单据流转方案设计20140106.

1、中国石化财务共享服务试点项目原始单据流转设计方案2022年4月单据流转设计-目录一、背景介绍附件：支持文件二、行业应用情况介绍三、单据流转方案比较分析四、试点阶段单据流转方案14单据流转设计-方案设计的必要性15单据流转方式将影响财务信息的质量和及时性；单据流转方式将对财务共享服务中心技术平台自动化解决方案提出要求；会计档案的存储地点将影响内外部监管、审计配合工作方式和责任主体的选择。单据流转方式将影响财务工作运营效率提升目标的实现；单据流转方式决定了企业与共享服务中心间风险转移和职责划分；单据流转方式将影响发票、财务凭证等文件的安全性；单据流转设计-方案设计的原则与依据16原则原则1. 符合

2、中国会计政策要求及中石化实际情况；2. 满足会计核算及时性要求（尤其是月末、年末等特殊时点）；3. 明确对会计信息真实性、完整性、安全性负责的责任主体；4. 尽量减少单据的交互环节与频率；5. 会计日常核算工作尽量纳入共享服务，从而使得企业财务人员从会计日常核算工作中最大程度解放出来，将更多精力用于财务管理和分析工作，提升工作价值。依据依据1. 企业每年需要进行税务稽查、外部审计的次数；2. 财政部已经开始进行会计电子档案管理的研究和探索，这将为财务共享模式下的会计档案集中管理提供政策支持。单据流转设计-目录一、背景介绍附件：支持文件二、行业应用情况介绍三、单据流转方案比较分析四、试点阶段单据

3、流转方案1419单据流转设计-单据流转方式行业应用情况应用单位应用单位单据接收单据接收初审初审邮寄邮寄扫描扫描发起请求发起请求FSSCFSSC记账依据记账依据打印归档打印归档中兴通讯财中兴通讯财务共享服务务共享服务中心中心FSSC派驻企业当地财务人员FSSC派驻企业当地财务人员扫描后邮寄到FSSCFSSC派驻企业当地财务人员业务人员、部门预算人员扫描影像件FSSC（定期寄回企业档案室）新华保险、新华保险、金蝶软件财金蝶软件财务共享服务务共享服务中心中心FSSC派驻企业当地财务人员FSSC派驻企业当地财务人员不邮寄FSSC派驻企业当地财务人员业务或FSSC派驻企业当地财务人员扫描影像件各地企业进

4、行归档保管拜耳亚太区拜耳亚太区财务共享服财务共享服务中心务中心FSSCFSSC邮寄到FSSCFSSCFSSC完成扫描同时自动创建（OCR）扫描影像件FSSC（定期寄回企业档案室）国际惯例国际惯例FSSCFSSC邮寄到FSSCFSSCFSSC扫描影像件FSSC（对有特殊档案归集要求的国家，档案定期寄回企业）20单据流转设计-行业应用补充内容一、邮寄的平均时长 因为集中邮寄的业务量稳定，可以通过投标方式选择邮寄供应商。单据收集之后，从企业邮寄到FSSC的邮寄时长根据路程远近和邮寄供应商的不同，时间跨度略有不同。 异地邮寄时长可以控制在2天之内，同一地区的单据可以采用内部车辆派送的方式，灵活机动，易

5、于控制，邮寄时长可以控制在一天之内。二：邮件丢失的应急处理方式 对于增值税发票丢失的情况，可以参照国税发2006 156号文第二十八条规定进行处理。涉及已认证发票需要出具已抄报税证明、未抵扣发票重开及税金承担事宜，重点在于与企业注册地税务部门的沟通和协调。 对于其他原始单据丢失的情况，主要依据中华人民共和国会计法和中华人民共和国档案法及财政部会计档案管理办法的规定,结合本公司实际情况进行处理，重点是防患于未然。 如其他原始单据丢失，拜耳的实际操作是由当事人出具情况说明，主管经理、财务经理、总经理逐层审批，主要涉及负责人的责任承担问题。单据流转设计-目录一、背景介绍附件：支持文件二、行业应用情况

