公司公文管理制度9

1、公文管理制度第一章总则一、目的为提高办文质量，促进公文管理工作规范化、制度化、标准化，根据国务院、浙江省政府办公厅关于公文处理的有关规定，特制订本制度。二、适用范围本制度适用于各部门在生产经营管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书的办理、管理、整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。三、职责1、人力资源部（行政部）是公文处理的管理机构，负责建立健全公司公文处理的有关制度，主管全公司的公文处理工作并指导各部门的公文处理工作。2、各部门负责人应当高度重视公文处理工作，模范遵守本办法并结合部门实际制定本部门的公文管理范本，加强对本部门公文处理工作的领导和检查。3、各部门应当指定人员负责本部

2、门公文处理工作。第二章管理规定一、常用公文种类根据公司实际情况，常用公文主要有以下4类9种：（一）上行文1、请示，向主管上级（各部门向公司）请示事项并要求批复（答复）、指示的。2、报告，向主管上级报告工作，汇报情况，以便于上级了解、掌握情况，但不要求批复（答复）、指示的。（二）平行文函，向不相隶属的单位、部门（各部门之间）相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。（三）下行文主要是对下属各单位（公司或行政职能部门对各部门，各部门对专柜）的行文，使用的文种主要有：通知、通报、决定、批复、意见等。1、通知，适用于批转下级单位的公文，转发上级单位和不相隶属单位的公文，传达要求下级单位办理

3、和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。2、通报，适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。3、决定，适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。4、批复，适用于答复下级单位的请示事项。5、意见，适用于对重要问题提出见解和处理办法（也可用于上行文和平行文）。（四）会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。公文管理制度HZDY-BG-01-01-00二、行文规则1、公司公文（包括传真、重要电话记录等）是传达贯彻公司规定、决定，向下级发布公司经营管理规章制度、措施，布置工作，向上级请示、报告工作及与不相录属单位联系、商洽工作、交流经验

4、等的工具。行文要少而精，讲求实效。2、行文应按隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。3、请示应一文一事，请示与报告必须分开。需要上级部门明确答复的，应使用“请示”，不得把请示解决的问题夹杂在一般的情况报告中。4、除各职能部门依据职权范围可就分管业务线上的事宜经公司审核后在全公司范围内正式行文（发通知、通报等）外，其余各部门间只能以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项，一般不得正式行文。5、除总经理室（不包括经总经理室特别授权）外不得对外正式行文。三、公文格式1、公司公文和各部门自制公文一般需包括标题、发文字号、主送单位、正文、发文单位（要有领导签署或单位盖章）、成文日期等要素。

5、2、秘密等级和保密期限如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用”隔开。3、紧急程度如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。2行（白头文件时标注于”括入，序号不编虚4、字号由发文单位代字、年份和序号组成，红头文件在发文单位标识下空标题下方）居中排布；年份、序号用阿拉伯数

6、码标识，年份标全称，用六角括号“位（即1不编为001）,不加“第”字。联合行文时，标主办单位的发文字号。以公司名义内发的重要文件编“杭迪”，2008年第1号文件编例：杭迪20081号;（内部普发性文件也可考虑单独编制为“杭迪发”，编例：杭迪发20081号）；外发的文件编“杭迪字”，2008年第1号外发文件编例：杭迪字20081号;各部门主办的上行文和平行文编“杭迪X”加编部门名称前两字），下行文编“杭迪X发”（杭迪+部门简称第一个字，如遇部门间第一个字重的,。如人力资源部文件分别编为“杭迪人X”“杭迪人发X”。人力资源部上行文和平行文件编“杭迪人”,编例：杭迪人20081号；人力资源部下行文件

7、编“杭迪人发”，编例：杭迪人发20081号;市场部上行文和平行文件编“杭迪市”，编例：杭迪巾20081号；市场部下行文件编“杭迪市发”，编例：杭迪巾发20081号;培训部上行文和平行文件编“杭迪培”，编例：杭迪培20081号；培训部下行文件编“杭迪培发”，编例：杭迪培发20081号;财务部上行文和平行文件编“杭迪财”，编例：杭迪财20081号；财务部下行文件编“杭迪财发”，编例：杭迪财发20081号;5、公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号；分一行或多行居中排布，回行时，做到词意完整，排列对称，间距恰当。第1页共7页公文管理

8、制度HZDY-BG-01-01-006、主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。位于标题下空1行，左侧顶格，最后一个主送单位名称后标全角冒号。7、文件正文主送单位下1行，每自然段左空2字，回行顶格；数字、年份不回行。8、附件公文如有附件，在正文之下空1行并在左边空2字标识“附件”，后标全角冒号和序号、名称（如“附件：1.XXXXX”）。附件名称回行时，与冒号后的文字对齐。附件名称后不加标点符号。附件与文件正文一起装订的，应在附件左上角第1行顶格用3号黑体字标识“附件”和序号；不能一起装订的，则在附件上标识文件的发文字号。9、成文日期以负责人签发的日期为准，用汉字将年、月

9、、日标全，“零”写为。10、公司红头文件应当标注主题词，“主题词”用4号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用4号宋体字，t目间空1字。11、抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，对上级、同级或下级均用“抄送”，标注在公文末页的左下角，左空1字，后标全角冒号。抄送单位之间不同系统或不同层次的用逗号隔开，同一系统或同一层次的用顿号隔开，回行时与冒号后的抄送单位对齐，最后一个抄送单位后标句号。12、公文页码用阿拉伯数码标识，置于页面右下角，数码左右各放一条一字线。13、公文一律用A4纸，文字一律从左向右木It排；文件标题用2号小标宋体，正文及其他要素（除有明确规定外）一般用4号仿

