文书档案整理方法步骤概述

1、文书档案整理方文书档案整理方法步骤法步骤学习内容学习内容一、一、20152015版与版与20002000版归档文件整理版归档文件整理规则的区别规则的区别二、云南省档案局文书档案整理新思二、云南省档案局文书档案整理新思路路三、文书档案整理方法步骤三、文书档案整理方法步骤 一、一、20152015版与版与20002000版版归档归档文件整理规则文件整理规则的区别的区别1 1、将标准适用范围由纸质文件材料扩展、将标准适用范围由纸质文件材料扩展为纸质和电子文件材料；为纸质和电子文件材料；2 2、调整归档文件的分类方法为：、调整归档文件的分类方法为： （1 1）规模大的单位采用规模大的单位采用“年度年度

2、机构机构（问题）（问题）保管期限保管期限”或或“年度年度保管保管期限期限机构（问题）机构（问题）”三级分类法；三级分类法； （2 2）规模小的单位可以采取）规模小的单位可以采取“年度年度保管期限保管期限”两级分类法；两级分类法；3 3、增加归档文件组件和纸质归、增加归档文件组件和纸质归档文件修整、装订、编页、排档文件修整、装订、编页、排架要求；架要求；4 4、增加归档文件档号结构要求；、增加归档文件档号结构要求； （1 1）档号：归档文件在整）档号：归档文件在整理过程中，体现归档文件类别、理过程中，体现归档文件类别、排列顺序的一组数字、字符的排列顺序的一组数字、字符的集合集合 （2 2）文书档

3、案档号结构宜为：）文书档案档号结构宜为： 全宗号全宗号档案门类代码档案门类代码年年度度保管期限保管期限机构（问题）代机构（问题）代码码件号件号 上下位代码之间用上下位代码之间用“”连接，连接，同一级代码之间用同一级代码之间用“”分开。分开。 如：如：Z109-WS2011-Y-BGS-Z109-WS2011-Y-BGS-00010001。 5 5、将室编件号和馆编件号统一为件号；、将室编件号和馆编件号统一为件号；6 6、在附录中增加归档章示例、直角装订法。、在附录中增加归档章示例、直角装订法。归档章式样归档章式样（全宗号）（全宗号）（年度）（年度）（件号）（件号）（机构或问（机构或问题）题）（

4、保管期限）（保管期限）（页数）（页数）归档章示例归档章示例1Z10920151BGSY38归档章示例归档章示例2Z10920151办公室办公室永久永久38 长：长：315mm宽：宽：28mm直角装订法7 7、归档文件目录由、归档文件目录由7 7列增加到了列增加到了9 9列，并且须横向打列，并且须横向打印印归档文件目录归档文件目录序号序号档号档号文号文号责任者责任者题名题名日期日期密级密级页数页数备注备注 二、云南省档案局文书档案二、云南省档案局文书档案整理新思路整理新思路 文书档案统一分为文书档案统一分为四大类四大类：发文件、办文件、批示件和其发文件、办文件、批示件和其他，且保管期限均为永久。

5、他，且保管期限均为永久。 三、文书档案整理的方法步骤三、文书档案整理的方法步骤 最重要的一点：首先依据最重要的一点：首先依据8 8号令号令（机关、团体）或（机关、团体）或1010号令（企业）制号令（企业）制定文书档案归档范围、保管期限表及定文书档案归档范围、保管期限表及分类方案。分类方案。 步骤：收集步骤：收集鉴定鉴定装订装订分分类类排列排列编号（编页）编号（编页）编目编目装装盒盒入柜九个步骤入柜九个步骤 第一步第一步 收集收集 将同一年度下本单位产生将同一年度下本单位产生的所有文件材料以及外单位来的所有文件材料以及外单位来文全部收集起来。文全部收集起来。第二步第二步 鉴定鉴定 根据本单位制定

6、的文件材根据本单位制定的文件材料归档范围和保管期限表对文料归档范围和保管期限表对文件材料进行鉴定，剔除重份和件材料进行鉴定，剔除重份和勿需归档的文件。勿需归档的文件。第三步第三步 装订装订 正文、附件为一件；文件正本与定稿（包括法正文、附件为一件；文件正本与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改稿）为一件；转发文律法规等重要文件的历次修改稿）为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；正本与与被转发文为一件；原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件；报表、名翻译本为一件；中文本与外文本为一件；报表、名册、图册一册（本）为一件（作为文件附件时除册、图册一册（本）为一件

