会计学原理07会计工作组织授课教案

1、第七章 会计工作组织本章是在全面、系统地学习会计理论、会计核算基本方法、基本程序和会计实务的基础上，阐述如何组织会计工作的问题。本章学习内容：第一节 会计工作组织概述第二节 会计机构和会计人员第三节 内部会计管理第四节 会计法规第五节 会计档案管理第六节 单位会计电算化的机构组织和岗位设置 本章学习目的： （1）了解正确组织会计工作的意义和组织会计工作的内容；（2）熟悉会计机构、会计人员的设置、会计人员的职权、会计人员的条件、会计法规和会计工作的组织形式；（3）明确单位会计电算化的机构组织和岗位设置。本章学习重点与难点：会计法规和会计工作的组织形式；会计电算化的机构组织和岗位设置。本章教学课时

2、安排：8 学时授课提纲：第一节 会计工作组织概述 一、会计工作组织定义及意义所谓会计工作组织，就是根据国家制定的会计法规，结合本单位的特点，制定本单位会计制度与执行，设置本单位会计机构，配备本单位会计人员，以保证有效地进行会计工作的活动。正确地组织会计工作对于会计单位经营活动的良好运行具有十分重要的意义。这是因为会计单位发生的所有经济业务都要通过会计这个经济信息系统加以反映和控制，良好的会计工作组织，可以让会计单位的财务状况和经营成果及时而准确地通过会计这个经济信息系统反映给决策者。就会计工作本身来讲，它也是非常严密细致的，若会计信息系统在任何一个环节出现错误、遗漏，都会使全部核算结果发生差错

3、，从而可能导致错误的经济决策。二、会计工作组织内容会计工作的组织包括；会计机构的设置；会计人员的配备；会计制度的制定与执行。值得注意的是，本章的内容主要围绕会计单位的会计工作组织展开。放在更为宏观的层面，我们还会看到政府对会计单位会计工作的行政组织与管理。比如国家财政部设有会计管理司，管理全国的会计工作，主要负责拟定全国性的会计法令、规章、制度、规划和组织会计人员的业务培训、会计职称考试等。各省、自治区、直辖市财政厅设有会计管理处，管理本地区的会计工作。三、会计工作组织实施时注意问题 各单位组织会计工作时应注意以下问题： （1）必须按照国家对会计工作的统一要求来组织会计工作。会计工作的组织受各

4、种法规、制度的制约，比如会计法、企业会计准则、会计基础工作规范、总会计师条例、会计专业职务试行条例、会计档案管理办法、会计电算化管理办法等。 （2）根据各会计单位生产经营管理特点来组织会计工作。各会计单位应根据自身的特点，确定本单位的会计制度，对会计机构的设置和会计人员的配备作出切合实际的安排。 （3）在保证会计工作质量的前提下，讲求工作效率，节约工作时间和费用。第二节 会计机构和会计人员一、会计机构会计机构是组织领导和直接从事会计工作的职能部门。建立和健全会计机构，是加强会计工作，保证会计工作顺利进行的前提。为此，各单位必须单独设置会计机构。由于会计核算工作和财务管理工作之间关系十分密切，所

5、以往往把两者合并在一起，设置一个财务会计机构，统一办理财务管理工作和会计核算工作。尽管任何单位都需要设立会计机构，但在具体设计时，除了遵守相关法规的要求外，还要遵循一个基本原则：量体裁衣，如单位规模小、会计业务简单，可不单独设置会计机构，但应在有关机构中配备会计人员并指定会计主管人员，或根据代理记账管理暂行办法委托会计师事务所或者持有代理记账许可证书的其他代理记账机构进行代理记账，以保证会计工作的正常进行。而规模大的会计单位必须单独设置会计机构，会计机构内必须建立明确的职责分工。比如设置财务组、存货组、工资组、成本费用组等，分别进行不同经济业务的核算。 二、会计人员（一）会计人员的设置设置会计

6、机构后，就应当配备会计人员及机构负责人。不具备单独设置会计机构条件的，则应当在有关机构中配备专职会计人员，还应当在专职会计人员中指定会计主管人员。会计机构负责人、会计主管人员应具备一些必要的条件，比如坚持原则、廉洁奉公；具有会计专业技术资格；主管一个会计单位或者会计单位内会计工作的一个重要方面的时间不少于二年；熟悉国家财经法律、法规和方针、政策，掌握本行业业务管理的有关知识；有较强的组织能力；身体状况能够适应本职工作的要求等。 国有大中型会计单位在人员配备上执行总会计师制度。国务院1990年发布的总会计师条例第二条规定：全民所有制大中型企业单位设置总会计师；事业单位和业务主管部门根据需要，经批

