教学秘书管理与实务（课堂PPT）

1、1教学秘书管理教学秘书管理理论与实务理论与实务2.提提 纲纲从两个时髦的管理理念谈起从两个时髦的管理理念谈起如何理解自己的工作如何理解自己的工作教学秘书管理的基本要求教学秘书管理的基本要求在日常管理实践中成事成人在日常管理实践中成事成人41233.一、导一、导 言：言：从两个时髦的管理理念谈起从两个时髦的管理理念谈起4.1.把信送给加西亚把信送给加西亚 当美西战争爆发后，美国必须立即跟西班牙当美西战争爆发后，美国必须立即跟西班牙的反抗军首领加西亚取得联系。加西亚在古巴的反抗军首领加西亚取得联系。加西亚在古巴丛林的山里，没有人知道确切的地点，无法带丛林的山里，没有人知道确切的地点，无法带信给他。

2、美国总统必须尽快地获得他的合作。信给他。美国总统必须尽快地获得他的合作。这时有人对总统说：只有罗文能够完成这个任这时有人对总统说：只有罗文能够完成这个任务。他们把罗文找来，交给他一封写给加西亚务。他们把罗文找来，交给他一封写给加西亚的信。罗文克服千难万险，终于完成了任务。的信。罗文克服千难万险，终于完成了任务。罗文的事迹通过罗文的事迹通过致加西亚的信致加西亚的信一本小一本小册子传遍了全世界，并成为敬业、服从、勤奋册子传遍了全世界，并成为敬业、服从、勤奋的象征的象征. 5故事的主人公罗文堪称是一位将故事的主人公罗文堪称是一位将“服从精神和执行服从精神和执行”完完美结合的典范。他从美国总统手中接过

3、信时，并没有问美结合的典范。他从美国总统手中接过信时，并没有问“谁是加西亚？谁是加西亚？”“”“他在哪儿？他在哪儿？”也没有问也没有问“为什么要为什么要让我去？让我去？”“”“如何与他联系？如何与他联系？”更没有以谈判的口吻问更没有以谈判的口吻问“这次行动后，我会得到什么奖赏？这次行动后，我会得到什么奖赏？”或者是磨蹭拖拉，或者是磨蹭拖拉，迟迟不肯上路，而是忠于上级的托付，带着一种责任、迟迟不肯上路，而是忠于上级的托付，带着一种责任、义务迎难而上。丛林密布、山峦险峻、蛇毒水臭、蚊虫义务迎难而上。丛林密布、山峦险峻、蛇毒水臭、蚊虫凶猛、敌军穿梭，他都无所畏惧，出色地完成了使命。凶猛、敌军穿梭，他

4、都无所畏惧，出色地完成了使命。 执行力！执行力！过程是你的事，我要的是结果。过程是你的事，我要的是结果。6值得深入思考的几个问题：值得深入思考的几个问题： 在我们强调执行力时，是否真的不考虑可能性、代价？在我们强调执行力时，是否真的不考虑可能性、代价？学校教学管理仅有执行力就够吗？学校教学管理仅有执行力就够吗？ 过程真的不重要吗？其实，好的过程内已经孕育着好过程真的不重要吗？其实，好的过程内已经孕育着好的结果，但这一点却常常被故意遮蔽。的结果，但这一点却常常被故意遮蔽。 军队与企业、学校之间毕竟不能等同。军令如山，军队与企业、学校之间毕竟不能等同。军令如山，服从为上，但学校教育在很多时候却需要

5、，也可以进服从为上，但学校教育在很多时候却需要，也可以进行行“再协商再协商”。 教学管理不仅需要执行，更需要主动策划和自觉创造教学管理不仅需要执行，更需要主动策划和自觉创造72. “细节决定一切细节决定一切”众多的支持案例：众多的支持案例：l千里之堤毁于蚁穴千里之堤毁于蚁穴l一把笤帚挡住了通往成功的道路一把笤帚挡住了通往成功的道路l 关注细节！细节决定一切！关注细节！细节决定一切！8 问问 题题在什么条件下，细节具有决定性意义？在什么条件下，细节具有决定性意义？过于关注细节，能否真正走向成功？过于关注细节，能否真正走向成功？系统比细节更重要！系统比细节更重要！案例：高明的医生，倒霉的病人。案例

