会计电算化对内部审计的影响及其对策

1、会计电算化对内部审计的影响及其对策一、会计电算化相关概述（一）会计电算化信息系统的定义 会计电算化信息系统指的是以计算机为主要信息处理手段的会计信 息系统，该系统是由人员、计算机硬件、计算机软件、相关的信息资 料文件和会计规范等基本要素组成， 是一个人机结合的系统。 而会计 信息系统则是指管理信息系统的一个子系统， 是专门用于企事业单位 处理会计业务，收集、存储、传输和加工各种会计数据，输出会计信 息，并将其反馈给各有关部门， 为企业的经营活动和决策活动提供帮 助，为投资人、债权人、政府等部门提供财务信息的系统。（二）会计电算化信息系统的特点1.数据存储的磁性化、无纸化在会计电算化系统中，会计

2、数据是以 文件的形式予以存储，不再象手工阶段那样，记录在帐簿中，而这种 存储的介质，又都以磁性材料为主。存储于磁性介质上的会计数据，与其他电子数据一样，都具有存储方便、修改与删除不留痕迹的特点。 但恰恰是这一特点， 给会计数据的可靠性与安全性带来了威胁， 也使 日后审计线索的追踪变得更加困难。2.内部控制的程序化 企业实现会计电算化之后，内部控制的内涵与外延发生了很大的变 化。在手工会计方式下，管理人员可以通过职能分割、人员的分工形 成内部控制体系，与通过凭证、账簿、报表之间的相互牵制制度结合 起来，以确保对信息的正确性、安全性的控制。实现会计电算化后，由于计算机数据处理的集中、连贯性，使得原

3、 来在手工会计环境下行之有效的控制制度（如职权分割、手工账簿控 制体系等）几乎失去了控制作用，人们就不能不对硬件和软件工作环 境的安全性、可靠性详加考虑，采取其他一些更加严密的措施，确保 凭证、账簿、报表等一系列会计资料的真实准确。要做到这一点，不 仅要有一套严密的控制体系， 而且有的控制方法还需要嵌入程序之中， 通过程序的运行，核对会计数据的勾稽关系，检查使用权密码，审查 数据处理顺序等。3.数据处理的集中化、自动化 手工会计岗位分工核算的各个工作，在电算化会计中都由计算机集 中处理。每一台计算机完成某一个特定的任务，一组数据一经输入， 便可以被不同的用户共享。 随着会计电算化的发展， 系统

4、的复杂性越 高，数据的处理就越为集中。 这一特点在多用户和联网的工作环境下 尤为突出。 在数据集中处理过程中， 系统的原始数据的采集一般都以 代码作为标识，例如，会计科目代码、职工编码、材料编码等。采用 这种编码，不仅是计算机数据处理方式的需要， 它也是各子系统数据 交流的交接点。 自动化是指计算机的程序自动控制处理， 人工操作和 人为干预减少。4.会计人员业务知识的多面化 电算化会计信息系统是一个人机系统，计算机在会计人员的设计与 操作之下，按照预先规定的处理顺序，获得电子凭证、账簿和报表。 而在这样一个人机系统中， 会计人员不仅应具备会计业务知识， 还应 当熟悉计算机的工作环境，掌握计算机

5、有关知识。实践证明，那种仅 具备会计单方面知识的会计人员，是很难胜任现代化的会计工作的。然而，也不能不看到，这种具备会计与计算机两方面知识的会计人员， 一旦营私舞弊， 便可能给企业造成更大的危害。 审计人员要发现其舞 弊行为，跟踪、寻找其作案的线索，就必须具备更丰富、更全面的会 计、计算机、审计等方面的知识。5.与管理信息系统中其他子系统的联系密切 会计信息系统是企业管理信息系统中的一个重要的子系统，它与生 产管理、仓库管理、劳动人事等信息系统，有机地结合成一个整体， 共同组成企业的管理信息系统。 随着计算机工作平台的不断发展， 会 计信息系统与其他子系统的联系有增无减。 随着决策支持系统的建

6、立， 这种联系密切的特点将更为突出。 审计人员要面对这样一个错综复杂 的系统，从中索取有关的审计证据，所面临的审计风险将会更大。二、会计电算化信息系统对内部审计的影响国际审计准则15电子数据处理环境下的审计中指出：在电 子数据处理的环境下，并不改变审计的总体目标和范围。但是，计算 机的使用改变了财务资料的处理和存储， 并可能影响这个单位为达到 适当的内部控制而采用的组织和程序。 因此，审计人员在对会计制度 和有关的内部控制的研究和评价所遵循的程序， 以及其他审计程序的 性质、时间和范围就可能受到电子数据处理环境的影响。会计电算化对内部审计的影响，主要表现在以下几个方面：（一）对审计线索的影响

