时间管理Seminar材料

1、时间计划管理BY:石小莫导论：认识时间导论：认识时间第一篇：第一篇：高效时间管理的高效时间管理的10个方法个方法第二篇：时间管理小贴士第二篇：时间管理小贴士内容目录内容目录世界上最伟大的魔术师就是 非常公平-每人每天都是24小时 无可取代-金钱，名誉，地位都无法取代 无法积蓄-无法像金钱一样进行积累储蓄 永逝性-逝去的时光无法倒流时间的本性*推荐电影：童梦奇缘 主演：刘德华为什么要做时间管理？ 不能管理时间，便什么都不能管理！-杜拉克 时间管理决定了你的工作品质和生活品质！ 时间是一个人最重要的资产！年收入（元）年工作时间（天）日工作时间（小时）每天价值（元）每小时价值（元）每分钟价值（元）2

2、0,000247880.97 10.12 0.17 40,0002478161.94 20.24 0.34 60,0002478242.91 30.36 0.51 80,0002478323.89 40.49 0.67 100,0002478404.86 50.61 0.84 时间价值表（2012年）时间的长度我们是决策不了的时间的长度我们是决策不了的 但是我们可以拓宽它的宽度！但是我们可以拓宽它的宽度！时间管理小故事 蚂蚁与蚱蜢 蚂蚁们正利用冬日的暖阳，晒它们夏季所收集的食物。有一只快饿坏的蚱蜢刚好经过，哀求蚂蚁们施舍一些食物给他。 蚂蚁们不解得问：你为什么不在夏季储存一些食物呢？蚱蜢回答说

3、：在夏季里，我并没有闲着，我整天都忙着唱歌！蚂蚁们嘲笑地告诉他在：假如你笨到整个夏天都在唱歌，那么你就活该在冬天忍受饥饿！什么是时间管理？结语当你能澄清目标，判定事情的轻重缓急，以及习澄清目标，判定事情的轻重缓急，以及习惯性地先做重要的事情惯性地先做重要的事情时，就能灵活地支配时间。寓言中，蚱蜢在夏季终日唱歌，忘了追求自己的目标，因而在冬日来临时措手不及，结果被蚂蚁嘲笑。时间管理是如何面对时间的流动而进行自我的管理 时间管理是：控制自已的时间与工作，而不是让它们控制自已。时间管理是：控制自已的时间与工作，而不是让它们控制自已。要预先规划时间每年 每月 每周 每日人生的六大领域规划事业+财富+家

4、庭生活+学习成长+人际关系+健康休闲以周为平衡点，每周总结工作，规划生活周 周 周 周 周 周 周 周 周目 一 二 三 四 五 六 日 总标 结1.生命规划高效时间管理的高效时间管理的10个方法个方法*找到目标与实际的差距，制定计划开始行动工作中，个人的目标来源于公司的目标以行动配合计划以行动配合计划将目标写下来- 是什么目标? 要达致什么的成果? 行动 要做些什么? 次序 - 哪些应该先做/ 哪些为后? 订下完成日期及排列优先次序时间估计 每项的行动需要多长时间? 灵活性 有没有预留时间给不可估计的突发事情时间表 甚么时候处理甚么事项？面对业务目标，首先按照工作分解法结构（Work Bre

5、akdown Structure,WBS)将项目的目标分解为实现该目标所需完成的多项任务横向到边即百分百原则指WBS分解不能出现漏项,也不能包含不在项目范围之内的任何产品或活动 纵向到底指WBS分解要足够细,以满足任务分配、检测及控制的目的60%计划内（日计划）20%意外活动20%本能需求及社会活动平均平均8080岁寿命岁寿命 1-20、60-80 不计，余40 1年为1寸 睡眠 8小时 13.3年 26.7一日三餐 2.5小时 4.2年 22.5交通 1.5小时 2.5年 20电话 1小时 1.7年 18.3看电视、上网 3小时 5年 13.3看报、聊天 3小时 5年 8.3刷牙、洗脸、洗澡

6、 1小时 1.7年 6.6休假、白日梦 闹情绪、身体不适2小时 3.3年 3.33.3时间大盗 缺少计划及优先顺序 事必躬亲 沟通不良 不会说不 不速之客（人/事） 人性的弱点缺乏自制力 懒惰，拖延，犹豫. 会议病 3S整理不佳 做事方法欠优化 亚健康导致效率低下 总结你的时间掌控总结你的时间掌控有效管控有效管控1216 “yes”救命救命！你在时间管理上需改进812“yes”当心！当心！你需要重新审视你的时间行动指南48“yes”可以可以！方向正确，但需要提高冲劲04“yes”恭喜！恭喜！坚持并保留你的方法巴雷德巴雷德80/20定理定理以80%的时间处理20%的重要事情；仅用20%的时间处理