7、（作为文件附件时除外）；简报、周报等材料一期为一件；会议记要、外）；简报、周报等材料一期为一件；会议记要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；的，一本为一件；来文与复文（请示与批复、报告来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件；与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件；有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。去除易锈蚀的订书钉，厚一纸与相关文件为一件。去除易锈蚀的订书钉，厚一点的采用三孔一线装订，稍溥一点的采用直角装订、点的

8、采用三孔一线装订，稍溥一点的采用直角装订、缝纫机压边装订或不锈钢订书钉装订起来。缝纫机压边装订或不锈钢订书钉装订起来。 注意：正本在前，副本在后。注意：正本在前，副本在后。第四步第四步 分类分类 根据省档案局要求分为：根据省档案局要求分为： 发文件、办文件、批示件、其他四大类，保管期限都是永发文件、办文件、批示件、其他四大类，保管期限都是永久。即云南文书档案分类方法归结为四种：久。即云南文书档案分类方法归结为四种： （一）规模大的单位（一）规模大的单位 按按“年度年度- -机构（问题）机构（问题）- -保管期限保管期限”分分 1 1、“年度年度- -发文件发文件- -永久永久” 2” 2、“年

9、度年度- -办文件办文件- -永久永久”； 3 3、“年度年度- -批示件批示件- -永久永久” 4” 4、“年度年度- -其其 他他- -永久永久”。或或 按按“年度年度- -保管期限保管期限- -机构（问题）机构（问题）”分分 1 1、“年度年度- -永久永久- -发文件发文件” 2” 2、“年度年度- -永久永久- -办文件办文件”； 3 3、“年度年度- -永久永久- -批示件批示件” 4” 4、“年度年度- -永久永久- -其其 他他”。 （二）规模小的单位（二）规模小的单位 按按“年度年度- -保管期限保管期限”分分 “年度年度- -永久永久”（一）发文件（一）发文件 涵义：指本单

10、位正式发文（包括涵义：指本单位正式发文（包括编有文号的发文、编号发出的传真编有文号的发文、编号发出的传真电报、有编号的简报、信息等）形电报、有编号的简报、信息等）形成的材料。其正本文件成的材料。其正本文件+ +发文审批单发文审批单+ +文稿文稿+ +附件（如：拟办意见、依据附件（如：拟办意见、依据材料、背景材料、有关材料等）为材料、背景材料、有关材料等）为一件档案。一件档案。 注意：注意： 1 1、由单位公文管理部门或人员负责归、由单位公文管理部门或人员负责归档。档。 2 2、发文件应全部归档；、发文件应全部归档； 3 3、机构（问题）栏填写其、机构（问题）栏填写其“发文机关发文机关代字代字”

11、。如：。如：“云档发云档发”、“云档办发云档办发”等；等； 4 4、同一年度的每种发文件，分别按其、同一年度的每种发文件，分别按其发文字号顺序排列，并从发文字号顺序排列，并从“1”1”开始编开始编制制“室编件号室编件号”。例：发文件例：发文件例：发文件例：发文件（二）办文件（二）办文件 涵义：指对外单位来文（包括编号涵义：指对外单位来文（包括编号及未编号文件、传真电报、信函等）或及未编号文件、传真电报、信函等）或本单位内设部门上报文件进行办理形成本单位内设部门上报文件进行办理形成的材料。其的材料。其“文件处理签文件处理签+ +办理意见办理意见+ +来来文或材料文或材料”为一件文件。为一件文件。

12、 不是所有办文件都需要归档。普发不是所有办文件都需要归档。普发性文件或仅传阅而无须其他处理的文件性文件或仅传阅而无须其他处理的文件不归档，可根据需要纳入资料管理。不归档，可根据需要纳入资料管理。 注意：注意： 1 1、根据各单位具体管理模式，可由、根据各单位具体管理模式，可由单位公文管理部门集中统一归档，或由单位公文管理部门集中统一归档，或由承办部门初步整理后，按年度批量归档。承办部门初步整理后，按年度批量归档。 2 2、机构（问题）栏统一填写、机构（问题）栏统一填写“办文办文件件”； 3 3、同一年度所有办文件按归档时间、同一年度所有办文件按归档时间排列，从排列，从“1”1”开始顺序编写开始

13、顺序编写“室编件室编件号号”。例：办文件例：办文件例：办文件例：办文件关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知例：办文件例：办文件（三）批示件（三）批示件 涵义：指上级领导对本地区本单位涵义：指上级领导对本地区本单位事务进行批示，本单位领导在相关材料事务进行批示，本单位领导在相关材料上直接批示形成的材料。上直接批示形成的材料。 注意：注意： 1 1、每份领导批示为一件文书档案。、每份领导批示为一件文书档案。 2 2、由其管理部门或人员负责归档。、由其管理部门或人员负责归档。 3 3、批示件应全部归档；、批示件应全部归档； 4 4、机构（问