7、准可以设置总会计师。其职责是“严格维护财经纪律、精打细算、开辟财源”。总会计师是会计单位行政领导成员，组织领导本单位的财务、成本，预算管理、会计核算和会计监督等方面的工作，参与本会计单位重要经济问题的分析和决策。 由于各单位规模大小和业务量多少不同，会计人员的配备也不尽相同，一般以岗位来配备会计人员。就大、中型工业企业来说，主要设置会计主管、出纳、资金、材料、固定资产、工资、往来结算、成本、利润核算岗位和总帐报表、稽核、综合分析等岗位。这些岗位可以一人一岗，也可以一人多岗或一岗多人。 每个岗位的会计人员在工作中既要各负其责，又要同其他岗位的会计人员密切配合、互相协调，以保证会计工作顺利进行。

8、（二）会计人员的职责和权限为了充分发挥会计人员的作用，国务院于1978年9月颁布了会计人员职权条例，随后，又于1985年1月以法律形式会计法对会计人员的职责和权限作出了明确的规定。 1、会计人员的职责会计人员主要承担五个方面的职责。 （1）进行会计核算会计人员必须按照会计制度的规定，切实做好会计工作。会计人员必须以实际发生的经济业务为原始依据，做好记帐、算帐、报帐工作，做到手续齐全、内容真实、数字准确、帐目清楚、日清月结，并按规定及时地向单位内外有关各方提供会计信息。 （2）实行会计监督会计人员应对会计实务中不真实、不合法的事件有反映和处理的责任。会计人员必须以国家财经法纪为准绳，对本单位经济

9、活动实行会计监督，维护国家财经法纪。对于不真实，不合法的原始凭证，应当拒绝受理；对于违反国家财经法纪的收支，应当制止或拒绝办理；对于贪污舞弊、行贿受贿、偷税漏税等犯罪行为和严重损失浪费行为，应当制止、揭露和斗争，并向单位领导、上级主管部门或审计机关报告。 会计人员还必须监督本单位各项规章制度和计划的贯彻执行情况。 （3）拟订本单位办理会计事务的具体办法国家统一的会计法规、制度是各单位处理会计事务的基本依据。会计单位应根据国家统一的会计法规和制度结合本单位的具体情况，建立、健全本单位内部适用的会计规章制度，拟定办理会计事务的具体办法。例如，制定会计人员岗位责任制、内部牵制制度、稽核制度、费用开支

10、和报销制度等。 （4）参与拟订经济计划和业务计划，编制并考核、分析财务预算或财务计划的执行情况 经济计划和业务计划是会计单位从事经济活动和业务活动的重要依据，也是会计人员编制各种财务预算或财务计划的重要依据。会计人员参与拟订经济计划、业务计划，不仅可以起到参谋作用，而且还有利于编制各种财务预算或财务计划。 会计人员不仅要根据经济计划和业务计划编制切实可行的财务预算或财务计划，而且还应当考核、分析财务预算或财务计划的执行情况，提出改善经营管理、提高经济效益的建议和措施。（5）办理其它会计事务，如会计档案的保管等。会计法还从法律上保护并鼓励会计人员为维护国家利益和社会公众利益坚持原则，履行自己的职

11、责。其29条规定：“单位领导和其他人员对依照本法履行职责的会计人员进行打击报复的，给予行政处分；构成犯罪的。依法追究刑事责任。”2、会计人员的权限 与职责相对应，会计人员在执行会计核算的过程中，也被赋予了三个方面的权限。 （1）有权要求本单位有关部门、人员认真执行国家的有关方针攻策，遵守国家财经纪律和财务会计法规。如有违反，会计人员有权拒绝付款、报销或执行，并向本单位领导、上级主管部门或税务部门报告。否则会计人员也应当承担责任。 （2）有权参与本单位制定定额、编制计划、签定经济合同，参加有关生产经营管理会议；有权要求本单位有关部门、人员提供同财务会计工作有关的情况和资料。 （3）有权监督、检查