6、：高明的医生，倒霉的病人。为什么为什么1970年名列美国年名列美国财富财富杂杂志志“500强强”排行榜的大公司，到排行榜的大公司，到20世纪世纪80年代已有年代已有13销声匿迹？销声匿迹？组织的组织的“智障智障”妨碍了组织的学习妨碍了组织的学习和成长，导致组织的衰败。和成长，导致组织的衰败。圣圣吉吉9v 组织智障，指的是组织或团体在学习及思维方面存组织智障，指的是组织或团体在学习及思维方面存在的障碍。这种障碍最明显地表现在：组织缺乏一在的障碍。这种障碍最明显地表现在：组织缺乏一种系统思考的能力。人类总是习惯于将问题加以分种系统思考的能力。人类总是习惯于将问题加以分解，把世界拆成片断来理解，但是

7、无形中，我们付解，把世界拆成片断来理解，但是无形中，我们付出了巨大的代价出了巨大的代价全然失掉对整体的连属感。全然失掉对整体的连属感。v 必须建立学习型组织，克服组织智障。必须建立学习型组织，克服组织智障。 v 学习型组织需要开展五项修炼：自我超越、改善心学习型组织需要开展五项修炼：自我超越、改善心智模式、建立共同愿景、团队学习和系统思考。其智模式、建立共同愿景、团队学习和系统思考。其中，最为重要的是第五项修炼：系统思考。中，最为重要的是第五项修炼：系统思考。 管理是一项系统工程，必须具有全局视野。教学管管理是一项系统工程，必须具有全局视野。教学管理表面看是细节问题的堆砌，但实际上，必须具有理

8、表面看是细节问题的堆砌，但实际上，必须具有全局眼光，学会分类整合。全局眼光，学会分类整合。10.二、如何理解自己的工作？二、如何理解自己的工作？11.平凡的岗位平凡的岗位“最难的艺术最难的艺术”p部门之间、师生之间部门之间、师生之间的桥梁和纽带的桥梁和纽带p院系领导的参谋和助院系领导的参谋和助手手p学校教学工作的协调学校教学工作的协调者、组织者者、组织者p兼具管理和服务双重兼具管理和服务双重使命。使命。康德：康德：“人们可以把人们可以把两种发明看作是对人两种发明看作是对人类来说最困难的东西，类来说最困难的东西，这就是统治艺术和教这就是统治艺术和教育艺术。育艺术。” 康德：康德：论教育学论教育学

9、 统治统治驭人驭人教育教育育人育人 学校管理学校管理教育教学管理教育教学管理12 2. 工作的特殊性工作的特殊性服务对象：服务对象：p很难很难“对付对付”的大学教师。（个性的大学教师。（个性较真较真“自自信信”）p越来越具有维权意识、自由精神的大学生越来越具有维权意识、自由精神的大学生p有专业特长，又事务缠身的有专业特长，又事务缠身的“领导领导”工作环境：工作环境：p不具有行政威慑力的行政性岗位不具有行政威慑力的行政性岗位p需要需要“双专业双专业”基础的特殊专业人员基础的特殊专业人员13.三、教学秘书管理的基本要求三、教学秘书管理的基本要求141. 做好预案，防患于未然做好预案，防患于未然 学

