职场电子邮件礼仪概要

1、职场电子邮件礼仪职场电子邮件礼仪为何要学习电子邮件礼仪？为何要学习电子邮件礼仪？邮件邮件主题主题反映文章的内容和重要性反映文章的内容和重要性一定不要空白标题一定不要空白标题巧用特殊字符突出标题巧用特殊字符突出标题一封邮件只针对一个主题一封邮件只针对一个主题标题要简短，不宜冗长标题要简短，不宜冗长回复邮件时适当更改标题回复邮件时适当更改标题1 1、恰当地称呼收件者，拿捏好尺度、恰当地称呼收件者，拿捏好尺度对方有职务，应按职务尊称对方，如“X经理”不清楚职务，则应按通常称“X先生”、“X小姐” ，但要所性别搞清楚不熟悉或级别高于自己的人不宜直接称呼英文名；称呼全名也是不礼貌的；不要逮谁都用“Dea

2、r XXX”.收件人多的情况下可称呼：大家、ALL以上总结：以上总结： A A：称谓称谓+ +礼貌用语礼貌用语 如：如：xxxxxx（名字），您好！（名字），您好！ B: B: 姓氏（或姓名）姓氏（或姓名）+ +职位职位 + +礼貌用语礼貌用语 如：如：X X经理经理/XXX/XXX经理经理（姓氏（姓氏/ /姓名姓名+ +职位），您好！职位），您好！ C: XXX C: XXX先生（女士），您好先生（女士），您好！ 2 2、EmailEmail结尾最结尾最好要有客套语好要有客套语例如：Best Regards !、顺祝商祺、 祝您工作顺利！ Email Email 正文要简明扼要，行文通顺正文

3、要简明扼要，行文通顺 注意注意Email Email 的论述语气的论述语气 Email Email正文多，可用正文多，可用12341234之类列表，清晰明确之类列表，清晰明确 一次邮件交待完整信息一次邮件交待完整信息 尽可能辟免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查尽可能辟免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查 合理提示重要信息合理提示重要信息 合理利用图片，表格等形式来辅助阐述合理利用图片，表格等形式来辅助阐述 不要动不动使用不要动不动使用 （笑脸）之类字符，在商务信函里面这样显得轻佻（笑脸）之类字符，在商务信函里面这样显得轻佻 字体：字体大小一般选择字体：字体大小一般选择10121012号字，宋

4、体，黑色。号字，宋体，黑色。 正文内容编排 原则：要事第一，结论在前，分析在后使用收信人容易接受的口吻陈述内容原则：要事第一，结论在前，分析在后使用收信人容易接受的口吻陈述内容. .张经理，您好！ 邀请您参加2009年3月26日在公司1号会议室举行的“第二季度销售指标确定会议第二季度销售指标确定会议”。 会议的具体安排如下： 时间主题9:30-10:00第一季度销售指标完成总结王总10:00-11:30讨论各个销售部门第二季度销售指标设定11:30-12:00确定各个部门的第二季度的销售指标 会议前请您准备以下资料： 1.第一季度销售指标完成中碰到的难点； 2.第二季度销售二部的指标设定； 3

5、.第二季度希望得到公司哪些方面的支持。对于会议安排有任何疑问请随时联系XXX。谢谢！大家现在可以思考一下，此封邮件它的优点在哪里呢？1 12 24 45 56 6如果邮件带附件，如果邮件带附件，应在正文里面提示收件人查看附件应在正文里面提示收件人查看附件附件文件命名要切入附件内容主题，不可用只有外星人才看得懂的文件名附件文件命名要切入附件内容主题，不可用只有外星人才看得懂的文件名正文中应对附件内容做简要说明（特别注意是带多个附件时）正文中应对附件内容做简要说明（特别注意是带多个附件时）附件数目不宜超过附件数目不宜超过4个个，数目较多时应打包压缩成一个文件，数目较多时应打包压缩成一个文件如果附件