6、介绍三、单据流转方案比较分析四、试点阶段单据流转方案14单据流转设计-单据流转方案比较分析28流转流转环节环节方式方式优缺点分析优缺点分析方案建议方案建议单据单据接收接收A：企业财务B：FSSCA： 便于单据传递，能够保证入账信息匹配度和完整性，减轻了业务人员的工作量，避免了问题单据的反复交接。B：对业务人员提交入账信息匹配度和完整性的要求高，增加了业务人员的工作量，对业务人员现有操作方式有影响。试点阶段，由企业财务负责收集单据可以更好地保证入账信息有效性和完整性，有利于FSSC与企业业务平稳完成知识迁移。试点阶段建议采用方式A。初审初审A：企业财务B：FSSCA：企业财务初审有利于及时沟通、

7、确定单据真实性，减少了退票率，但增加了企业财务的工作量。B：FSSC初审，需要业务人员首先保证单据真实性，对业务人员要求较高。为减少企业与FSSC票据传递和沟通成本，A方案由企业财务负责审核单据真实性、完整性，企业业务部门审批人负责业务真实性，FSSC负责审核业务合规性和单据完整性。问题发票可以直接现场处理，节约沟通时间。这样既可以平衡分配工作量，做到了责权清晰，也有利于提高整体运营效率。试点阶段建议采用方式A。单据流转设计-单据流转方案比较分析（续）29流转流转环节环节方式方式优缺点分析优缺点分析方案建议方案建议邮寄邮寄A：邮寄B：不邮寄A：加强了对原始单据的统一管理，可以保证影像和原始单据

8、的一致性，提高入账的准确性。但传递风险较高，邮寄成本高。B：不利于对原始单据的管理。但传递风险低，无邮寄成本。通过选择可靠的邮寄供应商，签订保密协议等法律合同，可减少邮寄过程中的传递风险。试点阶段建议采用方式A。扫描扫描A：FSSCB：企业财务A：集中扫描方式投资低，扫描质量高，减轻了企业财务人员工作量。B：分散扫描时效性较高，但投资高，扫描质量不易控制，增加了企业财务人员的工作量。集中扫描既可以减少总投资量，又可以提高扫描质量和效率。试点阶段建议采用方式A。（对于月末、年末处理的紧急业务，可采取企业先提供影像文件的方式）发起发起请求请求A：企业财务B：FSSCA：企业财务人员通过共享服务平台

9、自助门户发起请求，能够在系统中追踪请求处理状态；企业财务人员对入账核心信息负责，责任明晰。B：减少了企业财务人员在系统中的操作，但财务人员无法跟踪服务请求的处理状态。试点期间由企业财务人员发起请求，可减少业务数据差错率，增强FSSC与企业财务、业务数据的衔接，更贴近业务前端，保证了FSSC入账信息准确性。试点阶段建议采用方式A。在系统具体实现时，可根据业务实际情况尽量实现系统自动创建请求。单据流转设计-单据流转方案比较分析（续）30流转流转环节环节方式方式优缺点分析优缺点分析方案建议方案建议FSSCFSSC记账记账A：根据原始单据影像记账B：根据原件记账A：减少内部单据流转环节，有利于提高操作

10、效率，但需要一段时间适应并培养习惯。B：符合传统会计中的行业操作习惯，共享服务专业化分工之后，根据原件入账会增加内部单据流转的环节。目前共享服务中心行业内的通用方式是依据扫描影像入账。依据影像文件记账，可以实现异地支持和无纸化办公，系统线上操作，提高效率的同时，减少单据内部流转，降低了单据丢失几率。试点阶段建议采用方式A。打印打印归档归档A：FSSCB：企业财务A：由共享服务中心统一负责单据管理、凭证装订，能够确保电子影像与原始单据无差异，减少 能够规范档案管理。B：企业内部保管原始单据，不利于档案的集中管理，也不利于统一凭证装订质量标准，但便于税务及审计检查。为减少企业财务人员的工作量，降低