10、记学记：大学之法，禁于未发之谓豫；当：大学之法，禁于未发之谓豫；当其可之谓时；不凌节而施之谓孙；相观而善其可之谓时；不凌节而施之谓孙；相观而善之谓摩。此四者，教之所由兴也。之谓摩。此四者，教之所由兴也。 教学管理工作看似平淡琐碎，实际上是学教学管理工作看似平淡琐碎，实际上是学校教育教学工作的枢纽。枢纽出了问题，将校教育教学工作的枢纽。枢纽出了问题，将导致信息中断。稍有不慎，就有可能制造出导致信息中断。稍有不慎，就有可能制造出教学管理事故。教学管理事故。 案例：案例：“吃一堑长一智吃一堑长一智”的教学秘书的教学秘书152. 细致入微，细致入微，“不厌其烦不厌其烦” 教学管理面对的事情错综复杂，面

11、对的人形形色色。做教学管理面对的事情错综复杂，面对的人形形色色。做事时不怕麻烦，力争把事情做到万无一失。事时不怕麻烦，力争把事情做到万无一失。 案例：案例： “哑巴亏哑巴亏”不好吃不好吃 某教学秘书，暑假里将下学期的课程表制好，将电某教学秘书，暑假里将下学期的课程表制好，将电子稿发送到每个教师邮箱，将纸质稿塞到每个教师信箱。子稿发送到每个教师邮箱，将纸质稿塞到每个教师信箱。以为这样已经很到位了。结果，开学后的第一天早上，以为这样已经很到位了。结果，开学后的第一天早上，督学查课时，发现一位教师未到课。督学查课时，发现一位教师未到课。 该教师坚持：没有收到课程表，不知第一天有课。该教师坚持：没有收

12、到课程表，不知第一天有课。秘书一再表明：通知已经发送，别的教师都已收到。教秘书一再表明：通知已经发送，别的教师都已收到。教师：别的教师收到不代表我已收到。最后，问责时由于师：别的教师收到不代表我已收到。最后，问责时由于无法证明是教师的责任，就认定属教学管理事故而非教无法证明是教师的责任，就认定属教学管理事故而非教学事故。秘书被通报批评，罚款一千元。学事故。秘书被通报批评，罚款一千元。 16 案例：案例： 二则短信二则短信 尊敬的孙老师您好！来自浙大继续教育学院小张尊敬的孙老师您好！来自浙大继续教育学院小张的温馨提醒：的温馨提醒：5月月9日（周日）下午日（周日）下午14：00在华家池在华家池校区

13、教学楼校区教学楼202室您将为来自徐州云龙区的校长班讲室您将为来自徐州云龙区的校长班讲有关有关“学习型教师团队建设学习型教师团队建设”方面的讲座。如您方便，方面的讲座。如您方便，烦请回复确认一下。非常感谢！张烦请回复确认一下。非常感谢！张*祝您周末愉快！祝您周末愉快！ 两天前两天前 尊敬的孙老师，我已经在教学楼尊敬的孙老师，我已经在教学楼202室等您，请室等您，请问您是否需要我去校门口接您。如需要，请回复问您是否需要我去校门口接您。如需要，请回复“是是”，如不需要，请回复，如不需要，请回复“否否”。期待您的精彩报。期待您的精彩报告！告！ 一小时前一小时前173.强化档案意识，做好信息管理强化档

14、案意识，做好信息管理l 一是全面系统，分门别类，有规律可循。一是全面系统，分门别类，有规律可循。 “事前有计划，事后有整理事前有计划，事后有整理”。l 二是收集、整理的档案有二是收集、整理的档案有“据据”可查，做到可查，做到文件柜内有有形的档案，心中有无形的档案。文件柜内有有形的档案，心中有无形的档案。l 三是对教学资料三是对教学资料“说得准、道得明、依据说得准、道得明、依据全全”。l 四是善意提醒其他教学人员将资料按时存档。四是善意提醒其他教学人员将资料按时存档。 （平时做好，免得临阵抱佛脚）（平时做好，免得临阵抱佛脚） 教育部本科教学质量评估的冲击与启示教育部本科教学质量评估的冲击与启示1