7、在手工会计中，审计线索包括会计凭证、账簿、报表等会计资料。这些资料都反映在书面上， 审计人员利用这些资料就能够从原始凭证 开始，通过记账凭证、账簿追踪到会计报表，或者对报表之间、报表 与账簿之间的会计数据的勾稽关系进行审查， 通过这些可见的审计线 索检查证、账、表数据所反映的经济业务的合法性等。 在手工会计中， 会计人员对经济业务的详细记录都跃然纸上， 审计人员所需的审计线 索，都可以通过这些书面记录加以审计。但是，在电算化会计中，计 算机的使用改变了会计记录的存储与处理，表现在如下几个方面：1.会计凭证的存储与处理。原始凭证或记账凭证一经输入机内，便 以文件的形式存入机内的数据文件。 随着电

8、算化的发展， 输入原始凭 证再由系统自行填制记账凭证己为期不远， 对于各核算子系统中自动 生成的转账凭证，其数据的采集来自于机内分配结转后的记录。2.账簿的存储与处理。总分类账为文件所代替，明细分类账采用满 页打印方式， 因而导致两类数据之间的日常核对只能在机内进行。 账 簿登录时， 通过计算机登账程序自动执行， 使用的是哪一种程序难以 判断。3.报表的编制采用按事先定义的公式到账簿文件、 其他报表文件中 取数计算，数据来源、公式定义、编制结果、打印格式等均采用机内 文件的形式。 由于磁性介质修改不留痕迹的特点， 使审计人员很难相 信打印输出的会计报表，正是根据企业单位提供的公式定义文件加以

9、编制的。 换句话说， 如果有人在歪曲公式定义文件之后编制失真的财 务报表，然后再将公式定义文件复原，在这种情况下，审计人员便不 能根据机内的公式定义文件贸然判断报表编制的正确性。以上的种种情况表明，由于计算机采用磁性材料作为存储介质，处 理过程都在机内文件之间进行， 因而使审计人员难以像在手工操作环 境下那样对经济业务进行追踪审查。 在现阶段， 尽管财政部在有关会 计电算化制度中，规定所有凭证、账簿、报表仍然应当打印输出，使 审计人员在审计工作中增加审计的线索， 但我们应当看到， 这些书面 记录是否与会计软件正确的处理结果同出一辙， 还需进一步验证， 传 统的手工审计方法已无法适应会计电算化发

10、展的要求。（二）对审计内容的影响电算化会计信息系统的特点及固有的风险决定了审计的内容包括对 计算机处理和控制功能的审查， 因此，电算化会计信息系统的审计内 容，就应当包括系统的开发与设计、会计软件的程序、数据文件以及 内部控制的审计等。审计人员在电算化系统的设计、开发阶段，应当参与系统的设计、 调试、检验和验收，除了对系统的合法、合规、安全可靠等方面及时 发现问题之外，特别要从审计角度审查系统的可审性、 审计线索的设 置等。会计软件的程序审计，是指对组成会计核算软件的各子系统程序的 审计，系统程序的正确与否， 直接影响会计信息系统的处理质量和处 理结果的准确性、有效性。 这一内容的审计工作繁简

11、，又视被审计单 位使用的会计核算软件的来源而定。 对于已通过财政部门评审的会计 核算软件，评审中己经过严格的审查，因而可靠程度较高，但由于企 业的二次开发所涉及的内容较多且直接影响程序执行的正确性， 因而 仍然有必要对其进行程序审计;而对于企业自行开发或者是委托外单 位开发的会计核算软件，程序审计更是必不可少，必须根据会计核 算软件基本功能规范等法规严格进行审核。（三）对审计技术的影响 对电算化会计信息系统的审计，如果仍然采用常规的手工系统的那 一套审计技术， 就不可能达到审计的目的。 由于审计的内容扩大到电 算化系统程序、系统的设计与开发、数据文件与内部控制等方面，迫 使审计人员在采用传统各

12、种审计技术的同时， 采用计算机辅助审计技 术，用日益先进的计算机审计软件去对付单机、网络、多用户等各种 工作平台下的会计软件。（四）对审计标准和准则的影响 由于审计对象、审计线索、审计内容以及审计技术手段等发生一系 列的变化，手工审计中所制定的审计标准与审计准则也就很难适用。 在计算机特定的工作环境中所出现的新情况和可能产生的新问题， 又 必须有一套与之相适应的新的审计标准和准则。 在国外， 美国执业会 计师协会发布的计算机处理对检查财务报表的影响 ，国际会计师 联合会公布的国际审计准则15电子数据处理环境下的审计 、国 际审计准则16计算机辅助审计技术等，都是对电算化会计系统 下的审计所发布