12、本单位有关部门的财务收支、资金使用和财产保管、收发计量、检验等情况。（三）会计人员的条件及专业技术职称 会计人员应当具备的条件或素质,是经济管理工作对会计人员提出的要求，会计人员除了要求具备良好的政治思想素质外，还必须符合下列条件： 1、熟悉法规 会计人员应当熟悉国家财经法规和统一的财务会计制度，以身作则，坚持原则，维护各方利益。2、熟悉业务会计人员应当熟悉会计专业的理论和技术方法，包括会计核算、财务管理、会计监督以及会计制度设计方面的知识和技能。3、热爱工作会计人员应当热爱本职工作，认真履行应尽的职责。4、秉公办事会计人员处理会计事务时，应当讲求职业道德，实事求是，客观公正，廉洁奉公。为了调

13、动会计人员的积极性，鼓励他们钻研业务，不断提高业务水平，充分发挥会计人员的作用，对于具备相应条件的会计人员，根据学识水平、业务能力和工作业绩，并通过全国会计专业技术资格统一考试合格，授予会计员、助理会计师、会计师（中级职称）、高级会计师（高级职称）的技术职称。 三、会计工作交接 会计人员一旦发生更换，就必须办理交接手续，财政部于1996年6月发布会计基础工作规范对其交接手续进行了比较明确的规定。1、对离任会计人员的规定对于离任会计人员，须遵照如下步骤办理移交手续： （1）已经受理的经济业务尚未填制会计凭证的，应填制完毕。 （2）尚未登记的帐目应登记完毕，并在最后一笔余额后加盖经办人员印章。 （

14、3）整理应移交的各项材料，对未了事项写出书面材料。 （4）编制移交清册。 2、对接替会计人员的规定对接替工作的人员，相应的接替手续为： （1）现金、有价证券必须与会计帐簿记录保持一致，不一致时，移交人员必须限期查清。 （2）会计凭证、帐簿、报表和其他会计资料必须完整无缺，否则，必须查清原因并在移交清册中注明，由移交人员负责。 （3）银行存款帐户余额与银行对帐单核对，如不一致，应编制银行存款余额调节表，各种财产物资和债权债务的明细帐与总帐余额必须相符；必要时要进行抽查。（4）移交人员经管的票据、印章和其他实物等，必须交接清楚。 3、对交接工作进行监督的人员规定对于一般会计人员的交接由单位会计机构

15、负责人、会计主管人员负责监交。会计机构负责人、会计主管人员交接，由单位领导人负责监交，必要时可由上级主管部门派人会同监交。 四、会计工作的组织方式 会计工作的组织方式在实践中，主要存在两种主要的方式。一是集中核算，二是非集中核算。1、集中核算也就是把整个会计单位的主要会计工作集中在会计单位的一级会计部门进行，各级基层单位只定期将原始凭证和汇总凭证送交单位会计部门，由会计部门进行系统、全面的核算，包括登记各种帐薄、成本计算、直至编制会计报表。实行集中核算形式，可以减少核算层次，精简会计人员。但在单位规模大、业务量多的情况下就不利于各部门及时利用核算资料进行日常考核和分析，不利于控制经济活动进程。

16、因此，这种形式仅适用于规模小、业务量少的企业会计单位和行政事业会计单位。 2、非集中核算非集中核算，又称分散核算，就是会计单位各项经济技术指标要逐级分解，落实到分厂、车间 乃至工段，实行分级管理，分级考核；单位会计部门也要建立厂部、车间各级会计机构，进行分级核算，厂部在分厂、车间核算的基础上，进行全面、系统的核算。例如，工业企业会计部门把车间成本核算工作分散在各车间进行。各车间设置和登记生产费用明细帐，月终时要计算各自的产品成本，并向会计部门编报车间成本报表。非集中核算适用于规模较大的企业会计单位或设有总厂、分厂的企业会计单位。需要注意的是：集中核算和非集中核算是相对的。就同一个企业来说，对于

17、各生产车间，一般实行非集中核算；对于其他部门，一般实行集中核算。但无论实行哪一种组织形式，各部门对货币资金和债权、债务的结算业务，都应当通过会计部门集中办理。 第三节 内部会计管理建立健全会计单位内部会计管理制度，加强内部会计管理，是贯彻执行会计法规、制度，保证单位会计工作有序进行的重要措施，是会计工作组织的一项重要内容。一、内部会计管理原则建立内部会计管理制度，加强内部会计管理时，应遵循以下原则： 1、合法合规性原则。内部会计管理应当执行国家的法规和统一的会计制度。 2、符合实际原则。内部会计管理应当体现本单位的生产经营、业务管理的特点和要求。 3、规范化原则。内部会计管理应当全面、科学和合