15、8p 保存每学年的校历保存每学年的校历, ,收集各种教学信息收集各种教学信息, ,管理好各专业教管理好各专业教学计划、教学大纲、教学工作计划和总结、教学进度表、学计划、教学大纲、教学工作计划和总结、教学进度表、教师任课表、教学质量调查表等教学文件。教师任课表、教学质量调查表等教学文件。p 各种考试考查试卷的收集整理归档各种考试考查试卷的收集整理归档, ,各年级学籍的建档、各年级学籍的建档、归档、保存。归档、保存。p 协助建立和完善教师个人业务档案协助建立和完善教师个人业务档案, ,如各种奖励及成果。如各种奖励及成果。负责收集院负责收集院 ( (系系) )教研活动记录教研活动记录, ,院院( (

16、系系) )有关教学、教改有关教学、教改方面的会议、活动记录方面的会议、活动记录, ,收集保存教学日志。收集保存教学日志。p 负责毕业生的毕业实习成绩、鉴定表及总结的收集、整负责毕业生的毕业实习成绩、鉴定表及总结的收集、整理、归档工作理、归档工作, ,按照实践教学要求做好毕业论文的收集、按照实践教学要求做好毕业论文的收集、归档工作。归档工作。p 负责收集保存本院负责收集保存本院( (系系) )开展重大教学活动的原始资料开展重大教学活动的原始资料, ,保存教学研究、教改项目资料等等。保存教学研究、教改项目资料等等。p 院院( (系系) )领导在进行教学管理的决策和落实过程中领导在进行教学管理的决策

17、和落实过程中, ,教学教学秘书必须适时收集决策发生期和全过程中的一切资料秘书必须适时收集决策发生期和全过程中的一切资料, ,起起到资料库的作用到资料库的作用,做到随要随查做到随要随查,优化教学档案。优化教学档案。194.不推诿，不怠工；不越界不推诿，不怠工；不越界 明确工作的边界。边界内的事情，认真负责，明确工作的边界。边界内的事情，认真负责，不逃避责任。边界外的事情，不过多干预。不逃避责任。边界外的事情，不过多干预。 案例：案例：“好心办坏事好心办坏事”两例两例 （1）一研究生求职，青岛某高校有选聘意向。）一研究生求职，青岛某高校有选聘意向。为防止该研究生成绩为防止该研究生成绩“含水含水”，

18、该高校负责选，该高校负责选聘的人员打电话给该研究生所在学院研究生教聘的人员打电话给该研究生所在学院研究生教学秘书，希望她查阅该生成绩，以便核对。而学秘书，希望她查阅该生成绩，以便核对。而该教师出于好心，电话里极力推荐该研究生，该教师出于好心，电话里极力推荐该研究生，引起对方反感，中断了谈话，意向消失。引起对方反感，中断了谈话，意向消失。 （2）参与）参与“制造制造”了了“考研预备基地考研预备基地”20.四、在日常管理实践中四、在日常管理实践中“成事成人成事成人”211.转变观念与心态转变观念与心态p 凡人为之事，心态和价值观的改变最重要。凡人为之事，心态和价值观的改变最重要。p 赵汀阳：不能改

19、变世界，至少可以改变赵汀阳：不能改变世界，至少可以改变“世世界观界观”。 改变改变“世界观世界观”，并不是满足于像阿，并不是满足于像阿Q Q那那样，用样，用“精神胜利法精神胜利法”来欺骗自己。那是自来欺骗自己。那是自我安慰的消极方法。积极的方法是改变自我我安慰的消极方法。积极的方法是改变自我与世界对话的方式。在平凡的事情中发现内与世界对话的方式。在平凡的事情中发现内在的价值在的价值。p 抱怨和辱骂都改变不了世界。改变世界需要抱怨和辱骂都改变不了世界。改变世界需要借助思考和行动。借助思考和行动。222. 提升自己的情商提升自己的情商p情商低，智商低，将一事无成；情商低，智商低，将一事无成；p情商

