一行第

12、一个签发回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。人姓名对齐。“签发人签发人”三个字编排在签三个字编排在签发人姓名的第一行。发人姓名的第一行。主体o首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分。o包括：标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件标题o一般由发文机关全称或规范化简称、公文主题和文种组成，位于红色分隔线下空二行位置。o（发文机关+事由+文种）。 标题字体为标题字体为2号小标号小标宋字体，排列分行合宋字体，排列分行合理、美观、醒目。理、美观、醒目。 标题必须写明发标题必须写明发文机关文机关 标题排列应当使标题排列应当使用梯形或菱形，用梯形或

13、菱形，不应使用上下长不应使用上下长度一样的长方形度一样的长方形或上下长、中间或上下长、中间短的沙漏形。标短的沙漏形。标题回行时，应做题回行时，应做到词意完整，排到词意完整，排列对称，长短适列对称，长短适宜，间距恰当宜，间距恰当。 标题排列应当使标题排列应当使用梯形或菱形，用梯形或菱形，不应使用上下长不应使用上下长度一样的长方形度一样的长方形或上下长、中间或上下长、中间短的沙漏形。标短的沙漏形。标题回行时，应做题回行时，应做到词意完整，排到词意完整，排列对称，长短适列对称，长短适宜，间距恰当宜，间距恰当。 公文标题中可以使用书名号、引号、顿号、公文标题中可以使用书名号、引号、顿号、连接号和括号等

14、标点符号。但使用书名号仍连接号和括号等标点符号。但使用书名号仍坚持除法规、规章名称加书名号外，其他公坚持除法规、规章名称加书名号外，其他公文名称一般不加书名号的原则。文名称一般不加书名号的原则。 主送机关名称主送机关名称位于正文左上方，位于正文左上方，与正文标题空一与正文标题空一行，顶格排印，行，顶格排印，用用3 3号仿宋号仿宋_GB2312_GB2312。 有多个主送机有多个主送机关的，各机关名关的，各机关名称之间用顿号或称之间用顿号或逗号隔开，最后逗号隔开，最后一个主送机关名一个主送机关名称后标全角冒号。称后标全角冒号。 公文每页一般排公文每页一般排2222行，每行行，每行2828个个字。

15、从主送机关字。从主送机关的下一行开始为的下一行开始为正文，公文首页正文，公文首页必须显示正文；必须显示正文；正文中凡是用阿正文中凡是用阿拉伯数码书写的拉伯数码书写的数字、年份不能数字、年份不能从中断开回行。从中断开回行。正文中的层次序数 文中结构层次序数一般依次用汉字“一”、汉字加圆括号“（一）”、阿拉伯数字“1”、阿拉伯数字加圆括号“（1）”，不得逆向使用。 层次序数：第一层 “一、” （黑体）（作为小标题时句尾无标点）； 第二层 “（一）”（楷体）（作为小标题时句尾标点可有可无）； 第三层 “ 1.” （仿宋）（无论是否作为小标题，句尾要有标 点）； 第四层 “（1）” （仿宋）（必须有标

16、点）。附件二字标在正文下空附件二字标在正文下空一行左空二字的地方，一行左空二字的地方，后标全角冒号。后标全角冒号。如有两个以上附件，附件的如有两个以上附件，附件的顺序号应用阿拉伯数字标写。顺序号应用阿拉伯数字标写。附件名称需回行时，应附件名称需回行时，应与上一行附件名称的首与上一行附件名称的首字对齐，不应顶格书写。字对齐，不应顶格书写。附件名称后不加标点符号，附件名称后不加标点符号，也不应用书名号或其他标也不应用书名号或其他标点符号将附件名称括起来。点符号将附件名称括起来。11成文日期的书写变化及要求成文日期的书写变化及要求成文日期统一用阿拉伯数字书写（即小写）。成文日期统一用阿拉伯数字书写（