18、理规范本单位的各项会计工作，建立健全会计基础工作，实行定期检查。 4、不相容职务相分离原则。内部会计管理应坚持不相容职务分离的原则，如负责保管资产的人员不得兼任会计记录工作，以便防止对资产的贪污盗窃行为。二、内部会计管理主要内容内部会计管理是一项复杂而系统的工作，涉及面广、内容多。按照会计基础工作规范 的要求，会计单位应建立内部会计管理体系，实行如下主要内部会计管理： 1、岗位责任管理，包括会计人员的工作岗位设置、各工作岗位的职责和标准设定以及岗位轮换等。 2、账务处理程序管理。具体包括会计科目及其明细科目的设置和使用；会计凭证的格式、审核和传递；会计核算方法的确定等。 3、内部牵制。内部牵制

19、涉及组织分工；出纳岗位的职责和限制条件等。4、稽核。包括稽核工作的组织形式和具体分工、稽核工作的职责、权限等。 5、原始记录管理。具体包括原始记录的填制；原始记录的格式；原始记录的审核；原始记录填制人的责任；原始记录签署、传递和汇集。 6、定额管理。包括确定定额管理的范围，制定和修订定额；定额的执行；定额考核和奖惩。 7、计量验收管理。具体包括计量检测手段和方法；计量验收管理的标准；计量验收人员的责任和奖惩。 8、财产清查管理。财产清查管理涉及财产清查的范围和组织；财产清查的期限和方法；对财产清查中发现问题的处理；对财产管理人员的奖惩。 9、财务收支审批管理。具体包括财务收支审批人员和审批权限

20、；财务收支审批程序；财务收支审批人员的责任。 10、成本核算管理。包括确定成本核算的对象、方法、程序和开展成本分析等。 应当强调，各会计单位建立那些内部会计管理制度，实行那些内部会计管理，主要取决于会计单位内部的经营管理需要，不同类型、规模和业务的会计单位，其内部会计管理要求是不完全一致的。第四节 会计法规 一、会计法规概述 会计法规是有关会计方面的法律、法规、条例、准则和制度的总称。它是以一定的会计理论为基础，根据国家财经方针和政策制定的会计工作应当遵循的各项原则和方法方面的法规。会计法规具有强制性、约束性、指导性和规范性。 制定和完善会计法规体系，对于依法从事会计工作，规范会计行为，充分发

21、挥会计在国民经济管理中的作用，实现国民经济管理的总目标，维护社会主义市场经济秩序等方面都具有十分重要的意义。 我国会计法规体系可以分为三个层次：第一层次是基本法，即会计法；第二层次是会计准则；第三层次是会计制度。二、会计法 会计法是规范会计行为的根本大法。它是最高层次的会计法规，是制定会计准则和会计制度的法律依据。它体现着国家对所有会计行为的基本的、强制性的要求。 中华人民共和国会计法（简称会计法）颁布于1985年，同年5月1日施行。随着我国经济体制的改革的深入发展，为了进一步促进社会主义市场经济的繁荣，分别于1993年12月和1999年10月对会计法进行了修订。 制定会计法的目的，是为了以法

22、管理会计工作，保障会计人员依法行使职权，充分发挥会计在经济管理中的作用，促进社会主义经济的发展。 会计法共分七章五十二条，主要内容包括：总论；会计核算；公司、企业会计核算的特别规定；会计监督；会计机构和会计人员；法律责任和附则。其中：总论部分，对制定会计法的目的、适用范围、各单位领导和会计人员的权利和义务做了法律规定；会计核算和公司、企业会计核算的特别规定部分，对会计核算的内容、标准和程序做了法律规定；会计监督部分，对会计监督的内容以及外部监督做了法律规定；会计机构和会计人员部分，对会计机构设置和会计人员的配置原则、会计人员的职权范围、任免做了法律规定；法律责任部分，对单位行政领导、其他有关人