7、80%无关紧要、琐碎的事。集中精力在能获得最大回馈的事件上，别花费时间在与成功无益的事情上。紧急紧急不紧急不紧急重重要要A A（碎石型的事务）（碎石型的事务）危机急迫的问题有期限压力的计划B B（石块型的事务）（石块型的事务）发掘新机会规划改进产能建立伙伴关系防患于未然不不重重要要C C（细沙型的事务）（细沙型的事务）不速之客的接待某些信件、文件、电话的处理某些会议的出席某些必要而不重要的会议、活动D D（水型的事务）（水型的事务）一些可做可不做的杂事一些不必要的应酬有趣的活动如果往一个空杯装以下四种东西，要怎样才装得多呢？2.要事第一*碎石石块细沙水碎石石块细沙水-艾森豪威尔法则艾森豪威尔法

8、则A 重要而且紧急 紧急但不重要D 不重要不紧急重要但不紧急紧急性时间管理四象限时间管理四象限（ABC法则和4D原则）尽量避免其数量扩大尽量避免其数量扩大尽量减少尽量减少尽量避免！尽量避免！重点关注！重点关注！Do it now！（即办）Do it latter！ (定出时间）主动制定计划Dont do it。（别去做了）Delegate授权别人去做（删除，转移，简化，定时） 有效运用时间，提高工作效率的精髓即在于：分清轻重缓急，设定优先顺序。分清轻重缓急，设定优先顺序。 美国伯利恒钢铁公司总裁查理斯施瓦伯向效率专家艾维利请教“如何更好地执行计划”的方法。艾维利声称可以在10分钟内就给施瓦伯一

9、样东西，这东西能把公司的业绩提高50%，然后他递给施瓦伯一张空白纸，说：“请在这张纸上写下你明天要做的6件最重要的事。” 施瓦伯用了5分钟写完。艾维利接着说：“现在用数字标明每件事情对于你和你的公司的重要性次序。”施瓦伯又花了5分钟。艾维利说：“好了，把这张纸放进口袋，明天早上第一件事是把纸条拿出来，做第一项最重要的。不要看其他的，只是第一项。着手办第一件事，直至完成为止。然后用同样的方法对待第2项、第3项直到你下班为止。如果只做完第一件事，那不要紧，你总是在做最重要的事情。”艾维利最后说：“每一天都要这样做您刚才看见了，只用10分钟时间你对这种方法的价值深信不疑之后，叫你公司的人也这样干。这

10、个试验你爱做多久就做多久，然后给我寄支票来，你认为值多少就给我多少。” 一个月后，施瓦伯给艾维利寄去一张2.5万美元的支票，还有一封信。信上说，那是他一生中最有价值的一课。 5年之后，这个当年不为人知的小钢铁厂一跃而成为世界上最大的独立钢铁厂。人们普遍认为艾维利提出的方法功不可没。 人们有个不按重要性顺序办事的倾向。多数人宁可做令人愉快的或是方便的事，但是没有其他办法比按重要性办事更能有效利用时间和提升效率了。艾维艾维利时间管理法利时间管理法重要重要级别级别时间时间 今日事项要事第一今日事项要事第一 （根据事项重要程度按（根据事项重要程度按A A、B B、C C分级标注）分级标注）做到做到打打

11、周绩效评估会议周绩效评估会议 2 2小时小时天津代理商来参观公司天津代理商来参观公司 1 1小时小时新产品新闻发布会新产品新闻发布会 3 3小时小时知名记者专访知名记者专访 1 1小时小时杭州大客户到访杭州大客户到访 2 2小时小时核心员工离职核心员工离职 2 2小时小时与总经理开会与总经理开会 2 2小时小时电话沟通华南工作电话沟通华南工作 1 1小时小时 完成日目标（百分比完成日目标（百分比% %）：）：周日设定下周一目标周日设定下周一目标时机：下班以前重重要要级级别别时时间间 今日事项要事第一今日事项要事第一 （根据事项重要程度按（根据事项重要程度按A A、B B、C C分级标注）分级标

12、注）原因说明原因说明B1B1周绩效评估会议周绩效评估会议 2 2小时小时是自己直接掌控的会议，来得及就开，来是自己直接掌控的会议，来得及就开，来不及明天再开，可以调整时间不及明天再开，可以调整时间C1C1天津代理商来参观公司天津代理商来参观公司 1 1小时小时可以授权给其他部门接待可以授权给其他部门接待A1A1新产品新闻发布会新产品新闻发布会 3 3小时小时最大价值，错过没有机会，必须本人最大价值，错过没有机会，必须本人B3B3知名记者专访知名记者专访 1 1小时小时有好处，重视，但可压缩时间或电话有好处，重视，但可压缩时间或电话A2A2杭州大客户到访杭州大客户到访 2 2小时小时衣食父母衣食