17、即小写）。加盖印章的公加盖印章的公文，成文日期文，成文日期一般右空四字。一般右空四字。成文日期及盖章要求印章端正、居中下压成印章端正、居中下压成文日期，使成文日期处文日期，使成文日期处于印章下端位置，印章于印章下端位置，印章图案（如国徽或五角星）图案（如国徽或五角星）和文字（如办公厅、室）和文字（如办公厅、室）不压成文日期。不压成文日期。 印章顶端应距正印章顶端应距正文一行之内。文一行之内。20122012年年7 7月月1 1日日 “下套方式下套方式”：印章压盖在使成文日期处于：印章压盖在使成文日期处于办公厅（室）文字之下。办公厅（室）文字之下。“中套方式中套方式”：印印章压盖在使成文日期处于

18、五角星与办公厅章压盖在使成文日期处于五角星与办公厅（室）文字之间。（室）文字之间。 附件应当另页编排。附件应当另页编排。“附件附件”二字及附件二字及附件顺序号用顺序号用3 3号黑体字号黑体字顶格编排在版心左上顶格编排在版心左上角第一行。附件顺序角第一行。附件顺序号和附件标题应当与号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件说明的表述一致。附件其他格式要求同附件其他格式要求同正文。正文。附件一般应与正附件一般应与正文一起装订，如文一起装订，如果单独装订，应果单独装订，应在附件版心左上在附件版心左上角第一行顶格标角第一行顶格标写所属公文的发写所属公文的发文字号，并在其文字号，并在其后标注后标注 “附

19、件附件”二字及附件顺序二字及附件顺序号。号。 （此页无正文）（此页无正文） 附注 一般用于向下普发的公文，对印发、传达范围作说明，加圆括号标注于成文日期左下方。字体字号用3号仿宋_GB2312，上空1行，居左排，前空2个字，用小括号括起。如果表述中重复出现括号时，用中文六角括号套小括号。 分隔线与版心同宽；首条分隔线分隔线与版心同宽；首条分隔线与末条分隔线用粗线（线粗为与末条分隔线用粗线（线粗为0.35mm0.35mm），中间的分隔线用细线），中间的分隔线用细线（线粗为（线粗为0.25mm0.25mm）；末条分隔线）；末条分隔线与版心下边缘重合。与版心下边缘重合。 抄送机关一般用抄送机关一般用

20、4 4号仿宋体字，号仿宋体字，左右两端各空一字；左右两端各空一字；“抄送抄送”二字后的冒号为全角冒号，二字后的冒号为全角冒号，回行时与冒号后的首字对齐，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标最后一个抄送机关名称后标句号。句号。 最后一栏两端各空一字标注印最后一栏两端各空一字标注印发机关和印发日期。印发日期发机关和印发日期。印发日期用阿拉伯数字将年、月、日标用阿拉伯数字将年、月、日标全，后标全，后标“印发印发”二字。二字。 版记要始终编排版记要始终编排在公文的末页，在公文的末页，不能放置首页，不能放置首页，也不能放在附件也不能放在附件之前（公文的中之前（公文的中间）。间）。 有附件的

21、，版记有附件的，版记不能编排在附件不能编排在附件之前，应编排在之前，应编排在附件之后。附件之后。 一般用一般用4 4号半角宋体阿拉伯号半角宋体阿拉伯数字，数字左右各放一条数字，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心一字线；一字线上距版心下边缘下边缘7mm7mm。单页码居右。单页码居右空一字，双页码居左空一空一字，双页码居左空一字。字。 版记页前有空白页的，版记页前有空白页的，版记页和空白页均不版记页和空白页均不编排页码。编排页码。 公文的附件与正文一公文的附件与正文一起装订时，页码应当起装订时，页码应当连续编排。连续编排。 纪要首页格式纪要首页格式文件首页格式文件首页格式“出席出席”二字二字编排在正文编排在正文下空一行左下空一行左空二字处，空二字处，回行时