23、员和会计人员违反会计法应给予的处分或惩罚做了法律规定。 三、会计准则 会计准则是根据会计法制定，它是从事会计核算工作的准绳，又是制定会计制度的依据。 会计准则对会计各项会计业务处理程序和方法作出了统一的规定。由于会计准则主要是针对会计核算而制定，所以会计准则又称会计核算准则。我国于1992年11月经国务院批准，财政部颁布了我国第一个会计准则企业会计准则。2006年2月对已颁布的企业会计准则进行了全面修订和完善。 企业会计准则的颁布和实施，规范了所有企业的会计核算工作，保证了会计信息质量。同时，使我国会计与国际通行的会计惯例接轨，实现了我国会计的国际化。我国的会计准则分为基本准则和具体准则两个层

24、次。 基本准则对会计核算的一般要求和会计核算的主要方面作出了规定，即对有关会计确认、计量、记录和报告的基本原则和一般要求作出的规定。它包括四个方面的内容：会计的基本前提；会计的一般原则；会计要素准则；会计报表准则。 具体准则是根据基本准则的要求，对经济业务的会计处理及其程序所作的具体规定。它是运用性准则，具有针对性强、便于操作的特点。我国具体准则共38项。包括三个方面的内容：基本业务准则；会计报表具体准则；特殊行业、特殊业务准则。 有关基本准则内容已在第二章中详述，具体准则将在相关会计专业课程中介绍，在此不作阐述。 四、会计制度 会计制度是进行会计工作所应当遵循的规则、方法和程序的总称。它根据

25、会计准则制定。 会计制度有广义和狭义之分。广义的会计制度是指有关会计方面的全部会计制度，包括会计工作制度、会计人员管理制度、会计核算制度等。狭义的会计制度是指会计核算制度。由于会计核算制度是会计制度的主要组成部分，因而习惯上把会计制度理解为会计核算制度。 例如：财政部制定的企业会计制度就是会计核算制度。其主要内容包括两个部分：会计科目表和会计科目使用说明；会计报表的种类和格式及其编制说明。此外，还包括附录部分，是主要会计事项的分录举例。 我国的会计制度分为企业会计制度和预算会计制度，分别适用于所有的企业单位和行政、事业单位，由财政部统一制定。 企业会计制度在2001年以前执行行业会计制度。财政

26、部从1992年12月起根据企业会计准则按工业、商业、运输业、建筑施工业、金融业等行业和股份制公司陆续颁布了十四个分行业和公司制的全国性的会计制度，各企业根据行业性质采用相应会计制度进行会计核算。2000年12月财政部颁布了企业会计制度，规定“除不对外筹集资金、经营规模较小的企业，以及金融保险企业以外，在中华人民共和国境内设立的企业（含公司，下同），执行本制度”。后又陆续颁布了金融企业会计制度、小企业会计制度二个会计制度。三个会计制度形成我国目前的企业会计核算制度体系。 预算会计制度包括财政总预算会计制度、事业单位会计制度和行政单位会计制度。财政总预算会计制度适用于中央、省、市、县、乡五级总预算

27、会计核算；事业单位会计制度适用于科学研究机构、大专院校等各级各类国有事业单位会计核算；行政单位会计制度适用于国家政府机关的会计核算。三个预算会计制度于1998年1月起在全国范围内统一实施。 五、会计法、会计准则和会计制度之间的关系 会计法、会计准则和会计制度都是为了规范会计行为，充分发挥会计在国民经济管理中的作用而制定，它们相互联系、互相制约，有机地结合在一起，共同构成会计法规体系。 会计法是最高层次的会计法规，是约束一切会计行为的根本大法，统驭会计准则，为制定会计准则等其他层次会计法规提供法律依据；会计准则是第二层次的会计法规，它是根据会计法制定的，也是制定会计制度的依据，起作承上启下的作用

28、；会计制度是操作性会计法规，它是根据会计准则制定的，是组织和处理会计业务的具体规定。第五节 会计档案管理在安然事件发生前后，为安然公司提供审计服务的主审计师邓肯销毁了大量与安然有关的业务文件。案情暴露后，邓肯辩解是安达信的律师暗示他这样做的，他本人只是在履行别人的建议而已，而安达信则称：这是个别人所为。尽管双方互相推委责任，在2002年6月15日,经过美国联邦大陪审团10天的激烈辩论后,安达信仍然被认定在销毁安然公司文件一案中的妨碍司法罪成立。上述案例正显示了会计档案管理的重要性。安然事件概况 安然（Enron）是美国最大的能源交易商，是全球最大的能源巨头公司之一，在2001年财富世界500强