6、是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用如果附件过大，应分割成几个小文件分别发送如果附件过大，应分割成几个小文件分别发送9 91只在必要的时候才使用英文邮件2尊重对方习惯，不主动发起英文邮件只在必要的时候才使用英文邮件13信息量丰富或重要邮件建议使用中文 4选择便于阅读的字号或字体10101只在必要的时候才使用英文邮件2尊重对方习惯，不主动发起英文邮件尊重对方习惯，不主动发起英文邮件23信息量丰富或重要邮件建议使用中文 4选择便于阅读的字号或字体11113信息量丰富或重要邮件建议使用中文 1只在必要的时候才使用英文邮件2尊

7、重对方习惯，不主动发起英文邮件信息量丰富或重要邮件建议使用中文 34选择便于阅读的字号或字体12121只在必要的时候才使用英文邮件2尊重对方习惯，不主动发起英文邮件3信息量丰富或重要邮件建议使用中文 4选择便于阅读的字号或字体 选择便于阅读的 字号或字体4签名包含：姓名、公司、电话、传真、地址等信息对内、对私、对熟悉的客户等群体应该简化签名。设置多个签名档，灵活调用。简体、繁体或英文，以免成出现乱码；字号一般应选择比正文字体小一些。签名信息内容（范本）签名设置点击点击“选项选项”收件箱页面收件箱页面点击点击“工具工具”点击点击“邮件格式邮件格式”点击点击“签名签名”，新建签名信息新建签名信息*

8、人事行政处(PA)/人力资源部(PN)/XXX冠捷科技集团 TPV Technology Group冠捷电子（福建）有限公司 Top Victory Electronics (Fujian)Co.,Ltd. 地址(Add)：中国福建省福清市元洪路上郑 Shangzheng,Yuanhong Road,Fuqing City,Fujian Province,PRC 邮编(Postcode)：350301电话(Tel)：+86-591-85285555-2510传真(Fax)：+86-27-68849906手机(Mobile)邮(E-mail)：MSN：dion_网址：h

9、ttp:/www.tpv-*内容依实际内容依实际情况填写情况填写签名，可以让收件人了解您的信息！ 及时回复及时回复EmailEmail 进行针对性回复进行针对性回复 回复不少于回复不少于1010个字个字 不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼 要区分要区分ReplyReply和和Reply AllReply All（区分单独回复和回复全体）（区分单独回复和回复全体） 主动控制邮件的来往主动控制邮件的来往正确使用发送、抄送、密送TOCCBCC是要受理并响应是要受理并响应邮件邮件知会邮件事项知会邮件事项, ,没没义务回复义务回复, ,可以发可以发表意见表意见。

10、在在ToTo的人不知道的人不知道的情况下的情况下, ,收到邮收到邮件的人件的人注意事项： 第一、TO，CC中的各收件人的排列应遵循一定的规则 (如：按部门排列,按职位等级从高到低或从低到高) 第二、只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源第三、转发邮件要突出信息无任何内容提要只有一个附件不可一句话讲述完毕不可一句话讲述完毕无论多长的内容；无论多长的内容；应将其分点陈述应将其分点陈述署名过于简单署名过于简单无须将此附件发送全公司无须将此附件发送全公司邮件无标题邮件无标题详见附件却无附件详见附件却无附件外出助理程序设置点击点击“外出时助理外出时助理程序程序”收件箱页面收件箱页面点击点击“工具工具”点击点击“发送外出时发送外出时自动答复自动答复”设置外出时间点及设置外出时间点及代理人信息代理人信息图片说明如下：在此信息栏中写明外出原因，并说明在外出/请假期间代理是谁，并说明代理人的具体联系方式添加提醒功能点击点击“后续标志后续标志”新建一封邮件新建一封邮件点击点击“添加提醒添加提醒”或或“收件人标记收件人标记”设置具体提醒日期设置具体提醒日期及时间及时间图片说明如下：建立通讯组员图片说