13、的一系列文件。 在我国，由于经济立法往往是在经济事项充分发展之后， 而计算机审计工作又刚刚起步， 因而计算机审计 的标准和准则发布不多。（五）对审计人员的影响 不管计算机审计发展到哪一个阶段，也不管计算机辅助审计技术如 何先进， 电算化会计信息系统的审计总是人机审计。 在这一审计工作 中，起决定作用的仍然是审计人员。 从审计计划的制定到审计程序的 确定，从审计技术选择到审计方法的采用， 都必须由审计人员操作和 指挥。审计人员不仅要具有丰富的会计、财务、审计知识和技能，不 仅应当熟悉财经法规以及其他的审计依据， 而且还应当掌握计算机知 识及其应用技术，掌握数据处理和管理技术;不仅要懂得审计软件的

14、 操作方法， 而且还应当根据审计过程所出现的种种问题， 即时编写出 各种测试、审查程序模块。 从长远的观点来看，审计人员还应当掌握 编写适合各种场合需要的审计软件，建立起自己的电算化审计系统。三、现行会计电算化审计存在的问题（一）审计可视线索消失的趋势 在会计电算化进程中，随着计算机软硬件水平及现代通讯技术和网 络技术的不断提高，客观上，存在着审计可视线索自然消失的趋势。 在应用计算机处理会计资料以后， 纸面信息变成了磁性介质上的代码。 对于会计界、审计界的许多人来说，过去熟悉的、习惯的、得心应手 的东西，变成了陌生的、不习惯的、难以捉摸的东西。而设计会计电 算化程序的软件设计人员， 并不知道

15、审计人员的需求， 即使有关文件 规定必须留有审计线索，实际上也是很难做到的。何况，审计工作与 主要是处理结构化问题的会计核算工作不同， 它主要是处理半结构化 和非结构化的一些问题， 从某些方面来说， 更多的是依靠人的经验和 主观判断能力，如：寻找漏洞、揭尽矛盾、查错防弊、获取证据等。（二）审计数据的难以取得由于各行业各单位会计电算化系统应用环境大不相同， 应用程序也 各具特点。从使用的系统来看大致有以下两种情况：1.购置商用会计软件目前，商业化会计电算化软件有几百家之多，不同的电算化系统虽 然有着不同的特点，但也有着基本的相同点：输入、处理、统计、查 询、输出及维护功能较完整、全面，界面设置较

16、好，然而由于各种会 计软件的数据库千差万别， 其防范保密措施更是八仙过海， 各显神通， 这就给审计人员开发通用的审计软件带来困难。2.自行开发会计软件 自行开发会计软件，一般是根据企事业单位自身的需要结合实际情 况研制而成的， 一般具有较强的检测排错功能和统计处理功能，实用 性强。但在系统安全方面及内部控制方面需要人工予以辅助来加强系 统的管理，这就要求管理者制定规章制度来约束会计人员的行为。（三）认识上的误区造成对计算机审计的忽视 目前有种看法认为，在会计核算实现电算化后，特别是应用了经财 政部门评审通过的商品化会计核算软件以后， 会计信息的正确性、 可 靠性已经解决， 可有效地防止做假账和

17、会计信息失真的问题， 因此也 无须对软件产生的信息进行审计。 事实不是这样。因为绝大多数的会 计核算软件并没有解决对会计事项， 即记账凭证所根据的原始数据是 否真实这一至关重要的问题。 它们的许多功夫不是花在保证数据源的 正确上，而是对已输入数据的计算上， 充其量只不过是一把高级的算 盘而已。加上上述的实现会计电算化后内部控制本质上的变化， 对会 计信息系统事实上存在着人为干预和利润调节， 以及所提供原始数据 的虚假性， 人们不得不承认这样一个事实： 当前的会计电算化并不能 有效地防止做假账和会计信息失真的问题。 但上述的认识， 却对计算 机审计产生了一些不利的影响。四、解决会计电算化审计问题

18、的建议与途径（一）要重视会计电算化理论的研究 从一定意义上讲，电算化会计产生和发展的过程，也是突破传统会 计观念，对现行会计理论和方法提出新问题、新课题，以及研究和确 立新的理论和方法的过程。如电算化会计在系统设计、工作组织、信 息处理及账务处理程序等方式和方法上的改变， 本身就是对现行会计 理论和方法的突破和完善。 电算化会计理论的基本问题研究透彻了，会计软件的研制就有了明确的方向和目标， 才能更符合会计、 审计工 作的实际要求。（二）提高审计软件的质量 为了给电算化审计打开通道，就必须不断研究开发审计软件，在数 据采集方面， 特别需要有一种专门从事数据采集的软件，要求这种软 件能够容易访问被审计单位不同介质、 不同编码、 不同数据库类型的 数据库，从中采集审计所需的原始数据， 打通瓶颈。在数据分析方面，在现有审计软件的功能基础上进一步开发新的分析工具， 这些分析工 具将面向特定的领域。 在