20、低，智商高，会怀才不遇；情商低，智商高，会怀才不遇；p情商高，智商低，有贵人相助；情商高，智商低，有贵人相助；p情商高，智商高，会春风得意。情商高，智商高，会春风得意。233. 与制度、体制和谐共处与制度、体制和谐共处p 卢梭：人生而自由，但无往不在枷锁之中。任何一个人，当他卢梭：人生而自由，但无往不在枷锁之中。任何一个人，当他进入到一个组织，他就同时进入了一种体制，受到制度的限制。进入到一个组织，他就同时进入了一种体制，受到制度的限制。但是他有选择退出体制的权利，更有决定自己在体制中如何工但是他有选择退出体制的权利，更有决定自己在体制中如何工作的自主性。把一切问题都归结为制度是不对的，人更应

21、该反作的自主性。把一切问题都归结为制度是不对的，人更应该反思：在现有的制度条件下，我怎样发展得更好。怎样合理地利思：在现有的制度条件下，我怎样发展得更好。怎样合理地利用制度用制度“创造创造”、提供或、提供或“留下留下”的空间。的空间。 反思：学术造假、学术不端行为。反思：学术造假、学术不端行为。p 这并不意味着简单认同体制，做现有体制的这并不意味着简单认同体制，做现有体制的“应声虫应声虫”。20世世纪末以来，思想家们对纪末以来，思想家们对“体制体制”破坏力量的批判，让我们开始破坏力量的批判，让我们开始反思：作为有创造力、有良知的人，不能满足于做体制链条上反思：作为有创造力、有良知的人，不能满足

22、于做体制链条上的一颗螺丝钉，而是应该用自己的力量创造性地工作，更好地的一颗螺丝钉，而是应该用自己的力量创造性地工作，更好地实现自身价值，更好地承担对工作、对社会的责任。实现自身价值，更好地承担对工作、对社会的责任。 阿伦特：耶路撒冷的艾希曼阿伦特：耶路撒冷的艾希曼 遇到问题，不能完全归咎于体制和制度，更应该追问自我在遇到问题，不能完全归咎于体制和制度，更应该追问自我在其中应付的责任。其中应付的责任。24 4. 在在“研究性实践研究性实践”中成事成人中成事成人 案例：向厨师学习案例：向厨师学习25.自我实现的需要自我实现的需要尊重需要尊重需要归属和爱的需要归属和爱的需要安全需要安全需要生理需要生

23、理需要马斯洛的需要层次理论马斯洛的需要层次理论在创造中走向自我实现在创造中走向自我实现26 如同女士经常变换发式会给自己带来信心如同女士经常变换发式会给自己带来信心和满足感一样，在自己的日常工作中，经常和满足感一样，在自己的日常工作中，经常地变换工作方式。在平淡、平凡的工作中不地变换工作方式。在平淡、平凡的工作中不断发现新意、可能性。把断发现新意、可能性。把“事事”做好的同时，做好的同时，自我也不断地得到发展。自我也不断地得到发展。 成成事事成事成事成人成人27 5. 在合作中生活，在合作在合作中生活，在合作中发展中发展 案例：一个大学教师成为案例：一个大学教师成为小学教师之后的苦恼生活。小学教师之后的苦恼生活。 赵汀阳：比赛是现代社会的赵汀阳：比赛是现代社会的原罪。原罪。 相互相互“补台补台”而不是相互拆而不是相互拆台。台。从一个小故事透视人的不合从一个小故事透视人的不合作心态。作心态。28 6.读书读书进修进修 相关链接：爱读书的德国人相关链接：爱读书的德国人14岁以上的人中有岁以上的人中有13每天读书。只要在德国的公共场所走一遭，每天读书。只要在德国的公共场所走一遭，不难看到，不管是在幽静的草地上、芳香的咖啡馆，还是在飞速不难看到，不管是在幽静的草地上、芳香的咖啡馆，还是在飞速疾驶的火车