29、排名第7位。其2000年的销售额高达1000亿美元，每股股价曾高达80美元。而自2001年10月中旬，该公司宣布巨额季度亏损和可疑的资产负债表后，其股份一路下滑，跌至每股股份不足1美元。安然股份的大幅下跌最主要的原因是债权人和投资者失去信心，因为他们怀疑安然所出示并经审计的财务资料是虚假的。从公开的资料看，安然在会计处理上存在以下重大错误：（1）未将巨额债务入帐。安然未将两个应纳入合并范围的特殊目的实体（Special Purpose Entity，“SPE”）的资产负债纳入合并会计报表，但却将其收益利润包括在安然的业绩之内。其中一个SPE应于1997年纳入合并报表，另一个SPE应于1999年

30、纳入合并报表，该事项事发后安然自愿重新作出会计处理并追溯到1997年重新编制合并会计报表，其对安然利润累计影响约为5亿美元。 SPE是一种金融工具。企业可以通过SPE，在不增加企业的资产负债表中负债的情况下融入资金。华尔街通过该方式为企业筹集了巨额资金。对于SPE，美国会计法规规定，只要非关联方持有权益价值不低于SPE资产公允价值的3%，企业就可以不将其资产和负债纳入合并报表。但是根据实质重于形式原则，只要企业对SPE有实质的控制权和承担其相关风险，就应将其纳入合并范围。从事发后安然自愿重新对SPE做的会计处理上看，当时的做法显然是错误的。（2）将未来期间不确定的收益计入本期收益，未充分披露其

31、不确定性。安然从事的业务中重要的一部分就是通过与能源有关的合同及其他衍生工具获取收益，而这些收益取决于对未来很多不确定市场因素的预期。根据美国现有会计规定，可以根据目前市场状况和对未来的市场预期将这些预计在未来期间实现的收益作为本期收益入帐（mark to market）。安然未对未来不确定的市场因素及假设予以充分披露。（3）公司在合同上利用某种安排，在帐上多记应收项目和股东权益12亿美元。该做法违反美国会计准则，导致虚增股东权益。事发后安然按正确的会计处理进行了调帐。（4）会计报表披露不便于投资者理解，不够充分，有故意误导之嫌。安然的审计师是全球“五大”会计师事务所之一的安达信（AA）。针对

32、上述安然在会计处理上的重大错误，安达信提出如下申辩：1.关于SPE是否纳入合并范围。安达信称由于安然未告知其与某一SPE的非关联股东签定的一份协议，导致安达信对于上文中提到的3%要求测算有误，从而同意未将该SPE的资产和负债纳入合并范围，导致少记负债约4亿美元。但安然发表声明称其并没有向安达信隐瞒上述协议。对于另一家SPE，安达信的主席承认由于安达信的判断失误，导致少记负债约1亿美元。2.关于1997年度安达信所提出的利润调整并没有入帐。该调整占安然当年净利润的50%，安达信称此数并不重要，因为要看安然历年的利润情况。但事发后安然已做追溯调整。3.关于将未来期间不确定的收益计入本期收益，未充分

33、披露其不确定性。安达信承认，虽然能源合同的性质较为特殊，金融衍生工具的业务比较复杂，但这并不等于不需要如实做出正确完整的披露。会计师有责任不同意不全面完整的披露，更不能同意有误导可能性的披露。4.关于多记股东权益约12亿美元。安达信称由于12亿美元中只有1.7亿美元是记入经审计后的股东权益，但是金额并不重要，不必调整。其余金额都是2001年发生的且未经审计，安达信在审阅安然第3季度的季报时已对此予以关注。5.关于会计报表披露。安达信在会计报表附注中对SPE及金融衍生工具均有提及，但由于安然的金融业务数以百计，其中一些非常复杂，难以一一披露。一、会计档案的含义会计档案是按规定保存和备查的会计资料