10、宋体；行间距一般为1.25倍，可根据公文实际情况作适当调整，上下、左右边距适当。四、发文办理1、发文办理指以公司或部门名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、登记、分发、用印（留存归档文件）等程序。2、以公司名义行文的文件，属于职能部门职权、职责范围内的事项，应由部门自行拟文；其余由总经理室指定负责人拟文核定。由主办部门拟稿并经部门领导审核同意后（涉及其他部门的应发送至相关部门会签），报总经理签发。职能部门依据授权在全公司范围内的发文程序同上。以各部门名义行文的请示、报告、内部通知、通报及部门间的工作联系函要求须经部门领导签发、兼职公文管理员编写文号、登记后行文。给部门的公文如有明确接收人的

11、直接发给接收人，无明确规定的发给“X部”。3、公司各种临时形成的小组、委员会等非常设机构，在其职责范围内作出工作部署、会议所形成的会议纪要可以公司名义行文。4、草拟公文要求做到：1）符合国家的法律、法规及公司的有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。2）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。3）公文的文种应当根据行文目的、发文部门的职权和与主送单位的行文关系确定。4）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。5）结构层次序数，第一层为“一、”，第

12、二层为“（一）”，第三层为“1."，第四层为“（1）”。6）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。7）拟文时，涉及其它部门职权范围内的事项，主办部门应主动与相关部门协商，取得一致意见后方第2页共7页公文管理制度HZDY-BG-01-01-00可行文。5、总经理室负责公司对内对外文件内容的最终审核，由公文秘书（兼）对文稿的行文形式、政策依据以及格式，根据公文处理的有关规定进行复核、修改、编文号、标注主题词等。6、签发后的公文，以公司名义发文的由主办人按“发文单位”发送，在公文秘书（兼）

13、处归档；以部门名义发文的由办文部门指定专人发送，并由主办部门将公文终稿打印一式二份盖章，自行归档，年度统一归档于公文秘书（兼）处。五、收文办理1、收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、批办、承办、催办等程序。2、公司所有外来公文和各部门上报公司的公文一律由总经理室兼职公文秘书签收。兼职公文秘书收到公文，登记后送相关职能部门负责人阅批；相关职能部门负责人须提出明确的“拟办”意见并送总经理批示，兼职公文秘书将总经理批示作简要摘录登记后将公文分转相关部门承办。3、对公司发放的公文，各部门要严格控制传阅范围，有密级的严格按发文范围传阅，无密级的部门负责人收文后根据发文范围和文件内容确定传阅范

14、围，向下流转，以主管级为下限。需普通员工了解或办理的事项，应由部门领导负责贯彻，不得全文转发，不得擅自复印或传真，若因工作需要复印的，应妥善保管，注意保密。对传阅的各级政府发至公司文件，根据规定不得擅自复印。4、承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本部门职权范围或不宜由本部门办理的，应当及时退回发文单位并说明理由。5、公文办理中遇到涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与相关部门协商，如不能取得一致，可以报请总经理室协调或裁定。6、送负责人批示或者交相关部门办理的公文，公文主办人要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公

15、文定期催办。7、对交由各部门“阅”或“阅办”的政府部门公文，承办部门办完后应将公文及办理结果报兼职公文秘书归档；对指明要求汇报结果的公文，承办部门应将办理结果报总经理室；对各部门在工作中产生的请示、报告、通知、通报、函、会议纪要等公文，由各部门自行归档，年度统一交由兼职公文秘书归档。六、公文归档、管理1、各部门归档范围内的公文，按照公司有关规定定期向公司归口管理部门移交纸质文件和电子文件。个人不得保存应当归档的公文。2、归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理，要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本单位的主要工作情况，便于保管和利用。3、不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别

16、并经部门负责人批准，报请总经理室备案，可以销毁。4、部门合并时，全部公文应当随之合并管理。部门撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交归口部门。5、工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存的公文列一清单，连同公文向接交人移交；接交人、监交人应进行核对，发现缺失的应及时向移交人追回；移交双方在清单上签字。借用的公文应当及时清退。第三章业务程序一、发文程序（一）公司发文1、总经理室指定专人拟文一兼职公文秘书校核一总经理签发一兼职公文秘书登记、编写文号-盖章发文一留存一份归档第3页共7页公文管理制度HZDY-BG-01-01-002、部门拟文一部门领导会签一兼职公文秘书校核一总经理签发一兼职公文秘书登记、编写文号-盖章发文一留存一份归档（二）部门发文拟稿一部门领导审核签发一部门公文兼职管理员登记、编写文号一盖章发文-留存一份归档二、收文程序（一）公司收文兼职公文秘书登记-相关部门拟办-总经理批办-兼职公文秘书登记-分发办理-归档（二）部门收文指定收文人签收、登记-部门领导批办-分发办理-办理结果记录-归档第四章作业标准一、公文管理不善的扣罚1、没有专职或兼职公文管理员，收发文登记不符要求，每项扣20元。2、未按要求及时处理公司发文和外来公文、函件，或公文