14、题）栏统一填写、机构（问题）栏统一填写“批示批示件件”； 5 5、同一年度的批示件按归档时间排、同一年度的批示件按归档时间排序，从序，从“1”1”开始顺序编制开始顺序编制“室编件室编件号号”； 6 6、即使当年度批示件数量较少，也、即使当年度批示件数量较少，也应单独分类整理装盒。应单独分类整理装盒。 7 7、如领导仅在某份文件上仅签名表、如领导仅在某份文件上仅签名表示已阅而无其他意义的，无须归档。示已阅而无其他意义的，无须归档。例：批示件例：批示件例：批示件例：批示件例：批示件例：批示件例：批示件例：批示件（国家档案局定于10月13-17日在广西南宁举办口述历史采集培训班（针对广西档案部门），

15、拟请我局熟悉该项工作的一位领导于10月16日下午到培训班作一个小时的讲座，食宿由国家局负责，请派员支持，盼复。）（四）其他（四）其他 涵义：本单位除发文件、办文件、批示件外的其涵义：本单位除发文件、办文件、批示件外的其他文件材料。他文件材料。 如：本单位党组会议记录和其他有价值的记录本；如：本单位党组会议记录和其他有价值的记录本；本单位发出的未编号的文件、信息；本单位召开会本单位发出的未编号的文件、信息；本单位召开会议、组织重大活动形成的会议（活动）指南、方案、议、组织重大活动形成的会议（活动）指南、方案、签到表、领导讲话、交流发言、参阅材料、席位单、签到表、领导讲话、交流发言、参阅材料、席位

16、单、总结等文件材料；本单位重要的合同、协议、资产总结等文件材料；本单位重要的合同、协议、资产管理的凭证性材料、各类介绍信、证明存根；人事、管理的凭证性材料、各类介绍信、证明存根；人事、纪检方面具有保存价值的文件材料；本单位年度收纪检方面具有保存价值的文件材料；本单位年度收发文登记册、用印登记册、业务统计年报；各类报发文登记册、用印登记册、业务统计年报；各类报刊有关本单位的新闻报到；本单位认为有归档保存刊有关本单位的新闻报到；本单位认为有归档保存价值的文字、表册等。价值的文字、表册等。 注意：注意： 1 1、按照、按照 “ “谁形成、谁办理、谁负责谁形成、谁办理、谁负责”的的原则，采取原则，采取

17、 “ “随办随归随办随归”的方式，办理完毕的方式，办理完毕即刻向档案室归档。或由部门初步整理后，即刻向档案室归档。或由部门初步整理后，按年度批量向档案室归档。按年度批量向档案室归档。 2 2、每份册为一件；、每份册为一件； 3 3、机构（问题）栏统一填、机构（问题）栏统一填“其他其他”； 4 4、同一年度归档的、同一年度归档的“其他其他”类文件材料，类文件材料，按归档时间排列，从按归档时间排列，从“1”1”开始顺序编制开始顺序编制“室室编件号编件号”。例：其他例：其他例：其他例：其他例：其他例：其他要注意办文件向发文件的转换以及批示件向发要注意办文件向发文件的转换以及批示件向发文件、办文件的转

18、换文件、办文件的转换第五步第五步 排列排列 归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按时归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按时间结合事由排列。同一事由中的文件，按文件形成间结合事由排列。同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列。先后顺序排列。 注意：会议文件、统计报表等成套性文件可集中注意：会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。排列。 1、发文件按各自的发文编号排列，发文编号就、发文件按各自的发文编号排列，发文编号就等于流水号；归档章和档案盒脊上机构（问题）一等于流水号；归档章和档案盒脊上机构（问题）一栏填写栏填写“发文机关代字发文机关代字”； 2、办文件、批示件、其他件可以相近问题相对

19、、办文件、批示件、其他件可以相近问题相对集中，然后按文件时间的先后顺序或者处理文件的集中，然后按文件时间的先后顺序或者处理文件的先后顺序排列。先后顺序排列。第六步第六步 编号（编页）编号（编页） 盖归档章盖归档章 在文件首页上端的居中位置、或在文件首页上端的居中位置、或空白处盖规范的归档章并填写相关空白处盖规范的归档章并填写相关内容。内容。 盖章要清晰端正，填写齐全准确。盖章要清晰端正，填写齐全准确。 1 1、编号：根据文件的排列顺、编号：根据文件的排列顺序给文件编制序给文件编制“室编件号室编件号”即：即：从从“1”1”开始编制流水号。开始编制流水号。 2 2、编页：以件为单位，在文、编页：以