34、。包括会计凭证、会计帐簿和会计报表，以及财务成本计划、重要的经济合同等。会计档案是记录和反映经济业务的重要史料和证据，它对于追查和明确历史上的经济责任、积累会计信息都有重要意义。为了统一全国的会计档案管理制度，规范和加强会计档案的管理，财政部和国家档案管理局于1984年6月联合发布了会计档案管理办法，统一规定了会计档案的立卷、归档、保管、调阅和销毁办法。各单位应当根据国家的统一规定，制定并执行本单位的会计档案管理办法。二、会计档案的管理规定1、保管各单位每年形成的会计档案，应由会计部门按照归档要求整理立卷或装订成册。当年会计档案，在会计年度终了后，一般由本单位会计部门保管一年；期满后，应由会计

35、部门编造清册全部移交本单位的档案部门保管，不得自行封包保存。2、调阅各单位保存的会计档案应为本单位积极提供利用，向外单位提供利用时，档案原件原则上不得借出，如有特殊需要，须经审批，但不得拆散卷册，并应限期归还。3、保管期限各种会计档案保管期限根据档案类型的差异而分为永久保管与定期保管两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年和25年五种。各种会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起，具体由会计档案管理办法规定。企业单位和建设单位会计档案的保管期限会计制度规定如图表7-1所示。4、销毁会计档案保管期满，需要销毁时，由本单位档案部门提出意见，会同会计部门共同鉴定；编造会计档案销毁清册

36、；报经本单位领导或上级主管部门批准之后方可销毁。各单位按规定销毁会计档案时，应由档案管理部门和会计部门共同派员监销。监销人在销毁档案以前，应认真进行清点核对，销毁后，在销毁清册上签名盖章。三、会计电算化单位会计档案管理 实现会计电算化的单位，必须建立电算化会计档案管理制度，主要内容包括： 第一、电算化会计档案，包括存储在计算机硬盘中的会计数据，以及其他磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来的书面形式的会计数据等等；第二、电算化会计档案管理要做好防磁、防火、防潮和防尘工作，重要会计档案要准备双份，存放在不同的地点；第三、电算化会计档案管理是重要的会计基础工作，要严格按照财政部有关规定的要求

37、对会计档案进行管理，由专人负责；第四、采用磁性介质保存的会计档案，要定期进行检查，定期进行复制，防止由于磁性介质损坏，而使会计档案丢失；第五、电算化会计软件的全套资料以及会计软件程序视同会计档案，其保管期限截止该软件停止使用或有重大更改之后的五年。图表7-1 企业单位和建设单位会计档案的保管期限档案名称保管期限备注一、会计凭证各种原始凭证、记帐凭证和汇总凭证其中：涉及外事和对私改造的会计凭证15年永久银行余额调节表3年二、会计帐薄日记帐其中：现金和银行存款日记帐15年25年明细帐15年总帐15年包括日记总帐固定资产卡片固定资产报废清理后保存5年辅助帐薄15年涉及外事和对私改造的会计帐薄永久三、

38、会计报表主要财务指标快报3年包括文字分析月、季度会计报表5年包括文字分析年度会计报表（决算）永久包括文字分析四、其他会计移交清册15年会计档案保管清册25年会计档案销毁清册25年第六节 单位会计电算化的机构组织和岗位设置一、单位会计电算化的机构组织 实现会计电算化的单位应根据工作的特点和实际要求,合理设置会计部门的组织机构。目前,会计电算化的组织机构主要有以下两种形式：会计部门独立设置电算化小组形式和单位信息化领导小组形式。（一）会计部门独立设置电算化小组形式这种组织机构是目前我国单位会计电算化采用的普遍形式。其机构组织如图表7-1所示。图表7-1财务部门负责人电算化小组档案管理组财务管理组记

39、帐凭证处理员记帐凭证审核员出纳员系统维护员在这种组织形式下，各小组接受会计部门负责人的领导。会计部门单独配备计算机硬件设备和机房设施，完全由会计部门负责计划组织会计电算化信息系统的软件选购、系统的使用和维护工作。这种单位一般以会计电算化为主，其他业务核算基本为手工处理。（二）单位信息化领导小组形式这种组织机构是在办公自动化程度较高的大型企业单位中会计电算化采用的形式。其机构组织如图表7-2所示。图表7-2生产部电算化小组档案管理组财务管理组记帐凭证处理员记帐凭证审核员出纳员系统维护员销售部采购部各生产车间网管中心财务部会计单位信息化领导小组单位负责人 . 这种组织形式下，信息系统的总体规划、设备配置、软件选用由单位统一管理，系统使用过程中的软件、硬件维