11、企业财务人员与FSSC 凭证打印与装订事宜的沟通成本，兼顾提升单据和凭证等档案管理的规范化目标。对企业注册地财税、审计等制度对档案保管有特殊要求的企业，可由FSSC定期整理完整的凭证档案寄回企业档案室归档。试点期间建议采用方案A。31单据流转设计-目录一、背景介绍附件：支持文件二、行业应用情况介绍三、单据流转方案比较分析四、试点阶段单据流转方案32单据流转设计一：日常业务单据的流转方式企业财务人员企业财务人员FSSC FSSC 单据扫描组单据扫描组收集整理收集整理单据，做单据，做单据真实单据真实性审查性审查收集、初审收集、初审FSSCFSSC签收签收邮寄邮寄打印归档打印归档凭证打印、凭证打印、

12、装订归档装订归档凭证过账凭证过账FSSCFSSC 财务会计财务会计FSSC FSSC 单据收集组单据收集组FSSC FSSC 打印归档打印归档组组核对交接核对交接清单与原清单与原始单据始单据扫描原始扫描原始单据单据根据票据根据票据影像过账影像过账填写单据填写单据交接清单交接清单扫描扫描按业务类按业务类别整理原别整理原始单据始单据分类整理分类整理33单据流转设计场景二：集团内部采购方单据流转方式（待确认）FSSC FSSC 单据收集组单据收集组FSSC FSSC 打印归档打印归档组组FSSC FSSC 单据扫描组单据扫描组邮寄邮寄原始原始单据单据登记签登记签收、整收、整理理粘贴、粘贴、扫描原扫描

13、原始单据始单据单据接收单据接收初审初审邮寄邮寄扫描扫描发起发起请求请求打印归档打印归档审核单审核单据真实据真实性性凭证过账凭证过账FSSCFSSC 财务会计财务会计根据正根据正式扫描式扫描件过账件过账提交提交服务服务请求请求销售方财务人员销售方财务人员凭证打凭证打印、装印、装订归档订归档采购方财务采购方财务/ /业务人员业务人员关联交关联交易审核易审核销售方提交交易时，自动销售方提交交易时，自动创建服务请求给共享中心，创建服务请求给共享中心，请求与交易单据号匹配请求与交易单据号匹配采购方审核关联交易时，可采购方审核关联交易时，可通过影像查看功能，通过影像查看功能，调用扫调用扫描影像文件，同时在

14、审核关描影像文件，同时在审核关联交易单据时补录入账需要联交易单据时补录入账需要的信息的信息(PO/(PO/成本中心等）成本中心等）34单据流转设计场景三：紧急业务单据的流转方式企业财务人员企业财务人员FSSC FSSC 单据扫描组单据扫描组收集整收集整理单据理单据单据接收单据接收初审初审邮寄邮寄创建服务创建服务请求请求发送单据发送单据扫描件扫描件打印归档打印归档凭证打凭证打印、装印、装订归档订归档凭证过账凭证过账FSSCFSSC 财务会计财务会计FSSC FSSC 单据收集组单据收集组主要差异在于：企业财务人员先提供原始主要差异在于：企业财务人员先提供原始单据单据影像影像文件，文件，FSSCFSSC根据企业提供的影像根据企业提供的影像文件过账，待收到企业邮寄的原始单据后文件过账，待收到企业邮寄的原始单据后正式扫描入影像系统。正式扫描入影像系统。FSSC FSSC 打印归档打印归档组组审核单审核单据真实据真实性性发送电子发送电子邮件提供邮件提供票据扫描票据扫描件件邮寄原邮寄原始单据始单据复核请复核请求和原求和原始单据始单据扫描原扫描原始单据始单据根据影根据影像文件像文件过账过账系统自系统自动创建动创建请求请求35单据流转设计场景四：增值税抵扣联流转方式FSSC FSSC 税务税务岗岗收到原收到原始单据始单据单据接收单据接收FSSC FSSC 单据收集