13、父母A3A3核心员工离职核心员工离职 2 2小时小时员工内部客户，核心员工员工内部客户，核心员工B2B2与总经理开会与总经理开会 2 2小时小时可以和总经理调整时间，企业内部事务可以和总经理调整时间，企业内部事务C2C2电话沟通华南工作电话沟通华南工作 1 1小时小时可以授权，或改期做可以授权，或改期做 完成日目标（百分比完成日目标（百分比% %）：）：周日设定下周一目标周日设定下周一目标 3、每日管理 记录每天的时间，记录比记忆更重要 列出每天要做的事情，管理消耗掉的时间 4、任务清单 记录“谁”做，完成期限，明确任务 5、检查追踪 按照记录的时间，对任务“按时”追踪检查 按照记录的时间，对

14、承诺“准时”完成高效时间管理的高效时间管理的10个方法个方法有效执行计划专注逐个完成任务拒绝拖延不要一次关注太多业务完成一项再开始另一项立即原则化零为整检查实施效果，处理未完成的事项推迟坚持处理掉删除 妥善处理干扰状况频繁切换绝不是一个好主意完成一项划掉一项时的成就感很棒上司同事环境集中处理电话，邮件等迷你任务从自己不喜欢的做起完成后报告任务时要有所准备（材料，问题）帕金森定律帕金森定律时间管理隐含着你可以为一项工作安排过多的时间，如果你给自己安排了充裕的时间从事一项活动，你会放慢你的节奏以使用掉所有分配的时间工作会自动地膨胀占满所有可用的时间化整为零把工作分成若干部分，定出期限因持续干扰中断

15、工作引起能力的降低因为越来越长的助跑时间越来越弱的注意力100%时间干扰能力 即使只是在工作上短暂分心，要再从被打断的地方开始，就必须再花时间重新进入状况。 把这些能力损失总加起来，最多可达 28% 的时间因此而浪费了。锯齿效应妥善处理干扰状况妥善处理干扰状况1. 面对同事的请求2.减少环境影响 平等协商技巧 学会倾听 乐于助人 即使现在不可以也提供一下可选择的解决方案 适当拒绝把握好时间和谈话内容态度要友善适当的行动暗示准备好授权 邮件：提醒窗口蹦出来一次看一次关闭此功能（建议项，因人而异）上网：查一个信息而已，看到旁边的购物信息不由自主点进去做网络的主人，而非奴隶电话&会议：控制好

16、内容和时间桌面： （纸质和电子）有条理的文件物品归档整理，定期清理更新 （电子）适当保存&备份建议文档分类：即办，跟进，信息，垃圾6、日清日新当日事当日毕，做到的打钩没做到的大权，总结成果7、杜绝拖延凡是设定期限，不要去等待8、条理整洁能做到的事情马上决定 待做到的事情记入日志保留的东西立即归档 做不出决定的先扔掉9、马上行动立即记录，天天反省，马上改进10、授权管理就是将你的事交由别人去完成，授权就是复制自己高效时间管理的高效时间管理的10个方法个方法问题又来了，你又去救火了！，你的问题Maybe是：必须是你么？每次都不得不是你么？适当授权适当授权授权是指把由你全权负责的一项任务委托

17、给别人，通过培训，信任和情感 支持给某人更多的权利和责任。授权需要克服的障碍：授权需要克服的障碍： 舍得把自己喜欢的业务分派给别人 克服害怕局面失控的恐惧心理给自己和别人发展的机会，节约整体的时间授权前授权前哪些任务根本完不成哪些任务需他人协助或他人进行哪些任务只有我能完成重新考虑该项目可行性授权别人协助或进行作个人任务优先排序选择重点发展人员参与找对被授权人，为对方的成长性设想解释重要性提供培训&支持订出需要的结果&限期规定别人的权利范围及规则询问别人的意见及疑问适当及时跟进肯定成就, 提高士气为提高效率防止拖延，遗漏等恶习，可以利用业务List,日历栏和便签纸Memo , 手机提醒，手机软件（Iphone Timetracker), OUTLOOK软件中的智能提示功能等。OUTLOOK可活用功能以任务为例，可以设置任务的起始点，重复提醒等功能，设定后任务会在邮件界面的右下角待办事项栏中出现，还可设置优先等级。收到的邮件后点击题目后的红旗，该事项也会插线在