20、件为单位，在文件正面右上角或背面左上角的件正面右上角或背面左上角的空白位置编写页码。空白位置编写页码。20152015版版规则规则归档章式样归档章式样41 归档章归档章 161645mm45mm（全宗号）（全宗号） （ 年度）年度）（件号）（件号）（机构或问题）（机构或问题）（保管期限）（保管期限）(页数）页数）下图中下图中“* *”号栏为选择项，不选用时无须设置号栏为选择项，不选用时无须设置28315首页上端空白处首页上端空白处 76 20161SDFY38首页上端空白处首页上端空白处 76 20161昭市档发永久38 注意：在编号时不应考虑注意：在编号时不应考虑分盒问题，即装盒后最低一级分

21、盒问题，即装盒后最低一级类目中各盒内的文件编号是连类目中各盒内的文件编号是连续的，如第一盒从续的，如第一盒从120120号，号，第第2 2盒从盒从2121号开始编起。号开始编起。第七步第七步 编目编目 编制归档文件目录编制归档文件目录 使用云南省档案局统一要求使用云南省档案局统一要求的档案管理软件，按要求录入相的档案管理软件，按要求录入相关信息后，自动生成归档文件目关信息后，自动生成归档文件目录，打印输出即可。录，打印输出即可。归档文件目录填写式样归档文件目录填写式样序序号号档号档号文文 号号责任者责任者题题 名名日期日期密密级级页页数数备注备注10076-WS2015-Y-SDF-0001昭

22、市档发昭市档发20158号号昭通市昭通市档案局档案局关于转发关于转发省档案局关于开展档案省档案局关于开展档案201504253第第2页页有破损有破损安全执法检查的通知安全执法检查的通知的通知的通知归归档档文文件件目目录录封封面面式式样样及及填填写写 归档文件目录归档文件目录 全宗名称全宗名称昭通市档案局昭通市档案局 年度年度 2 0 1 5 保管期限保管期限永永 久久 机构机构 昭市档发昭市档发 （问题）（问题） 将归档文件按室编件号顺序将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，数量适度并逐项填装入档案盒，数量适度并逐项填写档案盒封面、盒脊和备考表。写档案盒封面、盒脊和备考表。第八步第八步 装盒装盒

23、文书档案的装盒文书档案的装盒 同一类型的档案集中装一盒，属于发文的，每同一类型的档案集中装一盒，属于发文的，每一种发文单独装盒，只有一件的单独装盒。一种发文单独装盒，只有一件的单独装盒。全宗号全宗号76年度年度2014保管期限保管期限永久永久*机构（问题）机构（问题）昭市档发昭市档发起起止止件件号号128盒号盒号档案盒盒脊档案盒盒脊 式样式样全宗号全宗号76年度年度2014保管期限保管期限永久永久*机构（问题）机构（问题）昭市档发昭市档发起起止止件件号号128盒号盒号档档 案案 盒盒 底底 边边 式式 样样 盒内文件情况说明盒内文件情况说明 盒内第盒内第1件第件第2页原件有破损，第页原件有破损

24、，第8件原件缺第件原件缺第4页页 整理人：李玉芳整理人：李玉芳 年年 月月 日日 检查人：王丽红检查人：王丽红 年年 月月 日日盒内备考表填写式样盒内备考表填写式样第九步第九步 入柜入柜 1 1、涵义：按照档案分类方法、涵义：按照档案分类方法和目录装订方式，将已经整理好和目录装订方式，将已经整理好的文书档案案卷（盒）按次序进的文书档案案卷（盒）按次序进行装橱或上架。行装橱或上架。 2 2、入柜原则：从左至右，由、入柜原则：从左至右，由上至下。上至下。3 3、排列方法、排列方法 （1 1）期限）期限年度法年度法 永久：永久：20012001（发、办、批、其）（发、办、批、其）-2002-2002

25、（发、（发、办、批、其）办、批、其）-2003-2003（发、办、批、其）（发、办、批、其）-20132013（发、办、批、其）（发、办、批、其）； 3030年：年：2001-2002-2003-20142001-2002-2003-2014； 1010年：年：2001-2002-2003-20142001-2002-2003-2014。 （2 2）年度）年度期限法期限法 20012001年：永久（发、办、批、其）年：永久（发、办、批、其）+30+30年年（发、办、批、其）（发、办、批、其）+10+10年（发、办、批、其）；年（发、办、批、其）； 20022002年：永久年：永久+30+30年年+10+10年；年； 20032003年：永久年：永久+30+30年年+10+10年；年； 齐全完整：齐全完整：平时收平时收集、年终收集、帐集、年终收集、帐外文件收集外文件收集利用利